品談OA辦公自動化軟件從傳統(tǒng)走向世界的歷程

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提及OA，人們往往會很自然的把它與“檔案管理”、“公文流轉(zhuǎn)”等聯(lián)系在一起，這也是脫胎于政府收發(fā)文的OA給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發(fā)展歷程中，OA自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個“文秘”――企業(yè)需要依靠它來進(jìn)行一些基本的行政事務(wù)處理，但同時卻很難從中獲得更多的價值，這就是辦公自動化系統(tǒng)所處的現(xiàn)實和 困境，也是企業(yè)用戶對傳統(tǒng)OA不滿意的焦點所在。

而今天，隨著協(xié)同軟件理論和技術(shù)的日趨成熟，協(xié)同OA應(yīng)運產(chǎn)生。它源自傳統(tǒng)OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現(xiàn)出其不同與傳統(tǒng)OA的應(yīng)用和更高層面的價值。

回顧：辦公自動化的發(fā)展過程

第一代OA起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業(yè)部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，并形成了以后OA的基本體系。此時OA的架設(shè)也多在C/S下，無法很好的支持遠(yuǎn)程辦公和移動辦公。

第二代OA是從90年代中期開始，隨著互聯(lián)網(wǎng)(Internet)的興起與發(fā)展而產(chǎn)生的。以Internet為基礎(chǔ)，第二代OA實現(xiàn)了B/S架構(gòu)，并很好的支持了移動辦公的需求，企業(yè)資源不再受到通訊技術(shù)的限制。同時，OA系統(tǒng)也加入了更多的功能，如BBS、新聞發(fā)布、日程安排、人事信息等，但從本質(zhì)上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內(nèi)容。

現(xiàn)狀：用戶面對的OA系統(tǒng)

了解了OA的發(fā)展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現(xiàn)在用戶面對的辦公自動化系統(tǒng)又是怎樣的一個情況呢？

第一類OA：沿襲傳統(tǒng)OA，簡單和低價

開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價格和開發(fā)成本都比較低，它的功能主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種信息依然以“孤立”和“靜態(tài)”的形式存在。總體上來說，這類OA只能幫助企業(yè)邁入“辦公自動化”的初級階段，對希望利用OA提高管理水平的企業(yè)來說并沒有多大實質(zhì)性的幫助。

第二類OA：實現(xiàn)了部分的協(xié)作，有一定靈活性

第二類OA相對來說是比較先進(jìn)的OA，它開始納入一定的協(xié)同管理思想，在功能上也進(jìn)行了相當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，除了對工作流程的功能進(jìn)行了加強之外，還利用各種協(xié)作工具實現(xiàn)人與人之間、部門與部門之間的協(xié)同，OA的架構(gòu)也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有實現(xiàn)更深層次的對接，其“辦公”涵義的廣度和深度也沒有達(dá)到一個更高的層面。

變革：協(xié)同OA實現(xiàn)的飛躍

讓我們先來看一下現(xiàn)實情況中的企業(yè)辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應(yīng)用的角度來看，企業(yè)管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經(jīng)常性的溝通和交流，從人力資源、財務(wù)等方面監(jiān)控企業(yè)的整體情況并支持決策，因此他關(guān)注“監(jiān)控和決策”；部門領(lǐng)導(dǎo)希望方便的分配工作任務(wù)，查看下屬的工作進(jìn)展情況，對其做出相應(yīng)的指導(dǎo)，對業(yè)績進(jìn)行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯(lián)系，因此他關(guān)注“管理和協(xié)調(diào)”；普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進(jìn)度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務(wù)，因此他關(guān)注“高效和協(xié)作”。而從應(yīng)用內(nèi)容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產(chǎn)、財務(wù)、項目等方面的管理，并且每個管理的環(huán)節(jié)都關(guān)聯(lián)緊密，相互作用。因此在現(xiàn)實情況中辦公的涵義遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們既定的范圍，傳統(tǒng)OA只是從一個狹義和片面的角度去實現(xiàn)了“辦公自動化”。因此OA應(yīng)該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業(yè)的需求進(jìn)行緊密的結(jié)合。

從傳統(tǒng)OA到走向世界的OA，OA已經(jīng)不屬于某個企業(yè)了，對，它屬于全世界。總而言之，只有把OA與企業(yè)管理的需求真正的相結(jié)合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。