檔案管理基本固定資產(chǎn)

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 　　檔案管理基本固定資產(chǎn)

　　第一章 檔案管理基本固定資產(chǎn)

　　第一節(jié) 名 詞 解 釋

　　1、什么是檔案?

　　答：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

　　2、什么是檔案工作?

　　答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動。

　　3、什么是檔案統(tǒng)計?

　　答：對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動。

　　4、什么是歸檔?

　　答：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

　　5、什么是案卷?

　　答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　6、什么是檔案整理?

　　答：按照一定原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　7、什么是檔案立卷?

　　答：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

　　8、什么是檔案實體分類?

　　答：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進(jìn)行的分類。

　　9、什么是檔號?

　　答：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　10、什么是文件?

　　答：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

　　11、什么是文本?

　　答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

　　12、什么是歸檔文件?

　　答：在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　13、什么是歸檔文件管理?

　　答：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　14、什么是全宗號?

　　答：全宗號是指檔案館給立檔單位編制的代號。

　　15、什么是全宗指南?

　　答：介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書。

　　16、什么是專題指南?

　　答：介紹和報道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

　　17、什么是檢索工具?

　　答：檢索工具是用于存儲、查找和報道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

　　18、什么是索引?

　　答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

　　19、什么是編目?

　　答：按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

　　20、什么是案卷目錄?

　　答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。

　　21、什么是全引目錄?

　　答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　22、什么是分類目錄?

　　答：分類目錄是依所分類表按照分類標(biāo)識以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　23、什么是專題目錄?

　　答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

　　24、什么是卷內(nèi)目錄?

　　答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　25、什么是電子文件?

　　答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　26、什么是歸檔電子文件?

　　答：指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

　　27、什么是電子文件邏輯歸檔?

　　答：在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　28、什么是電子文件物理歸檔?

　　答：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　29、什么是磁性載體文件?

　　答：磁性載體文件系指以磁性材料(如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件。

　　30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化?

　　答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過程。存儲格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　31、什么是音像檔案?

　　答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

　　32、什么是照片檔案?

　　答：國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

　　33、什么是檔案編纂?

　　答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻(xiàn)的活動。

　　34、什么是檔案編研工作?

　　答：以保存的檔案資料為主要對象，以主動提供或報道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。

　　35、什么是組織沿革?

　　答：系統(tǒng)記述一個機(jī)構(gòu)(地區(qū)、行業(yè))體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料。

　　36、什么是大事記?

　　答：按照時間順序簡要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動的一種檔案參考資料。

　　第二節(jié) 綜合檔案管理

　　37、檔案管理的工作內(nèi)容是什么?

　　答：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。

　　38、企業(yè)檔案部門依法應(yīng)履行哪些職責(zé)?

　　答：(1)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

　　(2)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;

　　(3)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(4)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

　　39、違反《檔案法》的行為有哪些?

　　答：(1)損毀、丟失屬于國家所有的檔案的;

　　(2)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的;

　　(3)涂改、偽造檔案的;

　　(4)擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的;

　　(5)倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的;

　　(6)不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的;

　　(7)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;

　　(8)檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的。

　　上述違反《檔案法》行為的都將依法給予行政處分。

　　40、檔案工作人員應(yīng)具備哪些基本素質(zhì)?

　　答：企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)固定資產(chǎn)和業(yè)務(wù)能力。

　　41、完成檔案工作任務(wù)的條件是什么?

　　答：(1)行之有效的管理體制;

　　(2)設(shè)置相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu);

　　(3)具有一定數(shù)量的有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案干部隊伍;

　　(4)制定一系列規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范;

　　(5)配備較完善的庫房、設(shè)備、提供充足的經(jīng)費(fèi)。

　　42、完成檔案工作任務(wù)的手段是什么?

　　答：(1)行政手段：通過行政命令、規(guī)定，采取行政措施貫徹落實有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn);

　　(2)法律手段：依法治檔，維護(hù)檔案工作的正常秩序;

　　(3)經(jīng)濟(jì)手段：獎勵機(jī)制推動檔案各項工作;

　　(4)宣傳教育手段：提高檔案意識;

　　(5)指導(dǎo)咨詢手段：通報有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策，答疑解惑、交流、具體指導(dǎo)。

　　43、檔案的主要屬性有哪幾方面?

