工程資料檔案管理軟件系統(tǒng)

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 　　工程資料的管理系統(tǒng)的需求分析：

　　一、可行性分析

　　1、技術可行性

　　本課題應用的相關技術，如 C#.NET 語言、Visual.NET2010 集成開發(fā)平臺、 MSSQLserver 數(shù)據(jù)庫等，目前都已經發(fā)展得十分成熟，其應用都已經十分廣泛， 因此可以認為本文在技術上的風險是可以控制的，技術實現(xiàn)上是可行的。

　　2、經濟可行性

　　本課題由成都市地鐵公司立項研發(fā)，因此在研發(fā)經費上肯定是有所保障的。 系統(tǒng)運行需要的軟件平臺和硬件設備完全可以沿用成都地鐵公司現(xiàn)有的服務器和 辦公終端，可以說無需額外成本。而在系統(tǒng)上線后，一方面可以充分降低成都地 鐵建設工程檔案管理工作人員的工作負荷，一方面又能夠大力降低傳統(tǒng)檔案管理 方式下的差錯率，能夠有效地提升成都地鐵公司建設工程檔案管理的工作效率， 由此帶來的應用價值和經濟價值都是可以預見的。因此本課題的成本是可控的， 經濟上是可行的。

　　3、操作可行性

　　在工程檔案管理系統(tǒng)軟件的用戶界面設計上，以界面的美觀大氣為基礎，本課題充分考慮了用 戶體驗、操作便捷等因素，力求在系統(tǒng)操作和界面外貌上盡量貼合目前大眾常規(guī) 操作的要求，而且在需求階段也積極收集了用戶對系統(tǒng)操作和界面上的意見和建 議。另外，本課題的研發(fā)周期為一年，開發(fā)進度絕對有所保障。因此本課題在用 戶使用操作和開發(fā)進度控制上都是可控和可行的。

　　二、系統(tǒng)功能列表

　　在前期用戶需求收集的基礎上，經過對需求的細致整理和分析，本論文總結 出了軟件工程資料管理系統(tǒng)的五大功能模塊，分別是系統(tǒng)維護模塊、收集整編模塊、文件管理模塊、檔案管理模塊、開發(fā)利用模塊。每個大模塊下包含了若干子模塊。

　　業(yè)務流程

　　1、總體業(yè)務流程

　　各單位的檔案管理各有不同，但總的都可分為：檔案的收集整理、日常管理 和信息服務三部分。在對各個不同特點的業(yè)務流程做細致的分析和總結之后，本 系統(tǒng)最終形成了文件管理模塊、收集整編模塊、檔案管理模塊和開發(fā)利用模塊等 功能模塊。 按照不同業(yè)務流程的特點，制定系統(tǒng)內部的各種規(guī)則，包括檔案分類方法、 排序方法、組卷規(guī)則、編號規(guī)則等，系統(tǒng)就可以按照這些規(guī)則的要求自動完成檔 案管理特別是收集整編中的大量重復工作;檔案員只需完成程序難以實現(xiàn)的文件 鑒定、規(guī)則設定工作;如果建立了數(shù)據(jù)接口，檔案員還可以避免檔案數(shù)據(jù)的錄入。

　　通過定制規(guī)則，系統(tǒng)還可以成為實物檔案很好的輔助管理工具。 通過文件管理庫(文件庫)、收集整編庫(整編庫)和檔案管 理庫(檔案庫)這三個數(shù)據(jù)庫的協(xié)同操作，系統(tǒng)來完成電子檔案的全部信息化管 理工作。

　　(1)文件管理庫(文件庫) 由各辦公室的文書和機要員對各種收發(fā)的文件進行登記和管理，該數(shù)據(jù)庫內 的信息描述是以收發(fā)文件流轉為描述重點，與 OA 系統(tǒng)的描述很相似，與檔案庫 有所不同。

