用友財(cái)務(wù)軟件教程

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用友財(cái)務(wù)軟件培訓(xùn)教程 第一節(jié) 總賬子系統(tǒng)概述

　　一、用友財(cái)務(wù)軟件教程總賬子系統(tǒng)的主要功能

　　總賬子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)及企業(yè)管理系統(tǒng)中一個(gè)核心的子系統(tǒng)，它的主要功能包括基本設(shè)置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算管理和月末處理等。

　　1.基本設(shè)置

　　由用戶根據(jù)本企業(yè)的需要建立賬務(wù)應(yīng)用環(huán)境，將系統(tǒng)處理變成適合本單位實(shí)際需要的專用系統(tǒng)。如設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置外幣及匯率、期初余額的錄入。憑證類別及結(jié)算方式的定義，以及各類輔助核算項(xiàng)目的定義等。

　　2.憑證管理

　　通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票按制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對(duì)發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。

　　3.出納管理

　　為出納人員提供一個(gè)集成辦公環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金及銀行存款的管理。可完成銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬，隨時(shí)出最新資金日?qǐng)?bào)表、余額調(diào)節(jié)表以及進(jìn)行銀行對(duì)賬。

　　4，賬簿管理

　　強(qiáng)大的查詢功能使整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、憑證聯(lián)查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數(shù)據(jù)?？呻S時(shí)提供如下標(biāo)準(zhǔn)賬表：

　　(1)總賬、余額表。

　　(2)序時(shí)賬、明細(xì)賬、多欄賬，以及能夠同時(shí)查詢上級(jí)科目總賬數(shù)據(jù)及末級(jí)科目明細(xì)數(shù)據(jù)的月份綜合明細(xì)賬。

　　(3)日記賬、日?qǐng)?bào)表。

　　5.輔助核算管理

　　(1)個(gè)人往來管理。主要進(jìn)行個(gè)人借款、還款管理工作，及時(shí)地控制個(gè)人借款，完成清欠工作。提供個(gè)人借款明細(xì)賬、催款單、余額表、賬齡分析報(bào)告及自動(dòng)清理核銷已清賬等功能。

　　(2)部門核算。主要為了考核部門費(fèi)用收支的發(fā)生情況，及時(shí)地反映控制部門費(fèi)用的支出，對(duì)各部門的收支情況加以比較，便于進(jìn)行部門考核。提供各級(jí)部門總賬、明細(xì)賬的查詢，并對(duì)部門收人與費(fèi)用進(jìn)行部門收支分析等功能。

　　(3)項(xiàng)目管理。用于生產(chǎn)成本、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項(xiàng)目為中心為使用者提供各項(xiàng)目的成本、費(fèi)用、收人、往來等匯總與明細(xì)情況以及項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告等，也可用于核算科研課題、專項(xiàng)工程、產(chǎn)成品成本、旅游團(tuán)隊(duì)、合同、訂單等等。提供項(xiàng)目總賬。明細(xì)賬及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢。

　　(4)往來管理。主要進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來款項(xiàng)的發(fā)生。清欠管理工作，及時(shí)掌握往來款項(xiàng)的最新情況。用友財(cái)務(wù)軟件教程提供往來款的總賬、明細(xì)賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。

　　6.月末處理

　　自動(dòng)完成月末分?jǐn)?、?jì)提、對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。進(jìn)行試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬、生成月末工作報(bào)告。靈活的自定義轉(zhuǎn)賬功能、各種取數(shù)公式可滿足各類業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬工作。

　　二、總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系

　　總賬子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系。

　　1.總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理

　　總賬系統(tǒng)與系統(tǒng)管理共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。也就是說，總賬系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)既可以在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設(shè)置，也可以在總賬系統(tǒng)中自行錄入，最終都是由各模塊共享。

　　2.總賬系統(tǒng)與應(yīng)收系統(tǒng)

　　應(yīng)收系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對(duì)傳過來的憑證，可以在總賬系統(tǒng)中審核確認(rèn)，并記賬。

　　3.總賬系統(tǒng)與應(yīng)付系統(tǒng)

　　應(yīng)付系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢所生成的憑證。對(duì)傳過來的憑證，可以在總賬系統(tǒng)中審核確認(rèn)，并記賬。

　　4.總賬系統(tǒng)與工資系統(tǒng)

