XOS如何讓辦公室瘦身

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    對于辦公文件管理，與以往單純的考慮單個硬件的成本不同，服務(wù)正在得到越來越廣泛的認知和認可

    企業(yè)對于辦公文件管理過程中產(chǎn)生的費用成本該如何控制？現(xiàn)有的文件設(shè)備是否得到了充分的利用？文件設(shè)備管理又是否占用了過量的人力？這些問題時刻困擾著企業(yè)。

    富士施樂2005年就推出了XOS辦公文件管理服務(wù)，正是針對這些問題而來，其所提出的目標就是“重塑辦公室，為辦公室瘦身”。

    3年過去了，富士施樂是否從單純的文件管理解決方案供應(yīng)商轉(zhuǎn)變成為了文件管理服務(wù)咨詢顧問？更為重要的是，富士施樂對困擾企業(yè)的辦公文件管理問題有了什么樣的有效的辦法和解決方案？記者就相關(guān)問題采訪了富士施樂（中國）有限公司全球服務(wù)部。

    辦公文件管理“四部曲”

    事實上，優(yōu)化辦公設(shè)備資源、改善辦公文件應(yīng)用環(huán)境、提升整體辦公效率是促成文件管理得以全面、系統(tǒng)實現(xiàn)的一個基礎(chǔ)，富士施樂（中國）有限公司全球服務(wù)部業(yè)務(wù)發(fā)展經(jīng)理葛清泉介紹說，這是通過以下幾種措施實現(xiàn)的：

    首先，為客戶進行辦公文件評估。這是針對固定資產(chǎn)和輸出設(shè)備的整體評估體系，包括評估辦公設(shè)備的數(shù)量、分布情況、采購時間、使用狀況、利用率、使用者以及使用者對設(shè)備的滿意度、期望值、需求等。其后，還將去了解企業(yè)的設(shè)備采購、維護流程和供應(yīng)商管理。

    其次，針對企業(yè)的輸出設(shè)備進行資產(chǎn)管理，重新配置或者優(yōu)化此類固定資產(chǎn)。通過移動、增加、更換和報廢一些辦公設(shè)備，使客戶的固定資產(chǎn)得到最優(yōu)化的利用。

    再有，向客戶提供運營管理服務(wù)，幫助客戶跟蹤設(shè)備的利用、管理狀況、使用狀況，并且針對每一臺設(shè)備提供解決方案，進行維護服務(wù)和耗材更換服務(wù)等。企業(yè)中通常是IT部門負責(zé)管理辦公設(shè)備，富士施樂的服務(wù)使各企業(yè)的IT工程師能夠投入到更有技術(shù)含量的工作中，如保障企業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全性等。

    最后，提供客戶支持服務(wù)。除了傳統(tǒng)的800、400電話服務(wù)形式，還設(shè)置現(xiàn)場工作人員和定期巡查等方式，富士施樂還有網(wǎng)絡(luò)支持服務(wù)，即通過將客戶所有設(shè)備連入網(wǎng)絡(luò)，富士施樂能夠時時監(jiān)測所有設(shè)備的工作狀況，在其出現(xiàn)故障的第一時間解決，在耗材即將用盡時提前預(yù)訂和更換，避免耽誤設(shè)備的使用。同時，因為在網(wǎng)絡(luò)中能夠監(jiān)測到故障的可能類型，使工作人員在維護前就做好充分準備，減少了設(shè)備的停機時間。這種主動式的服務(wù)提高了客戶的工作效率，同時也提升了客戶的滿意度。

    從對客戶進行現(xiàn)狀評估，到為客戶度身設(shè)計解決方案，提升設(shè)備的利用率，再進行固定資產(chǎn)優(yōu)化管理，到最后的服務(wù)執(zhí)行過程，富士施樂每三個月或六個月就會重復(fù)一遍這樣的工作，會重新進行一次評估，再進行優(yōu)化管理和服務(wù)執(zhí)行，進而幫助客戶持續(xù)地提升管理水平和工作效率，持續(xù)有效地降低成本。

    葛清泉特別強調(diào)，與其他廠商不同的是，富士施樂不是在客戶需要采購設(shè)備時才提出建議。富士施樂是主動幫客戶分析現(xiàn)有的辦公環(huán)境，提出合理的建議，包括設(shè)備的移動、增加或者報廢等，進行設(shè)備的優(yōu)化。

這樣，客戶能夠時時感受到有一位專家在幫助自己管理這些設(shè)備。

    他舉例說，國內(nèi)某大型貿(mào)易公司在其上海的分支機構(gòu)擁有員工400多人，共用65臺不同品牌的打印機、復(fù)印機，其中44臺黑白、21臺彩色，共39個機型。員工使用設(shè)備的比例為7.43%，設(shè)備利用率為2.1%。在中國，設(shè)備利用率在2.5%—6.5%之間比較合理。在國外這一數(shù)據(jù)為3%—7%，其中之一的原因是外國人比中國人更傾向于傳統(tǒng)的紙媒的閱讀方式。在使用了富士施樂辦公管理服務(wù)后，44臺老舊設(shè)備被移除，21臺保留，新裝設(shè)備11臺，該公司設(shè)備利用率提升到3.46%，同時降低了4.6%的成本。

    富士施樂從2006年第四季度開始向此客戶提供服務(wù)，到2007年第二季度此客戶成本降低10%，到第三季度降低11%，第四季度降低15%。隨著這家公司業(yè)務(wù)的不斷增長，其運營成本逐漸降低。