適合小企業(yè)的oa

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 　　OA軟件的應(yīng)用范疇涉及到所有知識(shí)性員工，是全員信息化的第一臺(tái)階。既然是全員應(yīng)用，提高全員的工作效率而不是某個(gè)部門(mén)、某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、某個(gè)人的效率，成為OA軟件的核心價(jià)值定位，如果以通用性和經(jīng)常性?xún)蓚€(gè)緯度對(duì)OA軟件的功能進(jìn)行篩選的話(huà)，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國(guó)企和政府機(jī)關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、會(huì)議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門(mén)戶(hù)定制、通訊錄、工作便簽、問(wèn)卷調(diào)查、常用工具(計(jì)算機(jī)、萬(wàn)年歷等)。如果以給小型企業(yè)帶來(lái)價(jià)值大小的緯度對(duì)所有功能模塊評(píng)估的話(huà)，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項(xiàng)目管理模塊為小型企業(yè)帶來(lái)的了80%的價(jià)值，而其余的模塊帶來(lái)20%的價(jià)值。因此抓大放小，重點(diǎn)考察工作流程、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。

　　1.廠(chǎng)商態(tài)度

　　OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購(gòu)OA軟件與采購(gòu)財(cái)務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡(jiǎn)單的、一次性的買(mǎi)賣(mài)交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢(xún)和人工服務(wù)，在這個(gè)過(guò)程中，需要持續(xù)不斷的與廠(chǎng)商互動(dòng)，來(lái)解決實(shí)施、應(yīng)用、推廣過(guò)程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問(wèn)題。在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問(wèn)題面前，客戶(hù)如果面對(duì)的只是一個(gè)普通銷(xiāo)售人員或者普通實(shí)施人員，是無(wú)法調(diào)動(dòng)整個(gè)組織進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時(shí)，也要重點(diǎn)考察OA廠(chǎng)商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個(gè)愛(ài)你的人，遠(yuǎn)比選擇一個(gè)你愛(ài)的人重要。

　　而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項(xiàng)目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級(jí)別越好，說(shuō)明對(duì)你越重視，也意味著過(guò)程中遇到問(wèn)題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。

　　2.成本控制

　　很多客戶(hù)的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評(píng)估OA軟件的成本是，只是簡(jiǎn)單的考慮到公司在OA軟件項(xiàng)目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過(guò)程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來(lái)的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來(lái)數(shù)據(jù)集成的開(kāi)發(fā)成本、升級(jí)成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。

　　當(dāng)然管理軟件的選型與硬件設(shè)備的選型不同， 硬件設(shè)備的選型成本占有最重要要素，而管理軟件的選型，軟件應(yīng)用后的價(jià)值占有最重要要素。

　　關(guān)于OA軟件選型過(guò)程中的采購(gòu)成本，行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠(chǎng)商。選擇產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)的產(chǎn)品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價(jià)產(chǎn)品，和盲目追求高價(jià)格以尋求心理保障，都是不可取的。

　　3.售后服務(wù)

　　OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是軟件深入、持久和穩(wěn)定使用的保障。首先，軟件服務(wù)的效率和質(zhì)量直接影響軟件正常穩(wěn)定的運(yùn)行和用戶(hù)的滿(mǎn)意度。其次，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)的成本太高，用戶(hù)最終也難以承受。OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，做好了不僅能有力保障產(chǎn)品的成功應(yīng)用，還能降低用戶(hù)的使用成本。

　　而且，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)是OA廠(chǎng)商的軟件產(chǎn)品、團(tuán)隊(duì)的技術(shù)實(shí)力和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目的管理水平等多方面的綜合因素的體現(xiàn)。

　　4.企業(yè)如何選型

　　1、做好項(xiàng)目規(guī)劃和管理，嚴(yán)格控制項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目成本、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、后續(xù)服務(wù)等內(nèi)容。

　　2、應(yīng)該選擇專(zhuān)業(yè)化的OA辦公系統(tǒng)廠(chǎng)商，盡量避免其他軟件開(kāi)發(fā)商或系統(tǒng)集成商。因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)不是這些公司的主業(yè)，他們通常采用項(xiàng)目定制的方式來(lái)實(shí)施，會(huì)導(dǎo)致實(shí)施周期長(zhǎng)、成本高，穩(wěn)定性和適用性差，后期的服務(wù)和二次開(kāi)發(fā)都非常不便，后續(xù)費(fèi)用也很高。

　　3、系統(tǒng)應(yīng)該非常成熟、健壯、穩(wěn)定，能夠滿(mǎn)足大規(guī)模用戶(hù)同時(shí)在線(xiàn)使用，并且訪(fǎng)問(wèn)速度快。系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)該簡(jiǎn)單，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化的功能，可以快速實(shí)施，并簡(jiǎn)單培訓(xùn)后就可以使用，以降低實(shí)施周期和成本。

　　4、系統(tǒng)應(yīng)該具有門(mén)戶(hù)的特點(diǎn)，滿(mǎn)足小型企業(yè)的多層級(jí)使用，同時(shí)具有嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置和安全防護(hù)措施，讓不同級(jí)別的用戶(hù)可以安全使用。系統(tǒng)應(yīng)該具有很強(qiáng)的流程管理功能，滿(mǎn)足小型企業(yè)流程規(guī)范和流程優(yōu)化的需求。

　　5、系統(tǒng)需要具有平臺(tái)化的特點(diǎn)，采用多層架構(gòu)，具有很強(qiáng)的開(kāi)放性和靈活性。因?yàn)榇笮推髽I(yè)通常掌握一定的軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)，因此OA辦公系統(tǒng)最好是能夠提供一個(gè)開(kāi)放性的平臺(tái)，讓IT人員利用這個(gè)平臺(tái)搭建個(gè)性化的應(yīng)用系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合。類(lèi)似于華天動(dòng)力的自定開(kāi)發(fā)平臺(tái)就具有這個(gè)特點(diǎn)。最后需注意，大型企業(yè)在選購(gòu)OA辦公系統(tǒng)時(shí)往往有著更大的空間，但其實(shí)也有著更大的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)OA辦公系統(tǒng)這種看起來(lái)簡(jiǎn)單，實(shí)際卻并不簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，還需要選型者認(rèn)真、理性的對(duì)待，這才是項(xiàng)目成功的第一步。為小型企業(yè)員工提供一個(gè)協(xié)同工作的系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)小型企業(yè)降低成本提升效率的最終目的。