華虹集團協(xié)同辦公系統(tǒng)建設案例

集團業(yè)務模式

華虹集團是國內(nèi)電子行業(yè)的50強企業(yè)，主營業(yè)務為芯片設計、芯片制造、IT產(chǎn)品設備、系統(tǒng)集成、電子器件物流、工藝研發(fā)、投資管理。公司旗下有華虹NEC、上海貝嶺、北方華虹、南方華虹、華虹電子、華虹國際、信虹投資、研發(fā)中心等12個子公司和董事會、財務部、人事部、項目應用部、運行管理部等七個管理部門。集團主要向客戶提供Foundry加工技術；集成電路設計及服務；公共交通卡、軌道售票系統(tǒng)等IC卡系統(tǒng)應用；通信產(chǎn)品等。集團業(yè)務和規(guī)模經(jīng)營要求公司資本雄厚、人員素質(zhì)高，運作機制好，能夠建立和擁有自己拓展業(yè)務的渠道，使集團獲得長期持續(xù)發(fā)展和較為可觀的經(jīng)濟效益。

行業(yè)競爭情況

激烈的市場競爭在電子行業(yè)尤為突出，特別是那些從事高技術、高附加值產(chǎn)品的加工型電子企業(yè)將承受越來越大的國際市場壓力。企業(yè)要生存發(fā)展就必須提升自身的市場競爭能力，建立起對市場快速反應的機制，信息化自然就成為企業(yè)選擇的一種手段。現(xiàn)在，對電子生產(chǎn)企業(yè)來說ERP已經(jīng)是最基本的系統(tǒng)了。在用erp系統(tǒng)整合企業(yè)的物流、信息流、資金流的同時，有的企業(yè)已經(jīng)以ERP系統(tǒng)為后臺，向CRM、SCM、協(xié)同商務等擴展，整合企業(yè)外部的物流、信息流、資金流，以迎接全球性電子行業(yè)競爭的挑戰(zhàn)。

企業(yè)信息化歷程

基于企業(yè)業(yè)務的發(fā)展和內(nèi)部信息化需求的產(chǎn)生，早在2002年華虹就實施過一套企業(yè)內(nèi)部的辦公管理系統(tǒng)。但是由于系統(tǒng)使用和操作過于煩瑣，加上企業(yè)對業(yè)務流程沒有清晰的認知，對信息化項目缺少經(jīng)驗等諸多因素導致了項目失敗。然而此次項目失敗并沒有動搖集團實施辦公管理系統(tǒng)的決心，總結了上次失敗的經(jīng)驗和教訓，2003年集團對自己內(nèi)部的業(yè)務流程進行了優(yōu)化和重組，與此同時集團的業(yè)務有了良好的發(fā)展和提升，由于集團經(jīng)營業(yè)務種類繁多，下屬分支較多，業(yè)務流轉相對周期較長，信息溝通不夠及時，集團不能對整個公司業(yè)務作到及時有效的監(jiān)控，2004年初集團產(chǎn)生了實施信息化系統(tǒng)的迫切需求，希望能夠通過一個企業(yè)辦公平臺將企業(yè)內(nèi)部的信息流、資金流、物流統(tǒng)一起來，實現(xiàn)信息的統(tǒng)一和高效流轉。

信息化動因

集團現(xiàn)有內(nèi)部局域網(wǎng)，集團外部網(wǎng)站、財務軟件、人事管理系統(tǒng)四個相關的業(yè)務系統(tǒng)，由于現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)相互獨立，從而造成了所謂的“信息孤島”的現(xiàn)象，這些信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換由于是通過人的維護進行的，常常會帶來數(shù)據(jù)的不一致，造成延誤產(chǎn)品的開發(fā)和制造過程，增加了產(chǎn)品成本。因此，通過信息系統(tǒng)的整合實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)庫的信息共享，不同應用軟件之間的數(shù)據(jù)交換，對于提高企業(yè)的運營效率是十分重要的，只有實現(xiàn)了信息集成，才能實現(xiàn)企業(yè)信息流、資金流和物流的最佳集成，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。

