管理信息系統(tǒng)在監(jiān)理企業(yè)的應(yīng)用

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　　一、前言

　　在今天的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)對(duì)知識(shí)和信息的有效管理日益緊迫。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的典型產(chǎn)物——網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)信息系統(tǒng)在這新一輪的競(jìng)爭(zhēng)中必將起到不可替代的作用。它為企業(yè)提供了這樣一個(gè)平臺(tái)：從配合企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，使企業(yè)的各種資源盡量做到最優(yōu)配置，從而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，提高企業(yè)的效率和效益，使企業(yè)的高層決策、中層控制和基層動(dòng)作整合集成、有序協(xié)調(diào)并最終高效運(yùn)作。

　　申都工程咨詢有限公司的主要業(yè)務(wù)是設(shè)計(jì)審圖，、設(shè)計(jì)咨詢、項(xiàng)目管理和施工監(jiān)理。近年來，公司在推廣和應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)方面花費(fèi)了大量的人力和物力，取得了一些實(shí)際效果，但由于未建立網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)信息系統(tǒng)，信息資源不能及時(shí)檢索，充分共享，難以指導(dǎo)經(jīng)營、生產(chǎn)。存在的問題有：

　　（1）合同管理粗糙，信息流轉(zhuǎn)不暢，客戶管理系統(tǒng)未建立；

　?。?）審查人力調(diào)配不合理，人員間缺乏溝通渠道，審查時(shí)間難以控制；

　?。?）檔案管理秩序不佳；

　?。?）經(jīng)營贏利情況分析不便，難以作為差異化戰(zhàn)略制定決策的依據(jù)。

　　二、開發(fā)思路

　　針對(duì)上述存在的問題，公司確立了“整體設(shè)計(jì)、分部實(shí)施、重點(diǎn)突破、務(wù)求實(shí)效”的開發(fā)思路，并明確了管理信息系統(tǒng)應(yīng)為戰(zhàn)略和管理決策服務(wù)。公司以現(xiàn)有業(yè)務(wù)、準(zhǔn)備開發(fā)的業(yè)務(wù)及行政管理業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，設(shè)立不同業(yè)務(wù)的流程模塊，最終形成管理決策支持輔助系統(tǒng)。基于此，公司管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃開發(fā)和實(shí)施主要包括以下幾個(gè)方面：

　　決策支持輔助系統(tǒng)：是整個(gè)系統(tǒng)的集成和樞紐，是信息匯集、處理、分析、發(fā)布和反饋的中心。它將對(duì)公司內(nèi)的經(jīng)營、財(cái)務(wù)、人事、生產(chǎn)、服務(wù)等各項(xiàng)指標(biāo)提出分析，它也將為公司內(nèi)部門與部門之間、員工與員工之間的信息流動(dòng)和資源共享提供通暢的渠道，為公司決策層提供及時(shí)準(zhǔn)確的第一時(shí)間、第一手信息。

　　人力資源管理分系統(tǒng)：對(duì)公司的人力資源進(jìn)行管理和開發(fā)。財(cái)務(wù)管理分系統(tǒng)：對(duì)公司的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行管理。服務(wù)營銷管理分系統(tǒng)：基于CRM的理念對(duì)公司的營銷和服務(wù)情況進(jìn)行管理。全部營銷信息將進(jìn)入系統(tǒng)，使?fàn)I銷工作貫穿整個(gè)服務(wù)流程并與各部門有效協(xié)調(diào)。

　　項(xiàng)目管理分系統(tǒng)：將是各業(yè)務(wù)模塊中最大的一個(gè)模塊。包含前期策劃、投資分析管理、設(shè)計(jì)管理、咨詢管理、施工監(jiān)理管理、造價(jià)控制等各分部。根據(jù)項(xiàng)目不同特點(diǎn)和業(yè)主的不同要求，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體的電子化管理。

