OA系統(tǒng)基本功能介紹

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　　泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)特點與區(qū)別

　　我們要用互聯(lián)網(wǎng)時代的經(jīng)營模式，改變傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的運營，通過信息化和傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的結(jié)合，給客戶帶來信息時代的嶄新的競爭力和價值。

　　對于信息化系統(tǒng)建設(shè)不同單位已經(jīng)投入了上百萬或上千萬的資金，但為什么效果依舊不大，各個領(lǐng)導(dǎo)看不出投資的價值呢?

　　這里主要原因在于以往信息化建設(shè)主要還是從具體功能角度出發(fā)，只是獨立的審批流程及功能模塊，如：及時通訊平臺、信息共享平臺、個人辦公平臺、人事管理平臺、行政管理平臺、綜合辦公平臺、財務(wù)管理平臺等，同時配合線下的Word、Excel等工具進行應(yīng)用，但工具的最大弊端只是解決了單獨獨立職能的問題，但業(yè)務(wù)之間的關(guān)系并沒有整合，數(shù)據(jù)之間被割裂、業(yè)務(wù)組織過程無法有效銜接，還需要人進行數(shù)據(jù)的對賬和業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行。

　　所以泛普軟件認(rèn)為未來的信息化系統(tǒng)，就是要打破傳統(tǒng)的"工具"模式，讓多套系統(tǒng)、多種業(yè)務(wù)流程、多種數(shù)據(jù)方式，按照一套標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)過程有效的整合和串聯(lián)起來，形成企業(yè)內(nèi)部辦公的信息化平臺。

　　回歸到企業(yè)內(nèi)部管理過程中，我們也需要把原來獨立的工具平臺化、整合化、業(yè)務(wù)化、流程化，讓系統(tǒng)按照標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)管理制度及規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進行內(nèi)部的組織、協(xié)作;把各個職能部門之間的工作、資源相互打通串聯(lián)整合，讓系統(tǒng)真正的按照企業(yè)的內(nèi)部管理制度及標(biāo)準(zhǔn)進行落地，指導(dǎo)各部門人員進行工作的協(xié)作，減少企業(yè)內(nèi)部協(xié)作過程中的溝通成本，同時在執(zhí)行過程中加入預(yù)警及監(jiān)控，融入企業(yè)內(nèi)部的KPI考核標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行和落地，隨時對業(yè)務(wù)發(fā)生的問題進行全局的監(jiān)控與糾偏，讓系統(tǒng)真正把原有的運營手段改變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)運營的模式，從而提高整體的運營效率，降低企業(yè)的運營成本。

　　泛普軟件OA系統(tǒng)基本功能介紹

　　泛普軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是如何從原有工具變?yōu)樾畔⒒脚_，具體如下：

　　第一：面向用戶的平臺

　　建立企業(yè)信息門戶平臺，面向用戶體驗效果，方便快捷的操作方式、風(fēng)格多樣，跨平臺的系統(tǒng)平臺的應(yīng)用界面，支持PC、手機WAP、多系統(tǒng)操作(windows、XP、ios、Apple MAC OS X等);

　　第二：企業(yè)級應(yīng)用平臺(系統(tǒng)應(yīng)用)

　　對企業(yè)內(nèi)部的日常工作進行監(jiān)督管控，其中包括企業(yè)內(nèi)部的即時通訊平臺、信息共享平臺、個人辦公平臺、人事管理平臺、行政管理平臺、綜合辦公平臺、財務(wù)管理平臺等，各職能部門的日常工作的管理，同時對其協(xié)作過程中的數(shù)據(jù)整合，形成統(tǒng)一的一套企業(yè)管理數(shù)據(jù)，及有效的內(nèi)部管控分析平臺;

　　第三：系統(tǒng)集成整合平臺

　　針對企業(yè)內(nèi)部的管理系統(tǒng)及重要數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的平臺整合，我們強調(diào)的平臺，而不是單個獨立系統(tǒng)，在平臺整合的過程中解決企業(yè)信息孤島，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析斷層，工作人員數(shù)據(jù)匯總壓力大等問題，提高企業(yè)內(nèi)部員工協(xié)作效率;如：考勤系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、即時通訊、PM系統(tǒng)等;

　　第四：便捷系統(tǒng)維護平臺

　　泛普軟件將系統(tǒng)的維護前置，放置前臺操作進行管理，其中包括：圖形化的工作程引擎、方便快捷的權(quán)限配置、系統(tǒng)定時備份機制、安全的數(shù)據(jù)存儲方式、清晰簡潔的組織結(jié)構(gòu)建立、任務(wù)自動分發(fā)機制、自定義統(tǒng)計分析報表，方便快捷的歷史數(shù)據(jù)遷移等操作靈活的系統(tǒng)維護平臺;

　　第五：系統(tǒng)運行環(huán)境安全

　　支持多種終端操作系統(tǒng)(PC、手機等)、服務(wù)器運行環(huán)境(LINUX、windows等主流服務(wù)器操作系統(tǒng));