　　答：檔案的屬性是指檔案在社會中表現(xiàn)出來的固有特征、特點，它具有原始記錄性、信息性、文化固定資產(chǎn)性等幾個方面的主要屬性。

　　(1)原始記錄性是檔案的基本屬性

　　檔案是人們從事社會實踐活動的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們怎樣活動，檔案就怎樣記載。

　　(2)檔案的信息屬性

　　第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會實踐活動直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息。

　　第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，一方面，對于信息的形成者來說，它是接收者和信息庫，不斷存貯、積累信息;另一方面，對于檔案利用者來說，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。

　　第三，檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。它與人們的社會實踐活動同步產(chǎn)生，隨著社會的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。

　　(3)檔案的固定資產(chǎn)屬性

　　固定資產(chǎn)是人類對自然和社會運(yùn)動形態(tài)與規(guī)律的認(rèn)識與描述，是人們在社會實踐中積累起來的經(jīng)驗。檔案是人類認(rèn)識和改造世界的歷史記錄，是人類固定資產(chǎn)的結(jié)晶。

　　44、檔案工作的“三納入”制度的具體內(nèi)容有哪些?

　　答：(1)納入企業(yè)各項工作計劃;

　　(2)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程;

　　(3)納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

　　45、檔案工作的“四參加”制度的具體內(nèi)容有哪些?

　　答：(1)檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定會;

　　(2)參加科研課題審定會;

　　(3)參加基建項目驗收會;

　　(4)參加設(shè)備開箱驗收。

　　46、檔案工作的“四同步”制度的具體內(nèi)容有哪些?

　　答：(1)下達(dá)計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步;

　　(2)檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件材料形成情況同步;

　　(3)驗收與鑒定項目文件材料同步;

　　(4)上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況證明同步。

　　47、歸檔制度由哪幾部分內(nèi)容構(gòu)成?

　　答：由三部分構(gòu)成，即歸檔時間、歸檔范圍、歸檔案卷質(zhì)量要求。

　　48、檔案工作一般應(yīng)制定哪些規(guī)章制度?

　　答：一般應(yīng)建立如下檔案工作制度：

　　(1)檔案管理規(guī)定;

　　(2)文件材料形成、積累、歸檔制度;

　　(3)文件材料歸檔范圍及保管期限表;

　　(4)檔案工作崗位責(zé)任制;

　　(5)檔案工作考核辦法;

　　(6)檔案借閱利用制度;

　　(7)檔案分類編號方案;

　　(8)檔案庫房管理制度;

　　(9)檔案鑒定銷毀制度;

　　(10)檔案保密制度;

　　(11)檔案統(tǒng)計制度;

　　(12)科技圖樣修改補(bǔ)充制度;

　　(13)特殊載體檔案管理制度等。

　　49、什么是文件資料的歸檔?

　　答：歸檔是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案的過程，是辦理完畢具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。

　　已完成承辦過程既文件資料內(nèi)容所反映的事項等經(jīng)研究討論，已做出結(jié)論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存。

　　檔案是文件資料的精華，是經(jīng)人們鑒別、篩選后作為對日后各項工作活動有一定的參考、憑證等價值而保存的文件材料。

　　按照一定的原則和規(guī)律，經(jīng)過分類、組卷、編號、排列、編目等整理，移交到檔案部門集中保管和提供利用的文件資料。

　　50、文件材料轉(zhuǎn)換成檔案需具備哪些條件?

　　答：(1)文件材料運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦完畢的;

　　(2)對生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項工作有查考、憑證、依據(jù)作用的;

　　(3)經(jīng)過分類、組合排列、編號、基本編目等系統(tǒng)整理的。

　　51、歸檔文件的整理原則是什么?

　　答：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　52、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么?

　　答：(1)歸檔文件：應(yīng)為原件，文件材料歸檔后不得更改;

　　(2)永久、長期的電子文件：必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔;

　　(3)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備;

　　(4)需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制;

　　(5)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求;

　　(6)錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性;

　　(7)長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

　　53、各類文件材料應(yīng)何時歸檔?

　　答：各職能部門形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔;

　　工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項目、科研課題、基建項目文件材料在項目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔，時間長的項目可分為階段、分單位項目歸檔;

　　外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件資料在開箱驗收或接收后先登記，待安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔;

　　單位負(fù)責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料，應(yīng)在公務(wù)活動結(jié)束后及時交有關(guān)人員歸檔;

　　會計文件材料在會計年度終了后歸檔，由財務(wù)部門保管一至三年，向檔案部門移交;

　　實行文擋一體化或采用計算機(jī)輔助設(shè)計技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時歸檔;

　　下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

　　(1)沒有及時歸檔的零散文件材料;

　　(2)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

　　(3)設(shè)備儀器的維修文件材料;

　　(4)產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料;

　　(5)機(jī)構(gòu)變動或職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

　　(6)應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料;

　　(7)其他臨時活動中形成的文件材料。

　　54、文件材料的保管期限如何劃分?

