企業(yè)級(jí)項(xiàng)目辦公室

繆開

內(nèi)容摘要：在當(dāng)今激勵(lì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)如何提高自身的管理能力來(lái)提高自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力成為各個(gè)企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，建立企業(yè)級(jí)項(xiàng)目辦公室，通過(guò)執(zhí)行短期計(jì)劃和長(zhǎng)期改進(jìn)計(jì)劃來(lái)提高企業(yè)的核心管理能力，使企業(yè)的管理有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目辦公室，項(xiàng)目計(jì)劃，持續(xù)改進(jìn)。

1．背景概述

如今，各個(gè)企業(yè)在全球范圍內(nèi)尋找合作伙伴、運(yùn)作項(xiàng)目，顧客們希望更加迅速、便宜地得到高質(zhì)量的商品，競(jìng)爭(zhēng)無(wú)疑是激烈的。成功的公司，如EDS、IBM、朗訊、Bechtel、惠普及Asea Brown Boveri等公司都認(rèn)識(shí)到它們的市場(chǎng)份額與未來(lái)增長(zhǎng)依賴于有能力的項(xiàng)目管理。這些公司多年來(lái)一直致力于研究新的項(xiàng)目管理方法和培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理，目前又將重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目辦公室上來(lái)，使之保持穩(wěn)定一致并使項(xiàng)目管理成為其競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但目前我們國(guó)內(nèi)很多企業(yè)由于一些不通用，不規(guī)范的項(xiàng)目管理方法在滿足企業(yè)新產(chǎn)品迅速上市的目標(biāo)方面越來(lái)越缺乏效率，越來(lái)越多的企業(yè)開始學(xué)習(xí)和引進(jìn)國(guó)際先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想，并開始逐步打造自己的項(xiàng)目辦公室來(lái)持續(xù)改進(jìn)自身不規(guī)范的項(xiàng)目管理方法與國(guó)際接軌。

2．面臨的難題

企業(yè)中目前普遍存在每個(gè)部門都在用不同的方式討論進(jìn)度只會(huì)使項(xiàng)目更糟糕，以前做項(xiàng)目比較小只和自己部門打交道可能還意識(shí)不到這樣的問(wèn)題，但隨著項(xiàng)目的變大需要各個(gè)協(xié)作共同完成的時(shí)候，這個(gè)問(wèn)題就變得越來(lái)越突出。這時(shí)我感覺需要系統(tǒng)的學(xué)習(xí)一下項(xiàng)目管理體系，后來(lái)我有幸參加了項(xiàng)目管理方面的一些培訓(xùn)，直到最后通過(guò)美國(guó)的項(xiàng)目管理專家（PMP）論證才真正領(lǐng)悟到問(wèn)題所在。一個(gè)企業(yè)要使自己的產(chǎn)品快速占領(lǐng)市場(chǎng)，就必須依靠先進(jìn)項(xiàng)目管理方法來(lái)實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)，而企業(yè)級(jí)項(xiàng)目辦公室正是實(shí)現(xiàn)這個(gè)方法的最佳途徑之一。

3．如何迎接挑戰(zhàn)

一個(gè)運(yùn)行良好的項(xiàng)目辦公室能確保企業(yè)使用一個(gè)合理的，結(jié)構(gòu)化的項(xiàng)目管理方法。但鑒于國(guó)內(nèi)企業(yè)的實(shí)際情況，我們?cè)趯?shí)施這種項(xiàng)目管理方法的時(shí)候不得不面對(duì)這樣的挑戰(zhàn)：時(shí)間和資源都是有限的，我們不可能在短時(shí)間來(lái)個(gè)質(zhì)的飛躍，只能通過(guò)改進(jìn)原有的項(xiàng)目管理來(lái)解決，這樣做確實(shí)壓力很大，畢竟集中精力考慮如何開發(fā)新產(chǎn)品常常會(huì)無(wú)法關(guān)注其他過(guò)程的變更。所以在項(xiàng)目辦公室成立之初，如何解決這些問(wèn)題呢？