　　根據(jù)客戶要求及系統(tǒng)現(xiàn)狀，進行數(shù)據(jù)及運算分析，提供更高效、成本合理的服務(wù)器配置信息;

　　針對數(shù)據(jù)的管理及存儲方式，采用結(jié)構(gòu)化存儲、非結(jié)構(gòu)化存儲或兩者結(jié)合的方式，提高數(shù)據(jù)存儲、讀取的安全性，和數(shù)據(jù)檢索更加快捷。

　　通過VPN進行對外網(wǎng)隔離，使之形成外網(wǎng)中的局域網(wǎng)，需要輸入用戶名和口令后，方可進入系統(tǒng)登錄界面，有效地將系統(tǒng)與外網(wǎng)進行隔開;

　    3.1 即時通訊平臺

　　3.2 信息共享平臺

　　3.3 個人辦公平臺

　　3.4 人事管理平臺

　　3.5 行政管理平臺

　　3.6 資產(chǎn)管理平臺

　　3.7 綜合辦公平臺

　　3.8 財務(wù)管理平臺

　　具體功能的介紹：

　　3.1即時通訊平臺

　　3.1.1即時通訊RTX

　　在企業(yè)中，目前交流信息的手段除了傳統(tǒng)的會議、電話、紙質(zhì)文檔之外，文件共享、電子郵件是比較常見的方式，即時通信作為一種更加便捷、更加有效的交流方式，在企業(yè)中也得到了廣泛的應(yīng)用，許多企業(yè)的員工都在非正式的使用QQ、MSN等即時通信軟件。在這方面，很多企業(yè)需要一個專門面向商業(yè)應(yīng)用的即時通信軟件，來加強企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與客戶之間的信息交流。

　　RTX(騰訊通)是騰訊公司推出的企業(yè)級即時通信平臺。該平臺定位于降低企業(yè)通信費用，增強企業(yè)內(nèi)部溝通能力，改善企業(yè)與客戶之間的溝通渠道，創(chuàng)造新興的企業(yè)溝通文化，提高企業(yè)生產(chǎn)力。RTX平臺的主要功能，包括企業(yè)內(nèi)部實時信息交互、語音視頻交流、企業(yè)短信中心、自動存檔主題討論等等。RTX平臺具有很高的實用性、易用性和可管理性。除了底層采用128位對稱加密技術(shù)之外，在實際應(yīng)用中，RTX可以通過員工實名制、記錄交互信息等措施，確保企業(yè)應(yīng)用的通信安全。

　　RTX主要功能如下：

　　即時溝通交流：方便、快捷地即時消息發(fā)送與接收，提供不同顏色字體的文字，提供個性化展示。

　　狀態(tài)展示：提供查看聯(lián)系人在線狀態(tài)信息，可以方便、清晰地了解聯(lián)系人的在線狀態(tài)。

　　組織架構(gòu)：可清晰看到由樹型目錄表達(dá)的多層次企業(yè)組織架構(gòu)，是實時更新的電子通訊錄。

　　聯(lián)系人分組：支持常用聯(lián)系人分組， 把最頻繁的聯(lián)系人劃入同一分組中管理。

　　通訊錄：提供公司外的聯(lián)系人資料管理，可以進行分組，發(fā)短信，撥打電話。

　　快速搜索欄:提供快捷搜索條，可以懸浮到桌面任何地方，提供帳號、拼音、中文姓名的模糊查找。

　　消息通知：提供廣播消息和系統(tǒng)消息，通知用戶關(guān)鍵信息。

　　歷史消息查看器：對所有消息的歷史記錄進行查看、查找、歸類。

　　通過系統(tǒng)即時通訊插件進行內(nèi)部的及時溝通，只允許通過文字進行信息的發(fā)送，同時對發(fā)送內(nèi)容、時間、發(fā)送人員進行即時通訊的日志留痕，進行定時的備份，對溝通信息進行監(jiān)控及留痕。

　　管理員也可以自行進行消息記錄備份，點擊右上方的消息記錄數(shù)鏈接，或者點擊左上方的備份按鈕進行備份。

　　3.1.2手機短信

　　泛普軟件軟件通過與“短信貓”的集成，對工作中往來文件、待辦信息進行短信提醒，使用者可根據(jù)要求按照時間、任務(wù)的急緩程度來對，手機信息提醒進行設(shè)置。短信提醒設(shè)置如下圖：

　　3.1.3移動辦公

　　泛普軟件軟件系統(tǒng)是基于新技術(shù)HTML5的基礎(chǔ)上進行B/S結(jié)構(gòu)開發(fā)的管理系統(tǒng)，系統(tǒng)支持PC端的應(yīng)用，和移動端的應(yīng)用，實現(xiàn)系統(tǒng)的跨平臺的實現(xiàn)方式。