　　答：文件材料的保管期限依據(jù)其查考利用價值的大小進(jìn)行劃分，可分為永久、長期和短期。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，本單位需要長久利用的材料應(yīng)定為永久(50年以上)保存;凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為長期(16年至50年)保存;凡是在較短時期內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為短期(15年以下)保存。各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位的實際，制定本單位各類文件材料的保管期限表。

　　55、文書檔案以“件”為單位進(jìn)行整理應(yīng)遵循的原則是什么?整理工作有哪些工作程序?排列文件順序的要求是什么?

　　答：(1)整理工作遵循的原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用;

　　(2)整理工作程序：分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒;

　　(3)排列文件順序的要求：應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

　　56、電力企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5類的文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理時，采用哪種分類方案為宜?

　　答：較適宜的分類方案：年度——問題——保管期限。

　　57、如何進(jìn)行案卷編目?

　　答：按照一定規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組成目錄的過程，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。

　　(1)案卷目錄：是檔案部門管理、統(tǒng)計、檢索、報道檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依據(jù)和憑證(可作為移交目錄)。其項目包括案卷序號、檔號、保管期限、案卷題名等;

　　(2)卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機(jī)關(guān)、文件編號、時間、題名等，便于利用者根據(jù)所需項目進(jìn)行查閱、檢索。項目填寫內(nèi)容包括文件序號、責(zé)任者、文件編號、日期、文件題名、頁號;

　　(3)備考表：備考表排列在卷內(nèi)末頁之后，其作用是用以說明卷內(nèi)文件材料的情況，即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單。項目填寫內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見號。

　　58、如何加蓋檔號章?

　　答：(1)單份文件材料裝訂的案卷，需在卷內(nèi)每份文件材料上加蓋和填寫檔號章。項目內(nèi)容包括檔號、序號等;

　　(2)蓋于文件的右上角或上方的空白處，無空白處時，亦可蓋于文件反面右上角。

　　59、檔案文件裝訂的基本要求是什么?

　　答：裝訂時應(yīng)做到文件右下頁邊齊整，無倒頁;破損的需進(jìn)行修復(fù);去掉留存在文件材料上的金屬物;參差不齊的應(yīng)折疊為統(tǒng)一幅面，裝訂后的案卷做到整體美觀結(jié)實耐用。

　　60、卷盒脊背如何填寫?

　　答：填寫項目包括檔號、保管期限、案卷題名。

　　檔號：目錄號、分類號、案卷號(暫用鉛筆填寫，移交后由接受單位統(tǒng)一正式填寫);

　　保管期限：已確定的案卷留存年限;

　　案卷題名：由立卷人擬寫的案卷題名(需與案卷目錄中的題名相一致)。

　　61、案卷封面如何填寫?

　　答：填寫項目包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號、案卷題名、密級。

　　62、如何準(zhǔn)確擬寫案卷題名?

　　答：擬寫案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)應(yīng)完整、文字宜簡練。應(yīng)避免因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長，同時也要杜絕因過于籠統(tǒng)而造成查找不便的困難。

　　擬寫案卷題名后，不要急于正式填寫在填充面或卷盒的脊背上，可臨時寫在稿紙上，待案卷經(jīng)過審查、調(diào)整，經(jīng)“加工”確定無誤后，再正式填寫。

　　63、如何編寫頁號?

　　答：案卷內(nèi)以有書寫內(nèi)容的頁面編寫。頁號編寫位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內(nèi)頁號順序均從“1”開始，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁號均從“1”起編寫。

　　成套圖紙或印刷成冊的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。

　　兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的，按一頁編寫頁號。

　　案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號。

　　64、備考表中的“互見號”應(yīng)填寫哪些內(nèi)容?

　　答：互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號括起。

　　65、基本建設(shè)項目檔案的圖紙怎樣折疊?

