OA協(xié)同辦公系統(tǒng)ThinkOne工作流程的搭建，將企業(yè)的工作流程體系逐步搭建起來

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碰見過各種需要辦公自動(dòng)化的企業(yè)，他們有千奇百怪的理由，有的甚至不是因?yàn)槠髽I(yè)不好管理，而是不會(huì)管理自己。我們需要的，是不斷反省自己的管理，多傾聽別人的意見。說起來很容易，但是行動(dòng)中卻總是有各種阻礙。
 

    中小企業(yè)對于管理的認(rèn)識(shí)常常存在著這樣的誤區(qū)：
  
    1、公司就幾個(gè)人，轉(zhuǎn)一圈就全知道了，沒必要管理，老總管管就行了。結(jié)果呢，老板在的時(shí)裝樣子，老板不在時(shí)混日子。
  
    2、看人家企業(yè)多規(guī)范，搞到他們的資料，抄一抄、改一改就行了。結(jié)果呢，做了一大堆資料束之高閣，或員工每天花在填報(bào)表寫總結(jié)的時(shí)間比做本職工作還要多，主管們于是說"缺乏執(zhí)行力"。
  
    3、管理就是以身作則，萬事一馬當(dāng)先。結(jié)果呢，發(fā)現(xiàn)每天累得要死，員工的水平還是和以前一樣沒提高，自己天天忙于瑣事，發(fā)現(xiàn)公司績效反而下降了。
  
    4、信息化就是企業(yè)管理的奢侈品，就像女人買LV的包，錢多燒的。
  
    現(xiàn)實(shí)和認(rèn)識(shí)總是存在差異，泛普軟件希望通過對中小企業(yè)內(nèi)部的管理探討，與客戶之間有真切的交流。
  
    了解企業(yè)的發(fā)展關(guān)系
   
    企業(yè)發(fā)展靠兩條腿，一是經(jīng)營，二是管理。不同階段的企業(yè)，經(jīng)營和管理的比重是不一樣的。市場經(jīng)濟(jì)條件下中、小企業(yè)的出生率高，死亡率也不低。中、小企業(yè)的主要問題是對企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，待到發(fā)現(xiàn)時(shí)，往往來不及采取應(yīng)變措施。對于中、小企業(yè)來說，"成長的關(guān)鍵不是經(jīng)濟(jì)環(huán)境，也不是市場條件，而是企業(yè)自身的管理?xiàng)l件"。
  
    中小企業(yè)的發(fā)展進(jìn)階
   
    初創(chuàng)企業(yè)經(jīng)營是第一位的，首先要做生意，管理可以先不重視。因?yàn)楣芾硎且粋€(gè)打基礎(chǔ)的工作，是怕丟失什么的一個(gè)命題。初創(chuàng)企業(yè)，本來什么都沒有，也不怕丟什么，那么主要是生存問題。
  
    發(fā)展到一定階段的中、小企業(yè)最重要的就是管理。因?yàn)橐呀?jīng)是有產(chǎn)階級(jí)了，有了一定的營業(yè)規(guī)模和資源，首先考慮的是，先把目前的經(jīng)營業(yè)績保住，因?yàn)橐坏┏鰡栴}，第一，談不上發(fā)展，第二，出任何的小問題，企業(yè)可能就經(jīng)受不起，尤其是成長中的企業(yè)。所以說，初創(chuàng)企業(yè)重經(jīng)營，成長型企業(yè)重管理。
  
    中、小企業(yè)開業(yè)前三年的風(fēng)險(xiǎn)主要出現(xiàn)在資金上面。此后中、小企業(yè)問題集中在授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)和領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)方面，具體表現(xiàn)為：
  
    企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，由企業(yè)一把手管理全部業(yè)務(wù)的局面難以為繼，然而由于缺乏組織上的準(zhǔn)備，沒有系統(tǒng)地計(jì)劃及在關(guān)鍵崗位上培養(yǎng)對象，管理團(tuán)隊(duì)薄弱，業(yè)務(wù)流程模糊，領(lǐng)導(dǎo)人長期事必躬親，其他員工難以分擔(dān)職責(zé)，嚴(yán)重影響企業(yè)發(fā)展后勁。
  
    成長的中小企業(yè)利弊分析
      
    優(yōu)勢：發(fā)展是硬道理，不發(fā)展就不能生存，這是毋庸置疑的。如果發(fā)展慢就難以生存，生存得就不那么舒服，所以要快發(fā)展。
  
    隱患：快速發(fā)展往往是特定歷史階段、特定經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的產(chǎn)物，這個(gè)特定階段和環(huán)境不會(huì)持續(xù)存在。為什么成熟企業(yè)都追求一個(gè)穩(wěn)定的發(fā)展呢，正常情況下，大多數(shù)企業(yè)家不愿意以百分之幾百的速度增長，是因?yàn)榭焖僭鲩L的另一面就是面臨的風(fēng)險(xiǎn)和付出的代價(jià)比常規(guī)發(fā)展的企業(yè)要大。所以把發(fā)展速度與風(fēng)險(xiǎn)和代價(jià)這兩者平衡好，既要快速發(fā)展又要減低風(fēng)險(xiǎn)，少付出代價(jià)，這是成長企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展的重中之重，這就是管理。
  
