咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案

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筆者主要內(nèi)容是關(guān)于咨詢行業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)的必要性、目前咨詢行業(yè)知識(shí)管理過(guò)程中面臨的挑戰(zhàn)、泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案以及泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)的基本功能模塊。

    一、咨詢行業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)的必要性

    咨詢公司核心競(jìng)爭(zhēng)力和公司價(jià)值。麥肯錫敢用剛剛走出校門毫無(wú)經(jīng)驗(yàn)的人給全球500強(qiáng)的客戶作咨詢，就是因?yàn)樗鼡碛袕?qiáng)大的后臺(tái)知識(shí)庫(kù)支持和一套非常出色成熟的知識(shí)，可以很快將人培養(yǎng)出來(lái)。近百年的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)積累是今天麥肯錫的最大財(cái)富和競(jìng)爭(zhēng)力所在，這也是那些即使掌握了其咨詢方法的資深顧問(wèn)們?cè)陔x開麥肯錫以后也很難再打造出第二個(gè)麥肯錫的重要原因所在。

    二、目前咨詢行業(yè)知識(shí)管理過(guò)程中面臨的挑戰(zhàn)

    咨詢類公司其重要的成長(zhǎng)動(dòng)因是重視知識(shí)管理工作，但是在過(guò)去幾年，鑒于缺少信息化的支撐工具，因此在知識(shí)管理能力的創(chuàng)新和提高上，遇到了各種挑戰(zhàn)和困惑。

    1、信息不對(duì)稱成為知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值的約束條件。

    如何讓咨詢團(tuán)隊(duì)實(shí)時(shí)掌握公司內(nèi)外的信息、宏觀經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展趨勢(shì)、政策導(dǎo)向、各行業(yè)的相關(guān)信息和趨勢(shì)、各種相關(guān)技術(shù)走勢(shì)等，成為發(fā)揮專家知識(shí)創(chuàng)造能力、創(chuàng)造價(jià)值的前提條件。

    2、隱性知識(shí)成為難以積累、復(fù)制、分享和管理的焦點(diǎn)。

    所有的知識(shí)中，人們可以通過(guò)口頭傳授、教科書、參考資料、期刊雜志、專利文獻(xiàn)、視聽媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)等方式獲取的顯性知識(shí)在企業(yè)中只有50%的數(shù)量，而另外50%的知識(shí)以難以表達(dá)的技能、技巧、經(jīng)驗(yàn)、訣竅、價(jià)值觀、文化深藏于個(gè)人的內(nèi)心，是隱性知識(shí)。這些隱性知識(shí)隨著員工的流失而流失，不僅造成了知識(shí)的浪費(fèi)，同時(shí)也加大了企業(yè)對(duì)個(gè)人的依賴。隱性知識(shí)引發(fā)的困局還不止于此。如同你雖然知道烤面包的程序，卻不等于能烤出好面包一樣，由于沒(méi)有將隱性知識(shí)顯性化，大量正確和錯(cuò)誤的知識(shí)混雜于員工的內(nèi)心，阻礙了我們采取正確的行為。

    3、不能以項(xiàng)目為中心的知識(shí)管理，其價(jià)值產(chǎn)出率大打折扣。

    設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)模式是一個(gè)個(gè)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，而每個(gè)項(xiàng)目都是一個(gè)知識(shí)密集的任務(wù)，需要設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在復(fù)雜需求中，快速進(jìn)行知識(shí)的采集、轉(zhuǎn)化和創(chuàng)造。但是，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性、成員來(lái)源的廣泛性、知識(shí)構(gòu)成的復(fù)雜性，因此，原有的管理體系，很難對(duì)以項(xiàng)目為中心，進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)和知識(shí)文檔的管理，因此項(xiàng)目管理可控程度低，項(xiàng)目交付周期難以保證。

    4、知識(shí)孤島分散在各個(gè)角落，給及時(shí)取用帶來(lái)困擾。

    傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，公司內(nèi)部的顯性知識(shí)，大多散落在資料室、個(gè)人的電腦里、郵箱里、個(gè)人的文件夾、辦公室的抽屜里；類似于技能、技巧、經(jīng)驗(yàn)、訣竅、價(jià)值觀、文化、感悟、經(jīng)歷等隱形知識(shí)則隱藏在每個(gè)專業(yè)人員的腦袋里；項(xiàng)目過(guò)程中、日常工作中也有各種各樣的過(guò)程知識(shí)，沒(méi)有被有效記錄下來(lái)，另外互聯(lián)網(wǎng)中也每天在大量產(chǎn)生與更新很多有價(jià)值的知識(shí)，如經(jīng)濟(jì)政策調(diào)整、行業(yè)政策調(diào)整、經(jīng)驗(yàn)分享、客戶新聞等等；知識(shí)散落在不同的角落里，沒(méi)有做到集中管理和統(tǒng)一入口，給知識(shí)的采集和轉(zhuǎn)化和沉淀帶來(lái)很大困擾

