怎樣提高機(jī)房管理系統(tǒng)下載人員的工作效率

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據(jù)了解，年初的機(jī)房管理系統(tǒng)下載技巧培訓(xùn)中，多數(shù)公司都將提高團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力和工作效率作為重點(diǎn)來(lái)強(qiáng)調(diào)。關(guān)于業(yè)務(wù)人員的工作效率問(wèn)題，會(huì)后往往也可聽(tīng)到經(jīng)理們?cè)V說(shuō)他們的難處，比如案子報(bào)批、結(jié)案、報(bào)支等流程過(guò)長(zhǎng)，一些后勤職能部門(mén)服務(wù)意識(shí)缺乏等等。這些不但會(huì)影響業(yè)務(wù)人員工作效率的提高，一些操作的好機(jī)有時(shí)也會(huì)在等待中而錯(cuò)失掉。一些人員也因此也常拿規(guī)范的外公司作對(duì)比，報(bào)怨自家公司的上的缺陷。
　　就此問(wèn)題，我作為高級(jí)培訓(xùn)講師與外的一些同行做了交流，而美國(guó)朋友所反饋信息表明，其實(shí)大多美國(guó)公司同樣也存在著人員工作效率難以讓人滿(mǎn)意的問(wèn)題。據(jù)佛羅里達(dá)傲行咨詢(xún)公司新近所做年度效率專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查顯示，人員僅有10%的時(shí)間投入在了有效的工作上，其它絕大部分時(shí)間花在了：處理行政類(lèi)事務(wù)31%，旅途耗時(shí)18%，私事（含打私話(huà)）處理17%，幫客戶(hù)處理雜事14%，時(shí)間控制不緊密的開(kāi)發(fā)、客戶(hù)開(kāi)發(fā)工作等10%。報(bào)告的評(píng)述說(shuō)，這些數(shù)據(jù)足以讓企業(yè)者憂(yōu)心忡忡的了。但更值得讓人思考的是，當(dāng)問(wèn)及人員時(shí)間的大約分配情況時(shí)，幾乎所有人都誤以為自己的有效時(shí)間應(yīng)在50%以上。
　　至于企業(yè)人員時(shí)間分配情況，從一些高層朋友所提供的估算數(shù)據(jù)來(lái)看，行業(yè)和模式的不同，分配比例也會(huì)有些差異。比如說(shuō)，實(shí)施經(jīng)銷(xiāo)制或代理模式的團(tuán)隊(duì)，與執(zhí)行分銷(xiāo)和通路精耕的團(tuán)隊(duì)相比，有效時(shí)間的分配一般來(lái)講也會(huì)依次略有遞增，但總體上人員工作效率的提高都存在很大的空間。同時(shí)大家也一致認(rèn)可，人員有效時(shí)間的提高，業(yè)績(jī)也會(huì)相應(yīng)地有所提升。
　　至于怎樣才能夠提高機(jī)房管理系統(tǒng)下載人員的有效時(shí)間，從目前普遍存在的問(wèn)題來(lái)看，我想應(yīng)同時(shí)從以下幾個(gè)方面來(lái)考慮。
　　首先是理流程的合理化和高效化。一些上了規(guī)模的企業(yè)（民營(yíng)企業(yè)最為典型），在引進(jìn)職業(yè)團(tuán)隊(duì)和逐步放權(quán)的初期，為防范，常常配套出臺(tái)一系列的制度，尤其是在涉及費(fèi)用的使用上，往往表現(xiàn)出申報(bào)、審批環(huán)節(jié)過(guò)多，且環(huán)環(huán)相扣，流程過(guò)長(zhǎng)。團(tuán)隊(duì)在申請(qǐng)和結(jié)案審批報(bào)支過(guò)程中常常耗掉許多寶貴的時(shí)間，甚至?xí)e(cuò)過(guò)不少機(jī)會(huì)。從老板的角度出發(fā)，為控制費(fèi)用和，將流程設(shè)計(jì)的環(huán)環(huán)相扣，滴水不漏，將心比心，應(yīng)是無(wú)可厚非的。所以要想對(duì)流程進(jìn)行簡(jiǎn)便化和高效化的改造，職業(yè)人員首先要拋棄報(bào)怨，從現(xiàn)行流程執(zhí)行的問(wèn)題點(diǎn)入手，藝術(shù)地與老板，漸進(jìn)式地推行適合本企業(yè)實(shí)際情況的系統(tǒng)。比如，制訂年度、季度直至月度的費(fèi)用使用計(jì)劃，并設(shè)計(jì)細(xì)化到月度的具體項(xiàng)目的臺(tái)賬，嵌入月度費(fèi)用使用超標(biāo)的預(yù)警系統(tǒng)，并配套出臺(tái)費(fèi)用使用的稽核和獎(jiǎng)懲制度。做到費(fèi)用事前有鋼性的預(yù)算，事中有執(zhí)行監(jiān)控和預(yù)警，一切都在按計(jì)劃跑。老板在得到的系統(tǒng)同時(shí)，也會(huì)從中感受到你的能力，再與其流程的簡(jiǎn)化時(shí)，障礙自然也就會(huì)少多了。
　　其次是設(shè)法盡量減少人員在行政性事務(wù)上的耗時(shí)。這首先需要公司的行政、財(cái)務(wù)、等系統(tǒng)要有較強(qiáng)的服務(wù)、服務(wù)的服務(wù)意識(shí)，要能主動(dòng)了解和協(xié)助解決人員所急和所需。我們?？吹剑藛T為訂機(jī)票、車(chē)票而打上兩三個(gè)甚至更多個(gè)小時(shí)的電話(huà)，為報(bào)支差旅費(fèi)用到審計(jì)室、統(tǒng)計(jì)室和出納室樓上樓下地跑腿和等待。如果票務(wù)類(lèi)的事情由行政部門(mén)統(tǒng)一辦理、報(bào)支事項(xiàng)由內(nèi)勤統(tǒng)一代辦，他們的時(shí)間又會(huì)節(jié)約出多少？據(jù)一些分析，簡(jiǎn)化一些不必要的流程并將一些行政性的事務(wù)交由服務(wù)部門(mén)去做，人員的時(shí)間會(huì)得到30%以上的提高。
　　再者，就是人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度問(wèn)題。工作積極主動(dòng)、善于時(shí)間、遇到效率障礙能積極提出合理化建議的人員，與工作被動(dòng)、消極、拖拉以及雖有積極性但不善時(shí)間的人員相比，在工作效率和工作績(jī)效上肯定會(huì)有很大的不同。
　　所以身為人員，在談及工作效率時(shí)，也應(yīng)懂得先找找或者反省一下自身工作態(tài)度及時(shí)間的問(wèn)題。
　　另外，一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的工作效率問(wèn)題，與其團(tuán)隊(duì)的中層管理者也有很大的關(guān)聯(lián)。作為一名經(jīng)理，能建立一支團(tuán)隊(duì)意識(shí)強(qiáng)、善于相互的隊(duì)伍，并懂得關(guān)注下屬的工作效率問(wèn)題，相信下屬肯定也都會(huì)有積極的反擴(kuò)Ｕ庋，在經(jīng)理為提高團(tuán)隊(duì)的工作效率而做內(nèi)外部時(shí)，自然也就會(huì)容易得多。

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