　　將系統(tǒng)發(fā)布到公網(wǎng)上，支持Html5的瀏覽器包括Firefox(火狐瀏覽器)，IE9及其更高版本，Chrome(谷歌瀏覽器)，Safari，Opera等;國內(nèi)的傲游瀏覽器(Maxthon)，以及基于IE或Chromium(Chrome的工程版或稱實驗版)所推出的 360瀏覽器、搜狗瀏覽器、QQ瀏覽器、獵豹瀏覽器等國產(chǎn)瀏覽器同樣具備支持HTML5的能力。

　　移動辦公的優(yōu)點：

　　網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)：它的開發(fā)是通過谷歌、蘋果，諾基亞、中國移動等幾百家公司一起醞釀的技術(shù)，支持每一個瀏覽區(qū)或每一個平臺，避免企業(yè)高額的APP開發(fā)成本。

　　多設(shè)備跨平臺：這個技術(shù)可以進行跨平臺的使用。一款應(yīng)用可以很輕易地移植到Firefox(火狐瀏覽器)，IE9及其更高版本，Chrome(谷歌瀏覽器)，Safari，Opera等，甚至應(yīng)用平臺(App Store或Google Play上)所以它的跨平臺非常強大。

　　自適應(yīng)網(wǎng)頁設(shè)計：同一張網(wǎng)頁自動適應(yīng)不同大小的屏幕，根據(jù)屏幕寬度，自動調(diào)整布局，指可以自動識別屏幕寬度、并做出相應(yīng)調(diào)整的網(wǎng)頁設(shè)計。

　　及時更新：游戲客戶端每次都要更新，很麻煩。可是更新HTML5游戲就好像更新頁面一樣，是馬上的、即時的更新。

　　3.2信息共享平臺

　　3.2.1公司新聞

　　建立集團總部與各分公司信息化門戶，實現(xiàn)集團信息和領(lǐng)導(dǎo)精神傳達(dá)一體化。可以根據(jù)不同需要建立對應(yīng)的門戶系統(tǒng)。如：集團門戶、子公司門戶等。

　　新聞中心模塊，主要對企業(yè)可公開的內(nèi)部信息進行發(fā)布，給予所有員工一個發(fā)布信息的平臺。此模塊可有用戶自己定義新聞的類型，發(fā)布時可以定義新聞的發(fā)布范圍。(在此表單中創(chuàng)建信息的標(biāo)題和內(nèi)容，可上傳圖片和發(fā)布內(nèi)容，以及附件的上傳，圖片可發(fā)布到首頁的動態(tài)圖片欄目中。)

　　信息創(chuàng)建后，發(fā)布地點在首頁面中間部分，右上角是動態(tài)圖片的發(fā)布位置，便于用戶對信息的瀏覽和閱讀，點擊查看具體的新聞信息，新聞內(nèi)容如下圖;

　　3.2.2內(nèi)部公告

　　具有權(quán)限的人員可在公告板中進行公告發(fā)布，所有接收人員登陸后均可在系統(tǒng)桌面看到當(dāng)日所發(fā)布的公告標(biāo)題，發(fā)布人可對自己發(fā)布的公告進行維護。發(fā)布公告時可以指定可以查看的對象(按部門或人員)。還可以利用公告板進行各種信息交流。閱讀人員可通過活動日志隨時了解到當(dāng)前公告的閱讀情況、已讀人員和未讀人員。

　　公告管理主要對一起重要的通知和通告，比如十月長假等通知，發(fā)布后，在系統(tǒng)首頁中，以提示框的形式進行彈出，用戶登錄時，在第一時間看到通知，這里具有發(fā)布的權(quán)限區(qū)分：全部人員、部門和個人。

　　3.2.3規(guī)章制度

　　規(guī)則制度的主要作用：

　　規(guī)章制度首先是應(yīng)用于標(biāo)準(zhǔn)化管理。即制度可以規(guī)范員工的行為，規(guī)范企業(yè)管理等。

　　這樣說起來比較空泛。比如：有著全面完善的規(guī)章制度，公司內(nèi)部員工工作積極性可以得到廣泛調(diào)動，

　　因為不會出現(xiàn)有人干的工作少而拿到和平日經(jīng)常加班的同事一樣多的薪金待遇;這也是出于人力資源的考慮，

　　員工最注重的因素——發(fā)展和公平。公平就是靠制度來體現(xiàn)的。

　　有些企業(yè)的規(guī)章制度是應(yīng)用于標(biāo)桿管理。即制度中明確指出公司的發(fā)展目標(biāo)，指出面向此標(biāo)準(zhǔn)所要做到的項目。

　　規(guī)章制度還有一個很重要的作用，就是政策應(yīng)對。比如發(fā)改委要求的項目基金的申報材料中，有一項就是公司政策及管理制度，

　　必須有著非常完善的企業(yè)規(guī)章制度才可能申請到國家的項目基金支持。同理，許多項目競標(biāo)也都需企業(yè)提供本公司的規(guī)章。這是考核標(biāo)準(zhǔn)之一。