　　如您所在單位已經建立 OA 系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通 過接口直接轉入文件管理功能;若存在尚未在 OA 系統(tǒng)中進行管理，或者不能在 OA 系統(tǒng)中進行管理的文件，此時文書或者機要員就可以使用文件管理功能，將這 些文件錄入(轉入)文件庫;文件的收集整理、分析鑒定和修正調整都是在文件 管理功能中完成的。對那些不需要歸檔的文件，需要存放到指定的不歸檔文件庫 中，需要歸檔的文件可在文件管理功能中轉給檔案員，轉給檔案員的待整理文件 可在文件管理中進行初步的組卷處理。

　　(2)收集整編庫(整編庫) 整編庫主要用于歸檔文件的錄入和整理。符合歸檔條件的文件可以通過 OA 系統(tǒng)的接口導入到整編庫中。因為經過收集整編的文件有可能會形成正式的檔案 文件，因此整編庫的文件描述信息(庫結構)和檔案庫的文件描述信息(庫結構) 是一樣的。 分散整理時，各基層單位和部門的文書或兼職檔案員可在收集整編中錄入和 整理本部門的待歸檔文件，然后提交給上級歸檔部門。依照系統(tǒng)統(tǒng)一制定的歸檔 文件整理規(guī)則，歸檔部門對下屬單位和部門提交上來的檔案進行接收和檢查，對 不符合要求的檔案，歸檔部門有權利將其打回給原來單位和部門，要求其重新進 行整理。 在集中整理的情況下，檔案員對 OA 接口轉入的待歸檔文件和自己錄入的待 歸檔文件進行集中統(tǒng)一整理。

　　(3)檔案管理庫(檔案庫) 檔案庫主要用于對已正式歸檔的檔案進行錄入和管理。對經過收集整編后的 歸檔文件，檔案人員可以對其進行確認處理，以將該文件轉入到檔案庫。整理好 的館藏檔案在經過信息化加工后，其電子檔案信息會直接存儲在檔案庫中。檔案 庫中的文件一般只用于檔案人員對其進行數(shù)據(jù)維護和信息利用，而不再對其進行 再次整理。對于超過保管期限的檔案，可以通過進行檔案鑒定來修改其保管期限 或者直接進行檔案銷毀。銷毀后，檔案僅保留銷毀目錄而轉入到銷毀庫中。 總體說來，檔案的開發(fā)利用，就是將上述文件庫、整編庫和檔案庫中的檔案 信息提供給用戶借閱使用的過程，既可以通過網絡借閱，也可以實體借閱。

　　2、文件管理業(yè)務流程

　　文件管理是文檔一體化的開端，是檔案管理的來源和前期準備。辦公室文書 和機要員根據(jù)在系統(tǒng)設置中已經確定好的文件分類及其著錄項條目規(guī)則，將本部 門產生的文件和本部門收發(fā)的文件登記到系統(tǒng)中，并將其原文掛接到著錄項條目下。文書和機要員對接口轉入的和自己錄入的文件進行鑒別和整理，調整著錄項 和原文后，將需要歸檔的文件轉入整編庫，即將文件移交給兼職或專職的檔案員， 不需要歸檔的文件仍保留在文件庫中。 文件管理工作和文件移交工作可以根據(jù)您所在單位的習慣和要求，隨時進行， 或定期進行。

　　3、收集整編業(yè)務流程

　　文檔的收集整編業(yè)務主要包括整編方式的確定以及整編規(guī)則的制定.

　　(1)整編方式 檔案管理的對象是大量的檔案文件，對這些文件進行科學的分類和組織，是最后形成便于使用、易于管理的檔案管理系統(tǒng)的基礎。一般單位會采取以下不同 的整編方式： 集中式：檔案部門集中立卷。 分散式：部門整理各自檔案、隨辦隨歸，最終一年集中到檔案部門一次。 結合式：按照檔案類型的不同分別采用集中式和分散式。

　　(2)整編規(guī)則 不同的檔案類型，有不同的整理(立卷)規(guī)則。整理工作歸納為如下處理步 驟：通過價值鑒定，剔除不需要歸檔的文件，確定需要歸檔文件的保管期限。 歸檔文件整理：需歸檔文件的“分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒”;可 通過設置整理規(guī)則，自動完成這一過程。