合同管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理工程項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)

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　　信息化背景

　　隨著業(yè)務(wù)的增長，公司業(yè)績逐步增長，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)張，公司業(yè)主涉及的領(lǐng)域也有原來的單一化向多元化發(fā)展，工程的分布也有原來固定的幾個(gè)區(qū)域向全國范圍乃至全球范圍發(fā)展。企業(yè)正處于快速的增長期，但是，企業(yè)在快速增長的過程中各種管理問題也隨之而來。

　　1、隨著新建項(xiàng)目的不斷增多，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理手段已經(jīng)不再適應(yīng)新形勢下的管理要求，各種管理問題不斷出現(xiàn)，要求用更加科學(xué)的管理手段對項(xiàng)目進(jìn)行精細(xì)化管理，要求在有效的資源條件下合理調(diào)配各類資源、對項(xiàng)目進(jìn)行有效地管理和控制。

　　2、隨著項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大，各個(gè)環(huán)節(jié)的管理效能顯得力不從心。由于缺乏有效的監(jiān)控、督促手段而導(dǎo)致項(xiàng)目業(yè)務(wù)處理效率不能適應(yīng)新形勢下的管理要求。直接影響了企業(yè)的健康發(fā)展。

　　3、由于施工現(xiàn)場的特殊性，現(xiàn)場的各類數(shù)據(jù)不能有效地得到反饋，公司對項(xiàng)目的實(shí)際狀況的把握嚴(yán)重滯后，不能及時(shí)、有效地解決具體的問題，造成管理上的滯后。缺乏有效的管理工具，以對項(xiàng)目的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

　　4、新形勢下的市場競爭要求企業(yè)在多項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本、分包等重大管理環(huán)節(jié)上進(jìn)行有效地管理和控制。提高工程質(zhì)量、降低項(xiàng)目成本，提高企業(yè)在市場的競爭力。因此，要求各個(gè)項(xiàng)目部的每個(gè)管理環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照公司管理制度執(zhí)行，杜絕違規(guī)操作，實(shí)現(xiàn)管理復(fù)制。

　　公司領(lǐng)導(dǎo)通過對公司存在一系列的反思，決定采用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，以物資管理、下包等管理環(huán)節(jié)比較薄弱的環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，帶動(dòng)公司整體的項(xiàng)目管理和成本管理水平。經(jīng)過多方的考察和調(diào)研，泛普軟件以對建設(shè)工程行業(yè)的深刻認(rèn)識和產(chǎn)品的人性化設(shè)計(jì)，獲得了XX電子領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，決定由泛普為XX電子提供軟件的定制、實(shí)施等服務(wù)。

　　信息化解決方案

　　整個(gè)系統(tǒng)以合同為約束、以進(jìn)度為主線、以成本控制為目標(biāo)的管理思想。逐步實(shí)現(xiàn)控制項(xiàng)目的整體進(jìn)度、項(xiàng)目成本、提高工程質(zhì)量，以達(dá)到項(xiàng)目高效運(yùn)作。整個(gè)系統(tǒng)功能分為：合同管理、項(xiàng)目規(guī)劃、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、下包管理、資金管理、技術(shù)管理、設(shè)備管理、材料管理、項(xiàng)目資料等。

　　系統(tǒng)首先建立基礎(chǔ)信息庫，信息庫包括：材料信息庫、設(shè)備信息庫、專業(yè)工種、企業(yè)定額、合格分供方名錄、項(xiàng)目信息庫等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)之上產(chǎn)生各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由項(xiàng)目層產(chǎn)生，公司各主管部門按照權(quán)限進(jìn)行其職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理，管理層通過對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的分析，監(jiān)管項(xiàng)目施工的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成各類管理和控制數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)按照項(xiàng)目進(jìn)行逐級匯總，為決策層提供決策依據(jù)。

　　整個(gè)系統(tǒng)采用b/s模式部署，企業(yè)應(yīng)用部署在公司服務(wù)器，各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理部、公司各部門通過瀏覽器模式登錄系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程對項(xiàng)目規(guī)劃、進(jìn)度、成本、合同、材料、設(shè)備、人工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理和控制。

　　施工項(xiàng)目進(jìn)度控制：系統(tǒng)以進(jìn)度為主線，對項(xiàng)目的整體實(shí)施進(jìn)行全面管理和控制。通過制定進(jìn)度計(jì)劃，對施工的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分解，按照施工工序的邏輯順序進(jìn)行合理安排。由項(xiàng)目部實(shí)時(shí)進(jìn)度計(jì)劃填寫和完成實(shí)物量的上報(bào)、審批，企業(yè)可以實(shí)時(shí)掌握工程量的完成情況。通過進(jìn)度實(shí)時(shí)監(jiān)控，以及對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工程的進(jìn)度計(jì)劃的核實(shí)達(dá)到進(jìn)度管理控制的目標(biāo)。在WBS 編制的基礎(chǔ)上制定資源計(jì)劃，結(jié)合進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行各類資源的調(diào)配。根據(jù)工程進(jìn)度分析各個(gè)項(xiàng)目的資源占用和閑置情況，為合理調(diào)配資源，提高資源效益提供依據(jù)。