　　工資系統(tǒng)將工資分?jǐn)偨Y(jié)果自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞給總賬系統(tǒng)，并可以查詢憑證。

　　5.總賬系統(tǒng)與固定資產(chǎn)系統(tǒng)

　　總賬系統(tǒng)接收固定資產(chǎn)系統(tǒng)中增加資產(chǎn)、減少資產(chǎn)以及原值和累計(jì)折舊的調(diào)整、折舊計(jì)提等所產(chǎn)生的記賬憑證，同時(shí)通過對(duì)賬保持固定資產(chǎn)賬目的平衡，并可查詢憑證。

　　6.總賬系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)

　　成本管理系統(tǒng)將各種成本費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)后生成的憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)，審核并記 賬。

　　7.總賬系統(tǒng)與存貨核算系統(tǒng)

　　存貨核算系統(tǒng)生成的各種單據(jù)、憑證，可用于賬務(wù)處理系統(tǒng)生成總賬。并可查詢單據(jù)、憑證。

　　8.總賬系統(tǒng)和UFO報(bào)表 總賬系統(tǒng)向UFO報(bào)表系統(tǒng)提供相關(guān)科目數(shù)據(jù)，以生成財(cái)務(wù)系統(tǒng)所需的各種報(bào)表。

　　9.總賬系統(tǒng)與決策支持系統(tǒng)

　　總賬系統(tǒng)向決策支持系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，生成財(cái)務(wù)報(bào)表及其他財(cái)務(wù)分析表。

　　10.總賬系統(tǒng)與財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)

　　總賬系統(tǒng)向財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，生成財(cái)務(wù)報(bào)表及其他財(cái)務(wù)分析表。

　　第二節(jié) 用友財(cái)務(wù)軟件培訓(xùn)教程之總賬子系統(tǒng)初始化

　　系統(tǒng)初始化就是結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，將一個(gè)通用的賬務(wù)核算系統(tǒng)改造為適合本企業(yè)核算要求的“專用賬務(wù)核算系統(tǒng)”，即將手工會(huì)計(jì)核算體系移植到計(jì)算機(jī)，這是企業(yè)保證會(huì)計(jì)核算及各種專項(xiàng)輔助核算等工作順利開展的重要環(huán)節(jié)之一。初始化處理分兩部分實(shí)現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。

　　一、核算體系的建立

　　1.操作員設(shè)置

　　所謂操作員設(shè)置，就是將本單位財(cái)務(wù)人員設(shè)置為系統(tǒng)認(rèn)可的操作員，以便在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上進(jìn)行操作分工及權(quán)限控制。系統(tǒng)管理員和賬套的會(huì)計(jì)主管通過對(duì)系統(tǒng)操作的分工和權(quán)限的管理，一方面可避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的操作;另一方面可以對(duì)系統(tǒng)所含的各個(gè)子系統(tǒng)的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)，進(jìn)入系統(tǒng)管理的具體操作詳見第二章中“設(shè)置操作員及權(quán)限”部分。

　　2.建立核算賬套

　　當(dāng)用戶第一次使用系統(tǒng)時(shí)，首先需要建立新的核算賬套，以后每個(gè)新的會(huì)計(jì)年度開始時(shí).只需建立新年度的核算賬簿即可。新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。

　　賬套中的“會(huì)計(jì)主管”應(yīng)該是本單位的財(cái)務(wù)人員，因此要先進(jìn)行操作員設(shè)置，再建立核算賬套。

　　如果存貨(或客戶、供應(yīng)商)要分類，那么在進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置時(shí)，必須先設(shè)置存貨分類，然后才能設(shè)置存貨檔案，否則可以直接設(shè)置存貨(或客戶、供應(yīng)商)檔案。

　　賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)允許進(jìn)行修改的內(nèi)容進(jìn)行修改。

　　3.操作員權(quán)限設(shè)置

　　設(shè)置好操作員并建立核算賬套后，應(yīng)對(duì)每一個(gè)操作員賦予一定的權(quán)限。該項(xiàng)操作只能由系統(tǒng)管理員和他所指定的賬套主管來進(jìn)行操作，其中，以系統(tǒng)管理員的身份進(jìn)行操作可以放棄或指定賬套主管。操作員權(quán)限設(shè)置參見第二章第一節(jié)相關(guān)內(nèi)容。

