信息化的績(jī)效評(píng)估、審計(jì)與優(yōu)化

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國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組第三次會(huì)議于7月22日下午在北京召開。會(huì)議指出，要大力推廣應(yīng)用信息技術(shù)，抓緊在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)率先應(yīng)用信息技術(shù)。積極運(yùn)用信息技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)、調(diào)整和改造東北等老工業(yè)基地、加快企業(yè)信息化步伐。進(jìn)一步加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，防止盲目投資和重復(fù)建設(shè)。隨著信息化進(jìn)程的深入，越來越多的理性用戶希望在一個(gè)信息化工程開始以前，就有一個(gè)理性的信息化效益評(píng)估，作為項(xiàng)目決策的依據(jù)。信息化項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)估正漸進(jìn)人們的視野。但與此同時(shí)出現(xiàn)的還有一個(gè)名詞——績(jī)效審計(jì)，人們對(duì)這兩者概念存在疑問：它們是對(duì)同一事物的不同表述，還是根本不同的兩碼事？

績(jī)效評(píng)估

所謂績(jī)效評(píng)估，是指運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)、運(yùn)籌學(xué)原理和特定指標(biāo)體系，對(duì)照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的程序，通過定量定性對(duì)比分析，對(duì)項(xiàng)目在一定經(jīng)營(yíng)期間內(nèi)的經(jīng)營(yíng)效益和經(jīng)營(yíng)者業(yè)績(jī)做出客觀、公正和準(zhǔn)確的綜合評(píng)判。信息化績(jī)效評(píng)價(jià)是產(chǎn)權(quán)人考核項(xiàng)目建設(shè)、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的一種手段，實(shí)質(zhì)上是按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求實(shí)行的一項(xiàng)監(jiān)管制度，以提高信息化投資效益、效果。隨著政務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)和企業(yè)信息化改造的績(jī)效考核，已成為我國(guó)信息化帶動(dòng)工業(yè)化的當(dāng)務(wù)之急。目前政府部門正逐步把開展信息化績(jī)效評(píng)價(jià)作為信息化投資監(jiān)管的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓。績(jī)效評(píng)估通常有以下幾個(gè)方面的用途：

衡量產(chǎn)品和服務(wù)；

管理產(chǎn)品和服務(wù)；

保證會(huì)計(jì)的可計(jì)量性；

進(jìn)行預(yù)算決策；

優(yōu)化績(jī)效。

績(jī)效審計(jì)

績(jī)效審計(jì)(3E審計(jì))是經(jīng)濟(jì)審計(jì)、效率審計(jì)和效果審計(jì)的合稱，因?yàn)槿叩牡谝粋€(gè)英文字母均為E，故稱3E審計(jì)。它是指由獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)或人員，依據(jù)有關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用審計(jì)程序和方法，對(duì)被審單位或項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合理性、經(jīng)濟(jì)性和有效性進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)價(jià)和鑒證，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)其管理、提高效益的一種獨(dú)立性的監(jiān)督活動(dòng)。

績(jī)效審計(jì)按審計(jì)時(shí)間分類，可以分為事前績(jī)效審計(jì)、事中績(jī)效審計(jì)和事后績(jī)效審計(jì)。

事前績(jī)效審計(jì)包括計(jì)劃、預(yù)算、建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究、成本預(yù)測(cè)等內(nèi)容。通過事前審計(jì)，可以防患于未然，對(duì)于計(jì)劃、預(yù)算以及投資項(xiàng)目實(shí)施可能出現(xiàn)的問題和不利因素，能在事前及時(shí)糾正和剔除，避免因預(yù)測(cè)不準(zhǔn)或計(jì)劃不周而造成經(jīng)濟(jì)損失或效益不高。

事中審計(jì)是將項(xiàng)目實(shí)施情況與實(shí)施前的預(yù)測(cè)、預(yù)算、計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行分析比較，從中找出差距和存在的問題，及時(shí)采取有效措施加以糾正，并根據(jù)實(shí)際情況的變化，調(diào)整和修改計(jì)劃、預(yù)算，使之更加符合客觀實(shí)際，更加合理。事中審計(jì)是一種動(dòng)態(tài)審計(jì)。

事后審計(jì)是一種總結(jié)性審計(jì)，主要是對(duì)已經(jīng)完成的活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益、效果、效率進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)，找出問題的原因，發(fā)掘進(jìn)一步提高的途徑。

