辦公室自動化oa系統(tǒng)

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　　在以前企業(yè)如果想要實現(xiàn)協(xié)同辦公，通常只能由企業(yè)自行單獨(dú)部署服務(wù)器，不僅要花費(fèi)大量的時間而且成本還不低，因此僅適合于一些有著剛性需求的大型企業(yè)使用，中小型企業(yè)只能望洋興嘆。而現(xiàn)在OA系統(tǒng)流行，企業(yè)只需要按期繳納固定的費(fèi)用便可以輕松使用協(xié)同辦公、項目管理等諸多功能，非常方便。

　　(想要了解更多知識，請點擊：OA軟件系統(tǒng)）

       所謂OA，是Office Automation的簡稱，中文意思是指辦公自動化，這是一種與互聯(lián)網(wǎng)緊密結(jié)合的新型辦公方式，也是目前非常流行的一種辦公趨勢，那么企業(yè)應(yīng)當(dāng)如何對oa辦公室自動化系統(tǒng)進(jìn)行管理呢，接下來就來給你提供一些管理的建議。

 　　一、相關(guān)部室的責(zé)任

　　企管部負(fù)責(zé)企業(yè)信息、人力資源、檔案的管理、會議、考勤、用印的管理，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行初始化和日常維護(hù)。

　　信息中心根據(jù)各部門的職責(zé)和公司實際進(jìn)行用戶的注冊和注銷、權(quán)限的分配。崗位變動或人員調(diào)整時，用戶權(quán)限的設(shè)置和修改由信息中心統(tǒng)一從后臺進(jìn)行調(diào)整，負(fù)責(zé)系統(tǒng)和設(shè)備的日常維護(hù)、管理和系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)的管理維護(hù)。

　　各相關(guān)部門根據(jù)實際工作需要和權(quán)限進(jìn)行相關(guān)的操作，負(fù)責(zé)本人職責(zé)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)維護(hù)和管理，及時將問題反饋給信息中心，便于維護(hù)全部系統(tǒng)。

　　二、系統(tǒng)使用管理

　　1、系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，公司所有收發(fā)公文、通知、請示、辦公用品管理、車輛管理、計算機(jī)管理和有關(guān)資料的傳遞，每份文件用一份書面存檔外，均在網(wǎng)上傳遞和辦理。

　　2、不能上網(wǎng)、傳遞不到的項目，由本地區(qū)公司負(fù)責(zé)通知。

　　3、所有使用0A系統(tǒng)的用戶每天上班后都必須及時登錄0A系統(tǒng)，處理相關(guān)工作，并保持系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò)及時暢通，及時掌握工作進(jìn)度。

　　4、所有使用0A系統(tǒng)的用戶第一次登錄需要修改個人密碼，保存好自己的密碼，防止被別人盜用，凡因密碼丟失或被盜出現(xiàn)問題時，追究所有者的責(zé)任。

　　5、用戶通過IE瀏覽器登錄，輸入用戶名和密碼登錄系統(tǒng)。

　　6、主頁面分3個區(qū)，上部是系統(tǒng)信息區(qū)，下部左邊是“我的辦公”欄目，右邊是首頁配置的顯示模塊，是0A系統(tǒng)八個模塊部分功能的快捷顯示，也是主要辦公的平臺，首頁配置顯示模塊可自己設(shè)置、調(diào)整，但“企業(yè)信息”、“我的消息”、“我的流程”、“我的郵件”、“收文信息”不能關(guān)閉。登錄后須先瀏覽這幾個項目的信息，根據(jù)信息處理相關(guān)工作。

　　7、登錄后需要辦的工作是“我的辦公”和“協(xié)同辦公”兩個主要模塊，其他模塊是這兩個模塊的輔助或是細(xì)化。“我的辦公”主要是郵件、短消息、待辦流程，“協(xié)同辦公”主要是各種協(xié)同辦公流程的發(fā)起。