主要需求描述

在與華虹集團接觸的過程中，OA系統(tǒng)的項目人員對華虹現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)進行了分析，發(fā)現(xiàn)華虹外部網(wǎng)站存在著有待完善的地方，現(xiàn)有的網(wǎng)站不論從結構上和內(nèi)容上大多以企業(yè)為核心展開的，而現(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場競爭中取得競爭優(yōu)勢，必須以客戶為導向，把握客戶的關注點。同時，銷售、市場、客服、人事、后勤等企業(yè)內(nèi)部信息分散存放在不同的信息庫中，造成溝通不及時、不能有效的提取有用信息，從而影響了企業(yè)各個環(huán)節(jié)的提升和發(fā)展。

針對華虹目前的管理模式，OA系統(tǒng)提出了有針對性的內(nèi)外網(wǎng)一體化的解決方案，采用集團外部網(wǎng)站+內(nèi)部協(xié)同管理平臺的架構實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外資源的平臺化一體化管理和運營。通過雙方項目人員的溝通，最終確定項目的主體需求：

1、   外部網(wǎng)站的改版，以客戶為導向同時突出集團主營產(chǎn)業(yè)和業(yè)務。

2、   內(nèi)部平臺的搭建，將集團的業(yè)務流程、產(chǎn)品銷售、客戶、人事、行政等集中運營在一個統(tǒng)一的平臺上。實現(xiàn)具體功能，同時要求系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性高，界面友好，易操作，擴展性能良好。

3、   內(nèi)部系統(tǒng)和外部網(wǎng)站的有效結合：通過內(nèi)部系統(tǒng)實現(xiàn)外部網(wǎng)站新聞、產(chǎn)品、招聘信息發(fā)布、維護和管理。

OA系統(tǒng)解決方案總體描述

基于OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的內(nèi)外網(wǎng)一體化解決方案，通過七個關聯(lián)模塊協(xié)同運作集成了內(nèi)網(wǎng)的新聞公告、文檔管理、人事管理、客戶管理等功能，同時，通過企業(yè)信息門戶將企業(yè)月刊、在線定購、產(chǎn)品及服務發(fā)布等外網(wǎng)功能整合進來，真正意義上實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)的完美整合。

OA系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)一體化架構圖：

內(nèi)外網(wǎng)一體化系統(tǒng)的優(yōu)勢：

§         無縫的信息發(fā)布處理流程，外部網(wǎng)站的信息可以通過內(nèi)部的流程進行直接的高效管理。

§         多種權限的信息共享定義，可以針對不同級別的網(wǎng)站用戶提供不同的信息內(nèi)容。

§         內(nèi)部的每一位員工都是外部網(wǎng)站信息的發(fā)布者，自由定義網(wǎng)站信息的管理流程，管理更加方便。

§         外部用戶和公司內(nèi)部的客戶服務人員進行直接的溝通，信息直接流轉，一對一的服務方式的直接體現(xiàn)。

§         和內(nèi)部的CRM管理結合，對外部網(wǎng)站的注冊用戶的信息可以實時的掌握，同時客戶信息的管理權限可以自由定義。

方案的外網(wǎng)功能：

1、         新聞信息管理

新聞信息管理是基于外部網(wǎng)站新聞信息的自動管理系統(tǒng)，華虹的外部網(wǎng)站的新聞，行業(yè)動態(tài)等信息可以基于內(nèi)部管理系統(tǒng)的發(fā)布管理。相關內(nèi)容的圖片文字，全部建立在數(shù)據(jù)庫的基礎上，為用戶對產(chǎn)品的查詢提供了方便，可以實現(xiàn)用戶端的模糊查詢和分類的查詢。相關的信息管理員通過登陸內(nèi)部管理系統(tǒng)，創(chuàng)建自己分管的新聞信息，通過對應的上級審批，然后外部的網(wǎng)站上進行發(fā)布。