　　答：底圖的保管要求是“嚴(yán)禁折疊”，所以，這里所說的圖紙指的是藍(lán)圖。藍(lán)圖機(jī)械強(qiáng)度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù)GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，圖紙折疊具體要求為：

　　(1)采用“手風(fēng)琴”式折疊法;

　　(2)圖面朝里，減少對圖樣的磨損;

　　(3)盡量避免在重要的圖樣處有折痕;

　　(4)不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm)大小;

　　(5)采用折角等方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角。

　　66、科技檔案與科技資料的區(qū)別?

　　答：(1)由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動的關(guān)系不同，區(qū)分時，首先要分析是否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成材料，是否直接反映本單位的科技、生產(chǎn)活動的真實面貌。科技檔案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動有直接關(guān)系的其它單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件材料，也都應(yīng)視為科技檔案材料，而不是資料。

　　(2)從科技檔案與科技資料的使用價值和作用的不同來分析。科技檔案具有工作考查和歷史憑證的作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證作用?？萍紮n案是原始的第一手材料，損失后無法彌補(bǔ)，而科技資料是復(fù)制來的資料，損失后尚可收集復(fù)制。

　　(3)科技檔案與科技資料從來源，整理方法到管理辦法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料;科技資料則是從外單位通過交流、復(fù)制和購買而得到的。整理時科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性;科技資料沒有這種有機(jī)聯(lián)系。管理時科技檔案要比科技資料嚴(yán)密和完善得多。

　　67、科技檔案工作的基本任務(wù)是什么?

　　答：科技檔案工作是以科技檔案為研究對象和管理對象的一項專門業(yè)務(wù)工作。科技檔案工作的基本任務(wù)是：按照一定的原則和要求，科學(xué)地管理科技檔案，積極地開發(fā)科技檔案信息資源，及時準(zhǔn)確地提供科技檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技研究工作服務(wù)，為黨和國家的各項工作服務(wù)。

　　科技檔案工作的基本任務(wù)，主要是通過科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項業(yè)務(wù)工作來完成的。其中收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)工作，是為科技檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用創(chuàng)造條件的基礎(chǔ)工作。而對科技檔案進(jìn)行開發(fā)利用，充分發(fā)揮科技檔案的作用，為發(fā)展生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)建設(shè)科技研究工作服務(wù)，則是整個科技檔案工作的目的。

　　68、科技檔案工作的性質(zhì)是什么?

　　答：科技檔案工作是一項以科技管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是堅持科學(xué)態(tài)度，提高科學(xué)技術(shù)管理水平的重要環(huán)節(jié)，也是國家科學(xué)技術(shù)事業(yè)的一個組成部分。

　　69、如何確定科技檔案案卷的排列順序?

　　答：(1)案卷之間的排列順序

　　科研類：課題準(zhǔn)備立項階段——研究實驗階段——總結(jié)鑒定階段——成果申報獎勵階段——推廣應(yīng)用階段等。

　　基建類：項目依據(jù)性文件材料——基礎(chǔ)性文件材料——工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計)——工程施工——工程監(jiān)理——工程竣工驗收等。

　　設(shè)備類：設(shè)備依據(jù)性文件材料——外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收)——設(shè)備安裝調(diào)試——隨機(jī)文件材料——設(shè)備運(yùn)行——設(shè)備維護(hù)等。

　　以上為一般科技檔案案卷的排列順序。電力企業(yè)檔案案卷之間的排列順序，在《電力企業(yè)檔案分類表(6-9類)》的類目設(shè)置已基本排定，基本可按表中的類目設(shè)置的先后順序進(jìn)行排列。

　　(2)案卷內(nèi)文件材料之間的排列順序

　　管理性文件材料：按問題的重要程度和事項、事物發(fā)展過程的先后順序排列。

　　文字和圖紙：按文字在前，圖紙在后的順序排列。

　　譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。

　　70、一個立檔單位有哪此變化不影響全宗的劃分?

　　答：(1)立檔單位名稱的變更;

　　(2)立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變;

　　(3)立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整;

　　(4)立檔單位工作地點的變遷;

　　(5)立檔單位短期停止活動以后又恢復(fù)。

　　71、檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容有哪些?

　　答：有檔案的登記和統(tǒng)計兩部分。包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記，檔案利用情況的登記，檔案機(jī)構(gòu)、人員與檔案構(gòu)成、管理和其它專門問題的統(tǒng)計。

　　72、提供利用檔案主要有哪些方式方法?