　　8、本系統(tǒng)郵件上傳的文件限制：.exe，.com，.bat格式，不得上傳與工作無關(guān)的文件，禁止上傳帶病毒的文件。

　　9、收到的消息要及時查看、處理，必要的給以回復(fù)。

　　10、待辦流程要按時辦理，辦理完畢要繼續(xù)下一步流程，不能故意阻礙流程進(jìn)程，如有問題，應(yīng)寫明意見返回上個流程處理人。

　　11、需要其他部門協(xié)助的工作，從“協(xié)同辦公”相應(yīng)功能處發(fā)起流程，發(fā)起的流程要隨時查看，督促待辦部門辦理。

　　12、企業(yè)信息發(fā)布要按確定的范圍發(fā)布，必須經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限部門審核方能發(fā)布。

　　13、論壇管理是為公司員工提供工作交流的平臺，論壇采用實名制登錄，論壇以討論相關(guān)主題為主，不得發(fā)布垃圾信息、不健康、違法的信息、攻擊他人的信息，不得在論壇中上傳或下載資料，特別是任何游戲程序，防止病毒傳染。公司網(wǎng)絡(luò)管理員定期瀏覽和查看論壇內(nèi)容，對違反規(guī)定的內(nèi)容上報主管領(lǐng)導(dǎo)并進(jìn)行查處。論壇人發(fā)布無用的垃圾信息將在網(wǎng)站進(jìn)行公開曝光批評，發(fā)表其他違規(guī)內(nèi)容，將按相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理。

　　14、文檔管理

　　每個用戶都有固定的、有限存儲容量，不要把任何文件都放到“文檔中心”或郵件系統(tǒng)中，自己應(yīng)合理使用。放在文檔中心的文件，屬于共享文件。一些需要對外保密的文件禁止下載，只允許在線查看。

　　15、個人消息的發(fā)布以工作為主，不得利用此功能上班聊天，不得以此功能騷擾別人工作。

　　16、有權(quán)限后臺維護(hù)的部門和人員，應(yīng)及時變更修改了的信息，確保信息的及時、準(zhǔn)確。

　　17、涉及電子簽名的，要保護(hù)好密碼，防止別人盜用。

　　三、系統(tǒng)安全管理

　　1、用戶向系統(tǒng)上傳的文件和資料必須先通過殺毒軟件進(jìn)行殺毒，然后上傳，防止文件攜帶的病毒傳到服務(wù)器，影響系統(tǒng)正常運(yùn)行。

　　2、本系統(tǒng)用戶管理實行實名制，登陸系統(tǒng)后，顯示的在線人員是用戶的真實姓名。因此，用戶應(yīng)注意對密碼的保護(hù)，不得泄露給他人，防止別人冒用帳號登錄。同時應(yīng)根據(jù)需要及時更換，設(shè)置足夠長度，以確保不容易破解。密碼設(shè)置使用多余6位的數(shù)字和符號，建議不要使用簡單的電話、生日等易破解的密碼。

　　3、信息中心負(fù)責(zé)維護(hù)整個系統(tǒng)的安全。信息中心要定期檢查服務(wù)器，定時查殺病毒，避免系統(tǒng)受病毒木馬的攻擊，保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，設(shè)置系統(tǒng)自動備份的，定期對系統(tǒng)的完整數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整及安全。

　　4、本系統(tǒng)只對本公司內(nèi)部使用，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)禁止公司無關(guān)人員和公司外人員使用和查看，更不允許下載。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，不得隨意讓外人參觀和使用系統(tǒng)，越高級權(quán)限用戶更應(yīng)加強(qiáng)保密意識，防止公司機(jī)密泄露。

　　5、若登錄有問題，及時與信息中心聯(lián)系。

　　6、工作完成需要退出時，要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，要點擊“退出”，否則直接切換到別的頁面可以用“后退”返回到你的0A網(wǎng)頁，特別是在公共場所電腦上網(wǎng)或在其他單位電腦上網(wǎng)后，一定要點擊“退出”按鈕。

　　7、人員如因出差等原因較長時間不在單位，又不方便上網(wǎng)，可將處理文件的權(quán)限委托其他人員，返回單位上班后應(yīng)及時收回權(quán)限。

　　8、有關(guān)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的文件盡量不要在本系統(tǒng)中傳輸，要按照權(quán)限在其它的相應(yīng)系統(tǒng)中操作使用，確需傳輸?shù)囊獓?yán)格控制接收人范圍，接收人只是閱讀和了解，應(yīng)及時刪除。