如何有效管理集團公司下屬的業(yè)務(wù)經(jīng)營單位？

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  隨著集團組織規(guī)模的日益擴大，組織結(jié)構(gòu)也越來越復(fù)雜，所涵蓋的區(qū)域遍及全國各個省市、所跨足的產(chǎn)業(yè)涉及各個行業(yè)，員工規(guī)模也同樣不斷向上增長，A集團就是這樣一家企業(yè)。目前，整個集團發(fā)展是以電子信息產(chǎn)業(yè)為主軸，以水平整合方式逐步對外擴展，先后涉足家電、通訊、信息、房地產(chǎn)、金融、服務(wù)等領(lǐng)域，全集團共有30多家分公司，50多家合營企業(yè)，十幾萬名員工，年營業(yè)額達300億元人民幣。

    這樣一家跨行業(yè)、地區(qū)的大型集團企業(yè)，現(xiàn)在面臨著管理上的重重難題：如何有效管理下屬的業(yè)務(wù)經(jīng)營單位？如何引導(dǎo)他們有效、快速、健康地成長？如何進行嚴格的控制約束……

    近幾年，集團領(lǐng)導(dǎo)愈發(fā)認識到人力資源是集團企業(yè)最核心和最關(guān)鍵的資源，解決好集團企業(yè)在人力資源管控方面的問題是解決其他問題的先決條件。但是要想有效地解決集團OA軟件難題，談何容易？因為人的管理，更難掌控！并非建立了一套完整的集團OA軟件體系就完事大吉，還必須有一套集團企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)在背后支撐。

    當初，A集團還處于非集團型企業(yè)時，由于采用人力資源信息系統(tǒng)的主要目的是提高人力資源部門的工作效率，簡化工作，因此，信息技術(shù)在集團OA軟件領(lǐng)域應(yīng)用的重要程度并不如現(xiàn)在這么明顯。而現(xiàn)在，A集團是具有多個分子公司，跨越不同行業(yè)，地域分布廣，員工眾多的集團型企業(yè)，所面臨的人力資源信息系統(tǒng)的問題就尤為突出。

    異質(zhì)系統(tǒng)無法整合

    A集團目前各業(yè)務(wù)處室、各分子公司，使用著不同的集團OA軟件，同時各自有一套信息的定義和處理機制，形成了大大小小的“信息孤島”，這些孤島之間信息標準不一致，一方面影響了運營效率，維護困難；另一方面信息準確性差、無法更好地綜合利用這些信息為集團企業(yè)人力資源運營、決策提供輔助決策支持。

    數(shù)據(jù)統(tǒng)一和信息共享問題

    在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面，隨著管理幅度和管理級別的增加，各級集團OA軟件部門形成了各自的集團OA軟件編碼方式，這就造成了集團總部與下屬公司之間以及下屬各公司之間信息編碼方式的不一致，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一和信息整合共享困難。

    在基礎(chǔ)人才庫方面，往往是下屬公司各自為政，難以形成完整統(tǒng)一的員工信息庫、缺乏集團內(nèi)部人事變動信息記錄，無法形成集團內(nèi)各子公司共享、分權(quán)瀏覽的人才庫、資源庫。集團總部想了解員工的信息也只能通過不同層次的集團OA軟件部門才能了解到。

   集團OA軟件流程整合問題

    在沒有信息技術(shù)支撐的狀態(tài)下，A集團的整個集團業(yè)務(wù)無法和各個子公司及合營公司進行業(yè)務(wù)集成，這樣，就不可能完成集團計劃和管控的職能。這些主要體現(xiàn)在制度不健全、不完善，流程不統(tǒng)一、不規(guī)范，如招聘流程、績效管理流程、員工培訓(xùn)與發(fā)展流程、員工職業(yè)計劃、離職流程等，集團和下屬公司流程不能有效整合，從而無法達到集團管控效果。

    分布式管理問題（跨區(qū)域、跨行業(yè)管理問題）

    A集團是一家跨地區(qū)、跨行業(yè)的集團型企業(yè)，那么就造成集團企業(yè)與不同的分公司之間，尤其是不同行業(yè)的公司之間的管理模式是不一樣的。比如考核，有的是用平衡計分卡考核模式，有的是用KPI（關(guān)鍵性能指標）模式，管理模式的不同給集團人力資源的管理和決策帶來了非常大的障礙。