　　完善的規(guī)章制度可以得到合作伙伴的信任，容易贏得商業(yè)機會。

　　規(guī)章制度管理主要包含以下幾個模塊：

　　制度瀏覽：

　　公司員工在瀏覽公司的制度時，點擊對應(yīng)制度分類就可以看到分類下的相關(guān)制度信息。制度信息如下圖：

　　新建制度：

　　公司制度發(fā)布人員把公司新發(fā)布的規(guī)章制度及相關(guān)附件描述維護到系統(tǒng)中。新建制度表單如下圖：

　　制度維護：

　　制度管理員根據(jù)公司制度的分類需要，對制度類型進行維護，方便制度新建級制度瀏覽的操作。制度分類表單如下圖;

　　制度查詢：

　　公司制度以后會越來越完善，越來越多，有時候需要根據(jù)相關(guān)查詢條件，進行制單查詢，方便規(guī)章制度的查看和閱讀。制度查詢頁面如下圖：

　　3.3個人辦公平臺

　　3.3.1工作任務(wù)

　　公司有在處理業(yè)務(wù)時，時常需要對相關(guān)任務(wù)進行分配到相關(guān)處理人去處理。同時對任務(wù)的完成情況和處理結(jié)果進行跟蹤和查看。

　　工作任務(wù)主要包含以下幾個模塊：

　　任務(wù)管理：

　　當(dāng)公司有工作任務(wù)需要處理時，新建工作任務(wù)填寫相關(guān)任務(wù)描述和內(nèi)容進行任務(wù)分配。工作任務(wù)表單和任務(wù)查看頁面如下圖：

　　本部門任務(wù)查看：

　　系統(tǒng)會自動匯總當(dāng)前查看人員的所屬部門產(chǎn)生的任務(wù)，同時顯示任務(wù)的開始到完成的時間以及處理人和任務(wù)完成狀態(tài)等，頁面如下圖：

　　各部門任務(wù)查看：

　　系統(tǒng)會自動匯總當(dāng)前公司所有部門產(chǎn)生的任務(wù)，同時顯示任務(wù)的開始到完成的時間以及處理人和任務(wù)完成狀態(tài)等，頁面如下圖;

　　3.3.2個人助理

　　公司人員在日常辦公時，時常需要做一些事情的記錄、備忘錄、密碼修改等工作來幫助自己辦公和查看。

　　主要包含以下幾個模塊：

　　大事記：當(dāng)公司有工作任務(wù)需要處理時，新建工作任務(wù)填寫相關(guān)任務(wù)描述和內(nèi)容進行任務(wù)分配。工作任務(wù)表單和任務(wù)查看頁面如下圖：

　　備忘錄：系統(tǒng)用戶可以通過備忘錄來記錄或者安排不同時間要做的事，并到期提醒自己，頁面如下圖：

　　萬年歷：記錄一定時間范圍內(nèi)(比如100年或更多)的具體陽歷與陰歷的日期的年歷，方便有需要的人查詢使用，頁面如下圖：

　　口令設(shè)置：

　　系統(tǒng)使用人員在使用系統(tǒng)一段時間后，可以提供他們更新或修改自己的登入密碼。

　　通訊錄：

　　通訊錄作為通訊錄地址的書本，當(dāng)今的通訊錄可以涵蓋多項內(nèi)容。如：姓名、電話號碼、單位電話、移動電話、電子郵件、公司、街道、郵編、生日、愛好等等。

　　3.3.3周工作計劃

　　個人工作任務(wù)主要對日常及項目中的任務(wù)計劃進行管理，其中包括周工作計劃、月工作計劃及相關(guān)的分析，如下：

　　周工作計劃：對每周的工作任務(wù)情況進行計劃的編制(如：計劃名稱、計劃任務(wù)內(nèi)容、計劃完成情況等)，對周工作計劃進行上報審核，審核通過后進行發(fā)布，每周初對周任務(wù)情況進行修正后上報進行重新審核;

　　周任務(wù)上報：任務(wù)執(zhí)行情況上報可直接對任務(wù)進行上報，也可通過項目進行任務(wù)的上報，如：在任務(wù)計劃上報時確定是否是項目任務(wù)，如果是管理項目，在判斷上報時是否在周計劃內(nèi)，如果是關(guān)聯(lián)周工作計劃;這樣就可以從周工作計劃的角度看到任務(wù)完成情況及進度，可也從項目的角度看到任務(wù)的完成情況及進度)

　　計劃完成情況分析：對計劃完成情況進行分析，如：周工作計劃、月工作計劃等進行進度分析及預(yù)警。

　　3.3.4月工作計劃

　　月工作計劃：對每月的工作情況進行計劃編制，對月工作計劃進行上報審核，審核通過后進行發(fā)布，每月初對周任務(wù)情況進行修正后上報進行重新審核。

　　月任務(wù)上報：(可分解為周計劃，也可根據(jù)周計劃進行匯總為月度計劃)，對計劃進行上報，同周計劃上報方式相同;