　　施工項(xiàng)目成本控制：通過成本控制模塊，把各個(gè)業(yè)務(wù)模塊中需要進(jìn)行工程項(xiàng)目成本核算的審批點(diǎn)，集成到統(tǒng)一的控制平臺(tái)上來，在這個(gè)平臺(tái)中可以隨時(shí)調(diào)用成本預(yù)算數(shù)據(jù)、成本計(jì)劃數(shù)據(jù)，并且可以根據(jù)成本分析模塊的數(shù)據(jù)作為審批的依據(jù)，系統(tǒng)控制到每一筆成本費(fèi)用都要自動(dòng)核對有無相應(yīng)的預(yù)算收入，是否支出大于收入，是否預(yù)算漏項(xiàng)，并且按照實(shí)時(shí)的“四算對比分析”，找出成本偏差的原因，提高成本的降低水平。

　　合同管理：系統(tǒng)對各類承包合同、分包合同、勞務(wù)合同、采購合同、租賃合同、技術(shù)服務(wù)合同以及其他一般性合同的原始信息(包括評標(biāo)文件、工程量清單、合同價(jià)格信息)、過程信息(如：合同變更信息、補(bǔ)充信息、執(zhí)行狀態(tài)等)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對合同計(jì)量、合同支付、合同計(jì)算、合同變更、合同索賠進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

　　資金管理：對承包合同請款、分包合同情款、材料采購的請款以及其他請款進(jìn)行管理，控制項(xiàng)目資金的使用，做到按照合同、進(jìn)度進(jìn)行工程款的支付。

　　供應(yīng)商管理：管理供應(yīng)商檔案，建立供應(yīng)商的評審和準(zhǔn)入機(jī)制，在過程中對供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)審和評價(jià)，減低物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。

　　物資管理：實(shí)現(xiàn)工程物資的計(jì)劃管理、招標(biāo)采購管理、物資到貨檢驗(yàn)、出入庫管理、限額領(lǐng)料等業(yè)務(wù)的管理，控制采購、庫存和消耗，實(shí)現(xiàn)物資管理的科學(xué)化管理。

　　下包管理：實(shí)現(xiàn)工程下包范圍上報(bào)與審核、下包隊(duì)伍的前期評審和選定，建立下包工程比價(jià)系統(tǒng)，降低工程下包風(fēng)險(xiǎn)。

　　質(zhì)量管理：以國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和ISO9001質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，確立項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)、建立質(zhì)量規(guī)范、處理質(zhì)量食物，達(dá)到對項(xiàng)目質(zhì)量控制的目標(biāo)。

　　安全管理：按照國家、地方、企業(yè)規(guī)范進(jìn)行安全事務(wù)的處理，建立安全目標(biāo)、處理安全事務(wù)，減少安全事故的發(fā)生。

　　竣工管理：實(shí)現(xiàn)工程竣工的事物處理、竣工資料的歸檔業(yè)務(wù)。

　　項(xiàng)目實(shí)施

　　在國內(nèi)，施工行業(yè)作為一個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)，整個(gè)行業(yè)的信息化相對于其他行業(yè)(如金融行業(yè)、電信行業(yè)等)來說起步的比較晚，信息化基礎(chǔ)比較薄弱，而信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，怎樣從一個(gè)較低的起點(diǎn)構(gòu)建出能夠適合企業(yè)自身要求而同時(shí)又能適應(yīng)企業(yè)未來管理要求的信息系統(tǒng)呢?

　　我們針對XX電子有限公司現(xiàn)狀，采用了三步走的實(shí)施方法：總體規(guī)劃、磨合運(yùn)行、二次開發(fā)。

　　總體規(guī)劃

　　為了保證項(xiàng)目的成功實(shí)施，就必須根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀確定總體目標(biāo)，不可盲目求大求全，只有依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況規(guī)劃出能夠適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展要求的信息系統(tǒng)，才能保證信息化能夠順利實(shí)施和成功應(yīng)用。為此，我們首先由上到下、再由下到上對XX電子公司的決策層、管理層、執(zhí)行層進(jìn)行了充分的調(diào)研，在調(diào)研的基礎(chǔ)之上，參考各方專家意見，形成了總體的規(guī)劃方案，雙方針對總體規(guī)劃進(jìn)行反復(fù)的論證和質(zhì)疑，從企業(yè)宏觀戰(zhàn)略的執(zhí)行到企業(yè)的微觀管理、從項(xiàng)目的開工到項(xiàng)目竣工的每個(gè)細(xì)節(jié)都做了充分討論。最后確立了最終的總體規(guī)劃方案。

　　項(xiàng)目的磨合試用：

　　泛普在雙方前期的調(diào)研需求基礎(chǔ)上，依據(jù)總體規(guī)劃方案，對XX電子項(xiàng)目管理平臺(tái)的進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試。

