ERP環(huán)境下采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

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0 引言

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，ERP已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。ERP是MRPII思想的延伸，雖然它仍以MRP為核心，但其功能與技術(shù)已完全超越了MRP，它面向整個供需鏈管理，綜合考慮了制造廠、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。erp系統(tǒng)有三條主線：以生產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心的“生產(chǎn)流”、以庫存管理系統(tǒng)為核心的“物流”、以成本控制系統(tǒng)為核心的資金流”。

采購管理系統(tǒng)是物流和資金流的重要組成部分，它對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。本文主要論述了某彩印公司ERP項目中采購管理子系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)及其關(guān)鍵技術(shù)。

1 采購管理系統(tǒng)的總體設(shè)計思想

1.1 系統(tǒng)需求

某彩印公司是以設(shè)計、印刷為主的中小型企業(yè)，有典型的流程工業(yè)特點，其模式為多品種、小批量系列化、按訂單組織生產(chǎn)，按計劃采購物料。由于工廠近幾年發(fā)展很快，供應(yīng)商和用戶數(shù)增長較快，用戶要求的交貨期、價格、技術(shù)指標(biāo)等越來越苛刻，而廠內(nèi)信息共享程度差，很多重復(fù)工作，直接影響工廠效益。該公司原來使用的采購管理系統(tǒng)功能單一，只實現(xiàn)了采購單和供應(yīng)商的錄入，操作術(shù)不方便，速度很慢．為此，該公司決定實施ERP。

1.2 系統(tǒng)功能模塊劃分

本ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計劃流為主線，分業(yè)物管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、帳務(wù)監(jiān)管和系統(tǒng)管理七個子系統(tǒng)。各個系統(tǒng)既能獨立運(yùn)行，又能組織一個大系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享。

其中采購管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，還要提供對供需鏈管理的相關(guān)支持。采購過程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流，本系統(tǒng)結(jié)合實際情況將采購管理系統(tǒng)劃分為四個子模塊，如圖1所示，各模塊功能如下：

①采購管理：這是采購管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，與庫存管理子系統(tǒng)有較大聯(lián)系，實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括采購申請、制訂采購計劃、采購單管理，收貨、退貨管理等功能。

根據(jù)各種請購信息，制訂采購計劃，通過詢比議價選擇最優(yōu)供應(yīng)商，然后生成采購單，通過發(fā)單作業(yè)將采購單實際發(fā)出。

采購單管理包括維護(hù)和修改采購單、查詢各種采種采購單的執(zhí)行狀態(tài)等。

收貨檢驗作業(yè)由專門的質(zhì)檢門門做，收貨員根據(jù)采購單編號或直接查找未收完料的采購單，核對正確后開收貨單，此時采購子系統(tǒng)會自動提示有新收貨情況，可重新核對是否無誤并根據(jù)收貨質(zhì)量自動計算此次收體貼的合格率，該合格率可人為供應(yīng)商評估的參考。

退貨時先根據(jù)發(fā)票建立一個退貨請求，貨物出庫，根據(jù)出庫結(jié)果建立退貨說明，并相應(yīng)修改收貨、付款情況。

②供應(yīng)商管理：在一個管理先進(jìn)的企業(yè)中，供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分，因此對供應(yīng)商的管理是相當(dāng)重要的。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個信譽(yù)良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結(jié)合的評估制度，合理公正地評估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。

③采購結(jié)算：模塊包括采購統(tǒng)計、應(yīng)付款管理和發(fā)票管理?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應(yīng)報表。根據(jù)采購單制作相應(yīng)付款計劃生成報表，財務(wù)處付款后自

圖2 采購管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