外包項(xiàng)目中的掙值管理流程概述

外包項(xiàng)目中的掙值管理流程概述
陳紹輝

有些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為外包開發(fā)項(xiàng)目與企業(yè)內(nèi)部開發(fā)項(xiàng)目的管理沒有多大分別，唯一不同是外包項(xiàng)目需要更多時(shí)間去溝通、協(xié)調(diào)、跟進(jìn)和監(jiān)控。總體來說，這種想法是對的，但事實(shí)上外包項(xiàng)目的管理比企業(yè)內(nèi)部開發(fā)項(xiàng)目的管理更復(fù)雜，擔(dān)負(fù)更大的風(fēng)險(xiǎn)，需要更緊密的進(jìn)度和質(zhì)量監(jiān)控。而我們知道，利用掙值理論來管理項(xiàng)目的進(jìn)度是一個(gè)有效的方法。因此如何建立一個(gè)運(yùn)作良好的掙值管理體系是關(guān)系到企業(yè)外包項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。
通常建立掙值管理體系分為5個(gè)步驟：
（1）項(xiàng)目預(yù)算和計(jì)劃（Scheduling）
首先要制訂詳細(xì)的項(xiàng)目預(yù)算，把預(yù)算分解到每個(gè)工作包（分項(xiàng)工程），盡量分解到詳細(xì)的實(shí)物工作量層次，為每個(gè)工作包建立總預(yù)算成本（Total budgeted cost, TBC）。項(xiàng)目預(yù)算的第二步是將每一TBC分配到各工作包的整個(gè)工期中去。每期的成本計(jì)劃依據(jù)各工作包的各分項(xiàng)工作量進(jìn)度計(jì)劃來確定。當(dāng)每一工作包所需完成的工程量分配到工期的每個(gè)區(qū)間（這個(gè)區(qū)間可定義為工程管理和控制的報(bào)表時(shí)段），就能確定何時(shí)需用多少預(yù)算。這一數(shù)字通過截止到某期的過去每期預(yù)算成本累加得出，即累計(jì)計(jì)劃預(yù)算成本（cumulative budgeted cost,CBC）或BCWS。

CBC = ∑∑Qbi(t) × Qsi(t)

其中，Rb代表預(yù)算單價(jià)，Qs代表計(jì)劃工程量，i代表某一預(yù)算項(xiàng),n代表預(yù)算項(xiàng)數(shù)；t代表時(shí)段，j代表當(dāng)前時(shí)段。CBC反映了到某期為止按計(jì)劃進(jìn)度完成的工程預(yù)算值。它將作為項(xiàng)目成本/進(jìn)度績效的基準(zhǔn)。

（2）收集實(shí)際成本
項(xiàng)目執(zhí)行過程中，會通過合同委托每一工作包的工作給相關(guān)承包商。合同工程量及價(jià)格清單形成承付款項(xiàng)。承包商在完成相應(yīng)工作包的實(shí)物工程量以后，會按合同進(jìn)行進(jìn)度支付。在項(xiàng)目每期對已發(fā)生成本進(jìn)行匯總，即累計(jì)已完工程量與合同單價(jià)之積，就形成了累計(jì)實(shí)際成本（cumulative actual cost,CAC）或ACWS，

CAC = ∑∑Rci(t) × Qpi(t)

其中，Rc代表合同單價(jià)，Qp代表已完成工程量，i代表某一合同報(bào)價(jià)單項(xiàng),n代表合同報(bào)價(jià)單項(xiàng)數(shù)；t代表時(shí)段，j代表當(dāng)前時(shí)段。CAC反映了工程的實(shí)際成本花費(fèi)。為記錄項(xiàng)目的實(shí)際成本，必須建立及時(shí)和定期收集資金實(shí)際支出數(shù)據(jù)的制度，包括收集數(shù)據(jù)的步驟、報(bào)表規(guī)范，建立合同執(zhí)行（成本支出）臺帳。

（3）計(jì)算掙值（earned value）
如前所述，僅監(jiān)控以上兩個(gè)參數(shù)并不能準(zhǔn)確地估計(jì)項(xiàng)目的狀況，有時(shí)甚至?xí)?dǎo)致錯(cuò)誤的結(jié)論和決策。掙值是整個(gè)項(xiàng)目期間必須確定的重要參數(shù)。對項(xiàng)目每期已完工程量與預(yù)算單價(jià)之積進(jìn)行累計(jì)，即可確定累計(jì)掙值（cumulative earned value,CEV）或BCWP，

CEV = ∑∑Rbi(t) × Qpi(t)