2、         客戶門戶管理

基于OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的客戶管理實現(xiàn)了對用戶的分級管理，自動跟蹤，自動提醒，客戶對應銷售的權限管理，上級對銷售人員的客戶情況的管理等。

3、         信息反饋管理

提供訪問用戶的直接反饋，用戶提交意見后，將反饋意見存入到后臺數(shù)據(jù)庫中，供系統(tǒng)管理員進行查看，并作出回復給用戶。用戶可以實現(xiàn)實時的反饋，避免了只有工作時間不同和時間差引起的不方便。

4、         人才招聘管理

外部網(wǎng)站通過在線簡歷，空缺職位等對外的窗口，發(fā)布企業(yè)的人才需求，人才的應聘管理通過網(wǎng)站的前臺信息的收集，自動流轉到OA系統(tǒng)管理平臺（）的人力資源管理系統(tǒng)中，建立人才數(shù)據(jù)庫。對應的人事管理人員通過對后臺的監(jiān)控挑選，發(fā)布面試通知。本模塊通過和內(nèi)部協(xié)同管理平臺的結合，有效的降低了人力資源管理者的勞動成本。

5、         內(nèi)容搜索管理

內(nèi)容搜索分為兩個部分，一個是對知識信息內(nèi)容的搜索，一個是對新聞內(nèi)容的搜索。整個內(nèi)容搜索可以實現(xiàn)模糊字段的搜索查詢。

6、         站點角色管理

系統(tǒng)站點由于不同的內(nèi)容需要不同的部門的人參與管理和查看，所以針對權限的不同，網(wǎng)站的后臺管理對每個模塊的內(nèi)容進行了級別的自定義功能，系統(tǒng)管理員可以對每個模塊的管理進行到角色的分配。

方案的內(nèi)網(wǎng)功能：

1、   知識文檔管理

OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的知識文檔管理模塊（e-Document）提供了全面的知識文檔管理的框架，對知識進行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點和時間編輯、存儲和創(chuàng)建任何類型的文檔。

§         強大的自定義功能與信息門戶相結合，針對不同的用戶提供不同的知識文檔內(nèi)容，并允許他們對信息和用戶界面進行個性化的自定義，實現(xiàn)用戶友好性和靈活性的結合。

§         嚴格的安全限制和完備的日志功能，保證文檔的讀取和操作的安全性。

§         與其他模塊的協(xié)同工作，完整地管理文檔從創(chuàng)建、維護、審批、分發(fā)、歸檔的整個生命周期。

2、   客戶關系管理

OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的客戶關系管理模塊（e-CRM）將客戶關系管理深入到企業(yè)的各個部門中，通過與系統(tǒng)其他模塊的集成顯著提升了企業(yè)的客戶管理。

§         e-CRM可以管理客戶、分銷商、合作伙伴等所有企業(yè)外部資源以及與其相關的合同、文檔、交易記錄、服務記錄、工作流等信息。

§         e-CRM的客戶卡片是存放客戶所有信息的基礎，除了提供客戶的基本信息，還提供與其相關的文檔和請求鏈接。

§         通過信息門戶，e-CRM實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)外部雙向的信息交流和業(yè)務處理，從而使企業(yè)內(nèi)部的人員和客戶真正連接在一起。

§         e-CRM提供的基于各種標準的報告可以讓企業(yè)獲得宏觀或微觀上的市場狀況，從而為正確的決策打下基礎。

3、   人力資源管理

OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的人力資源管理模塊（e-HRM）不同于傳統(tǒng)的人力資源管理系統(tǒng)，通過與其他模塊的協(xié)同工作，實現(xiàn)人力資源管理的全方位化和個性化。

§         自定義企業(yè)的組織機構，地理位置、人員信息結構，使得e-HRM的管理完全貼合企業(yè)的實際狀況。

§         e-HRM使員工數(shù)據(jù)結構化，完全簡化了對員工數(shù)據(jù)的維護和處理。

§         e-HRM完全個性化的應用能夠大大提升人力資源管理的效率。

§         e-HRM強大的報表和統(tǒng)計功能，可以使企業(yè)以多種角度對人力資源進行分析，幫助企業(yè)制訂合理的人力資源管理政策。

§         e-HRM提供基于組織和人員角色的人力資源管理功能。

4、   資產(chǎn)產(chǎn)品管理

OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的資產(chǎn)管理模塊（e-LoGIStics）對資產(chǎn)進行規(guī)范化的管理，通過對其劃分目錄、類別、種類等使資產(chǎn)信息有序化。