    管理很復(fù)雜。管理就是用科學(xué)的方法去合理化的分配、組織、協(xié)調(diào)、控制資源，以達(dá)到最優(yōu)化的產(chǎn)出。管理也很簡單，有人總結(jié)，管理就是"反復(fù)抓、抓反復(fù)！"。
  
    中小企業(yè)管理的難點(diǎn)：
  
    1. 管理的規(guī)范化和業(yè)務(wù)的靈活需求；
    2. 粗放型管理的浪費(fèi)和細(xì)化型管理的成本；
    3. 企業(yè)的生存發(fā)展和企業(yè)管理的改造；
    4. 人才的不穩(wěn)定和企業(yè)管理資源的匱乏；
    5. 當(dāng)前的業(yè)務(wù)瓶頸和沒有明確的未來發(fā)展。管理的基本要素
  
    包括：流程管理、人力資源管理、培訓(xùn)管理、計(jì)劃管理、激勵(lì)與目標(biāo)管理、團(tuán)隊(duì)管理等等管理的五個(gè)載體：
  
    面對上述的管理需求，我們希望通過五種手段拆分實(shí)現(xiàn)管理。
  
    第一是理念
  
    要想管理，必須有一個(gè)明確的管理理念。管理應(yīng)該建立在嚴(yán)格的制度之上，沒有制度，空談管理，是不可能的。所以管理理念是管理的出發(fā)點(diǎn)。中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要有自己的管理思路，或者自己總結(jié)、或者學(xué)習(xí)。但是管理的理念將決定企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)以及企業(yè)文化。
  
    泛普軟件公司在成立之初就考慮到，企業(yè)信息化的辦公軟件，不能做為一個(gè)單純的工具去開發(fā)，而是需要融入一套先進(jìn)的管理思想。如果你不能夠想像出你的軟件系統(tǒng)能夠?yàn)榭蛻魩硎裁?？如何使用達(dá)到理想的效果？你的軟件會(huì)讓企業(yè)的管理有什么樣的變化？，那么，這套軟件只是一個(gè)空洞的功能集合體，沒有靈魂的負(fù)載。因此泛普軟件提出的融入管理思想的全新管理系統(tǒng)：協(xié)同管理軟件。就迅速獲得了市場的認(rèn)可。
  
    第二是結(jié)構(gòu)
  
    采取什么樣的管理結(jié)構(gòu)、管理的架構(gòu)，決定了管理的內(nèi)容和管理的效果。
  
    泛普軟件認(rèn)為，結(jié)構(gòu)不僅僅是一個(gè)公司的組織架構(gòu)，有多少副總、有多少部門。同時(shí)包含業(yè)務(wù)體系的分配和發(fā)展規(guī)劃。舉個(gè)簡單的例子，公司有總經(jīng)理、銷售部、市場部、技術(shù)部、行政部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部、生廠部門等等，各個(gè)部門劃分好了，就規(guī)定了各個(gè)部門工作內(nèi)容、劃分了權(quán)責(zé)；但是這好比房子裝修設(shè)計(jì)圖紙，決定哪塊區(qū)域做為什么功能區(qū)；但是接下來需要決定的是各個(gè)部門之間的發(fā)展規(guī)劃。企業(yè)隨著發(fā)展，各個(gè)業(yè)務(wù)部門的勢力是需要不斷調(diào)整的，以應(yīng)變市場變化。就像設(shè)計(jì)房子功能區(qū)，到底是重點(diǎn)裝修臥室，還是客廳或者廚房，這要看你自己的實(shí)際需求。
    通過泛普軟件的重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)，企業(yè)可以按照公司組織設(shè)定系統(tǒng)中公司部門、人員崗位、組織權(quán)限、崗位權(quán)限【例如：總經(jīng)理直接管理工程部、市場部、設(shè)計(jì)部，總經(jīng)辦管理財(cái)務(wù)部、行政部、人力資源部、客戶部。這樣，各部門之間相互牽制，出現(xiàn)矛盾反而能夠促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展】。將企業(yè)格局劃分清楚，工作內(nèi)容劃分明細(xì)。同時(shí)企業(yè)老總和管理層可以很方便的了解組織狀態(tài)和人員配置情況。結(jié)構(gòu)一做調(diào)整、系統(tǒng)的各項(xiàng)事務(wù)也會(huì)隨即表現(xiàn)出新的變化。
  