　　計劃完成情況分析：對計劃完成情況進行分析，如：周工作計劃、月工作計劃等進行進度分析及預(yù)警。

　　3.4人事管理平臺

　　人事管理包括了人事檔案，人員變動，考勤與加班，招聘管理四大模塊，在人事檔案中又包括了對員工信息，職稱評定，部門設(shè)置，獎懲記錄等信息的錄入，以及對培訓(xùn)記錄，勞動合同，考核記錄的流程化跟蹤。在人事變動中包括了人員調(diào)動(對人員調(diào)換的哪個部門的申請及審批，跟蹤)，職務(wù)調(diào)整，離職登記的流程化跟蹤。在考勤與加班中包括了出差記錄和加班記錄的流程化跟蹤和考勤信息的信息錄入。招聘管理中包括了應(yīng)聘人員的錄入和招聘職位。

　　招聘管理：所謂招聘管理就是對組織所需的人力資源展開招募、選拔、錄用、評估等一系列活動，并加以計劃、 組織、指揮與控制，系統(tǒng)化和科學(xué)化管理，以保證一定數(shù)量和質(zhì)量的員工隊伍，滿足組織發(fā)展的需要。

　　員工信息管理：員工入職模塊中是對新入職員工的信息進行登記，創(chuàng)建員工信息庫，方便其他模塊對員工信息的管理。

　　員工異動：員工異動包含晉升、降職、內(nèi)部調(diào)動、調(diào)薪和其他五種異動類型，其中的基本從員工檔案信息表中自動獲取。

　　員工檔案信息：員工檔案信息是對員工所有信息的記錄，歸集員工信息包括員工的基本信息、合同信息、薪資信息、簡歷信息等：并對員工所有信息時時進行更新，查閱。

　　考勤管理：考勤管理中主要是針對每天的工作考勤情況進行統(tǒng)計，可以實現(xiàn)與考勤打卡機等考勤設(shè)備的鏈接綁定。真正實現(xiàn)智能化考勤管理。

　　培訓(xùn)管理：培訓(xùn)管理用來登記培訓(xùn)的基本信息，同時也是作為相關(guān)參與培訓(xùn)的員工的一個考核標(biāo)準(zhǔn)。有培訓(xùn)需求的員工預(yù)參加社會中的培訓(xùn)，需進行培訓(xùn)申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可參加培訓(xùn)。

　　員工績效考評：根據(jù)公司具體績效考核標(biāo)準(zhǔn)，量身定制信息化的考核解決方案，大大提高績效考核人員的工作效率和考核的準(zhǔn)確性。

　　3.4.1招聘管理

　　3.4.1.1招聘管理的主要作用

　　可以提高招聘人員的工作效率

　　可以降低招聘人員的工作負(fù)擔(dān)

　　可以進行人才儲備

　　可以提高部門整體工作效率

　　3.4.1.2招聘管理功能介紹

　　招聘管理模塊中共分為四個主要子功能模塊，分別是人力資源總體規(guī)劃(年度招聘計劃)、具體人力資源業(yè)務(wù)規(guī)劃(部門招聘計劃)、招聘登記、招聘評估(面試評估)。

　　人力資源總體規(guī)劃是根據(jù)公司整體規(guī)劃進行人員的增加，給本年度制定招聘指標(biāo)，具體操作如下圖，其中可以通過添加附件的形式來增加系統(tǒng)的規(guī)劃說明書。

　　具體人力資源業(yè)務(wù)規(guī)劃是根據(jù)各個部門的需要進行定向招聘，同時通過部門招聘計劃的上報、統(tǒng)計，合理安排本年度招聘計劃人數(shù)指標(biāo)。每個部門可能有多個崗位，每個崗位的任職要求等都不盡相同，可以通過下圖的方式進行登記，同時上傳附件詳細(xì)闡述本部門的招聘計劃和要求給人事部門。

　　招聘登記是對面試人員進行信息的簡單填寫，可以用來對簡歷進行篩選，在電話等預(yù)約面試過程中進行查重，確保沒有重復(fù)預(yù)約。由于種種原因，在登記表中沒有可以用于唯一標(biāo)識的數(shù)據(jù)，所以在本系統(tǒng)中通過應(yīng)聘人員的姓名、聯(lián)系電話和郵箱三條數(shù)據(jù)進行一一對應(yīng)和查重操作，如下圖。

　　招聘評估是對面試人員進行評估，可以通過面試評估流程給面試者進行客觀評價以參考是否錄用。招聘評估表可以單獨創(chuàng)建也可以從招聘登記表中生成。其中從招聘登記表中生成的評估表中會預(yù)先填寫好登記表中存在的數(shù)據(jù)，簡化數(shù)據(jù)輸入量。