§         可以對資產(chǎn)做復雜的定義以適應企業(yè)需求，并且通過與其他模塊的結合集成資產(chǎn)的所有信息，包括說明書、所屬部門、價格、當前價值、流轉狀況、負責人、使用人等。

§         通過與e-Workflow的結合，實現(xiàn)申購、借用、盤點、出入庫等相關功能。e-Logistics跟蹤資產(chǎn)整個生命周期內(nèi)的使用情況。

§         e-Logistics提供多種報告以對資產(chǎn)使用情況、流轉情況、折舊情況、需求統(tǒng)計等作出多角度的分析以支持企業(yè)的資產(chǎn)管理。

5、   項目管理

OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的項目管理模塊（e-Project）管理項目的整個生命周期，包括項目的啟動、計劃、執(zhí)行、控制和結束。企業(yè)可以根據(jù)實際情況實現(xiàn)合理的項目運作，對項目的人、財、物進行恰當?shù)姆峙浜凸芾怼?FONT face="Times New Roman">e-Project還可以管理各種會議，并可自動啟動相關的工作流。

§         e-Project對項目進行逐層的分解，最終獲得可控制和可操作的子任務，用戶可以制訂相應的項目計劃，包括具體的工作內(nèi)容、人力資源使用、進度安排、負責人安排、物料需求等，并且通過工作流傳達給相應的人員。

§         e-Project在項目進行的整個過程中管理與項目相關的所有信息，使得項目的進展情況一目了然。它為所有指定的人員在任何時間、任何地點安全且精確地提供與其項目角色匹配的項目信息，使項目隨時處于監(jiān)控狀態(tài)，并可實時進行調(diào)整。

§         e-Project可對項目進行各種角度的分析，幫助管理者分析項目進展的狀況、人力和物料使用的狀況以及相關的預算和費用支出，它可以幫助用戶及時發(fā)現(xiàn)影響項目進展的因素從而對項目作出調(diào)整，達到項目管理的最優(yōu)化。

6、   財務管理

OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的財務管理模塊（e-Financials）是分析企業(yè)財務數(shù)據(jù)的基礎，它與企業(yè)現(xiàn)有財務管理系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)接口及與本系統(tǒng)其他模塊的結合完成財務數(shù)據(jù)的處理和更新。

e-Financials實現(xiàn)了企業(yè)表現(xiàn)的在線瀏覽。通過各種財務分析、報表和指示器，提供給管理者企業(yè)運營和績效的財務方面的詳細了解。

7、   工作流管理

OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）的工作流程管理（e-Workflow）可以對內(nèi)部以及外部業(yè)務處理采取電子化管理動作。工作流管理是提高組織效率的有效工具。

§         e-Workflow提供強大的自定義功能，支持企業(yè)復雜的工作流設置。企業(yè)可對工作流的組成因素包括流程完成需要的階段、每個階段的負責人、流轉條件，直至相對底層的表單和字段進行自定義，使得工作流的定義完全與企業(yè)的政策和實際運營相符合，而不必進行復雜的二次開發(fā)。

§         e-Workflow同時也提供了可定制的瀏覽和報告的功能，用戶可以對工作流的關鍵信息進行任意的定義以獲得特定的報表。e-Workflow的特性可以使用戶獲得非常靈活和豐富的統(tǒng)計報告以對相關的決策作出支持。