其中，Rb代表預(yù)算單價(jià)，Qp代表已完成工程量，i代表某一合同報(bào)價(jià)單項(xiàng),n代表合同報(bào)價(jià)單項(xiàng)數(shù)；t代表時(shí)段，j代表當(dāng)前時(shí)段。CEV反映了工程實(shí)際績效的價(jià)值。與跟蹤項(xiàng)目的實(shí)際成本一樣重要，也必須建立經(jīng)常及時(shí)地收集數(shù)據(jù)的相應(yīng)制度來確定項(xiàng)目每一工作包工作績效的價(jià)值，主要是必須對每一合同的承付項(xiàng)（報(bào)價(jià)單項(xiàng)）預(yù)先對應(yīng)相應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)目，確定其預(yù)算單價(jià)，通過合同實(shí)際工程量完成情況，計(jì)算出掙值，建立概算執(zhí)行（投資完成）臺帳。

（4）成本/進(jìn)度績效控制
利用以上幾個(gè)指標(biāo)即可以比較分析項(xiàng)目的成本/進(jìn)度績效和狀況。CEV與CAC實(shí)際是在同樣進(jìn)度（相同工作量）下的價(jià)值比較，它反映了項(xiàng)目成本控制的狀況和效率，因此，衡量成本績效的指標(biāo)或稱為成本績效指數(shù)（cost performance index,CPI），它可由如下公式確定：

CPI = CEV / CAC

另一衡量成本績效的指標(biāo)是成本差異（cost variance,CV），它是累計(jì)掙值與累計(jì)實(shí)際成本，即

CV = CEV – CAC

與CPI一樣，這一指標(biāo)表明掙值與實(shí)際成本的差異，CV 是以貨幣來表示的。
同樣，CBC與CEV 是在同樣價(jià)格體系（預(yù)算價(jià)）下的工程量的比較，它用貨幣量綜合反映了項(xiàng)目進(jìn)度的總體狀況，因此，可按上述方法同樣去衡量進(jìn)度績效。
有效成本/進(jìn)度控制的關(guān)鍵是經(jīng)常即使地分析成本/進(jìn)度績效，及早地發(fā)覺成本/進(jìn)度差異和無效率，以便在情況變壞之前能夠采取糾偏措施。
成本/進(jìn)度綜合控制包括如下內(nèi)容：
 分析成本/進(jìn)度績效以確定需要采取糾正措施的工作包。
 決定采取何種糾偏措施。
 修訂項(xiàng)目計(jì)劃，包括工期和成本估計(jì)，綜合籌劃控制措施。
要做好成本/進(jìn)度綜合控制，應(yīng)十分關(guān)注CPI或CV的走勢，當(dāng)CPI小于1或逐漸變小、CV為負(fù)且絕對值越來越大時(shí)，就應(yīng)該及時(shí)制定糾偏措施并加以實(shí)施。應(yīng)集中注意力在那些有負(fù)成本差異的工作包或分項(xiàng)工程上，根據(jù)CPI或CV值確定采取糾正措施的優(yōu)先權(quán)，也就是說，CPI最小或CV負(fù)值最大的工作包或分項(xiàng)工程應(yīng)該給予最高優(yōu)先權(quán)。總體進(jìn)度控制可使用相同原理和方法。
(5) 預(yù)測未來成本
 假定項(xiàng)目未完工部分將按計(jì)劃效率進(jìn)行的預(yù)測方法：
預(yù)測完工成本=已完成工作的實(shí)際成本 +（總預(yù)算成本－掙值），
即：
EAC ＝ AC + （BAC – EV）

 重估所有剩余工作量的成本做出預(yù)測的方法：這是一種不做任何特定的假設(shè)，重新估算所有剩余工作量的成本，并依此做出項(xiàng)目成本和工期預(yù)測的方法。這一方法要將這個(gè)重估的成本與已完成工作的實(shí)際成本相加得到預(yù)測結(jié)果:
預(yù)測完工成本=已完成工作的實(shí)際成本+重估剩余工作量的成本
 完工尚需預(yù)算 [非典型性偏差]推算
根據(jù)PMBOK的約定，典型性偏差是指那種會規(guī)律性的，持續(xù)影響項(xiàng)目的事件導(dǎo)致項(xiàng)目的預(yù)算的變更。如，項(xiàng)目所在的國家和地區(qū)剛剛公布了每周四天半的工作日制度，那么原先的歷時(shí)估算就需要變更了，完工的預(yù)算自然需要變更了。用于變更項(xiàng)目預(yù)算。
ETC =（BAC-BCWP）/CPI
=（BAC-BCWP）*ACWP/BCWP
= BAC/CPI-ACWP
綜上所述，利用掙值管理系統(tǒng)，我們將傳統(tǒng)的項(xiàng)目外包一次性交付、最后驗(yàn)收的過程，改為多次檢驗(yàn)的，有里程牌驗(yàn)收的管理；把不透明的中間過程改變可控的，可預(yù)測的階段，從而大大降低了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高了項(xiàng)目的成功率。

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