如何判斷電子郵件外包的成本效益？

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在許多組織中，也許第一批集中服務(wù)之一就是電子郵件，以及與之關(guān)聯(lián)的服務(wù)，比如日程和合同管理。這也正迅速成為許多企業(yè)提供的主要云服務(wù)，這些企業(yè)包括微軟公司、谷歌公司、IBM公司，甚至VMware公司。如果有哪家公司還沒(méi)有考慮是否要在內(nèi)部管理這些服務(wù)還是把它放到云服務(wù)中的話，我會(huì)感到很驚訝的。

在高等教育機(jī)構(gòu)工作，電子郵件外包的話題討論一直很熱烈，現(xiàn)在學(xué)院和大學(xué)討論的更積極了，因?yàn)槲④浐凸雀瓒挤謩e在Live@EDU和谷歌Apps提供了免費(fèi)的服務(wù)。

很明顯，不是每一方面都喜歡這些公司提供的免費(fèi)服務(wù)，因此，金錢(qián)在外包決策中占有重要角色。在財(cái)務(wù)因素中扮演的角色有：

●基礎(chǔ)設(shè)施節(jié)約。對(duì)一些組織來(lái)說(shuō)，支持電子郵件以及相關(guān)協(xié)作服務(wù)的硬件成本每年要花幾百萬(wàn)。在判斷該服務(wù)涉及硬件整體財(cái)務(wù)成本時(shí)，組織需要把服務(wù)器和存儲(chǔ)空間，以及相關(guān)電源，制冷和備份需要的設(shè)備考慮在內(nèi)。

●軟件授權(quán)。不用說(shuō)，幾乎所有企業(yè)級(jí)電子郵件/協(xié)作服務(wù)都承擔(dān)著軟件授權(quán)方面的費(fèi)用。例如，如果你使用Exchange，你需要考慮Exchange服務(wù)器授權(quán)、Exchange用戶(hù)客戶(hù)訪問(wèn)授權(quán)、Windows服務(wù)器授權(quán)和客戶(hù)端訪問(wèn)授權(quán)的總成本。

●工作人員時(shí)間。每套系統(tǒng)都需要進(jìn)行管理。對(duì)于電子郵件和協(xié)作系統(tǒng)，不僅包括管理前面提到的基礎(chǔ)設(shè)施和授權(quán)，還包括管理個(gè)人用戶(hù)賬號(hào)和與該服務(wù)關(guān)聯(lián)的服務(wù)臺(tái)請(qǐng)求。

通過(guò)遷移到云計(jì)算，上面的這些問(wèn)題中有一些（還不是全部）可以得到解決，但是仍然存在工作負(fù)荷的需求。關(guān)于基礎(chǔ)設(shè)施的問(wèn)題，既然組織可以省掉之前為支持電子郵件基礎(chǔ)設(shè)施的服務(wù)器和存儲(chǔ)，節(jié)約回報(bào)是很明顯的。一旦該設(shè)備退役了，也會(huì)帶來(lái)能源和制冷方面支出的減少。然而，在工作人員時(shí)間方面，回報(bào)可能就不是那么明顯。盡管實(shí)際系統(tǒng)管理任務(wù)不需要做了，但是IT員工的合同談判和管理技能需要加強(qiáng)，以確保組織不會(huì)從不良供應(yīng)商那里簽訂較差的服務(wù)級(jí)別協(xié)議（SLAs）或者遇到更壞的情況。

盡管財(cái)務(wù)收益可能更明顯，在決定卸掉（外包）業(yè)務(wù)關(guān)鍵功能之前，組織需要仔細(xì)考慮下面的因素：

●帶寬。在關(guān)鍵的、持續(xù)使用的用戶(hù)服務(wù)被轉(zhuǎn)移到離岸機(jī)構(gòu)時(shí)，組織的當(dāng)前帶寬可以支持可能會(huì)大幅增長(zhǎng)的帶寬壓力嗎？對(duì)于高度集中的組織，帶寬成本的增加會(huì)消除外包服務(wù)帶來(lái)的收益嗎？對(duì)于高度分散并嚴(yán)重依賴(lài)于分散和移動(dòng)辦公的組織而言，電子郵件外包可能確實(shí)會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益。畢竟，如果用戶(hù)不再需要使用中央通道來(lái)訪問(wèn)電子郵件，取而代之的是供應(yīng)商，組織就可能避免在將來(lái)增加帶寬。