我認(rèn)為問(wèn)題的答案是：主動(dòng)做好計(jì)劃，以滿足短期利益和業(yè)務(wù)需求。關(guān)鍵是要保持實(shí)施起來(lái)簡(jiǎn)單、關(guān)注價(jià)值實(shí)現(xiàn)，按計(jì)劃組織；要在戰(zhàn)術(shù)上集中，從關(guān)注短期影響、業(yè)務(wù)需求以及最小業(yè)務(wù)需求開始。但項(xiàng)目辦公室的目標(biāo)不僅僅是實(shí)現(xiàn)短期利益和業(yè)務(wù)需求這樣的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)，同時(shí)必須站在戰(zhàn)略高度上考慮長(zhǎng)期解決方案，這些方案致力于培養(yǎng)持久的組織成熟度，為組織帶來(lái)長(zhǎng)期的利益，借助可重復(fù)性的過(guò)程保證每一次都能夠滿足產(chǎn)品迅速上市的需要。

這些目標(biāo)對(duì)于我們的項(xiàng)目辦公室可謂是任重而道遠(yuǎn)，必須依靠科學(xué)的項(xiàng)目管理方法來(lái)完成。我認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)這些戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略目標(biāo)可以通過(guò)四個(gè)階段逐步推進(jìn)的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：

階段一：基礎(chǔ)建立

階段二：執(zhí)行短期計(jì)劃

階段三：實(shí)施長(zhǎng)期解決方案

階段四：支持和改進(jìn)

4．解決方案討論

階段一：基礎(chǔ)建立

在這個(gè)階段，我們首先給我們的項(xiàng)目辦公室確定工作范圍和工作職權(quán)，必須

公司上層管理層的強(qiáng)力支持才能實(shí)現(xiàn)。在得到高層的支持后，必須對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的資源和能力進(jìn)行一個(gè)恰當(dāng)?shù)脑u(píng)估，然后基于項(xiàng)目管理成熟度的方法，確定企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目基準(zhǔn)線，來(lái)計(jì)劃將來(lái)的任務(wù)和活動(dòng)。然后組織一系列由關(guān)鍵項(xiàng)目干系人參加的工作會(huì)議，專門組織分析企業(yè)現(xiàn)有的能力，面臨的挑戰(zhàn)、問(wèn)題和目標(biāo)，并形成一系列的評(píng)估報(bào)告，確定企業(yè)的現(xiàn)狀以及未來(lái)的戰(zhàn)略。同時(shí)撰寫一份包含短期計(jì)劃和長(zhǎng)期解決方案的發(fā)展計(jì)劃。最后根據(jù)發(fā)展計(jì)劃確定項(xiàng)目辦公室的職能和人員，準(zhǔn)備溝通策略，申請(qǐng)啟動(dòng)資金，從而使項(xiàng)目辦公室具有開展工作的資金和能力，完成項(xiàng)目辦公室的本階段目標(biāo)。

階段二：執(zhí)行短期計(jì)劃

在這個(gè)階段，項(xiàng)目辦公室的主要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)短期計(jì)劃，并開始項(xiàng)目指導(dǎo)。短期計(jì)劃和項(xiàng)目指導(dǎo)兩項(xiàng)工作可以向企業(yè)項(xiàng)目辦公室?guī)?lái)立竿見影的問(wèn)題。短期計(jì)劃是為滿足當(dāng)前需要的解決方案，專門解決項(xiàng)目干系人相關(guān)的問(wèn)題，然后立即實(shí)施這些工作，它能夠滿足較高優(yōu)先級(jí)的利益。短期計(jì)劃可能工作如下：

1．項(xiàng)目清單（包括新產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，信息技術(shù)項(xiàng)目，業(yè)務(wù)增長(zhǎng)項(xiàng)目等）

2．項(xiàng)目管理方法體系的配置

3．總結(jié)報(bào)告和考核體系

4．項(xiàng)目回顧

5．針對(duì)項(xiàng)目的培訓(xùn)會(huì)