　　開發(fā)完畢后軟件系統(tǒng)是否能夠真正迎合前期確定的總體目標(biāo)?是否能夠適應(yīng)企業(yè)管理要求?企業(yè)員工如何能夠真正應(yīng)用起來等一系列問題如何解決?泛普的專家為此提出了磨合試用的思路，即：通過試用，找出系統(tǒng)存在的問題，然后針對問題進(jìn)行二次開發(fā)，讓用戶使用起來能夠得心應(yīng)手，真正做到對企業(yè)信息化的量身定制。

　　在接下來的時(shí)間里展開了一系列的工作：數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入和驗(yàn)證、培訓(xùn)、軟件系統(tǒng)的試運(yùn)行等一系列工作。在試用過程中，泛普的實(shí)施人員身入各個(gè)部門，深入了解用戶對系統(tǒng)的試用情況，手把手培訓(xùn)，同時(shí)聽取用戶在使用過程中提出的建議。

　　二次開發(fā)：

　　在試用過程中，我們收集了來自不同部門、不同崗位反饋回來的建議，經(jīng)過匯總提交給雙方的實(shí)施小組。針對問題逐個(gè)進(jìn)行分析和論證。最后形成二次開發(fā)的問題清單。

　　經(jīng)過二次開發(fā)，再次提交系統(tǒng)，此時(shí)的軟件系統(tǒng)從宏觀角度和微觀角度來講都是符合XX管理要求的，而且是經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的好用、實(shí)用、是經(jīng)得起考驗(yàn)、具備大規(guī)模推廣應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，是符合客戶最終要求的軟件系統(tǒng)。

　　應(yīng)用泛普軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)將達(dá)到的效果

　　解決分散作業(yè)和集中管理的矛盾

　　由于工程企業(yè)的特殊性，遠(yuǎn)程作業(yè)、集中管理的是工程企業(yè)獨(dú)特的管理特點(diǎn)，通過該項(xiàng)目管理平臺(tái)，使得項(xiàng)目各個(gè)階層的管理人員在統(tǒng)一、共享的信息平臺(tái)上進(jìn)行辦公，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行業(yè)務(wù)的處理，提高工作效率，強(qiáng)化過程控制。該平臺(tái)數(shù)據(jù)高度集成、并實(shí)時(shí)傳遞。管理者能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中出現(xiàn)的問題，采取相應(yīng)得管理措施和手段，及時(shí)響應(yīng)，快速?zèng)Q策。解決分散作業(yè)和集中管理的矛盾。

　　提高項(xiàng)目成本管理水平

　　整個(gè)系統(tǒng)以成本控制為目標(biāo)，將項(xiàng)目的施工圖預(yù)算、施工預(yù)算、目標(biāo)制造成本、實(shí)際成本貫穿整個(gè)項(xiàng)目成本管理過程，并按照分部分項(xiàng)工程逐步分解、細(xì)化。系統(tǒng)采用限額領(lǐng)料、預(yù)算控制等手段，通過量、價(jià)四算分析對比，預(yù)算和實(shí)際成本的對比分析，找出成本節(jié)超的原因，實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目的盈虧情況，控制項(xiàng)目成本，保證項(xiàng)目盈利。

　　強(qiáng)化物資管理水平

　　對于以廠房設(shè)備安裝等業(yè)務(wù)為主營業(yè)務(wù)的XX電子來說，物資成本占項(xiàng)目成本的極大部分，同時(shí)由于安裝業(yè)務(wù)的特殊性，項(xiàng)目上對物資材料的綜合要求相對比較高，材料型號上的一個(gè)差錯(cuò)就可以對整個(gè)項(xiàng)目造成極大影響，因此物資管理水平的強(qiáng)化對XX電子的項(xiàng)目管理是非常重要的開始。

　　通過泛普項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用，控制采購流程，加強(qiáng)計(jì)劃控制與消耗控制，強(qiáng)化庫存管理，實(shí)現(xiàn)工程物資的科學(xué)化管理，控制材料成本。

　　嚴(yán)格控制資金管理程序

　　項(xiàng)目成本的發(fā)生都會(huì)以項(xiàng)目的資金支出最終表現(xiàn)，因此在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中以合同和預(yù)算位依據(jù)，將項(xiàng)目資金審批與項(xiàng)目合同、項(xiàng)目預(yù)算相結(jié)合，做到項(xiàng)目的過程控制，每一筆支付都要求有相應(yīng)的合同和預(yù)算作為依據(jù)才能進(jìn)行資金的支付，做到收大于支，減少項(xiàng)目的資金風(fēng)險(xiǎn)。

　　提高下包管理水平

　　對于工程項(xiàng)目建設(shè)來說，受各種專業(yè)條件限制，XX電子在工程建設(shè)過程中常會(huì)以下包的方式完成工程的建設(shè)。通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)提高項(xiàng)目對下包工程進(jìn)度、質(zhì)量、下包工程進(jìn)度結(jié)算和支付的管理，提高下包合同的履約率，降低下包風(fēng)險(xiǎn)，保證工程順利完工。

　　提高風(fēng)險(xiǎn)控制水平

　　系統(tǒng)按照約定的參數(shù)，自動(dòng)進(jìn)行預(yù)警，及時(shí)采取有效措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制在萌芽狀態(tài)。大大提高企業(yè)對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識別和控制能力。