如何跨地域管理好ERP團隊

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市場經(jīng)濟的發(fā)展，催生出了一個個跨地域的集團化企業(yè)。集團化企業(yè)往往要求整個企業(yè)要實現(xiàn)信息集成，以消除各區(qū)域各自為政的信息孤島現(xiàn)象，達到資源統(tǒng)一管理。幾個月前，公司委派我負責公司的ERP實施工作。這次的任命與以往負責的項目有所不同，就是這次項目是由集團本部和全國各地多個分公司的人員共同組成跨地域ERP項目團隊。

項目組成立后，我發(fā)現(xiàn)面臨一個自己以前從未遇到的問題：這個團隊除了被地理位置分隔開外，許多成員我之前都沒有打過交道，當然也更是從來沒有會面過。一般來說，負責一個ERP項目實施已經(jīng)很難了，而負責一個跨地域的ERP項目就更是難上加難。這需要項目經(jīng)理不但要具有ERP項目管理經(jīng)驗，還要有解決跨地域團隊所帶來的特殊管理問題的手段。本文總結(jié)我在這個項目中應對這些挑戰(zhàn)的方法，包括跨地域團隊成員間有效的溝通技巧、跨越地域障礙增加信任、和協(xié)同工作的解決方法。

跨地域ERP項目團隊面臨的困擾

在我上任的第一天，公司領導就語重心長的對我說：“這個ERP實施項目的核心不在于實施技術上，如果沒有以有效的方式來管理跨地域團隊特有的問題的話，那么項目就很可能會失敗”。正所謂，知易行難的道理一樣，我雖然對跨地域團隊管理的難度早有準備，但是以下的三大問題還是給我造成很大的困擾：

（1）缺乏面對面溝通，無法真實感知情感態(tài)度

由于地域的分割使到團隊的日常運作只能靠遠程通信技術來支持，如依靠電子郵件、網(wǎng)絡會議系統(tǒng)、遠程電話會議和基于Internet的協(xié)作技術來支持工作。因此，我所遇到的第一個問題是缺乏面對面溝通，從而無法真實感知對方的情感反應和態(tài)度。成員之間的交流缺乏傳統(tǒng)式的面對面交流和相互接觸時所具備的特征，如無法感知表情信息、形體信息、行為信息所表達的意見、觀點、態(tài)度等。這個因素使我們在處理ERP實施細節(jié)問題時總會產(chǎn)生許多誤解，特別是一些關于最終用戶的體驗。

而且，在溝通交流中經(jīng)常出現(xiàn)信息反饋不及時和異步現(xiàn)象，這都讓我有點措手不及，從而大大的影響到ERP的實施進展和決策行為，也使到本來就已經(jīng)是短實施周期的時間更是雪上加霜。例如，諸如安排會議時間這類相對例行的工作都開始變得復雜，且充斥著人際摩擦。缺乏情感認知的誤解讓原本簡單的電郵往來變得大為傷神，結(jié)果是跨地域分布帶來的溝通問題最終是影響到整體ERP實施團隊的協(xié)作績效。

（2）缺乏相互信任，團隊內(nèi)充滿懷疑和抱怨

在傳統(tǒng)式的面對面的ERP項目里，我們一般都能通過面對面的接觸和交流，使大家相互產(chǎn)生信任。但在這個跨地域團隊里，出乎我意料的是其它地域的同事對我的計劃總是抱著懷疑的態(tài)度，并提出許多似是而非的借口和推諉理由。經(jīng)過幾次的挫折后，我才明白到團隊成員對于團隊凝聚力的感覺將會因為跨地域（缺乏面對面交流）的因素而被削弱，從而不利于信任關系的形成。而且更由于缺少面對面交流的機會，使到信任關系既脆弱又很容易失去。例如，我在等待其它成員回復和反饋時，就深深的感受到一種無力信任別人的感覺。因為當別人不在自己的視線范圍內(nèi)的時候，相互猜疑、害怕別人在欺騙自己等懷疑情緒更容易滋生。此外，由于我所負責的跨地域團隊是一種臨時性團隊，各地分公司成員的人事行政關系是隸屬于各分公司，并不直接歸屬我管理，這種不確定性就更使到成員之間的信任度很低。結(jié)果由于缺乏相互信任，自然就會影響到團隊協(xié)同效應的發(fā)揮。因此，如何在跨地域ERP實施團隊中有效建立和維系信任關系，是我在這個項目中最需要解決的一個重要問題。

（3）缺乏直接實時溝通，協(xié)同分工合作效率低下

協(xié)同分工合作最常見的最簡單表述是“1+1>2”，即要求各個部分共同協(xié)作所產(chǎn)生的效果超過各個部分單獨作用的效果之和。ERP實施活動是一種團隊協(xié)同的活動，因為ERP實施會涉及到多個部門，這些部門不但在業(yè)務流程上會跨部門，更會在事務處理是跨地域的。例如，財務模塊的報表集中統(tǒng)一、銷售模塊的分公司業(yè)績匯總等。傳統(tǒng)式團隊由于面對面協(xié)同合作，彼此間“三口六面”的當面交流不但容易產(chǎn)生信任，而且效率也很高。而跨地域團隊成員由于地域的限制無法經(jīng)常面對面溝通，很可能許多ERP實施的協(xié)作活動都是非實時和異步進行的，這使到協(xié)同分工合作成為急需解決的另一個大問題。因此，與傳統(tǒng)團隊管理的控制和管理不同，跨地域團隊在分工合作、協(xié)同作戰(zhàn)上需要更多的默契和管理技巧。