　　4.定義編碼方案

　　為了便于用戶進(jìn)行分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理，可以對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級(jí)設(shè)置。因此，在系統(tǒng)初始時(shí)，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)將要用到的一些目錄的編碼級(jí)次及每級(jí)位數(shù)進(jìn)行定義?？煞旨?jí)設(shè)置的內(nèi)容有：科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應(yīng)商分類編碼、部門編碼、成本對(duì)象編碼、收發(fā)類別編碼和結(jié)算方式編碼。

　　編碼級(jí)次和各級(jí)編碼長度的設(shè)置將決定用戶單位如何編制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編號(hào)，進(jìn)而構(gòu)成用戶分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理的基礎(chǔ)。

　　定義編碼級(jí)次方案，可以在建立賬套過程，通過建賬向?qū)矶x;也可以在【系統(tǒng)控制臺(tái)】界面，通過 【基礎(chǔ)設(shè)置】中的【編碼方案】 來定義、修改編碼方案;還可以通過修改賬套參數(shù)的方法來修改編碼方案。

　　5.啟用賬套

　　啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，以便總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或執(zhí)行相應(yīng)的控制。當(dāng)?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)圖3-5所示對(duì)話框，可以進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后，也可以通過該對(duì)話框查看或調(diào)整賬簿的選項(xiàng)。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項(xiàng)…】，也可以得到選項(xiàng)對(duì)話框。

　　從圖3-5可以看到，對(duì)話框共有四個(gè)頁簽：

　　(1)憑證頁簽。

　　①制單控制：主要設(shè)置在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)哪些操作進(jìn)行控制。

　　③外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式。

　?、蹜{證控制：主要設(shè)置處理憑證時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)哪些操作進(jìn)行控制。

　　④往來控制方式：主要設(shè)置企業(yè)往來核算控制方式。

　　(2)賬簿頁簽。用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。當(dāng)希望對(duì)查詢和打印權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化時(shí)，可選擇“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目”選項(xiàng)，然后再到系統(tǒng)菜單【設(shè)置】下的【明細(xì)權(quán)限】中去設(shè)置明細(xì)賬科目查詢權(quán)限。

　　(3)會(huì)計(jì)日歷頁簽?？梢圆榭锤鲿?huì)計(jì)期間的起始日期與結(jié)束日期，以及啟用會(huì)計(jì)年度和啟用日期。此處僅能查看會(huì)計(jì)日歷的信息，如需修改請(qǐng)到系統(tǒng)管理中進(jìn)行。修改時(shí)要注意以下限制：

　　①總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。

　?、谝唁浫?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。

　?、劭傎~中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期。

　?、芸傎~中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。

　　⑤第二年進(jìn)入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。

　　(4)其他頁簽。對(duì)系統(tǒng)的其他選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，但賬套信息的修改只能到系統(tǒng)管理中由賬套主管進(jìn)行。

　　6.定義外幣及匯率

　　匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。這里只能錄入固定匯率與浮動(dòng)匯率值，并不決定在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，在【賬簿選項(xiàng)】中的【匯率方式】的設(shè)置決定制單使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率。

　　如果使用固定匯率，則應(yīng)在每月月初錄入記賬匯率(即期初匯率)，月末計(jì)算匯兌損益時(shí)錄入調(diào)整匯率(即期末匯率);如果使用浮動(dòng)匯率，則應(yīng)每人在此錄入當(dāng)日匯率。

　　7.建立會(huì)計(jì)科目

　　建立會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算方法之一，財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般都提供了符合國家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目，明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：

　　第一，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。

　　第二，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級(jí)而無上級(jí);既要設(shè)置總賬科目，又要設(shè)置明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料。

　　第三，會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定，會(huì)計(jì)年中不能刪除;如已經(jīng)使用，不能增設(shè)下一級(jí)明細(xì)科目。一級(jí)科目名稱要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂。

　　第四，設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個(gè)于系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。

　　一般來說，為了充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)原有的會(huì)計(jì)科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)以往的一些科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強(qiáng)化企業(yè)的核算和管理工作。

　　當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務(wù)較少時(shí)，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來單位、個(gè)人、部門、項(xiàng)目通過設(shè)置明細(xì)科目來進(jìn)行核算管理：而對(duì)于一個(gè)往來業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴(yán)格的企業(yè)來說，應(yīng)該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進(jìn)行管理，即將這些明細(xì)科目的上級(jí)科目設(shè)為末級(jí)科目并設(shè)為輔助核算科目，并將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。