從績(jī)效評(píng)估和績(jī)效審計(jì)的工作內(nèi)容來看，筆者認(rèn)為兩者是統(tǒng)一的?？?jī)效評(píng)估以授權(quán)或委托的形式，讓獨(dú)立的機(jī)構(gòu)或個(gè)人來進(jìn)行就是績(jī)效審計(jì)。所以，項(xiàng)目或企業(yè)的績(jī)效自評(píng)估可以授權(quán)內(nèi)部審計(jì)人員進(jìn)行，而外部評(píng)估則可以由政府審計(jì)部門或中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行。

績(jī)效評(píng)估的實(shí)施

1、績(jī)效評(píng)估的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)

績(jī)效評(píng)估是按照一定的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)來衡量、考核、評(píng)價(jià)評(píng)估對(duì)象的績(jī)效水平的。一般績(jī)效評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)包括兩個(gè)層次：一是量化標(biāo)準(zhǔn)，主要包括經(jīng)濟(jì)指標(biāo)與技術(shù)指標(biāo)，經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的比較標(biāo)準(zhǔn)可以是歷史最好水平、現(xiàn)實(shí)水平或本地區(qū)或其他地區(qū)的最好水平；技術(shù)指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)包括國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)兩大類。二是指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)，主要是國(guó)家法律、法規(guī)、各項(xiàng)相關(guān)政策與原則。兩者要結(jié)合使用。盡管評(píng)估對(duì)象之間的區(qū)別使得評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不能完全統(tǒng)一，但政府部門應(yīng)該制定信息化評(píng)估規(guī)則、發(fā)布評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行委托任務(wù)、監(jiān)督評(píng)估質(zhì)量等，以保證績(jī)效評(píng)估工作的健康發(fā)展。

2、績(jī)效評(píng)估的實(shí)施主體

從實(shí)施主體來看，可以分為三類：

(1)政府評(píng)估。主要是政府對(duì)電子政務(wù)及國(guó)有企業(yè)的信息化進(jìn)行的績(jī)效評(píng)估。

一般由政府委托專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行，如政府審計(jì)部門。

(2)企業(yè)或項(xiàng)目?jī)?nèi)部評(píng)估。一般由企業(yè)自行組織人員進(jìn)行信息化績(jī)效評(píng)估工作。

3、績(jī)效評(píng)估的實(shí)施過程

(1)確定績(jī)效評(píng)估項(xiàng)目?？?jī)效評(píng)估項(xiàng)目的來源主要包括：政府機(jī)關(guān)下達(dá)的任

務(wù)；各組織內(nèi)部自行確定的任務(wù)；接受委托確定的任務(wù)。

(2)組織評(píng)估隊(duì)伍。評(píng)估隊(duì)伍一般包括財(cái)會(huì)人員、管理人員、信息技術(shù)人員等。

(3)收集審核被評(píng)價(jià)單位的數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行定量評(píng)價(jià)，并參與定性評(píng)價(jià)，遵循規(guī)定的指標(biāo)、權(quán)數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)及方法，進(jìn)行定量指標(biāo)的計(jì)算和打分。

(4)歸納、分析，撰寫評(píng)價(jià)報(bào)告。信息化績(jī)效評(píng)估在全世界范圍來看，都是一個(gè)新鮮事物，大家都在探索之中。

基于績(jī)效評(píng)估的績(jī)效優(yōu)化

在當(dāng)今復(fù)雜多變的環(huán)境下，績(jī)效優(yōu)化已經(jīng)成為一個(gè)日益突出的現(xiàn)實(shí)難題。國(guó)外對(duì)信息技術(shù)(IT)投資回報(bào)(RoI)的研究，可以追溯到上個(gè)世紀(jì)八十年代中期。20世紀(jì)60至80年代期間，人們對(duì)IT一直寄予很高的期望，有一個(gè)非常樸素的觀點(diǎn)：新的信息技術(shù)將會(huì)降低企業(yè)的交易成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量和客戶的滿意程度，從而提高企業(yè)的盈利水平，從宏觀統(tǒng)計(jì)水平上看，IT將會(huì)提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。但是，某些公司經(jīng)理也注意到，對(duì)計(jì)算機(jī)的大量投資似乎并沒有轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)率的提高，同時(shí)，一些經(jīng)濟(jì)學(xué)家也注意到，政府公布的勞動(dòng)生產(chǎn)率統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也并沒有穩(wěn)定增長(zhǎng)的跡象。諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎(jiǎng)獲得者(1987)羅伯特·索羅將這種現(xiàn)象總結(jié)為：“除生產(chǎn)率統(tǒng)計(jì)之外，你可以到處看到計(jì)算機(jī)”。這一說法后來被稱為“IT生產(chǎn)率悖論”。在1990年以前，許多著名學(xué)者的研究結(jié)論都是：IT和投資回報(bào)之間不存在相關(guān)關(guān)系，甚至認(rèn)為美國(guó)1970至1980年代中期勞動(dòng)生產(chǎn)率的下降，是服務(wù)部門對(duì)IT過量投資的結(jié)果。