方案技術架構

華虹內(nèi)外網(wǎng)一體化解決方案是一個基于J2EE架構的大型分布式應用。采用J2EE的三層架構體系?？蛇x擇多種系統(tǒng)環(huán)境，滿足不同類型、不同規(guī)模企業(yè)的需要。企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況構建合適的應用環(huán)境。結合操作系統(tǒng)、應用平臺或第三方的產(chǎn)品，同時還可以構筑高安全、高性能、高可靠的應用環(huán)境。
J2EE架構具有以下優(yōu)勢：

1、   平臺無關性。用戶不必將自己捆綁在某一種硬件或操作系統(tǒng)上，可以根據(jù)自身的情況選擇合適的硬件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫。

2、   J2EE是一種組件技術，已完成的組件能被方便地移植到任何其它地方。

3、   J2EE作為中間件，提供了強大的功能，使開發(fā)人員只需要關注商業(yè)邏輯，因而能加快開發(fā)速度，提高系統(tǒng)的運行效率和穩(wěn)定性。

4、   保護用戶投資。當用戶更換平臺時，由于基于J2EE的系統(tǒng)能方便地移植到其它平臺上，而無須重新開發(fā)，因此能有效地保護用戶的投資。

5、   廣泛的支持。J2EE技術規(guī)范得到了從國際性大公司到自由軟件開發(fā)者的廣泛支持，SUN，IBM，Oracle，NETSCAPE，BEA等紛紛推出基于J2EE的軟件產(chǎn)品。在網(wǎng)上可購買或免費下載各種標準組件。

項目目標

整個項目分為集團外部網(wǎng)站建設和內(nèi)部協(xié)同管理平臺搭建兩個部分：
    1、外部網(wǎng)站建設目標

§         突出華虹其作為大型集團企業(yè)的特點，使每一位瀏覽過華虹網(wǎng)站的訪問者都能留下美好的印象，并對公司服務項目有詳盡的了解；

§         整體設計上使華虹公司網(wǎng)站體現(xiàn)整個公司的一貫風格：大氣、簡潔、明快、流暢。內(nèi)容上分層面介紹公司發(fā)展歷程，組織機構，樹立良好的企業(yè)形象；

§         豐富關于公司介紹、產(chǎn)品介紹、新聞動態(tài)等內(nèi)容，提高企業(yè)在社會上的透明度，增強信息發(fā)布的力度和頻度，有助于提升企業(yè)的形象，并促進產(chǎn)品宣傳。并對這些欄目進行動態(tài)實時更新；

§         設立客戶門戶后可查看針對他們的信息，獲取公司的開放信息，并實現(xiàn)和公司的高效溝通。

§         可以方便地更新，頁面動態(tài)生成，后臺要有統(tǒng)一的、強勁的管理系統(tǒng)方便頁面的更新和維護；

§         網(wǎng)站內(nèi)容分類較多，要求能根據(jù)需要隨意為各個欄目設置管理員；

§         確保系統(tǒng)正常無故障運行；

2、內(nèi)部平臺建設目標：

§         規(guī)范企業(yè)內(nèi)部電子化管理流程，使公司內(nèi)部的有效信息結構化；

§         搭建企業(yè)的知識庫，為知識的積累，共享和創(chuàng)新提供一個平臺；

§         有效的人力資源管理，組織和管理企業(yè)的員工，以及他們的工作；

§         對產(chǎn)品、資產(chǎn)和服務進行有效地管理，并通過Internet/Intranet 發(fā)布；

§         通過集成的財務數(shù)據(jù)分析組織的業(yè)績表現(xiàn)；

§         通過信息門戶，實現(xiàn)與客戶、供應商、分銷商和合作伙伴之間的信息共享和互動；

§         將客戶集成到服務、銷售、產(chǎn)品和財務等視角中來，真正獲得對客戶360度的觀察；

§         管理項目的信息，安排項目的計劃，監(jiān)督實施，監(jiān)控項目的資金運轉；

§         各種統(tǒng)計報告，綜合的指標，從多角度對事務和信息進行統(tǒng)計和分析，為決策提供依據(jù)數(shù)據(jù)存儲的統(tǒng)一性、系統(tǒng)的易用性、支持的遠程性和服務的持續(xù)性。

