如何建設內容管理系統(tǒng)(by AMT 徐家俊 孟凡強)

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摘要：就內容管理的應用來講，當前，其難點和重點在于：有效的采集、管理、應用各種非結構化和半結構化的資源，并且將它們與企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)（如ERP、CRM等）中的各種結構化信息集成起來。

如何建設內容管理系統(tǒng)

by AMT 徐家俊 孟凡強

企業(yè)中的信息是多元的，如數(shù)據(jù)、文檔、多媒體、網(wǎng)頁、軟件、源代碼等，都是企業(yè)的重要資源，人們有時也將這些信息稱為內容資產。

一般來講，商業(yè)智能系統(tǒng)側重于結構化數(shù)據(jù)的價值提取，而內容管理側重于企業(yè)內部和外部非結構化資源的戰(zhàn)略價值提取，就是要有效地管理企業(yè)內部和外部的以各種形式存在的內容資產。管理，既包括對文件、數(shù)據(jù)等的管理，也包括它們的獲取渠道、存儲方法、訪問和檢索方法等的管理。

就內容管理的應用來講，當前，其難點和重點在于：有效的采集、管理、應用各種非結構化和半結構化的資源，并且將它們與企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)（如ERP、CRM等）中的各種結構化信息集成起來。在建設內容管理系統(tǒng)時，我們建議客戶采用下面的步驟：

一. 確立內容管理團隊、策略和總體計劃

毫無疑問，人在內容管理的諸多要素中是最重要的。所以，在建立內容管理的戰(zhàn)略時，需要建立專門的項目小組來負責內容管理項目的推進，包括設計、實施、質量監(jiān)控，人員應該包括戰(zhàn)略部門、信息技術部門、業(yè)務部門等。還應該包括企業(yè)的高層領導，以使得決策上更加有效和迅速。

另外，在這個階段，還要確立總體的項目計劃、實施策略、項目制度，以指導項目的進行。

二. 進行內容清點

在這個階段，要對企業(yè)中已經(jīng)存在的內容資源進行清點，確定企業(yè)內容資源的價值、數(shù)量以及獲取這些內容的難易程度。

我們可以從三個方面進行內容清點：

1、 整理各種公開發(fā)布過的文檔，如研究報告、白皮書、銷售和市場報告以及其它各種材料。

2、 確定各種未公開發(fā)布過的知識資源，包括掩埋在企業(yè)知識庫中的各種信息。

3、 詳細清點企業(yè)從外界獲取的各種內容，如從媒體、研究機構、市場調查公司、咨詢公司那里獲取的各種資料，還包括從政府機構、非盈利性組織、戰(zhàn)略伙伴以及客戶那里獲取的各種公開和非公開的資料。

通過內容清點，可以對企業(yè)中的內容資產有一個全面的把握，這是確定內容管理系統(tǒng)中的內容以及技術架構的重要一環(huán)。

三. 確定企業(yè)內外部的內容需求

在這個階段，我們要研究企業(yè)內外對內容的各種需求。我們要將業(yè)務與對內容的需求結合起來，使業(yè)務可以得到更好的支撐，如內容管理應該向哪些部門傾斜，重點滿足哪些部門的需要，這些部門的業(yè)務現(xiàn)狀是什么樣的，在業(yè)務的每個關鍵點上需要什么樣的資源。

從企業(yè)內部來說，從內容管理中獲益較多的是高層管理者、銷售和市場部門、客戶服務和技術支持部門、人力資源部門、產品管理部門、研究與開發(fā)部門。

從企業(yè)外部來說，內容管理應該側重下面的一些對象，如潛在的和現(xiàn)存的客戶，現(xiàn)有的、潛在的機構和個人投資者，能夠對公司產生影響的人士，如記者和行業(yè)分析人士等。

通過確定這些關鍵崗位、關鍵人員、關鍵業(yè)務點對于內容的需求，我們就可以繪制出知識在企業(yè)業(yè)務中的一張歷程圖，清晰地描述內容、業(yè)務、人員之間的關系。至此，我們就知道，在內容管理系統(tǒng)中應該有一些什么樣的內容，這些內容都有哪些用處。

四. 確定策略，選定產品，制定實施計劃

如何才能滿足各部門和人員的內容需求？

這需要從兩個方面入手。其一，內容建設，這包括是否購買外部的內容、怎樣將已有的內容重新整理以滿足新的需求或者滿足不同人員的需求、怎樣進行研發(fā)創(chuàng)新。其二，建設內容管理的系統(tǒng)，并采取切實措施，確保應用。

在這里，我們重點討論后一方面。首先，要確定內容管理系統(tǒng)的建設策略。是自己建立內容管理系統(tǒng)還是請專業(yè)咨詢公司去做，是依靠自己的IT人員來管理系統(tǒng)，還是將它外包出去，或者將兩者結合起來。

其次，要進行產品和技術方案的選擇。是選擇傳統(tǒng)的內容管理產品，如Interwoven、Broadvision、Vignette和Documentum等，還是采用一些傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和應用產品，如Oracle、Sybase、IBM（收購Informix）等，還是采用國內內容管理廠商，如易寶北信、國信貝斯等。

技術路線確定后，我們就可根據(jù)產品特點、內容管理的要求制定出系統(tǒng)的實施計劃，用以指導系統(tǒng)的建設。

五. 建設內容管理系統(tǒng)，確保內容管理的成功應用

為了確保內容管理系統(tǒng)的成功實施，可以先選定1到3個部門進行試點，總結經(jīng)驗后再全面推開。這樣，推廣的阻力會相對較小。而且，每個階段的實施后，都必須及時地進行制度化，保證內容管理可以得到有效的應用。在試點結束后，就應該加以總結，制定內容管理的制度，譬如內容的獲取方法，安全性保證制度，依據(jù)個人對于內容貢獻程度制定激勵機制，指定每部分內容的專門負責人等。