企業(yè)無紙化OA辦公系統(tǒng)的好處是什么

　　無紙化辦公是指在工作環(huán)境中使用的紙張被消除或大大減少，通過將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為信息化的形式來實(shí)現(xiàn)。隨著社會(huì)信息的發(fā)展，很多企業(yè)開始推行信息化無紙化辦公，辦公流程及重要的信息查閱都通過OA系統(tǒng)協(xié)同辦公平臺(tái)，不僅環(huán)保，而且有助于提高辦公室的生產(chǎn)力和效率，同時(shí)還可以節(jié)省資金并使工作流程更輕松，更方便。接下來談一談OA無紙化辦公系統(tǒng)的是如何體現(xiàn)出他的好處以及是如何實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的。

　　一、OA無紙化辦公管理系統(tǒng)的好處有哪些?

　　1、應(yīng)用規(guī)范了企業(yè)的管理，提高了員工工作效率，通過OA軟件中的工作流系統(tǒng)，各種申請(qǐng)、文件、簽字、單據(jù)的審批、蓋章等工作都可在系統(tǒng)上同步進(jìn)行，節(jié)省了大量的寶貴時(shí)間。同時(shí)由于系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是可以變更的，可以隨時(shí)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況來設(shè)計(jì)出個(gè)性化的流程，一些彈性較大的工作也可以井然有序的進(jìn)行。

　　2.、節(jié)省了大量的企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，OA軟件最主要特色之一就是無紙化辦公，無紙化辦公幫助企業(yè)降低了辦公耗材成本;工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時(shí)間，節(jié)省了人力成本;完善的信息交流渠道可以大幅降低電話費(fèi)及差旅費(fèi)用。

　　3、OA軟件打破了時(shí)間與空間的束縛，全面支持移動(dòng)辦公，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠跨越時(shí)空障礙，使用聯(lián)網(wǎng)的平板電腦或智能手機(jī)，隨時(shí)隨地?zé)o縫協(xié)同、輕松辦公。

　　4、 OA軟件實(shí)現(xiàn)知識(shí)傳播，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)其最重要資產(chǎn)―知識(shí)的高效管理、積累沉淀、傳播、應(yīng)用，完全擺脫人員流動(dòng)造成的知識(shí)的流失。

　　5、消除信息孤島、資源孤島，OA協(xié)同管理軟件的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散、管理維護(hù)工作量大等因素形成的一個(gè)個(gè)“信息孤島”、“資源孤島”，達(dá)到資源的有效共享。

　　6、企業(yè)OA軟件提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、凝聚力，員工與上級(jí)溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)，從而有效的增強(qiáng)了企事業(yè)的凝聚力與核心競(jìng)爭(zhēng)力。

　　7、OA軟件提供全程跟蹤和管控，全面記錄業(yè)務(wù)處理的全過程，誰、何時(shí)、做過何種操作，瀏覽和跟蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，根據(jù)需要進(jìn)行監(jiān)督和預(yù)警，落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制。

　　我們可以通過以上的幾點(diǎn)看出OA無紙化辦公有這么多的好處，那么企業(yè)如何才能真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公呢?

　　其實(shí)也有很多方法，可以利用市面上辦公軟件，就像泛普軟件的OA辦公系統(tǒng)：任務(wù)分派、在線流程審批、文檔管理、無紙化會(huì)議等辦公應(yīng)用，能夠做到滿足企業(yè)基本甚至更多的無紙化辦公需求，提高企業(yè)的整體效率，下面我們簡(jiǎn)單一起來看下。

　　二、那么OA辦公管理系統(tǒng)是如何實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的呢?

　　1、流程管理實(shí)現(xiàn)一體化運(yùn)轉(zhuǎn)

　　在傳統(tǒng)辦公方式當(dāng)中，流程的辦理和發(fā)起都需通過紙張的形式拿到各個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo)處簽字，如果遇到領(lǐng)導(dǎo)出差那么相關(guān)的事務(wù)也會(huì)被相應(yīng)的耽擱滯留，同時(shí)也很浪費(fèi)企業(yè)資源成本和時(shí)間成本。利用無紙化OA辦公系統(tǒng)可以形成一套完善的管理體系，可以通過流程管理的基礎(chǔ)定義流程和表單應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)流程一體化運(yùn)轉(zhuǎn)，可以實(shí)現(xiàn)在線編輯發(fā)起、審批，也可以通過移動(dòng)端進(jìn)行辦理，領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)隨地審核。

　　2、文檔管理實(shí)現(xiàn)在線化

　　在傳統(tǒng)辦公方式當(dāng)中，以往的文檔資料都是用紙張的形式保存起來，每次需要用的時(shí)候還要查找，不方便保存。而無紙化OA辦公管理系統(tǒng)可以上傳公司內(nèi)部的文檔資料，對(duì)各類文檔進(jìn)行收集，整理，更新，分享，積聚企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。同時(shí)也可對(duì)文檔的查看人員進(jìn)行設(shè)置，方便員工在線查看和學(xué)習(xí)。既對(duì)學(xué)習(xí)的人員權(quán)限管理到位也能提高效率，隨時(shí)隨地查看和辦公。

　　3、會(huì)議實(shí)現(xiàn)無紙化

　　以往的會(huì)議，在開始之前會(huì)需要大量的紙張準(zhǔn)備開會(huì)相關(guān)的材料，開完會(huì)之后紙張也會(huì)被浪費(fèi)掉。那么通過OA無紙化辦公管理軟件，可以將會(huì)議所需的紙質(zhì)文件等材料上傳到電腦端轉(zhuǎn)換為電子檔，會(huì)議不受地點(diǎn)限制影響，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地開會(huì)，也無需耗費(fèi)過量的紙張，同時(shí)也為企業(yè)節(jié)約很多成本。比如泛普軟件的OA辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用，就是一個(gè)很好的例子，可以在系統(tǒng)當(dāng)中查詢相關(guān)會(huì)議信息。

　　4、快速的下達(dá)任務(wù)

　　以往的任務(wù)的下達(dá)，想要覆蓋全企業(yè)的員工，可能需要1-2天時(shí)間，時(shí)效太慢，不利于新觀念、新產(chǎn)品的推廣。而利用OA無紙化辦公軟件只需要在平臺(tái)上一發(fā)布，即時(shí)共享給所有員工，由下而上的信息呈報(bào)，縮短信息對(duì)稱時(shí)間、過程，隨需應(yīng)變組建“跨部門”的動(dòng)態(tài)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，提高企業(yè)效率。

　　以上可看出傳統(tǒng)的辦公管理模式大多體現(xiàn)在紙質(zhì)化的文件中，部門之間的溝通、文件簽署靠人力跑動(dòng)來達(dá)成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而辦公OA系統(tǒng)的使用，除了節(jié)約了紙張，對(duì)企業(yè)來說更大的意義是辦公效率的大大提升。