●業(yè)務(wù)流程。轉(zhuǎn)移到離岸托管之后，業(yè)務(wù)流程將會(huì)受到怎樣的影響？現(xiàn)存的電子郵件和日程安排系統(tǒng)是否與其它在線服務(wù)（比如：第三方空間或者資源調(diào)度服務(wù)、移動(dòng)設(shè)備同步和客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)）緊密集合？如果是這樣的話，這些組織在決定簽訂外包合同之前，需要進(jìn)行流程的逐個(gè)審查，來(lái)判斷如何處理每個(gè)需求。

●用戶(hù)培訓(xùn)。如果組織簡(jiǎn)單地從按需定制需求轉(zhuǎn)移到了托管Exchange，用戶(hù)將繼續(xù)使用Outlook，培訓(xùn)的問(wèn)題可能是爭(zhēng)論的焦點(diǎn)，盡管用戶(hù)需要保持清醒，但他們獲得的體驗(yàn)也可能隨他們各自的互聯(lián)網(wǎng)連接質(zhì)量不同而不同（從局域網(wǎng)轉(zhuǎn)移向廣域網(wǎng)可能會(huì)有不良影響）。然而，如果你正在從Exchange向Google應(yīng)用跳轉(zhuǎn)，用戶(hù)將可能注意到這種變化，而且需要對(duì)此有心理準(zhǔn)備，盡管你使用的是Outlook連接器。

●服務(wù)危險(xiǎn)性和風(fēng)險(xiǎn)接受度。一些組織更愿意控制他們自己的命運(yùn)，而不是求得供應(yīng)商的憐憫，不管你有多么穩(wěn)固的SLA。電子郵件對(duì)你的組織有多重要？雖然主要供應(yīng)商可以提供更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施，但是停電事件會(huì)影響大量客戶(hù)和組織，他們只是毫無(wú)控制地等待服務(wù)恢復(fù)。盡管在內(nèi)部保持電子郵件需要高可用的架構(gòu)，一些組織仍然寧愿選擇這種方法，因?yàn)樗麄兛梢栽谟行滦枨髸r(shí)做出響應(yīng)。

Westminster學(xué)院和電子郵件外包的困境

就電子郵件而言，到目前為止，我們已經(jīng)決定在Westminster大學(xué)把電子郵件保留為內(nèi)部服務(wù)。首先，我們要把所有事情都遷移到虛擬化，目前我們這些計(jì)劃中只包含了Exchange 2010。雖然仍然有授權(quán)，服務(wù)器資源和存儲(chǔ)空間方面的資源成本，但它也沒(méi)有重要到能歸納為一個(gè)主要的財(cái)務(wù)案例。要記住，微軟給高校的授權(quán)一點(diǎn)也不貴。此外，我們?cè)谂ぷ鱽?lái)提供給用戶(hù)高度集成的體驗(yàn)和感受，保持內(nèi)部實(shí)現(xiàn)此服務(wù)有助于我們走向這一目標(biāo)。其次，作為一個(gè)服務(wù)高度駐留（也就是說(shuō)，非常集中）的學(xué)院，我們關(guān)注帶寬影響和潛在的問(wèn)題，我們會(huì)經(jīng)歷連接異常事件或者服務(wù)異常終止的情況，盡管這種情況很少發(fā)生。隨著時(shí)間的推移，我們向多個(gè)供應(yīng)商遷移以獲取互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)，但是在農(nóng)村地區(qū)，還有一些挑戰(zhàn)。一旦我們到這一點(diǎn)了，決策可能就變了。

我們也為在我們數(shù)據(jù)中心構(gòu)建“私有云”做出了相當(dāng)大的努力。雖然，我們不會(huì)永遠(yuǎn)紙上空談，但它與商業(yè)數(shù)據(jù)中心可用性一樣，在近幾年我們正在體驗(yàn)著巨大的長(zhǎng)時(shí)間無(wú)故障運(yùn)行的成功（但愿總是這么走運(yùn)），特別是由于我們架構(gòu)的冗余特性。

盡管采用外包方案有明顯的優(yōu)勢(shì)，但是我們認(rèn)為，在我們目前所處的這個(gè)點(diǎn)上，采取外包的潛在問(wèn)題大于它帶來(lái)的益處。任何考慮采取類(lèi)似策略的組織都需要進(jìn)行分析（財(cái)務(wù)分析和運(yùn)營(yíng)分析），判斷需求和適合程度、判斷項(xiàng)目的預(yù)期結(jié)果是否能滿足業(yè)務(wù)需求。