　　(1)增加會(huì)計(jì)科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會(huì)計(jì)科目】，進(jìn)入會(huì)計(jì)科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目一新增對(duì)話框，如圖3—6所示：

　?、倏颇烤幋a：科目編碼必須唯一，且必須按其級(jí)次的先后次序建立?？颇烤幋a只能由數(shù)字、英文字母及減號(hào)(-)、正斜杠()表示，其他字符(如&" ’;空格等)禁止使用。

　　②科目名稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號(hào)(-)。正斜杠()，但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個(gè)漢字，科目英文名稱最多可輸入100個(gè)英文字母。

　　需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時(shí)為空。在中文版中，必須錄入中文名稱;若是英文版，則必須錄入英文名稱。

　?、劭颇款愋停盒袠I(yè)性質(zhì)為企業(yè)時(shí)，科目類型分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設(shè)成本類;行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時(shí)，按新會(huì)計(jì)制度科目類型設(shè)置。

　?、苜~頁格式：定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。

　?、葜洿a：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個(gè)漢字拼音的頭一個(gè)字母組成，例如，管理費(fèi)用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動(dòng)將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱。

　?、圯o助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細(xì)賬核算外，并提供部門核算，個(gè)人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算四種專項(xiàng)核算功能供選用。設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn)：

　　第一，一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專項(xiàng)核算，如管理費(fèi)用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項(xiàng)目的使用情況，那么可以同時(shí)設(shè)置部門核算和項(xiàng)目核算。

　　第二，個(gè)人往來核算不能與其他專項(xiàng)一同設(shè)置，客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類必須設(shè)在未級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級(jí)和上級(jí)設(shè)賬類。但若只在上級(jí)科目設(shè)賬類，其末級(jí)科目沒有設(shè)該賬類，系統(tǒng)將不承認(rèn)，也就是說當(dāng)上級(jí)科目設(shè)有某賬類時(shí)，其末級(jí)科目中必設(shè)有該賬類，否則只上級(jí)設(shè)賬類，系統(tǒng)將不處理。

　　第三，在設(shè)置輔助核算時(shí)請(qǐng)盡量慎重，因?yàn)槿绻颇恳延袛?shù)據(jù)，而要對(duì)科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么很可能會(huì)造成總賬與輔助賬對(duì)賬不平。

　?、倨渌怂悖河糜谡f明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬;銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。

　?、劭颇啃再|(zhì)(余額方向)：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方;增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。

　?、弁鈳藕怂悖河糜谠O(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名。

　?、軘?shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

　　(2)科目修改。當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí)，可以對(duì)錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級(jí)科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級(jí)。

　　(3)科目查詢。準(zhǔn)確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。

　　(4)科目刪除。對(duì)于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級(jí)科目。

　　(5)指定科目。指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。

　　8.建立輔助核算

　　將科目設(shè)置了輔助核算還是不夠的，還應(yīng)將從科目中去掉的明細(xì)科目設(shè)置為輔助核算的目錄。不同的輔助核算，應(yīng)設(shè)置不同的核算目錄，如部門目錄、個(gè)人目錄、項(xiàng)目目錄、客戶目錄。供應(yīng)商目錄。

　　(1)部門目錄設(shè)置。按照已經(jīng)定義好的部門編碼級(jí)次原則輸入部門編號(hào)及其信息。最多可分5級(jí)，編碼總長12位，部門檔案包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【部門目錄】，出現(xiàn)【部門檔案】界面。單擊【增加】按鈕，在相應(yīng)編輯區(qū)域輸入部門檔案的各項(xiàng)信息，然后單擊【保存】工具鈕，所增加的部門即在左側(cè)空白區(qū)中顯示，如圖3—7所示：

　　注意：部門編號(hào)必須符合部門編碼級(jí)次原則。

　　(2)個(gè)人目錄設(shè)置。主要用于記錄本單位使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號(hào)、名稱、所屬部門及職員屬性等。職員編號(hào)必須唯一，職員編號(hào)和職員名稱必須輸入。

