OA選型霾氣重 抓住要害治“霧霾”

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氣象預(yù)測顯示我國國土1/7正在被霧霾吞噬，氣象臺五天連發(fā)霾黃色預(yù)警。在這個霧里看花的時節(jié)，我們來談?wù)凮A選型。伴隨“霧霾”天氣上升為大都市頑疾，OA選型的“霾氣”卻已經(jīng)困擾用戶更多年。

治理這場選型“霧霾”的關(guān)鍵是抓住選型要害，從而撥開迷霧看OA選型本質(zhì)。

要害一：OA選來做什么

很多用戶選型OA的初衷并不清楚OA具體要做什么，更不明白OA上線后要達(dá)到什么目的，而是人云亦云，以“別人用我就要用”的思維隨大流，稀里糊涂選了個產(chǎn)品上線了事，最終往往淪落成擺設(shè)，傳統(tǒng)辦公方式該怎樣還是怎樣，紙質(zhì)表單、公文毫不見少，OA系統(tǒng)迫不得已淪為雞肋。

    OA到底能做什么，能給企業(yè)和組織帶來怎樣的價值增值呢？一般來說，OA需求的產(chǎn)生源于傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了組織的日常管理，并伴隨組織臃腫、閑員增多、秩序散亂等問題，急需OA協(xié)同辦公系統(tǒng)來重新梳理日常管理流程、優(yōu)化人員分配、調(diào)整日常管理節(jié)奏，包括信息發(fā)布、流程管控、知識管理、協(xié)同工作、車輛管理等等。如果OA選型是“果”，那么必須是基于OA需求這個“因”，因為OA需求的產(chǎn)生，所以要進(jìn)行OA選型。

而需求產(chǎn)生以后，如何根據(jù)需求選OA同樣是一道難題。有時候需求復(fù)雜多樣，從不同角度看備選產(chǎn)品不分伯仲，往往陷入了選型拉鋸戰(zhàn)，消耗大把時間。這種情況下，就要果斷抓住核心需求，即不解決整個OA就等同于失敗的這個需求，如紙質(zhì)單據(jù)難以管理、流程審批無法追溯、公文手法雜亂無章等迫切問題。

    要害二：區(qū)別對待 易用為王

別的軟件選型要看知名度、美譽度、產(chǎn)品功能、成本控制等等，OA選型除此以外還要格外關(guān)心產(chǎn)品的易用性。

OA，又稱辦公自動化，從使用效果來看，是為了簡化辦公流程、提高辦公效率；從適用范圍來看，上至最高領(lǐng)導(dǎo)，下至普通員工，縱觀組織高中底層，橫跨業(yè)務(wù)、行政、財務(wù)等各個部門，可謂是全員信息化的管理軟件，理所應(yīng)當(dāng)區(qū)別于只在少數(shù)人中使用的軟件。所謂人多的地方問題就多，作為一款應(yīng)用范圍如此廣泛的辦公系統(tǒng)，實際使用場景會更加復(fù)雜，最終用戶的學(xué)習(xí)能力、IT水平、使用習(xí)慣等等各不相同，從而便會給項目進(jìn)度和應(yīng)用情況帶來意想不到的復(fù)雜問題。

應(yīng)對這一情況就要求OA軟件不僅產(chǎn)品自身設(shè)計優(yōu)良，更要簡單易用，只有簡單的事物才能達(dá)到以最小的失誤完成最大化的普及。在提高OA系統(tǒng)性能的同時提高產(chǎn)品的易用性，也應(yīng)提供更好的用戶體驗。其次，還應(yīng)實現(xiàn)了流程制作提供從設(shè)計、應(yīng)用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，用戶可以通過拖拖拽拽、所見即所得的方式完成流程制作，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門工作流程的自定義，使流程使用更貼近實際。

明確以上兩點，認(rèn)清OA選型目標(biāo)、把握OA應(yīng)用特性，雖然不能馬上驅(qū)散OA選型“霧霾”，立刻選出合適的OA軟件產(chǎn)品，但卻能在重重霾氣中抓住一條紅線，沿著紅線最終走向明朗的彼端。

來源：光明網(wǎng)-IT頻道