    5、知識(shí)的過(guò)度分享，造成機(jī)密文檔泄密的隱患。

    一方面，為了提高員工的專業(yè)技能需要盡量大的分享各種已有知識(shí)，另一方面由于缺少分享權(quán)限控制的手段。傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，無(wú)法量化的統(tǒng)計(jì)員工對(duì)于團(tuán)隊(duì)的知識(shí)貢獻(xiàn)數(shù)量和質(zhì)量，因此激勵(lì)也成為無(wú)的放矢，效果大打折扣。

    7、知識(shí)處于動(dòng)態(tài)變化中，如何有效追溯歷史版本和更新最新版本成為難點(diǎn)。

    像許多有形資產(chǎn)一樣，知識(shí)的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間貶值。由于知識(shí)很快變得過(guò)時(shí)，因而資料庫(kù)里的內(nèi)容要隨時(shí)更新、修改和刪除?？梢哉f(shuō)，知識(shí)管理方案是沒(méi)有終點(diǎn)的。像產(chǎn)品發(fā)展、市場(chǎng)營(yíng)銷和研究開發(fā)一樣，知識(shí)管理是一個(gè)不斷進(jìn)化的商業(yè)計(jì)劃。

    8、群策群力在多數(shù)情況下需要集中會(huì)議，這種高成本的知識(shí)生產(chǎn)辦法給成為知識(shí)創(chuàng)新的攔路虎。

    三、泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案——最專業(yè)的咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案！

    泛普針對(duì)咨詢行業(yè)知識(shí)管理的面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行軟件開發(fā)，并提出泛普OA系統(tǒng)解決方案在知識(shí)管理能力上實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新提高。

    1、知識(shí)電子化解決存儲(chǔ)成本和分享效率問(wèn)題

    結(jié)束了紙質(zhì)知識(shí)存檔，進(jìn)入電子化時(shí)代，IS0文檔和設(shè)計(jì)材料的都存入系統(tǒng)中指定的資料庫(kù)，在電子化的模式下，在家里、在單位、在旅途、在賓館、在客戶處、在國(guó)外…不管人在何地，咨詢企業(yè)員工隨時(shí)都可以通過(guò)B/S的瀏覽器模式，查詢所需要的材料和知識(shí)，分享效率提高了90%以上。

    2、信息多源化給知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值提供了便利條件

    泛普OA系統(tǒng)知識(shí)可按照項(xiàng)目為中心查閱，咨詢企業(yè)員工可以實(shí)時(shí)的查看與項(xiàng)目相關(guān)的所有信息源，包括項(xiàng)目資料，項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目產(chǎn)生的費(fèi)用等 ，同時(shí)系統(tǒng)支持用戶自定義資料庫(kù)，模糊搜索，可隨時(shí)按照知識(shí)屬性不同歸檔到不同的資料 

    3、通過(guò)隱形知識(shí)顯性化、顯性知識(shí)項(xiàng)目化，成功的實(shí)現(xiàn)了個(gè)人知識(shí)團(tuán)隊(duì)化、過(guò)程知識(shí)透明化

    通過(guò)泛普OA系統(tǒng)所有知識(shí)以項(xiàng)目為中心，與項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，因此方便設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，在以項(xiàng)目為中心開展工作同時(shí)，以項(xiàng)目為中心查詢和應(yīng)用知識(shí)，正是這部分知識(shí)的有效沉淀提高了知識(shí)的質(zhì)量和關(guān)聯(lián)度，并且快速?gòu)?fù)制人才，并形成企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。

    4、知識(shí)采集的多通路化，在隱性知識(shí)顯性化的同時(shí)，也提高了知識(shí)積累的速度

    在日常協(xié)同辦公的各個(gè)流程中，都可能成為有效的知識(shí)沉淀，如論壇討論、流程審批過(guò)程意見(jiàn)、協(xié)同工作中的回復(fù)、制度表單、項(xiàng)目管理、信息中心、資料庫(kù)的歸檔和發(fā)布、個(gè)人文檔共享、外部郵件、要等等，確保重要知識(shí)無(wú)一遺漏的被采集到，從而大大提高了知識(shí)積累的速度。

    5、知識(shí)有效授權(quán)和管控，確保有權(quán)限的人看到授權(quán)的知識(shí)

    泛普OA系統(tǒng)中部署了多維度的權(quán)限控制體系，從菜單、項(xiàng)目、模塊、資料庫(kù)、文檔等，逐級(jí)都進(jìn)行了權(quán)限技術(shù)處理；從組織結(jié)構(gòu)、流程表單、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理、各應(yīng)用功能也都進(jìn)行了權(quán)限技術(shù)的引入，確保對(duì)知識(shí)的增、刪、改、查、閱、等分別授權(quán)和控制。

