合同管理
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合同是園林工程項目中的核心,園林工程企業(yè)需要通過對合同實施的控制等工作保證項目完工,和甲方簽訂的合同是園林工程整個項目管理過程的起點,在這過程中園林工程企業(yè)可能也會將部分工程進行分包。因此合同除了是包含和甲方簽訂最基本的內(nèi)容存檔管理以外,在后期施工過程中其他業(yè)務(wù)也會是和該合同相關(guān)聯(lián),確保園林工程項目(工期、質(zhì)量和投資)的重要手段。
一、但是在目前園林工程企業(yè)的合同管理中又主要可能會遇到哪些問題呢?
1、當合同簽訂后,項目部其他的人員不能及時了解關(guān)于該項目合同上的工程量情況,后期查詢也不方便
2、在園林工程企業(yè)中可能同時會接很多個項目,作為企業(yè)的管理人員如何能實時的了解每個工程項目的進展情況呢,比如我們和甲方簽訂的合同執(zhí)行的進度是什么情況也不能及時了解。比如我們按照進度報上去,甲方是否批復(fù)了金額,是否付款作為領(lǐng)導(dǎo)人員也不能及時了解,這對于我們資金也有一定的影響。
3、雖然現(xiàn)在信息化都在開始進入到各大企業(yè)中,但是還是有部分的園林工程企業(yè)仍然是通過紙質(zhì)的方式或者其他傳統(tǒng)管理方法來對合同進行約束管理,但是如果在后期甲方需要變更合同中的部分項工程量,這個時候可能只有口頭記錄,忘記了及時辦理變更簽證,這對于后續(xù)的結(jié)算和資金回收情況可能帶來很大的影響,也可能因為消息不互通影響我們自己的成本。
4、在咱園林工程企業(yè)中因為合同管理出現(xiàn)以下問題:比如在簽訂合同的時候因為前期沒有核對好竣工驗收的這些條款,導(dǎo)致后期在竣工驗收的時候出現(xiàn)收款困難和項目經(jīng)濟法律的風險
以上的這些問題一般都是基于一些園林工程企業(yè)對于收入合同這塊的管理不太重視,在平??赡芫褪菍⒑炇鸷玫暮贤旁谝黄饸w檔,無法實時的了解合同的相關(guān)執(zhí)行情況以及進度如何,或者有些項目經(jīng)理重施工,輕回款,錯過了很多收款時機。這也導(dǎo)致后期可能出現(xiàn)很大的損失等情況。
二、基于以上在園林工程企業(yè)中可能出現(xiàn)的問題,泛普軟件深入了解后針對合同管理這塊做出了相應(yīng)的管控方案,如下所示:
1、當園林工程企業(yè)和甲方簽訂好合同之后,將本次合同相關(guān)重要信息,比如項目、竣工驗收條款、付款條款和工程量清單記錄,同時也可以將合同原件作為附件上傳,后期也能快速找到原件。
2、當我們園林工程企業(yè)在后期施工過程中,將每次的進度款申報給甲方,甲方是否給我們批復(fù),我們是否收到款項以及還剩余多少沒收到,在泛普軟件的系統(tǒng)中都可以一目了然的查看關(guān)于各個項目合同的進度情況。
3、在園林工程的建設(shè)過程中,經(jīng)常會出現(xiàn)施工內(nèi)容和施工方案發(fā)生變更的情況,在傳統(tǒng)企業(yè)的管理中,中途可能出現(xiàn)臨時變更且只是口頭記錄,沒有在紙質(zhì)合同上約束好或者沒有做好變更簽證的資料管理,后期就會出現(xiàn)賬款對不上、工期中途發(fā)生變化增加工程量等相關(guān)問題。因此泛普軟件在甲方需要變更合同的時候,單獨將合同變更情況進行登記且與原來的合同相關(guān)聯(lián),后續(xù)的款項也是與之相關(guān),這樣避免出現(xiàn)工程量變更賬款對不上,同時將變更的工程量情況通知到項目部上其他人員,避免影響后期工期等情況出現(xiàn)。
4、和甲方約定的合同可以在系統(tǒng)中進行登記,其中包括本次合同中的收款條款和驗收竣工的條款,將合同原件上傳系統(tǒng)作為附件領(lǐng)導(dǎo)對合同的條款進行審查,后期在收款或者進度款申報的時候可以根據(jù)當前這個合同作為依據(jù),按照條款辦事,避免經(jīng)濟糾紛
泛普軟件通過信息化的管理方式將各項目合同的執(zhí)行情況同步更新,同時跨部門協(xié)作辦公,幫助企業(yè)在合同管理上的問題一掃陰霾。
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