　　3.4.2員工入職

　　員工入職模塊中是對新入職員工的信息進行登記，創(chuàng)建員工信息庫，方便其他模塊對員工信息的管理。

　　3.4.3員工異動

　　員工異動包含晉升、降職、內(nèi)部調(diào)動、調(diào)薪和其他五種異動類型，其中的基本從員工檔案信息表中自動獲取。

　　3.4.4員工檔案信息

　　員工檔案信息也就是用來填寫員工信息的表單，主要實在入職時填寫，也可以在日后工作過程中發(fā)生變化后修改。員工檔案信息表如下圖：

　　3.4.5考勤管理

　　考勤管理中主要是針對每天的工作考勤情況進行統(tǒng)計，可以實現(xiàn)與考勤打卡機等考勤設(shè)備的鏈接綁定。真正實現(xiàn)智能化考勤管理，系統(tǒng)考勤與打卡機集成界面如下圖。

　　圖3-9考勤記錄

　　3.4.5.1請假管理

　　請假管理中記錄了每個人一年內(nèi)的所有請假時間，通過這樣的方式來判斷是否可以帶薪休假，同時也可以用來考核員工的工作狀態(tài)。請假申請表單如下圖所示：

　　3.4.5.2出差管理

　　出差管理主要是對出差人員出差目的地、時間、交通工具的記錄和統(tǒng)計，以方便報銷等用途。

　　3.4.5.3加班管理

　　加班管理是員工對工作需要加班，根據(jù)加班情況進行申請記錄，用于計算個人加班時間和統(tǒng)計薪酬。加班申請表如下圖所示：

　　3.4.5.4外出管理

　　外出管理是針對外出人員的工作情況進行記錄，并對外出人員進行約束。通過審批的外出申請才有效，才能夠外出辦公，否則根據(jù)公司具體規(guī)定進行相對應(yīng)的處理。外出申請表如下圖所示：

　　3.4.6培訓(xùn)管理

　　培訓(xùn)管理用來登記培訓(xùn)的基本信息，同時也是作為相關(guān)參與培訓(xùn)的員工的一個考核標(biāo)準(zhǔn)。有培訓(xùn)需求的員工預(yù)參加社會中的培訓(xùn)，需進行培訓(xùn)申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可參加培訓(xùn)。培訓(xùn)申請成功批復(fù)后系統(tǒng)自動對培訓(xùn)申請進行統(tǒng)計?？梢詫ε嘤?xùn)相關(guān)資料實現(xiàn)共享，提供在線學(xué)習(xí)和下載功能。培訓(xùn)音視頻共享如下圖：

　　培訓(xùn)資料共享如下圖所示：

　　3.4.7績效考核

　　根據(jù)公司具體績效考核標(biāo)準(zhǔn)，量身定制信息化的考核解決方案，大大提高績效考核人員的工作效率和考核的準(zhǔn)確性。

　　評分規(guī)則可以根據(jù)公司具體情況進行維護，自由添加考核標(biāo)準(zhǔn)和評分事項等。

　　3.5行政管理平臺

　　3.5.1公文管理

　　公文，全稱公務(wù)文書，是指行政機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。

　　3.5.2公文管理的特點

　　靈活運轉(zhuǎn)：可跳越式審批，撤回。(與工作流緊密銜接即多個參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程)

　　即時監(jiān)控：實時跟蹤系統(tǒng)傳遞信息情況，提醒用戶及時對文件進行處理。

　　安全可靠：用戶和權(quán)限設(shè)置完全可靠，用戶無權(quán)查看非自己呈報、簽發(fā)或待辦文件。

　　3.5.3傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的弊端

　　公文審批受人為因素影響較大，流程把控不嚴(yán)謹(jǐn)。

　　審批受地域限制，審批人所在地點較遠(yuǎn)時審批難度很大，影響公文辦理效率。

　　文件保管難度大，在流轉(zhuǎn)當(dāng)中易損壞丟失。

　　文件分發(fā)即不方便也容易造成紙張浪費。

　　文件查看權(quán)限不容易控制，保密機制易受人為因素影響。

　　信息化軟件通過流程引擎，系統(tǒng)權(quán)限管理機制以及網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)公文管理，有效的排除了地域限制、人為因素等限制，極大的提高了文件的辦理效率，減少人力成本。

　　公文管理的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、行為和規(guī)范作用、 宣傳和教育作用、聯(lián)系和知照作用、依據(jù)和憑證作用。

　　公文管理主要包含以下幾個模塊：

　　發(fā)文管理：發(fā)文管理實現(xiàn)發(fā)文的擬稿、審批、會簽、核稿、套紅、蓋章、簽發(fā)、分發(fā)，以及集團性企業(yè)總公司與子公司、子公司與子公司間的發(fā)文到收文的轉(zhuǎn)換。擬稿人選擇行文的文別、文種以及行文流向后開始擬制發(fā)文內(nèi)容。如下圖：