    第三是工作流
  
    流程制度好比法律，可以起到強(qiáng)制性的作用，以便達(dá)到規(guī)范工作、形成高效的工作循環(huán)體系，提高工作效率。同時(shí)也可以保留優(yōu)秀的管理思想，容易推廣和復(fù)制。泛普軟件重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)辦公流程可以處理企業(yè)日常公事務(wù)處理、費(fèi)用管理、知識(shí)管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理、人事管理等等。
  
    中小企業(yè)流程：痛并快樂
  
    1. 靈活、快捷的管理特色，與規(guī)范的管理的缺乏
  
    大型的企業(yè)在人力資源、資金等方面擁有雄厚的實(shí)力，對企業(yè)管理已經(jīng)有了健全的規(guī)章制度，管理也進(jìn)入了規(guī)范的軌道，能夠理性化進(jìn)行管理，工人犯了什么錯(cuò)誤該怎么處理，規(guī)章上寫得一清二楚。但是中小企業(yè)在規(guī)范化管理中很多是不完備甚至是缺乏的。不規(guī)范的管理容易牽扯太多管理者的精力處理各種突發(fā)狀況。但是企業(yè)一旦投入人員資源，那么人員臃腫，規(guī)章制度多，管理層次多，就會(huì)決策比較慢。企業(yè)也失去了靈活的特性。這面對正在發(fā)展階段的中小企業(yè)而言，不現(xiàn)實(shí)。必須努力避免巨大的投資、臃腫的管理隊(duì)伍和漫長的實(shí)踐過程。
  
    泛普軟件重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)的工作流――快速規(guī)范化中小企業(yè)管理，同時(shí)不會(huì)因?yàn)闋砍兜饺说囊蛩兀Y源的因素而導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)靈活性下降。
  
    結(jié)合泛普軟件面向中小企業(yè)用戶的管理系統(tǒng)（重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)），企業(yè)管理者可以通過"工作流模塊"設(shè)置各種工作類型，例如：公文審批、請假、出差、借款、財(cái)務(wù)支出、報(bào)告、合同審批、采購申請、物品領(lǐng)用、用車、會(huì)議審批、訂單流轉(zhuǎn)、工作交辦、項(xiàng)目審批等等?？焖賹?shí)現(xiàn)規(guī)范的工作管理，不需要投入更多的人員和資源，從而不影響中小企業(yè)自身的特色管理。
  
    2. 管理的積累和知識(shí)的流失
  
    "工作流"設(shè)置需要企業(yè)優(yōu)秀員工參與制定、修改。通過重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)工作流程的搭建，將企業(yè)的工作流程體系逐步搭建起來。而完善的流程制度就等于一群好的管理思路，等于就是把優(yōu)秀人才的思路經(jīng)驗(yàn)落實(shí)下來。持續(xù)地實(shí)行流程管理那么企業(yè)就從單純依靠個(gè)人能力的困境中擺脫出來，不會(huì)因?yàn)槟硞€(gè)員工的離開影響整個(gè)企業(yè)。 電子化的流程設(shè)計(jì)只需要一次性的設(shè)計(jì)，就可以重復(fù)的循環(huán)利用，管理經(jīng)驗(yàn)得以積累，知識(shí)得以保存，從而達(dá)到解放管理者、促進(jìn)知識(shí)和管理的創(chuàng)新。
 
第四是管理的手段，是人為？還是信息化？
  
    企業(yè)管理最終需要有效的手段進(jìn)行執(zhí)行，信息化是輔助人實(shí)現(xiàn)有效管理的手段和工具。好的人材才能夠發(fā)揮信息系統(tǒng)的能效。
  
    利用泛普軟件重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)可以確保業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化和正確性、信息數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，并建立以計(jì)劃、控制、分析為主的動(dòng)態(tài)控制體系，解放管理者從日常重復(fù)煩冗的工作中解脫出來，并幫助企業(yè)帶來一下幾個(gè)方面的轉(zhuǎn)變：
  