　　答：提供利用檔案主要有如下方式方法：

　　(1)設(shè)立閱覽室;

　　(2)檔案的借閱;

　　(3)咨詢服務(wù);

　　(4)制發(fā)檔案的復(fù)制品;

　　(5)通過編印目錄、索引、文摘、簡介等進(jìn)行檔案信息的報道或交流;

　　(6)編輯文件匯集;

　　(7)編寫參考資料;

　　(8)制發(fā)檔案證明;

　　(9)舉辦檔案展覽。

　　73、怎樣進(jìn)行檔案的編研?

　　答：編研工作必須遵循一定的原則，具體應(yīng)該符合下列要求：

　　(1)檔案編研應(yīng)該充分考慮社會(企業(yè))需要，為企業(yè)的中心工作服務(wù);

　　(2)實事求是地維護(hù)檔案內(nèi)容的真實性，絕不允許歪曲和篡改檔案的現(xiàn)象發(fā)生;

　　(3)遵守國家的有關(guān)規(guī)定，編研工作的開展應(yīng)得到相應(yīng)部門的同意，公布檔案文件要經(jīng)過批準(zhǔn)。

　　同時，檔案編研是一項研究性很強(qiáng)的工作，涉及檔案固定資產(chǎn)、歷史固定資產(chǎn)和其他多方面的固定資產(chǎn)，檔案編研對維護(hù)歷史真實面貌有重要意義，所以檔案編研還必須堅持實事求是的科學(xué)態(tài)度，編研過程中尊重歷史，尊重檔案原件的記載，尊重檔案編研的嚴(yán)肅性。

　　74、全宗指南的結(jié)構(gòu)及編制原則是什么?

　　答：(1)全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成。

　　封頁包括：全宗指南名稱、時間、全宗號。

　　正文包括：全宗構(gòu)成者沿革，全宗內(nèi)檔案情況簡介，全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。

　　備注包括：本全宗指南的編制情況，有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補(bǔ)充說明。

　　(2)編制原則：應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實，語言簡練、文字表達(dá)清楚。

　　75、組織沿革主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：(1)單位成立、合并和撤消時間;

　　(2)單位名稱改變、地址遷移;

　　(3)單位的隸屬關(guān)系及主要職能(含性質(zhì)特征、職權(quán)范圍、主要工作與任務(wù)等);

　　(4)單位領(lǐng)導(dǎo)人員的任免;

　　(5)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及所屬單位的設(shè)置、變化情況，責(zé)任人姓名等;

　　(6)單位人員編制情況。

　　76、大事記主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：大事記主要有時間和記實兩部分內(nèi)容構(gòu)成。

　　時間就是按照年、月、日時間順序逐條記述事實，即通常講的“以時系事”。

　　記實是指記載單位主要的職能活動，展示單位發(fā)展概貌的大事和要事的事實。記載的事實應(yīng)即不遺漏大事、要事，也不必事無巨細(xì)全部羅列。

　　大事記記述的大事、要事一般是指：

　　(1)本單位隸屬關(guān)系的變化，體制、機(jī)構(gòu)的調(diào)整，規(guī)模的擴(kuò)大或縮小，人事的任免和調(diào)動等;

　　(2)本單位制定的重要制度、辦法，下達(dá)的規(guī)劃、計劃，采取的重大生產(chǎn)技術(shù)決策和措施;進(jìn)行的擴(kuò)建、改建任務(wù)等;

　　(3)本單位內(nèi)召開的各類重要會議和參加國家、地方或上級機(jī)關(guān)的重要會議，在會議上提出匯報、建議、提案和受獎等;

　　(4)本單位的生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研、職工教育、文藝體育、職工福利等方面的成果和重大的質(zhì)量、安全事故等;

　　(5)本單位某個時期的重點工作，如本單位整頓、設(shè)備和基建設(shè)施普查、打擊經(jīng)濟(jì)和刑事犯罪等活動;

　　(6)國家、地方或上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對本單位的重要指示、批示以及檢查工作時的講話或其他活動等;

　　(7)重大的外事活動，如外賓來本單位參觀、考察、協(xié)助工作，進(jìn)行技術(shù)交流;簽訂重要合同，本單位人員出國學(xué)習(xí)、參觀、考察等;

　　(8)其他大事、要事。

　　77、大事記中大事時間的編寫應(yīng)注意那幾個問題?

　　答：(1)大事時間必須考證，標(biāo)示明晰，盡量避免錯誤或含混不清;

　　(2)大事時間應(yīng)標(biāo)示具體，盡量寫清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記;

　　(3)某些大事持續(xù)時間較長，并且在大事記中作為一個條目編寫，其時間可以概括書寫，也可以標(biāo)明起止日期;

　　(4)大事時間一般應(yīng)以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，否則應(yīng)注明其它紀(jì)年形式。

　　78、《企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)》中“五率”如何計算?