　　選擇發(fā)文種類

　　填寫發(fā)文表單如下圖所示：

　　發(fā)文正文內(nèi)容使用word控件進行編輯，可以記錄編輯、修改痕跡，有效防止人為惡意或誤刪除、修改文件內(nèi)容。

　　通過與word集成，來編輯發(fā)文正文，如下圖所示：

　　發(fā)文引用功能用于引入系統(tǒng)內(nèi)其他與發(fā)文相關(guān)的管理模塊(如收文管理、合同管理等)的文件鏈接。

　　發(fā)文內(nèi)引用其他相關(guān)文件如下圖所示：

　　發(fā)文審批流轉(zhuǎn)：通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒炭刂铺峤话l(fā)文審批，審批過程中可以控制不同的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的字段編輯權(quán)限，在多部門會簽環(huán)節(jié)可以設(shè)置全部會簽人員必須全部審批后轉(zhuǎn)入下一環(huán)節(jié)或者設(shè)置為會簽人數(shù)超過某一數(shù)量后文件進入下一環(huán)節(jié)審批。擬稿人起草發(fā)文后提交下一環(huán)節(jié)審批，文件進入流轉(zhuǎn)狀態(tài)，流轉(zhuǎn)中的文件在不同的環(huán)節(jié)審批人對文件內(nèi)容進行審批簽字，對文件內(nèi)容有疑義可以拒絕回給擬稿人重新修改提交或由擬稿人將文件終止作廢，不再進入流轉(zhuǎn)狀態(tài)，發(fā)文文件的查看權(quán)限僅限于發(fā)文擬制人和發(fā)文的審批人員，非文件經(jīng)手人將無權(quán)限查看發(fā)文內(nèi)容。

　　文件套紅、蓋章：公文管理員將制作好的紅頭模版維護到系統(tǒng)中，在套紅時，系統(tǒng)將根據(jù)文件所在的部門調(diào)用對應(yīng)的紅頭模版套入發(fā)文正文當(dāng)中。蓋章選用經(jīng)國家公安部認(rèn)證的電子簽章對發(fā)文文件進行蓋章，蓋章后word正文文件將被電子簽章鎖定無法更改，保證文件的有效性和安全性。

　　文件分發(fā)：審批通過后的發(fā)文各部門間可以通過發(fā)送功能進行分發(fā)，接受部門人員在“已收發(fā)文”菜單中可以查看收到的文件。總公司對子公司、子公司對總公司間的發(fā)文經(jīng)過發(fā)送后，文件將被系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為收文，在接收方的“總/子公司來文”菜單中顯示，發(fā)文正文自動轉(zhuǎn)換成為收文的附件，同時該收文進入審批流轉(zhuǎn)狀態(tài)。

　　收文管理：收文管理主要處理外部來文或系統(tǒng)內(nèi)部來文。公文管理員依據(jù)收文內(nèi)容對文件進行提交審批或交由相關(guān)人員傳閱、辦理，系統(tǒng)具備督辦、催辦提醒功能。

　　收文登記：系統(tǒng)外收文由公文管理員手動錄入到系統(tǒng)中，將收文文件作為附件上傳;系統(tǒng)內(nèi)發(fā)文轉(zhuǎn)收文的文件不需要手動錄入，文件由系統(tǒng)轉(zhuǎn)換自動顯示在公文管理員的收文登記菜單中，發(fā)文正文文件也將作為附件顯示在收文頁內(nèi)。

　　督辦提醒：如果收文表單選擇了督辦提醒，在督辦時間到達(dá)時系統(tǒng)自動提醒公文管理員進行督辦。

　　文件傳閱：辦理完成后的文件可以通過發(fā)送功能發(fā)給相關(guān)人員進行傳閱。

　　請示/簽報管理：請示/簽報管理適用于下級部門向上級部門請示意見，請示單位提交申請交由領(lǐng)導(dǎo)審批，對于需要上會討論的請示/簽報，可以提交班子會領(lǐng)導(dǎo)進行上會討論。

　　班子會議：已經(jīng)提交班子會議討論的文件在“班子會議”菜單里顯示，同時被提交的請示/簽報仍然可以繼續(xù)審批流轉(zhuǎn)，不受提交會議的限制。

　　檔案管理：

　　檔案管理用于管理公文文件的分類歸檔、查詢、借閱功能，由公文管理員對歸檔的文件進行統(tǒng)一管理。

　　歸檔文件包含兩類，一類為系統(tǒng)內(nèi)文件，如：系統(tǒng)內(nèi)發(fā)文、收文、簽報等，另外一類為系統(tǒng)外文件的歸檔。系統(tǒng)內(nèi)文件由文件辦理人員通過歸檔按鈕進行歸檔，公文管理員整理，系統(tǒng)外文件由公文管理員進行手動錄入歸檔。

