工程云資料管理軟件

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　隨著信息技術(shù)和工程技術(shù)發(fā)展進步，建設(shè)工程電子文件大量出現(xiàn)，工程檔案管理工作已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主體的管理模式向紙質(zhì)文件與電子文件并存的管理模式過渡。將建設(shè)工程整個周期中產(chǎn)生的大量文件進行收集、分類、歸檔、查 閱, 加快電子檔案信息資源開發(fā), 最大限度地滿足用戶多種多樣的信息利用需求, 實現(xiàn)檔案信息資源的最大社會共享,已然成為了檔案管理部門的重要課題。 成都地鐵有限責任公司近年來承擔著非常繁重的地鐵建設(shè)工程任務(wù)，建設(shè)工 程規(guī)模非常大，影響面也非常寬，每天都在不斷產(chǎn)生大量的地鐵項目建設(shè)資料。 不斷增加的地鐵工程檔案，給檔案部門帶來非常嚴峻的考驗，工作負荷重，管理 難度大，傳統(tǒng)人工管理方式已經(jīng)完全不能滿足公司發(fā)展的需要。為了規(guī)范成都地 鐵建設(shè)工程文件的整理歸檔工作，統(tǒng)一地鐵建設(shè)工程項目文件材料的竣工驗收標 準，建立完整、準確、系統(tǒng)的工程檔案，經(jīng)上級單位及公司科研部門的研究，提 出了利用信息化管理系統(tǒng)來解決問題的方案。

　　本文以解決上述問題為宗旨，首先進行工程檔案管理理論、軟件工程理論、 數(shù)據(jù)庫理論、系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)測試技術(shù)等內(nèi)容的研究和學習，然后進行了“成 都地鐵建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)”的分析、設(shè)計、開發(fā)和測試工作。 工程云資料管理軟件總體結(jié)構(gòu)采用 C/S 模式，檔案管理員主要是承擔檔案上傳、編輯、修 改等工作，數(shù)據(jù)量較大且系統(tǒng)運行環(huán)境要求較高，因此供檔案管理員使用的功能 采用 C/S 模式。這樣的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)使得系統(tǒng)的效率更高，更容易維護和擴展。 該系統(tǒng)基于.NET 平臺進行開發(fā)和實現(xiàn)，采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫 Sqlserver 進行數(shù)據(jù) 存取管理，并集成了最先進的圖像處理、OCR、全文檢索、多格式瀏覽、雙層 PDF 等圖文處理技術(shù)。 該系統(tǒng)的建成將大幅度的降低檔案管理部門的工作負荷、提升數(shù)據(jù)共享和二 次開發(fā)利用能力、提高公司信息化管理水平。

　　1、檔案利用業(yè)務(wù)流程

　　檔案的利用包括對檔案進行檢索、統(tǒng)計、編研、制作光盤等;檔案利用可以 通過網(wǎng)絡(luò)對電子檔案進行利用，也可以對檔案實體進行借閱。 通過網(wǎng)絡(luò)利用電子檔案時，不需要經(jīng)過檔案管理人員的特別干預(yù)，在系統(tǒng)中 只需要由檔案管理人員事先給用戶分配特定的權(quán)限，用戶就可以登錄系統(tǒng)，對所 需要的電子檔案進行檢索、瀏覽和系下載。在這種方式下，系統(tǒng)可以定期針對用 戶對電子檔案的利用情況進行分類統(tǒng)計。 當用戶需要借閱檔案實體時，用戶可以到檔案部門登記借閱手續(xù)，之后就可 以借閱檔案實體;此外，用戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)提出借閱預(yù)約申請，檔案管理員批 準借閱預(yù)約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、 歸還、催還和丟失的辦理，借閱管理的相關(guān)規(guī)則可以由檔案管理員根據(jù)需要制定， 并將規(guī)則反應(yīng)到系統(tǒng)中，最后由系統(tǒng)根據(jù)這些規(guī)則自動控制借閱管理。

　　2、檔案銷毀業(yè)務(wù)流程

　　檔案銷毀工作由檔案管理員定期執(zhí)行。執(zhí)行檔案銷毀之前，必須有銷毀申請， 銷毀申請的生成過程是：檔案管理員進入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)中，利用銷毀申 請功能就可以得到系統(tǒng)中目前最新的過期檔案的目錄，以此就可以打印銷毀申請。

　　打印出來的銷毀申請將提交給上級領(lǐng)導進行審批。目前系統(tǒng)中申請的提交和 審批都要經(jīng)過手工傳送完成，今后將完善這一點，做到從提交申請到審批過程的 全程系統(tǒng)實現(xiàn)。 在檔案鑒定功能中，檔案管理人員可以看到已經(jīng)提交了銷毀申請的檔案目錄

　　和原文信息。在銷毀申請經(jīng)過審批后，檔案管理人員根據(jù)銷毀申請的審批處理意 見，對檔案信息進行處理。若選擇修改檔案信息，則可以更改過期檔案的密級和 保管期限，此后該檔案將繼續(xù)保存在檔案庫。若選擇銷毀，則該檔案的原文將被 刪除，銷毀檔案的相關(guān)信息將被轉(zhuǎn)到銷毀庫中保存以供查詢。