　　答：(1)歸檔率=實際歸檔項目數(shù)/應(yīng)歸檔項目總數(shù)×100%;

　　(2)完整率=每個已歸檔項目中實際有的檔案材料的份數(shù)/每個已歸檔項目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%;

　　(3)準(zhǔn)確率=每個已歸檔項目中實際準(zhǔn)確的檔案材料的份數(shù)/每個已歸檔項目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%;

　　(4)查全率=檢出相關(guān)檔案數(shù)/庫存所有相關(guān)檔案數(shù)×100%;

　　(5)查準(zhǔn)率=檢出相關(guān)檔案數(shù)/檢出檔案總數(shù)×100%。

　　第三節(jié) 專門檔案管理

　　79、什么是電子文件的移交?

　　答：電子文件的移交是對歸檔電子文件按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接受工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。

　　80、電子文件的移交、接收檢驗項目有哪些?

　　答：文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接受電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的載體極其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，合格率達(dá)到100%時方可進(jìn)行交接。檢驗項目如下：

　　—載體有無劃恨，是否清潔;

　　—有無病毒;

　　—核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù);

　　—核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全;

　　—對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

　　檢驗結(jié)果分別由移交單位、接受單位填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗登記表》的相應(yīng)欄目。對檢驗不合格者，應(yīng)退回原形單位重新制作，并再次進(jìn)行檢驗。

　　81、如何對電子文件進(jìn)行鑒定?

　　答：電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和規(guī)定保管期限。

　　歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接受單位。

　　電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

　　電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和原數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。

　　82、歸檔電子文件怎樣整理?

　　答：(1)歸檔電子文件的整理按DA/T22歸檔的要求進(jìn)行;

　　(2)歸檔電子文件以件為單位整理;

　　(3)同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)(問題)或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)(問題)等分類方案進(jìn)行分類;

　　(4)按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體;

　　(5)電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進(jìn)行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項目和其他標(biāo)識(責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等);

　　(6)將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

　　83、電子文件鑒定工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容?

　　答：應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。

　　84、如何對電子文件進(jìn)行歸檔?

　　答：電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對實時進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

　　85、電子文件歸檔有哪些要求?

　　答：電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機(jī)載體上。具體要求：

　　(1)凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔;

　　(2)把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后在制作拷貝;

　　(3)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體;

　　(4)存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài);

　　(5)特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲載體中同時存在相應(yīng)的查看軟件;

　　(6)將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫;

　　(7)對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄;

　　(8)歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

　　86、歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合哪些條件?

　　答：(1)歸檔載體應(yīng)做防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

　　(2)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓;

　　(3)存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;

　　(4)環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃;相對濕度選定范圍：35%～45%。

　　87、磁性載體文件的歸檔要求有哪些?

　　答：(1)磁性載體文件形成部門負(fù)責(zé)對需要?dú)w檔的磁性載體文件進(jìn)行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項目結(jié)束后將磁性載體文件按照GB 1989-1980、GB 7574-1987和GB 9416.1-1988轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份(A、B盤)，及時向檔案部門移交歸案;

　　(2)歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒、清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性;

　　(3)歸檔使用的錄音(像)帶。軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB 7309-1987、GB/T 14306-1933的規(guī)定;

　　(4)同一項目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存儲在同種磁性載體上;

　　(5)應(yīng)建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔;

　　(6)歸檔的磁性載體應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。

　　88、照片檔案收集的范圍?

　　答：(1)記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片和本單位組織或參加的重要外事活動的照片;

　　(2)記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片;

　　(3)其他具有保存價值的照片。

　　89、照片檔案收集的要求是什么?

　　答：(1)對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為已有;

　　(2)對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定;

　　(3)對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點;

　　(4)底片、照片、說明齊全;

　　(5)底片與照片影像應(yīng)一致;

　　(6)對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片;對無照片的底片應(yīng)制作照片;

　　(7)照片檔案的移交和收集符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　90、照片檔案分類排列要求是什么?

　　答：在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動。

　　在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應(yīng)同時考慮不同保密等級照片的定位。

　　91、照片檔案的編號有何規(guī)定?

　　答：照片編號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柣蛉谔?、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。

　　92、照片檔案的著錄項目包括的內(nèi)容?

