企業(yè)檔案保護注意事項

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　　企業(yè)檔案的保護是指采取必要的防護措施，減少對檔案造成損毀的各種不利因素的影響，最大限度地維護企業(yè)檔案的齊全、完整與安全，延長檔案的壽命。

　　從影響檔案保存壽命的外部因素看，不適宜的溫濕度、光照、灰塵、日、霉、水、火以及機械磨損等因素，都會造成對檔案的破壞。所以要配備適合安全保管檔案的專柜，采取措施，滿足溫濕度控制、防光、防火、防盜和防有害生物等檔案保護技術要求。

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　　火災是能夠對檔案造成重大損失的最直接隱患。因此，檔案庫房必須在滿足消防要求上采取必要措施。在庫房的裝修裝飾上不應采用易燃材料如一般木料、塑料等，而應使用難燃、阻燃的材料如防火門、難燃窗簾、電線等。同時應添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業(yè)還可以加裝消防警報裝置。

　　（二）防盜

　　防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設施，有條件的企業(yè)可以采取電子監(jiān)控警報裝置，以確保檔案的安全。

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　　光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質素都有很大的破壞作用，使紙張強度降低，因而檔案柜、箱等應安放在避免日光直曬之處，較難避開的，則可采用懸掛遮陽窗簾來防止光線照射檔案，也應盡量避免燈光長時間直射檔案。

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　　在炎熱、潮濕的環(huán)境下，檔案極易發(fā)生霉變。檔案一旦長霉，霉菌很難除去，滲透到紙張內部的霉菌還會使紙張的牢固性在數(shù)天之內降低50%。因此，檔案應置于通風處，若發(fā)現(xiàn)檔案已經生霉，則可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或75%的酒精擦去霉菌，然后晾干。

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　　檔案一旦被蟲蛀，嚴重者千瘡百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持檔案室、檔案箱（柜）等空氣流通，清潔干燥。對新裝入的檔案箱（柜）的檔案，應嚴格檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀的，不經殺蟲處理不得裝入檔案箱柜，對已裝入檔案箱（柜）的檔案，要經常檢查。發(fā)現(xiàn)蟲害，及時治理。為有效殺蟲，可以在檔案箱（柜）中放置一些檔案專用防蟲藥物。

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　　灰塵會摩擦和破壞檔案紙張纖維，會使檔案字跡線條模糊不清，有的灰塵如蘇打、水泥等有酸性或堿性，對檔案有較強的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護者，是各種霉菌的傳播者。所以，保護好檔案必須做好防塵工作。要經常打掃檔案室，清潔檔案柜，防止灰塵污染檔案。

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　　檔案在高溫潮濕的環(huán)境下最容易生霉、長蟲。在條件允許的情況下，應避免將庫房設置在建筑的頂層或西向夕曬房間。庫房的溫度、濕度一定要經常監(jiān)測，使其在一定范圍內。比較理想的溫度是14℃－24℃，相對濕度是45%－60%。為維持庫房的最佳溫、濕度條件，一般可采用自然調節(jié)和機器控制兩種辦法。自然調節(jié)主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風的辦法降溫、降濕等。機器控制則是采用電器設備，控制庫房溫濕度，如空調和抽濕機等。

　?。ò耍┓乐箼n案的機械損傷（如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等），一方面要采用適當?shù)谋９苎b具存放檔案，另一方面要注意在使用檔案的過程中，輕拿輕放，小心維護。對已發(fā)生機械損傷的殘破檔案，可采用托裱、復制的方法進行修復。

　　（九）照片、底片、磁帶、光盤等特殊載體的檔案材料應同時注意溫濕度控制和防磁，特殊載體檔案材料多且有條件的企業(yè)，可以添置防磁柜等裝置。