    6、量化評(píng)估知識(shí)貢獻(xiàn)，有效激勵(lì)員工參與

    構(gòu)建一個(gè)在一個(gè)個(gè)人知識(shí)受到重視并獲得報(bào)酬的環(huán)境里，建立一個(gè)能識(shí)別隱性知識(shí)并鼓勵(lì)雇員共享的文化，對(duì)有效的推行知識(shí)管理是至關(guān)重要的，通過(guò)泛普OA系統(tǒng)中的個(gè)人行為記錄中，可以有效的看到該員工的對(duì)資料貢獻(xiàn)數(shù)量等，從而有效的評(píng)估咨詢企業(yè)員工為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造的隱形價(jià)值。

    7、知識(shí)版本可追溯化，從而保證知識(shí)的歸檔和學(xué)習(xí)清晰有序

    泛普OA系統(tǒng)中，所有的知識(shí)文檔，都有版本控制，通過(guò)版本控制，可以實(shí)時(shí)的更新到最新版本，防止錯(cuò)誤的引用了舊版本；同時(shí)系統(tǒng)對(duì)歷史版本進(jìn)行追溯和查看，以及發(fā)布審批過(guò)程，方便進(jìn)行選擇。

    四、泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能模塊

    客戶信息管理：建立并維護(hù)全面的客戶信息，包括客戶的基本聯(lián)系方式、客戶聯(lián)系記錄、客戶級(jí)別等，并以一張整合的客戶卡片體現(xiàn)。

    客戶級(jí)別管理：企業(yè)可自行定義客戶分級(jí)的判定條件?？蛻艏?jí)別管理包括條件設(shè)定、級(jí)別設(shè)定和審批、級(jí)別查詢、銷售任務(wù)管理等等?？蛻艏?jí)別管理可幫助咨詢企業(yè)更有效的甄別客戶，并設(shè)定對(duì)應(yīng)的銷售策略。

    銷售管理：銷售管理不僅可以對(duì)咨詢項(xiàng)目的銷售過(guò)程進(jìn)行全面的跟蹤，還可以設(shè)定多種條件進(jìn)行銷售機(jī)會(huì)和客戶狀況的分析，幫助企業(yè)了解咨詢項(xiàng)目的銷售成功幾率。

    合同管理：合同管理不僅可以設(shè)定多種合同模板，創(chuàng)建和審批客戶合同，還可以對(duì)合同相關(guān)的產(chǎn)品和服務(wù)、客戶信用額度、信用期間、付款方式進(jìn)行管理，跟蹤合同的付款進(jìn)程并設(shè)定相應(yīng)的自動(dòng)提醒。

    客戶服務(wù)管理：通過(guò)開放客戶門戶，讓客戶參與到整個(gè)的項(xiàng)目過(guò)程中，并實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶服務(wù)的有效管理，包括面向客戶的知識(shí)信息庫(kù)查閱及檢索、服務(wù)支持提交和處理、客戶信息和合同自助服務(wù)等。

    項(xiàng)目工作流管理：通過(guò)與工作流程的結(jié)合，管理項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的所有相關(guān)流程，包括咨詢項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、調(diào)度、采購(gòu)等。項(xiàng)目任務(wù)管理：對(duì)項(xiàng)目的逐層分解直到可操作的子任務(wù)，并定義各子任務(wù)的時(shí)間段、人力資源安排、相關(guān)資源等。當(dāng)任務(wù)發(fā)生變更時(shí)，可執(zhí)行相應(yīng)的審核及自動(dòng)提醒。

    項(xiàng)目進(jìn)度管理：對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工作時(shí)間、人員安排進(jìn)行全面分析，提供項(xiàng)目進(jìn)度表并可實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)控，幫助項(xiàng)目組成員找出影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素以及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

    項(xiàng)目成本控制：與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合可幫助企業(yè)核算咨詢項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中的成本，包括人力使用、物料采購(gòu)、第三方外包等所有與項(xiàng)目相關(guān)的投入將可根據(jù)需要進(jìn)行即時(shí)的核算，并可設(shè)定偏差預(yù)警，幫助企業(yè)控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

    項(xiàng)目知識(shí)管理：項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中產(chǎn)生的所有知識(shí)文檔，包括整個(gè)項(xiàng)目的跟蹤和實(shí)施過(guò)程都將被有序、完善的進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)積累。項(xiàng)目協(xié)作OA的協(xié)同性可保證在項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程中，咨詢企業(yè)、客戶方和第三方合作伙伴保持即時(shí)的、緊密的聯(lián)系，包括項(xiàng)目任務(wù)的分派和協(xié)作、知識(shí)信息的共享、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和即時(shí)通信的利用等。

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