　　答：照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內(nèi)張數(shù)、分類號、項目號、主題詞或關(guān)鍵詞、密級、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號、文字說明等。

　　93、歸檔照片的說明主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：歸檔照片的說明應(yīng)體現(xiàn)事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由;“時間”即事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間;“地點”即被攝物所在的具體地點;“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份;“背景”即對揭示照片影像主題具有一定作用的背景;“攝影者”即照片的拍攝單位和拍攝人。

　　94、照片檔案的目錄有幾類?

　　答：照片檔案目錄種類包括冊內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　95、照片檔案的基本目錄、冊內(nèi)目錄有何要求?

　　答：照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號排序。

　　冊內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。冊內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號排序。冊內(nèi)目錄位于冊內(nèi)最前面。

　　96、照片檔案的保管要求和措施是什么?

　　答：(1)貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則;

　　(2)照片檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查。對受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫;

　　(3)接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣;

　　(4)底片冊、照片冊應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連;

　　(5)珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存。拷貝片提供利用，以便更好地保存母片;

　　(6)每隔兩年應(yīng)對底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過五年進(jìn)行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等)，亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，并做好檢查記錄，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時采取補(bǔ)救措施。

　　97、數(shù)碼照片的歸檔要求是什么?

　　答：(1)數(shù)碼照片圖像一律采用RGB彩色模式;

　　(2)數(shù)碼照片的文件格式為JPEG格式，文件名即為圖片編號;

　　(3)為便于儲存和保證數(shù)碼圖片的清晰度，照片的有效分辨率為2800×2000pix，每張圖片大小為1.5MB左右;

　　(4)數(shù)碼照片必須經(jīng)過篩選應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點，具有使用價值和歷史意義。

　　98、數(shù)碼照片組卷的要求是什么?

　　答：(1)數(shù)碼照片的案卷，原則上以700MB/CD-R光盤為一保管單位，每一保管單位的初始分類為工程機(jī)組號;非工程類數(shù)碼照片初始分類一律按照年度;

　　(2)數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制完整的案卷目錄和檢索目錄，作為臺帳和檢索利用;

　　(3)數(shù)碼照片檔案說明包括：專業(yè)分類編號、拍攝時間、拍攝主體說明、拍攝背景、攝影者、拍攝地點六要素;

　　(4)精選后數(shù)碼照片按目錄順序加洗五寸一份放入專用冊內(nèi)，冊內(nèi)目錄與數(shù)碼照片說明一致，每張照片注明六要素;

　　(5)所有數(shù)碼照片和Word文檔目錄刻入光盤;數(shù)碼照片排列順序、編號與卷內(nèi)目錄一致，放入專用袋內(nèi)，粘貼在數(shù)碼照片冊最后一頁上歸檔。

　　99、什么是會計檔案?

　　答：會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　　(1)會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證;

　　(2)會計帳薄類：總帳、明細(xì)帳、日記帳固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄、其他會計帳薄;

　　(3)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告;

　　(4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

　　100、會計檔案移交時間如何規(guī)定的?

　　答：各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別要求拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　101、會計檔案借閱的規(guī)定是什么?

　　答：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

　　102、銷毀會計檔案的規(guī)定有哪些?

　　答：保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

　　(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;

　　(2)單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

　　(3)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財務(wù)部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財務(wù)部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷;

　　(4)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　103、會計檔案的載體有哪些規(guī)定?

　　答：采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　104、會計檔案的移交有哪些規(guī)定?

　　答：單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、保管期限等內(nèi)容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名。

　　105、何為信用檔案?其作用是什么?

　　答：信用檔案主要是指法人、其他組織和個人在經(jīng)濟(jì)交往、職能管理和日常生活等社會活動中形成并反映信譽(yù)狀況，對國家和社會具有保存價值的各種記錄。

　　信用檔案即是國家檔案資源的組成部分，也是社會信用體系建設(shè)的重要基礎(chǔ)，加強(qiáng)應(yīng)用檔案的管理和開發(fā)利用工作，對于建立社會信用體系和信用機(jī)制，規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序，提高全民族誠實守信的道德水平具有十分重要的意義。

　　106、企業(yè)信用檔案主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：(1)基本情況：主要包括信用主體的名稱、代碼、隸屬關(guān)系、經(jīng)營規(guī)模、地址、對外聯(lián)系方式、法人代表的基本情況等材料;

　　(2)工商注冊登記情況：主要包括工商登記、變更、注銷、商標(biāo)注冊及工商年檢等方面的材料;