6．對(duì)新項(xiàng)目和緊急項(xiàng)目的支持和指導(dǎo)

7．項(xiàng)目控制組的項(xiàng)目計(jì)劃

8．預(yù)備項(xiàng)目的確認(rèn)和配置

9．項(xiàng)目文檔模板

我認(rèn)為在這個(gè)階段最重要是項(xiàng)目指導(dǎo)，項(xiàng)目指導(dǎo)是最能體現(xiàn)項(xiàng)目管理價(jià)值的優(yōu)秀方法，一般在項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目需要緊急支持的時(shí)候?qū)嵤?，通過(guò)一系列的項(xiàng)目指導(dǎo)和其他項(xiàng)目支持工作，使我們項(xiàng)目的短期計(jì)劃走上軌道，也為下個(gè)階段實(shí)施長(zhǎng)期的項(xiàng)目解決方案做好準(zhǔn)備。

階段三：實(shí)施長(zhǎng)期解決方案

企業(yè)的項(xiàng)目管理能力變得成熟會(huì)帶來(lái)持續(xù)的增值，在這個(gè)階段項(xiàng)目辦公室的工作主要是改進(jìn)和理順，培訓(xùn)人員，建立一個(gè)更加持久，項(xiàng)目獲得成功必備的支撐體系。在這個(gè)階段，開發(fā)長(zhǎng)期的解決方案，繼續(xù)項(xiàng)目指導(dǎo)，培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目人員，逐步健全項(xiàng)目辦公室的職能。在這里，一些關(guān)鍵因素必須注意：

1．過(guò)程/體系方法的持續(xù)改進(jìn)

2．培訓(xùn)課程的開發(fā)

3．項(xiàng)目績(jī)效考核體系的開發(fā)

4．有效的資源管理

5．有效項(xiàng)目管理工具的推廣

6．項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)和認(rèn)證

7．項(xiàng)目資料管理體系的開發(fā)

8．項(xiàng)目變更的改進(jìn)

9．模板的持續(xù)改進(jìn)

這個(gè)階段我們的主要任務(wù)主要是開發(fā)和整合各種項(xiàng)目相關(guān)體系為主，以實(shí)現(xiàn)

適合企業(yè)的各種體系、標(biāo)準(zhǔn)、培許和項(xiàng)目支持活動(dòng)的長(zhǎng)期戰(zhàn)略計(jì)劃。

階段四：支持和改進(jìn)

在這個(gè)階段，項(xiàng)目辦公室持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)提供支持。他們指導(dǎo)日常活動(dòng)，優(yōu)化項(xiàng)目管理活動(dòng)，必要時(shí)擴(kuò)大工作范圍，開展各種項(xiàng)目培訓(xùn)和項(xiàng)目指導(dǎo)活動(dòng)，項(xiàng)目干系人也可以提供對(duì)項(xiàng)目辦公室工作和活動(dòng)的反饋，使其不斷的優(yōu)化和改進(jìn)。

5．預(yù)言成功

建立企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目辦公室不需要復(fù)雜的計(jì)劃。面對(duì)緊迫的時(shí)間和有限的資源、激勵(lì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和業(yè)務(wù)需求，使項(xiàng)目辦公室在成立之初不得不設(shè)計(jì)一個(gè)方案來(lái)考慮短期效益和業(yè)務(wù)需求，同時(shí)做好長(zhǎng)期解決方案的基礎(chǔ)工作。關(guān)鍵是實(shí)施起來(lái)簡(jiǎn)單可行，關(guān)注價(jià)值實(shí)現(xiàn)和按計(jì)劃組織，不要面面俱到。直接的努力結(jié)果就是建立一套適合企業(yè)的結(jié)構(gòu)化，一致化的項(xiàng)目管理方法，并使企業(yè)內(nèi)部對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行結(jié)果得到一致理解，這樣我們的項(xiàng)目才能從根本上得到改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：《如何通過(guò)PMP考試》

《成功的項(xiàng)目管理》

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