　　施工圖設(shè)計(jì)審查管理分系統(tǒng)：使施工圖設(shè)計(jì)審查的整個(gè)流程電子化、規(guī)范化，提高工作效益和效率。

　　以上各個(gè)分系統(tǒng)應(yīng)互相銜接和融合，同時(shí)，該決策支持輔助系統(tǒng)也是一個(gè)不斷完善和開發(fā)的系統(tǒng)。系統(tǒng)的有效實(shí)施將擯棄傳統(tǒng)組織中的內(nèi)耗，形成以客戶市場(chǎng)為目標(biāo)的更富有彈性的扁平化的組織機(jī)構(gòu)，促使企業(yè)以更快和更靈活的方式應(yīng)對(duì)，滿足市場(chǎng)和顧客不斷變化的需求。

　　三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

　　根據(jù)確立的開發(fā)思路，系統(tǒng)設(shè)置了如下的一些模塊：

　?。?）經(jīng)營模塊

　　包括經(jīng)營信息、合同信息、客戶信息。經(jīng)營部門將經(jīng)營、合同信息輸入，及時(shí)流轉(zhuǎn)到審查部門。同時(shí)經(jīng)營部門對(duì)客戶的信息進(jìn)行分析，找出重要的客戶，并針對(duì)這些客戶的需求，以其為中心對(duì)公司的流程等進(jìn)行不斷的修整改造和完善。（參見圖1）

　?。?）審查模塊

　　包括整個(gè)流程控制、審查過程控制、審查面積控制、審查進(jìn)度控制、審查報(bào)告控制。這里起到關(guān)鍵的承上啟下作用的是資料室而審查部門負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)上的問題。（具體控制參見圖2）

　　（3）人力資源模塊

　　包括審查人員任務(wù)分配、審查人員工作狀態(tài)。這些主要由負(fù)責(zé)任務(wù)分配的審查部門的負(fù)責(zé)人控制，但公司的各個(gè)相關(guān)部門都可以及時(shí)了解公司人力資源安排的飽滿度，對(duì)公司一段時(shí)間內(nèi)的生產(chǎn)能力有一個(gè)較為準(zhǔn)確的估計(jì)。（參見圖3）

　?。?）財(cái)務(wù)控制模塊

　　包括項(xiàng)目收款情況、項(xiàng)目欠款情況。（參見圖4）

　　（5）綜合分析模塊

　　包括經(jīng)營趨勢(shì)分析、項(xiàng)目利潤分析、成交客戶分析、優(yōu)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力分析等為公司決策提供幫助。（參見下圖5、圖6）

　　上述模塊既獨(dú)立但更重要的是互相聯(lián)系、互相制約、綜合運(yùn)用，對(duì)解決公司的審查時(shí)限、審查工作范圍、審查業(yè)務(wù)分配、回款以及決策支持起到了極大的幫助作用。

　　四、實(shí)施效果

　　申都工程咨詢公司的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（目前主要涵蓋施工圖設(shè)計(jì)文件審查這一塊業(yè)務(wù)，對(duì)項(xiàng)目管理和咨詢略有涉及，但僅指在合同及收費(fèi)上）從設(shè)想到設(shè)計(jì)開發(fā)到投入試運(yùn)行到正式實(shí)施前后歷時(shí)一年半。就是在這短短的一段時(shí)間內(nèi)，由于項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的使用，使很多原來理不清、搞不明的問題得到了疏理，使公司的運(yùn)作規(guī)范高效，公司的管理上了一個(gè)臺(tái)階。

　　1.審查時(shí)效問題得到了有效的控制，并獲得了業(yè)主的贊同。

　　審查周期從原來的平均40個(gè)工作日降低到了20個(gè)工作日之內(nèi)，大大加快了審查速度。同時(shí)，由于項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的一部分內(nèi)容也對(duì)客戶開放，使他們也能非常清晰的了解自身項(xiàng)目的進(jìn)展情況，既避免了來回的周折、問訊，節(jié)約了人力和時(shí)間，也避免了一些誤解。更大的潛在好處是樹立了公司管理科學(xué)化、制度化、高效化及以客戶利益為上的良好形象，獲得了業(yè)主認(rèn)可。