    集團信息化OA系統(tǒng)程度不一致

    由于A集團跨足于不同的產(chǎn)業(yè)，這樣就造成了下屬的分子公司由于處于不同的產(chǎn)業(yè)上，必然集團信息化OA系統(tǒng)的程度就會有所不同。例如，傳統(tǒng)的制造業(yè)相較于高科技產(chǎn)業(yè)集團信息化OA系統(tǒng)程度要低很多，同樣地，集團總部的集團信息化OA系統(tǒng)程度也有可能遠遠低于高科技產(chǎn)業(yè)的下屬公司。這就給集團集團OA軟件帶來了技術(shù)上的障礙。只有克服這些瓶頸，采集到統(tǒng)一、客觀的數(shù)據(jù)，才能為集團人力資源統(tǒng)一管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

    角色轉(zhuǎn)變問題

    作為集團的集團OA軟件部門，會承擔公司很多日常事務(wù)的處理工作，比如員工考勤、薪資計算等等。但是隨著外部環(huán)境的變化、企業(yè)間競爭的加強，集團的集團OA軟件部門應(yīng)該從日常的事務(wù)性處理工作中解脫出來，角色應(yīng)該從管理性部門向服務(wù)性部門轉(zhuǎn)變，將更多的精力投入到考慮公司的人才戰(zhàn)略當中和為公司的發(fā)展提供多元化的人才服務(wù)。

    以上通過對A集團企業(yè)所面臨的在集團OA軟件集團信息化OA系統(tǒng)方面問題的分析，可以看出A集團急需一個解決集團集團OA軟件的根本之道。AMT咨詢認為，集團企業(yè)在集團OA軟件集團信息化OA系統(tǒng)的過程中應(yīng)該從這些管理問題出發(fā)，先梳理需要解決的管理問題，然后尋找切入點進行集團信息化OA系統(tǒng)，借助IT支撐集團企業(yè)的管理問題。

    基礎(chǔ)支撐

    現(xiàn)在很多集團型企業(yè)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息不全，沒有建立起自己的人力資源信息庫，有的甚至沒有采用集團信息化OA系統(tǒng)的手段進行集團OA軟件，這會給集團的管理運作帶來非常不利的影響。

    如國內(nèi)某大型能源集團在全國擁有30多家子公司，近十萬名員工，卻沒有集團的集團OA軟件信息系統(tǒng)。恰逢其時，該能源集團下屬的某個露天煤礦打算新建井工礦。但露天煤礦缺少經(jīng)驗豐富的井工礦技術(shù)人員，該能源集團領(lǐng)導(dǎo)提出了“在集團內(nèi)部調(diào)配”的想法。而由于集團沒有基礎(chǔ)人才信息庫的支撐，領(lǐng)導(dǎo)很難在較短時間內(nèi)，在成千上萬的員工中找到適合的人選。

    鑒于此，在基礎(chǔ)支撐方面，建議集團企業(yè)應(yīng)該盡早著手對集團OA軟件的運作進行集團信息化OA系統(tǒng)，可以從以下幾個方面展開：

    首先，建立以集團總部為基準的人力資源信息規(guī)劃，對集團OA軟件中涉及到的各種信息的定義標準、傳輸標準、使用標準進行全面規(guī)劃，建立統(tǒng)一、可擴展的信息結(jié)構(gòu)體系，為人力資源信息系統(tǒng)的信息管理、業(yè)務(wù)流程處理、決策分析奠定信息基礎(chǔ)。

    其次，是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)庫包含的是變動很小的靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要有兩大類，一類是員工基本信息，如姓名、年齡、性別等；另一類是集團及下屬企業(yè)的基本信息，包括企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、職位設(shè)置、考核制度等，這些數(shù)據(jù)在相對較長的時期內(nèi)不會發(fā)生大的變化，比較穩(wěn)定，因此稱為靜態(tài)數(shù)據(jù)。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是整個集團進行集團OA軟件的基礎(chǔ)。

    最后，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支撐下，還應(yīng)該建立集團的人才庫。包括管理人才庫，各種專業(yè)技能人才庫、戰(zhàn)略儲備人才庫等，為集團人才的統(tǒng)一管理和調(diào)配做好準備。

    有了以上標準和基礎(chǔ)，才能為整個集團人力資源信息的統(tǒng)一和共享提供前提，才能為日后的集團OA軟件相關(guān)數(shù)據(jù)的積累奠定基礎(chǔ)，才能為集團OA軟件的具體應(yīng)用創(chuàng)造條件。