　　3、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模型分析

　　檔案數(shù)據(jù)模型是針對檔案管理系統(tǒng)當中的核心數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)進行總結(jié)和分析， 提煉出以下數(shù)據(jù)模型：檔案的基本數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案的類型、檔案的主題、檔案的 管理目錄、檔案管理相關(guān)報表、不同類型檔案的分類整理規(guī)則。 針對檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范應(yīng)主要包括： 各類檔案的歸檔范圍、時間和保管期限; 檔案分類編碼標準(應(yīng)包含：單位全宗、密級、保管期限、分類表、主題詞、 部門代碼(字)、項目代號、案卷/文件級檔號等); 各類檔案的著錄信息規(guī)范; 標準的目錄、表單和統(tǒng)計報表。

　　4、全宗

　　由于系統(tǒng)面向成都地鐵二級單位，因此為區(qū)分獨立立檔單位的檔案信息，就 需要針對成都地鐵情況規(guī)定全宗號。全宗是一個獨立立檔單位的標識，在系統(tǒng)中 需要區(qū)分每個單位的人員和數(shù)據(jù)，都要賦予它們?nèi)诘膶傩浴Ｈ诘呐渲眯畔⒖?由總管理員完成。隨著企業(yè)的發(fā)展，今后可能出現(xiàn)機構(gòu)的調(diào)整，也會帶來相應(yīng)全 宗的變化，因此系統(tǒng)需要提供總管理員對全宗的進行管理工具，以適應(yīng)全宗的變化。

　　5、檔案類型

　　每個全宗下需要按檔案類型進行管理，成都地鐵檔案類型主要有：地鐵規(guī)劃 檔案、地鐵施工檔案、地鐵運營檔案等類型。 對于分類標準與管理規(guī)范相同的檔案類型可以統(tǒng)一規(guī)范，不同的檔案類可以 按照各二級機構(gòu)的實際管理情況由總管理員進行定義。 檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義完成后，需要提供錄入人員方便直觀的錄入信息工具，因 此系統(tǒng)應(yīng)提供錄入界面的定義功能，可以使高級檔案管理員完成對卡片試錄入界 面的定義工作，并對部份字段的錄入方式進行設(shè)置，例如選擇、繼承、默認、字 段組合、累加等方式。以方便錄入人員的錄入工作。

　　6、分類表

　　遵循成都地鐵名稱分類規(guī)范，一般由分類號和內(nèi)容說明組成，是一個樹型結(jié) 構(gòu)的表。由于二級機構(gòu)和檔案類型眾多，也會造成分類表不統(tǒng)一的情況，因此系 統(tǒng)需要提供總管理員對分類表的維護修改功能以適應(yīng)不同類型的檔案分類標準。 分類表通過檔案著錄信息中的分類號字段與分類表中的節(jié)點相對應(yīng)，實現(xiàn)電 子檔案的分類工作。因此在檔案系統(tǒng)中分類號著錄時需要提供以下二種方式：手 工輸入、通過在著錄檔案信息前選擇分類表的節(jié)點實現(xiàn)自動獲取。

　　7、主題詞

　　系統(tǒng)中應(yīng)提供總管理員對主題詞表的維護功能，使其根據(jù)自身專業(yè)情況建立 適合業(yè)務(wù)使用的主題詞庫。 主題詞的輸入需要提供以下兩種手段：自動標引、手工輸入或修改。其中主 題詞的自動標引即針對歸檔文件著錄信息和原文抽取相關(guān)關(guān)鍵詞，與主題詞庫中 的主題詞進行匹配，根據(jù)系統(tǒng)限定的一個文件主題詞的數(shù)目和主題詞的出現(xiàn)率， 自動將主題詞標引到文件著錄信息的主題詞字段當中。

　　8、檔案管理目錄和報表

　　檔案管理系統(tǒng)需要打印輸出的主要內(nèi)容有：目錄、表單和報表。 1)目錄 由于目前的雙軌制管理導致系統(tǒng)需要打印各類檔案的目錄(案卷、卷(盒) 內(nèi)、封皮、備考表、脊背、移交單)以實現(xiàn)實體的輔助管理。 目錄打印主要出現(xiàn)在收集整理和歸檔的過程中，也可能會打印歸檔后的檔案 目錄，因此需要提供選擇多個案卷批量打印卷內(nèi)目錄等內(nèi)容的功能。 各檔案類型所需目錄的具體格式應(yīng)參考成都地鐵的規(guī)范進行定制。同時提供 給總檔案員對目錄進行定制和維護的工具。 2)表單 檔案管理過程中涉及一些需要責任人簽字的原始憑據(jù)，用于檔案移交、利用、 鑒定銷毀等工作的管理。因此需要提供檔案管理過程中所需要的表單(缺件報告、 催交單、移交清冊、驗收意見書、溫濕度記錄表、借閱單、催還單、利用效果登 記表、鑒定申請、銷毀審批、銷毀清冊等)的打印功能。 表單的具體格式應(yīng)參考客戶單位的規(guī)范進行定制。同時提供給總檔案員對目 錄進行定制和維護的工具。