　　2.歷年項(xiàng)目未收費(fèi)問題得到了徹底的清理。

　　通過項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，公司將以往沒有搞清的欠帳重新輸理一遍，使回款情況有了進(jìn)展，填補(bǔ)了公司的漏洞。

　　3.建立了有效的客戶名單，了解了客戶的需求。

　　依據(jù)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，申都工程咨詢公司對(duì)每一個(gè)客戶都有了深刻的了解。他們據(jù)此建立了公司的客戶聯(lián)系、回訪等制度，使經(jīng)營部門的活動(dòng)更有針對(duì)性?，F(xiàn)在，公司的經(jīng)營部門效率大為提高，2002年一季度，簽約合同達(dá)到了300多萬，洽談合同的簽約率達(dá)70％－80％，合同標(biāo)的也有所上升。

　　4.對(duì)自身的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)有了較為明確的認(rèn)識(shí)。

　　通過項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析，申都工程咨詢公司掌握了市場(chǎng)上各種不同類型的建筑審查的成交價(jià)格，得出了各種建筑審查的利潤高低，并以此找出了自身競(jìng)爭(zhēng)差異點(diǎn)。

　　另外，通過該系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析，現(xiàn)在公司對(duì)合同項(xiàng)目的狀態(tài)也非常清楚，哪些是已經(jīng)完成的，哪些是正在審查的，哪些是有待審查的，并且為什么有待審查；公司目前還有多少在手的合同量，屆時(shí)是否可以及時(shí)拿出報(bào)告、人力資源是否能周轉(zhuǎn)得過來等等。這就使得公司在制定下一步的中短期目標(biāo)時(shí)有了可靠的數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)。

　　5.公司的人力資源得到了合理的調(diào)配和充分的利用。

　　自從有了這套信息系統(tǒng)，申都工程咨詢公司的審查人員根據(jù)每個(gè)人的特長和工作進(jìn)度的快慢，都可以得到恰如其分的工作量。同時(shí)，公司的整體出報(bào)告的周期也大大縮短。對(duì)于公司而言，投入和產(chǎn)出之間的時(shí)效也加快了。

　　五、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)目前在行業(yè)內(nèi)的應(yīng)用情況

　　通過項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在申都工程咨詢公司應(yīng)用的實(shí)例，我們可以看到，這套系統(tǒng)對(duì)解決建筑咨詢企業(yè)的一些實(shí)際問題還是相當(dāng)有效的。

　　正因?yàn)槿绱?，申都工程咨詢公司在上海首先開發(fā)應(yīng)用了這套系統(tǒng)以后，在同行中取得了較為明顯的管理優(yōu)勢(shì)，在其母公司也引起了很大反響，獲得了好評(píng)。2001年下半年，一些有施工圖設(shè)計(jì)審查資質(zhì)的上海市工程咨詢企業(yè)到申都工程咨詢公司來學(xué)習(xí)，同時(shí)，有5、6家企業(yè)也開發(fā)應(yīng)用了其相應(yīng)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，在行業(yè)內(nèi)形成了一定的氣候。由于整個(gè)行業(yè)的投入，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)本身也將隨著企業(yè)流程的不斷改造和優(yōu)化而不斷完善。與此同時(shí)，政府專管設(shè)計(jì)、勘察及施工圖審查質(zhì)量的監(jiān)督部門也于2001年下半年推出了其自行開發(fā)設(shè)計(jì)的施工圖設(shè)計(jì)文件審查報(bào)審備案的管理信息系統(tǒng)，并于2002年7月起在審查機(jī)構(gòu)中推行。政府的加入，無疑是對(duì)這項(xiàng)工作的極大支持和推動(dòng)，也為工程咨詢企業(yè)自己的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)施提供了更廣闊的舞臺(tái)。