    其一，辦通過重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公無紙化以及異地辦公、移動(dòng)辦公，電子化的操作手段提高了工作效率，明顯節(jié)省成本。顯然，相比于傳統(tǒng)的手工處理方式而言，利用重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的文檔管理模塊實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、以后信息的傳遞、處理效率有了飛速的提高；
    其二，通過重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)的工作流進(jìn)行管理模式的固化。與傳統(tǒng)企業(yè)管理不規(guī)范、管理水平低下的狀況相比，重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供的工作流管理為企業(yè)管理能力的提升提供了技術(shù)基礎(chǔ)；
    其三，協(xié)同效應(yīng)。利用重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中協(xié)作區(qū)、公共共享文檔、新聞公告、內(nèi)部郵件、短信、論壇、工作日志、日程安排、RSS資訊、辦公助手等溝通工具，真正為企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息共享以及其他的信息處理服務(wù)，建立了更廣泛的溝通平臺(tái)，大大降低了企業(yè)不同崗位之間、內(nèi)部各部門之間、企業(yè)與企業(yè)之間以及企業(yè)與其他利益相關(guān)者之間的信息溝通成本和交易成本，提高部門之間的凝聚力，增加部門之間的溝通，還可以讓員工產(chǎn)生被認(rèn)同感（員工交互培訓(xùn)）及經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。，降低成本，提高效益；同時(shí)把握市場信息，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，平衡協(xié)調(diào)與利益相關(guān)者之間的關(guān)系。
  
    通過泛普軟件重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)產(chǎn)品能夠幫助企業(yè)管理者實(shí)現(xiàn)有效的管理手段以及辦公效率的飛躍提升。
  
    第五是人
  
    人是最復(fù)雜的因素，因?yàn)槿思仁枪芾淼牟倏v者又是被管理的對象，比較復(fù)雜，人員的流失始終是中小企業(yè)揮之不去的痛苦。 中小企業(yè)由于人比較少，一個(gè)員工往往全權(quán)負(fù)責(zé)一個(gè)甚至幾個(gè)方面的工作，一旦他離開這個(gè)企業(yè)，可能帶走企業(yè)的技術(shù)、商業(yè)秘密和資源，使企業(yè)處于很被動(dòng)的局面，甚至把一個(gè)企業(yè)搞垮。如果所有事務(wù)都抓在手上，那么老總肯定累垮，人員也失去了工作動(dòng)力。大型的企業(yè)一件事往往是幾個(gè)人甚至一個(gè)團(tuán)隊(duì)在運(yùn)作，擁有完善的授權(quán)和管理機(jī)制，就很少這方面的危險(xiǎn)。
  
    重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)最低成本的人員管理以及有效的"授權(quán)"管理。利用重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)能夠通過日常工作安排、工作文檔、績效考核、人事考勤、工資管理、工作管理、事務(wù)監(jiān)督、工作日志等，進(jìn)行員工的全面考核，形成從上至下透明的工作管理，盡量提供公平、規(guī)范的人員管理。公司老總可以放心的授權(quán)下屬，并隨時(shí)了解狀態(tài)進(jìn)行反饋交流；下級(jí)可以快速了解老總的意圖和公司決策，快速反映調(diào)整。
  
    某家企業(yè)通過實(shí)施重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)，將日常辦公管理都植入到重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)中，正真實(shí)現(xiàn)了電子化流程，他們有一個(gè)"離職測試"，也就是說，當(dāng)某個(gè)員工想要升職的時(shí)候，公司會(huì)派他到離開公司3~7天，如果這個(gè)員工原來負(fù)責(zé)的部門能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，好的，他就可以升職了。其實(shí)這種思維就是要我們養(yǎng)成"培養(yǎng)接班人"的做法，擺脫依靠個(gè)人打天下的困境。
  
    無法尋找到合適的人才，中小企業(yè)面臨發(fā)展的瓶頸。尋找人才挖角費(fèi)用貴、忠誠度不高、而且很難評(píng)估。因此內(nèi)部的人才培育是非常有用的。
  
    企業(yè)招聘人員進(jìn)來，重要的不是讓他實(shí)現(xiàn)機(jī)械的重復(fù)管理，因?yàn)橥ㄟ^信息化的手段完全可以解放重復(fù)勞動(dòng)。泛普軟件認(rèn)為人材之所以是企業(yè)的最大的資源原因在于人的知識(shí)的載體，人具有攜帶知識(shí)和創(chuàng)造知識(shí)、轉(zhuǎn)化知識(shí)的能力。因此我們一方面需要留住人材、培育人材；另一方面需要留住知識(shí)，減少人員流失帶來的損失。
  
    同時(shí)利用重慶泛普OA協(xié)同辦公系統(tǒng)泛普OA系統(tǒng)的公共文檔管理，建立各種崗位知識(shí)地圖、培訓(xùn)教材、知識(shí)文檔、專業(yè)文檔來培育和留住人材，從而達(dá)到創(chuàng)造知識(shí)財(cái)富、以及復(fù)制知識(shí)的目的。
  
    管理的鑰匙：
  
    * 好的管理需要好的理念
    * 好的理念需要好的規(guī)劃
    * 好的規(guī)劃需要好的流程
    * 好的流程需要好的手段
    * 所有的手段都決定于人
  
    從這五個(gè)問題入手抓管理，就抓住了管理的鑰匙。
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