　　(3)合同履行情況及由此引發(fā)的仲裁或訴訟等材料;

　　(4)帳款收付情況：主要包括在對外經(jīng)濟(jì)往來中形成的各種收付款憑證等材料;

　　(5)財務(wù)情況：主要包括資產(chǎn)負(fù)債與損益、財務(wù)狀況分析、現(xiàn)金流量、經(jīng)營業(yè)績等方面的材料;

　　(6)銀行信貸情況：主要包括貸前調(diào)查及信用分析情況，還貸還息情況，逃廢銀行債務(wù)等方面的材料;

　　(7)產(chǎn)品質(zhì)量情況：主要包括獲得名牌產(chǎn)品、質(zhì)量獎、通過質(zhì)量體系認(rèn)證，假冒偽劣產(chǎn)品查處等方面的材料;

　　(8)中介機(jī)構(gòu)資信情況：主要包括蓄意出具虛假驗資報告、資產(chǎn)評估報告、審計報告及質(zhì)量認(rèn)證等行為的查處材料;

　　(9)承擔(dān)資信調(diào)查與評估業(yè)務(wù)、質(zhì)量認(rèn)證等中介服務(wù)機(jī)構(gòu)開展信用評估所形成的有關(guān)材料;

　　(10)違法違紀(jì)情況：主要包括公、檢、法及有關(guān)行政主管部門查處涉及信用缺失等方面違法、違規(guī)案件的材料;

　　(11)其他反映信用主體有關(guān)信用情況的材料。

　　107、什么是實物檔案?

　　答：實物檔案是指公司各單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研及其他各項工作中形成的,具有保存價值的,按歸檔要求整理歸檔的實物。實物分為二類：一類是指榮譽(yù)檔案，即本單位在各項工作中所獲得的獎杯、獎狀、證書、獎牌、錦旗等;另一類是指具有保存價值的各類實物，如領(lǐng)導(dǎo)題詞、名人字畫、友好往來的贈品等。

　　108、實物檔案的歸檔范圍?

　　答：主要包括本單位獲得的各種榮譽(yù)證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎牌以及廢止的各種印章，獲贈的紀(jì)念品、宣傳品及反映本單位不同發(fā)展階段的產(chǎn)品樣品，實體性科技成果、工裝和設(shè)備等物品。

　　109、實物檔案的歸檔時間是怎么規(guī)定的?

　　答：實物檔案中的榮譽(yù)檔案，各單位應(yīng)于取得后一周內(nèi)移交檔案主管部門。

　　各類題詞、名人字畫、饋贈禮品等實物檔案，在活動完成后及時向檔案室歸檔。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)部門保留一段時間的，可將應(yīng)歸檔實物移交檔案管理部門后，再辦理檔案借用手續(xù)。

　　110、實物檔案的歸檔要求是什么?

　　答：(1)各部門要按規(guī)定的時間將應(yīng)歸檔的實物檔案移交檔案管理部門，任何部門和個人不得隨意將實物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人;

　　(2)歸檔的實物檔案要保持整潔、無破損。

　　111、實物檔案是如何分類的?

　　答：實物檔案分為：獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗、其他等六類。

　　112、實物檔案案卷目錄包括哪些條目?

　　答：包括案卷號、受獎單位、授獎單位、題名、授獎時間、備注等。

　　113、實物檔案的保存有哪些規(guī)定?

　　答：實物檔案管理員應(yīng)定期對實物檔案予以維護(hù)，定期維護(hù)不少于每周一次，保持實物檔案的整潔、美觀。對于有特殊保存要求的實物檔案，應(yīng)制訂特殊保存措施進(jìn)行保管。如：證書獎狀可以按分類，保管在特制的資質(zhì)證冊中，證冊第一頁應(yīng)有檢索目錄，證書、獎狀上應(yīng)有編號;錦旗可以疊放平整后放在檔案盒中，檔案盒應(yīng)平放在檔案柜中，有卷盒脊背和案卷封面以便查找。

　　114、實物檔案的借閱有哪些規(guī)定?

　　答：已入檔的實物檔案原則上不再對外借用，有特殊原因借用時，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借用，借用時原則上只借用仿制件，如確需借用原件需說明原因并經(jīng)分管理經(jīng)理簽字同意，借閱的實物檔案如有損壞或損傷，應(yīng)予以賠償并追究責(zé)任，賠償?shù)臄?shù)額由公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門認(rèn)定。