項目規(guī)劃

項目實施重點及目標：華虹集團內(nèi)部相關資源的整合、讓公司所有的成員在同一個信息平臺上實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享、構筑一個公司級的協(xié)同工作中心、全面提高公司的核心競爭力！

項目實施人員：在華虹集團相關部門的領導下，由OA系統(tǒng)公司項目經(jīng)理、技術支持、咨詢顧問、實施工程師組成的項目實施小組。

項目實施總體原則：分階段、循序漸進、實用原則、知識原則

實施流程規(guī)劃：

1、   外部網(wǎng)站形象建立

2、   外部網(wǎng)站功能完善

3、   內(nèi)部協(xié)同管理平臺建設

4、   構筑企業(yè)信息門戶

5、   集成內(nèi)外網(wǎng)，實現(xiàn)一體化信息管理

整個實施周期跨度6個月

實施策略

1、外部網(wǎng)站實施流程：

網(wǎng)站頁面設計、欄目設計、程序設計、網(wǎng)站建設、測試運行、正式運行

2、OA系統(tǒng)協(xié)同管理平臺（）采用分階段、分區(qū)域實施：

實施區(qū)域：集團總部

實施模塊：華虹集團知識管理模塊、華虹集團日常辦公流程、華虹集團人力資源管理模塊

具體實施步驟：

1、  實施準備階段：系統(tǒng)環(huán)境準備、對華虹項目人員進行系統(tǒng)使用、系統(tǒng)事實、系統(tǒng)設置的培訓

2、  資料收集：華虹集團內(nèi)部業(yè)務流程、人力資源、知識文檔等

3、  系統(tǒng)試用站點搭建及初步運轉，系統(tǒng)偏差分析

4、  根據(jù)偏差調(diào)整系統(tǒng)，確認各部門需求再次調(diào)整

5、  搭建正式系統(tǒng)

6、  系統(tǒng)培訓和考核

7、  系統(tǒng)正式上線

8、  系統(tǒng)推廣及維護

實施成果與效果

目前華虹內(nèi)外網(wǎng)一體化方案已經(jīng)初步實施完成并正式上線運行，通過半年多的平臺使用和運行為華虹集團帶來了工作效率和集團效益的有效提升，具體體現(xiàn)在：

§         提高了事務處理的工作效率

§         提高了經(jīng)營管理決策的客觀性和實時性

§         對產(chǎn)品生產(chǎn)進度進行了有效監(jiān)控

§         有效的加強企業(yè)財務監(jiān)控及預算管理

§         實現(xiàn)企業(yè)知識管理的規(guī)范性、統(tǒng)一性管理

§         電子化業(yè)務流程，實現(xiàn)各種業(yè)務的透明管理

§         改變了企業(yè)的人力資源管理模式，幫助企業(yè)組織管理的進一步提升

信息系統(tǒng)工作的應用前景

華虹內(nèi)外網(wǎng)一體化解決方案通過內(nèi)部平臺和外部網(wǎng)站的完美集成，在實現(xiàn)對外信息發(fā)布，對內(nèi)業(yè)務管理的同時保持了信息的實時性、有效性和統(tǒng)一性，將企業(yè)人員從煩瑣的重復性勞動中解放出來，通過流程將企業(yè)內(nèi)外部資源鏈接起來，基于協(xié)同管理的先進思想和理念，將企業(yè)相關的各個要素（人、財、物等）關聯(lián)在一個統(tǒng)一的平臺上進行集中管理，實現(xiàn)了企業(yè)信息的結構化、有序化和個性化，能夠真正的幫助企業(yè)實現(xiàn)管理和業(yè)務的進一步提升。

目前華虹集團總部的項目已經(jīng)實施完成并正式上線運行，通過半年多的平臺使用和運行為華虹集團帶來了工作效率和集團效益的有效提升。下一步將在集團的各個子公司中進行系統(tǒng)應用的推廣工作，同時實現(xiàn)集團總部和各子公司的平滑鏈接，實現(xiàn)總部和各子公司數(shù)據(jù)和信息的順暢流通。