采購合同
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在企業(yè)日常辦公管理當中,采購也越來越重要。隨著企業(yè)的需求的與企業(yè)的發(fā)展壯大,采購管理在企業(yè)管理中日益重要。采購涉及到供應(yīng)商之間的競爭以大量金錢交易,企業(yè)極需準確實時的信息化平臺對采購進行科學(xué)、透明化的管理。一般情況下,企業(yè)成品的采購占了很大的比例,除去一些企業(yè)的材料采購,還有對辦公用品的采購。因此采購的成功在某一程度上也影響了企業(yè)的競爭大小。
一、在企業(yè)管理的運營當中,采購管理主要存在以下的問題:
1、信息不能共享:由于組織之間信息私有化、未經(jīng)集成,采購信息沒有實現(xiàn)有效共享,包括采購方與供應(yīng)方之間、企業(yè)采購部門與相關(guān)部門之間以及管理者與實施者之間。
2、與預(yù)測和物料需求計劃結(jié)合不緊:即不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購,實現(xiàn)物料的供應(yīng)計劃與當前需求的平衡,并與企業(yè)的庫存投資和策略相一-致。
3、無法跟蹤采購情況:包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理;運輸處理、收貨處理、質(zhì)量控制等。
4、缺乏流程的監(jiān)控制約:在采購開始到結(jié)束,沒有透明的流程監(jiān)控,比如授權(quán)、批準、后期的采購情況和記錄都沒有,這樣就容易導(dǎo)致暗箱操作。
除了以上的情況,當然還有其他的問題出現(xiàn),總之,由于信息鼓勵,不能及時通信的采購模式,在市場需求發(fā)生變化時,企業(yè)在響應(yīng)需求也會變得相應(yīng)的遲鈍。
二、通過OA辦公管理軟件在采購管理當中可以實現(xiàn)哪些效果?
1、陽光采購:按照“公開、透明、科學(xué)”和“采購、執(zhí)行、監(jiān)管分立”的原則,依靠科學(xué)化、合理化的采購制度和監(jiān)管制度,有效避免采購過程中的暗箱操作。
2、統(tǒng)一管理:集團與供應(yīng)商統(tǒng)一平臺,統(tǒng)一授權(quán),協(xié)作對接,可以使與供應(yīng)商對接的業(yè)務(wù)更加規(guī)范,確保供應(yīng)商質(zhì)量,逐步提高供應(yīng)商整體水平。
3、采購流程一目了然:通過信息化的的手段規(guī)范采購流程,完善合法、合規(guī)的招投標業(yè)務(wù)流程,加強審批流程控制和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析,強化對采購業(yè)務(wù)的管控與監(jiān)督物資從計劃、采購、進貨、付款等都可以實現(xiàn)全程跟蹤,信息可追溯,并與ERP集成形成完整的采購管理體系。
4、提高效率:優(yōu)化采購流程,實現(xiàn)采購部門與供應(yīng)商在線協(xié)同,保證溝通的高效、準確減少事務(wù)性工作,減少人為差錯,實現(xiàn)無紙化辦公。
三、那么OA辦公管理系統(tǒng)是如何解決采購管理當中所遇到的問題呢?
1、采購部管理門戶
采購管理人員登錄到企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公平臺擁有專屬的采購管理門戶,該門戶包含了與采購相關(guān)的流程、待辦、通知公告、報表與文檔,管理人員也是通過該門戶與供應(yīng)商進行協(xié)同交流,也可通過報表門戶查看圖形化的數(shù)據(jù)分析,便于全面、宏觀、整體的了解企業(yè)采購管理運營情況,為決策提供依據(jù)。
2、移動辦公門戶
采購管理平臺除了支持PC端的以外同時支持移動辦公形式,無論內(nèi)部員工還是供應(yīng)商都可以通過手機移動端或者微信獲取最新的采購事宜辦理,采購咨詢的查看,利用碎片時間處理工作。
除了門戶以外,泛普OA系統(tǒng)通過工作流將采購立項、采購計劃、采購訂單等業(yè)務(wù)場景落實到具體流程中,讓采購每個環(huán)節(jié)都可跟蹤、可追溯。
3、采購立項
比如業(yè)務(wù)部門需要要訂購一批筆記本電腦和其他辦公所需物料,在協(xié)同OA系統(tǒng)中提交“采購申請單”,系統(tǒng)會自動根據(jù)已經(jīng)設(shè)置好的審批流程分別由相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)對采購的物品以及預(yù)算進行審批,各級領(lǐng)導(dǎo)會根據(jù)項目的重要程度,所需采購物料的必要性、緊急程度,以及所需預(yù)算進行逐級審批。
4、采購計劃
采購執(zhí)行時所有的物料數(shù)量、價格全部由預(yù)先設(shè)置的預(yù)算進行費用控制,為管理者審批提供依據(jù)。OA系統(tǒng)同步集中供貨平臺中的物料數(shù)據(jù),采購時只需要選擇物料編碼,其余信息均可自動帶出。采購計劃審批后,可自動生成采購訂單憑證。
5、采購訂單
采購?fù)瓿珊?,系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的采購訂單審批流程,供貨平臺訂單自動進入待審核狀態(tài),待管理者審批同意后,訂單立即自動生效,進入備貨、發(fā)貨狀態(tài)。申請人收貨后,系統(tǒng)自動生成對賬明細,顯示貨物的當前狀態(tài)及是否同步到財務(wù)系統(tǒng)。
綜上所述,通過泛普軟件的協(xié)同OA系統(tǒng)對各類組織的采購業(yè)務(wù)進行全流程精細化管理,既可以彌補傳統(tǒng)ERP對業(yè)務(wù)流程、各個審批節(jié)點崗位權(quán)責(zé)上的功能缺失,又可以通過從需求申請、立項審批、采購計劃、采購訂單的業(yè)務(wù)閉環(huán)管理,最大限度地提高了采購流程各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的透明度,讓組織內(nèi)部與外部各個相關(guān)方的決策和行為都有據(jù)可循。
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