美國(guó)雜志和MIT的電子商務(wù)研究中心合作，連續(xù)三年(1999，2000，2001)對(duì)美國(guó)的電子商務(wù)500強(qiáng)進(jìn)行排名，通過研究發(fā)現(xiàn)，電子商務(wù)收入前十名的企業(yè)都是傳統(tǒng)企業(yè)。在對(duì)這些企業(yè)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，電子商務(wù)戰(zhàn)略的財(cái)務(wù)收入僅僅是它們追求目標(biāo)的～部分，以IBM和Intel為代表的廠商已經(jīng)用新標(biāo)準(zhǔn)來測(cè)量電子商務(wù)的投入回報(bào)——從供應(yīng)鏈、顧客、資源利用等傳統(tǒng)上被視為“企業(yè)外部”的因素考慮問題。比如，現(xiàn)在在Intel的定單處理的總量中，有30％是公司下班以后自動(dòng)進(jìn)行的，雖然企業(yè)沒有增加收入，但是方便了上下游企業(yè)和顧客。對(duì)這種情況，財(cái)務(wù)報(bào)表并沒有反應(yīng)，但是這種“外部性”無疑增加了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

由此可見，在評(píng)估信息技術(shù)對(duì)組織的貢獻(xiàn)方面，信息技術(shù)的應(yīng)用存在著很強(qiáng)的“外部性”， “外部性”效應(yīng)無法在企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表中體現(xiàn)出來，因此傳統(tǒng)的績(jī)效衡量體系有可能會(huì)給項(xiàng)目管理者錯(cuò)誤的導(dǎo)向。衡量IT績(jī)效是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，經(jīng)常有許多變量影響的績(jī)效，因此，IT的績(jī)效評(píng)估和優(yōu)化是一個(gè)復(fù)雜過程，過度的IT投資并不能帶來競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

績(jī)效優(yōu)化是由績(jī)效指標(biāo)驅(qū)動(dòng)的一個(gè)過程。這些指標(biāo)主要根據(jù)組織業(yè)務(wù)運(yùn)行和過程的復(fù)雜性、戰(zhàn)略性的IT解決方案、IT實(shí)施的主要戰(zhàn)略目標(biāo)等進(jìn)行定義。優(yōu)化指的是改善信息系統(tǒng)生產(chǎn)力的過程，使其不需要追加對(duì)IT基礎(chǔ)設(shè)施的投資而提高水平。

基于績(jī)效評(píng)估的績(jī)效優(yōu)化大致分為以下幾個(gè)階段：

1、建立和更新績(jī)效量度；

2、建立績(jī)效責(zé)任制；

3、搜集和分析績(jī)效數(shù)據(jù)；

4、報(bào)告和使用績(jī)效信息，進(jìn)行持續(xù)的績(jī)效優(yōu)化。

在進(jìn)行績(jī)效優(yōu)化時(shí)，需要注意系統(tǒng)度量目標(biāo)的影響因素，包括：

度量錯(cuò)誤。傳統(tǒng)的度量方法沒有正確解釋信息應(yīng)用的實(shí)際輸入和輸出，目前廣泛認(rèn)可的度量方法有平筏計(jì)分卡等。滯后性。傳統(tǒng)的度量方法不能正確計(jì)量費(fèi)用與收益之間的滯后差異，例如上述的Intel定單處理的案例。

重新分配。信息技術(shù)通常用于重新分配公司的資源，總產(chǎn)出不發(fā)生變化，只是在獲取方式上發(fā)生改變。管理不當(dāng)。

由于對(duì)信息價(jià)值缺少精確的度量，造成管理者對(duì)資源進(jìn)行不當(dāng)分配和過度浪費(fèi)。因此，對(duì)于項(xiàng)目管理者和投資審查委員會(huì)而言，正確的績(jī)效衡量技術(shù)將發(fā)揮日益重要的作用。有效的績(jī)效管理系統(tǒng)需要有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制、總體框架、有效的內(nèi)外部溝通、結(jié)果的可計(jì)量性、決策者的智慧，此外，報(bào)酬制度、補(bǔ)償制度、對(duì)工作的認(rèn)可也需要與績(jī)效衡量聯(lián)系起來。與員工、股東和客戶一起分享組織的成果和進(jìn)步也是非常重要的。