談品質(zhì)年之項(xiàng)目管理軟件下載中的文檔管理

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記得海爾公司流行的一句名言（張瑞敏所說），“什么叫做不簡單？能夠把簡單的事情天天做好就是不簡單；什么叫做不容易？大家公認(rèn)的非常容易的事情非常認(rèn)真的做好就是不容易”。正如項(xiàng)目管理中的文檔管理，對于大多數(shù)人來說也許是件非常簡單的的事情，但并非所有人都能做到如張瑞敏所說的。因此，為更好的貢獻(xiàn)于2007年這一品質(zhì)年，我們將從實(shí)現(xiàn)高品質(zhì)的管理水平入手，打造優(yōu)秀的品質(zhì)文化。

項(xiàng)目管理過程中，文檔管理是一個重要的環(huán)節(jié)。文檔是過程的蹤跡，項(xiàng)目文檔記錄著項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個過程（啟動、計劃、執(zhí)行和收尾）的信息，比如項(xiàng)目方案、項(xiàng)目案例、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同等，文檔管理要做到：及時、真實(shí)、符合標(biāo)準(zhǔn)。

對文檔的總結(jié)和歸檔，實(shí)際上是對項(xiàng)目各個方面的成功失敗的經(jīng)驗(yàn)做系統(tǒng)的消化吸收，是參與項(xiàng)目的每個人員學(xué)習(xí)和提高的好機(jī)會。同時，項(xiàng)目文檔也是以后項(xiàng)目的參考，是企業(yè)經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)項(xiàng)目管理從無序到有序的記錄?？梢哉f：項(xiàng)目文檔驅(qū)動著項(xiàng)目，組織著項(xiàng)目，使其標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，并在項(xiàng)目團(tuán)隊中起著重要的作用。

下面就如何對一個項(xiàng)目的文檔進(jìn)行有效的管理，談?wù)勼w會。

一、項(xiàng)目文檔的劃分

科學(xué)的分類是搞好管理的基礎(chǔ)，因此，首先談?wù)勎臋n的分類。按系統(tǒng)集成項(xiàng)目文檔的特性，我們可以根據(jù)格式或載體對系統(tǒng)文檔進(jìn)行劃分管理。按照這種劃分方法分為：原始單據(jù)或報表、電子文件、電子文件打印件、大型圖紙、重要文件原件等幾大類。

1.原始單據(jù)或報表

在項(xiàng)目實(shí)施過程中會產(chǎn)生原始單據(jù)和原始報表。這類資料一般都是以紙張為存儲介質(zhì)，大小、格式一般都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，容易散落、破損及丟失，對這類文檔資料應(yīng)編好目錄，裝訂成冊。如果需要，可以同時復(fù)印并裝訂一個副本。

2.電子文件

電子文件是目前項(xiàng)目文檔的重要存儲方式。由于計算機(jī)辦公軟件的普遍使用，各類報告或說明書一般都是通過使用文字處理、幻燈片制作等軟件工具生成的。如果磁盤發(fā)生損壞，會引起數(shù)據(jù)的徹底丟失。因此，需要做好備份工作。

3.電子文件打印件

電子文件打印件同電子文件是同時存在的，這主要是出于交流和使用上的方便。對于這些打印出的文檔，應(yīng)該裝訂成冊，切忌散頁存放，以免部分丟失。另外，各種報告和說明書都有一個反復(fù)修改的過程，要注意區(qū)分修改前的版本和修改后的版本，避免混淆帶來使用上的不便，甚至出現(xiàn)錯誤。

4.大型圖紙

在項(xiàng)目文檔中，會有一些大型圖紙，由于這些圖紙需要折疊存放，因此在繪制時，一定要選擇不易被折斷的紙張。在保存時，需要放在檔案袋或檔案盒里，以免磨損。

5.重要文件原件

系統(tǒng)集成項(xiàng)目的文檔主要是技術(shù)文檔，但也有一些涉及到權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要文件，例如：項(xiàng)目合同或協(xié)議書，系統(tǒng)驗(yàn)收或評審報告等。

二、各階段產(chǎn)生的文檔

項(xiàng)目文檔記錄著項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個過程的信息，一份文檔既是一個階段工作的小結(jié)，同時也是下一個環(huán)節(jié)的重要輸入，所以在項(xiàng)目各階段都需要有相應(yīng)的文檔輸出。

啟動過程中會輸出用戶需求說明書、可行性研究報告、立項(xiàng)可行性分析報告、立項(xiàng)調(diào)查報告、立項(xiàng)建議書、立項(xiàng)評審報告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目開發(fā)計劃、概要設(shè)計說明書、采購竟標(biāo)邀請書、采購合同、詳細(xì)設(shè)計說明書、施工圖紙、質(zhì)量保證書、質(zhì)量計劃編制、承包商評估報告等文檔；執(zhí)行過程中會輸出項(xiàng)目工作周報、進(jìn)度月報、進(jìn)展報告等文檔；控制過程中會輸出隱蔽工程驗(yàn)收報告、簽證單、施工過程監(jiān)控報告、風(fēng)險管理報告、風(fēng)險檢查表、統(tǒng)計抽樣報告、質(zhì)量控制圖、項(xiàng)目績效報告等文檔；收尾過程中會輸出培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)通知、系統(tǒng)測試計劃、測試分析報告、成果驗(yàn)收報告、客戶驗(yàn)收計劃、客戶驗(yàn)收報告、結(jié)項(xiàng)申請書、結(jié)項(xiàng)評審報告、產(chǎn)品維