　　(3)項(xiàng)目目錄設(shè)置。一個(gè)單位項(xiàng)目核算的種類可能多種多樣，比如說，在建工程、對(duì)外投資、技術(shù)改造、融資成本、在產(chǎn)品成本、課題、合同訂單……，為此應(yīng)允許企業(yè)定義多個(gè)種類的項(xiàng)目核算。可以將具有相同特性的一類目定義成一個(gè)項(xiàng)目大類，一個(gè)項(xiàng)目大類可以核算多個(gè)項(xiàng)目，為了便于管理，還可以對(duì)這些項(xiàng)目進(jìn)行分類管理。例如，可以按以下步驟定義項(xiàng)目：

　　①設(shè)置科目：為對(duì)部分成本費(fèi)用和收人按項(xiàng)目核算、管理，在會(huì)計(jì)科目設(shè)置功能中先設(shè)置相關(guān)的項(xiàng)目核算科目，然后再定義項(xiàng)目目錄。如對(duì)生產(chǎn)成本科目設(shè)置項(xiàng)目核算的輔助賬類。

　?、诙x項(xiàng)目大類：即項(xiàng)目核算的分類類別。在項(xiàng)目目錄定義功能中，增加項(xiàng)目大類，如增加生產(chǎn)成本項(xiàng)目大類。項(xiàng)目大類名稱是該類項(xiàng)目的總稱，而不是會(huì)計(jì)科目名稱。如果使用了存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇存貨中已定義好的存貨目錄作為項(xiàng)目目錄。

　　③指定核算科目：即具體指定需按此類項(xiàng)目核算的科目。一個(gè)項(xiàng)目大類可以指定多個(gè)科目，一個(gè)科目只能指定一個(gè)項(xiàng)目大類。在項(xiàng)目目錄定義功能中指定。如將直接材料、直接工資和制造費(fèi)用指定為生產(chǎn)成本項(xiàng)目大類的科目。

　?、芏x項(xiàng)目分類：為了便于統(tǒng)計(jì)，可將同一項(xiàng)目大類下的項(xiàng)目進(jìn)一步劃分。如生產(chǎn)成本項(xiàng)目大類進(jìn)一步劃分明細(xì)項(xiàng)目為自行開發(fā)項(xiàng)目和委托開發(fā)項(xiàng)目。

　?、荻x項(xiàng)目欄目：是將各個(gè)項(xiàng)目大類中的具體項(xiàng)目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內(nèi)容又取決于項(xiàng)目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。

　　(4)客戶檔案設(shè)置。當(dāng)往來客戶較多時(shí)，可以對(duì)客戶進(jìn)行分類，以便對(duì)客戶進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和匯總。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶分類】，屏幕顯示圖3-8所示【客戶分類】界面?？蛻舴诸惥幋a必須唯一，客戶分類的分類編碼必須與“編碼原則” 中設(shè)定的編碼級(jí)次結(jié)構(gòu)相同。

　　如果需要進(jìn)行往來管理，那么，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對(duì)客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。設(shè)置充客戶分類，就可在最末級(jí)客戶分類下增加客戶目錄。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【客戶檔案】，選擇最末級(jí)分類，單擊【增加】，屏幕顯示圖3-9所示【客戶檔案卡片】界面?？蛻魴n案中“基本”信息中客戶編碼、名稱、簡(jiǎn)稱必須輸入，其余可輸可不輸;“聯(lián)系”信息包括地址、郵政編碼。E-mail地址。電話、傳真、呼機(jī)等;“信用”信息包括應(yīng)收余額、信用等級(jí)、信用額度、付款條件等;“其他”信息包括分管部門、專營業(yè)務(wù)員、停用日期、使用頻度等。

　　(5)供應(yīng)商檔案設(shè)置。建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬款管理服務(wù)的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)行采購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計(jì)時(shí)都會(huì)用到供貨單位檔案，因此必須先設(shè)立供應(yīng)商檔案，以便減少工作差錯(cuò)。

　　用友財(cái)務(wù)軟件教程提供了對(duì)供貨客戶檔案的設(shè)置和管理功能。若在“賬簿選項(xiàng)”中將供應(yīng)商往來款項(xiàng)設(shè)為由應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么對(duì)供應(yīng)商檔案的設(shè)置和管理也可在應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)付系統(tǒng)所生成的憑證將自動(dòng)傳輸給總賬系統(tǒng)，若在“賬簿選項(xiàng)” 中將供應(yīng)商往來款項(xiàng)設(shè)為由總賬系統(tǒng)核算，在總賬系統(tǒng)制作的憑證，應(yīng)付款的查詢?nèi)钥稍趹?yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行。其操作原理與客戶目錄設(shè)置相同。