　　檔案錄入

　　檔案登記表如下圖所示：

　　系統(tǒng)外檔案錄入需要手動填寫檔案具體信息，同時上傳原文件作為附件。系統(tǒng)內(nèi)檔案在歸檔操作后不需要填寫具體信息，系統(tǒng)會自動完成。歸檔文件保存后自動進入檔案目錄當(dāng)中。

　　檔案目錄：歸檔的文件依據(jù)檔案類型、年度、部門進行分類整理，通過“移動”按鈕對文件進行移動，檔案借閱人申請借閱檔案文件審批通過后公文管理員授權(quán)借閱人查看檔案，同時限定時間，在限定期限過后文件自動歸還到檔案目錄中，借閱人不再有權(quán)限查看。

　　歸檔目錄如下圖所示：

　　檔案借閱：借閱人申請借閱檔案，審批通過后，由檔案管理員授權(quán)給借閱人查看檔案的權(quán)限。

　　檔案借閱如下圖所示：

　　3.6資產(chǎn)管理平臺

　　3.6.1固定資產(chǎn)管理范圍

　　固定資產(chǎn)，是指同時具有下列特征的有形資產(chǎn)：

　　(1)為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有;

　　(2)使用壽命超過一個會計年度。

　　(3)超過2000元的各類設(shè)備設(shè)施，使用年限在一年以上的屬于公司主要經(jīng)營設(shè)備的房屋、建筑物、機器、設(shè)備、器具、工具等資產(chǎn)，均屬于固定資產(chǎn)。

　　3.6.2資產(chǎn)管理過程中可能存在的問題?

　　對公司管理來說，固定資產(chǎn)一般有以下幾類問題：

　　經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定建立固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)或卡片、臺賬，財務(wù)報告與管理信息不真實。

　　解決辦法：

　　制定公司固定資產(chǎn)管理辦法(制度)公司財務(wù)部門按照《固定資產(chǎn)驗收入庫清單》建立固定資產(chǎn)卡片，實物管理部門和使用單位按照財務(wù)部門數(shù)據(jù)建立相應(yīng)固定資產(chǎn)卡片或資產(chǎn)臺賬。

　　經(jīng)營風(fēng)險，未按規(guī)定建立固定資產(chǎn)登記、入庫或卡片、臺賬,造成損失，影響財務(wù)報告。

　　解決辦法:

　　公司制定固定資產(chǎn)管理辦法或者固定資產(chǎn)制度，要求資產(chǎn)登記、資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)臺賬的標(biāo)準(zhǔn)，以及各職能負(fù)責(zé)人的職責(zé)。

　　經(jīng)營風(fēng)險，未及時維修固定資產(chǎn)，影響生產(chǎn)經(jīng)營。

　　解決辦法：

　　公司固定資產(chǎn)使用單位根據(jù)固定資產(chǎn)性能及使用現(xiàn)狀提出維護修理計劃，由固定資產(chǎn)實物管理部門進行審核，按照規(guī)定權(quán)限審批后實施。

　　控制點相關(guān)資料：

　　設(shè)定固定資產(chǎn)檢修單，對固定資產(chǎn)按周期進行檢查，并有相關(guān)負(fù)責(zé)人進行審批。

　　經(jīng)營風(fēng)險：同一部門或個人辦理新增固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的全過程，過于依靠人的個人素質(zhì)和責(zé)任心;導(dǎo)致部分資產(chǎn)未按規(guī)定驗收，造成損失。

　　解決辦法：

　　分(子)公司固定資產(chǎn)實物管理部門依據(jù)《固定資產(chǎn)交付清單》(公司制度)及外購有關(guān)單據(jù)，會同財務(wù)部門和固定資產(chǎn)使用單位對新增固定資產(chǎn)共同驗收并簽字。

　　資產(chǎn)安全風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險：權(quán)屬資產(chǎn)賬目記錄錯誤或權(quán)屬不清，影響財務(wù)報告，造成糾紛或給股份公司帶來損失。

　　解決辦法：

　　對需要辦理權(quán)屬登記手續(xù)的固定資產(chǎn)，分(子)公司相關(guān)部門應(yīng)及時辦理權(quán)屬關(guān)系的手續(xù)及相關(guān)證明材料，對于具有權(quán)屬證明的資產(chǎn)，取得時必須有合法的權(quán)屬證書。財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立登記簿記錄備查。

　　資產(chǎn)安全風(fēng)險：安全管理違反規(guī)定或因保管不善、使用不當(dāng)，造成損失。

　　解決辦法：

　　分(子)公司設(shè)備管理部門制定固定資產(chǎn)保管安全防范措施，防止丟失、損害等現(xiàn)象發(fā)生;生產(chǎn)、安全部門制定安全操作規(guī)程，要求操作人員正確使用，防止事故發(fā)生，造成資產(chǎn)損失。生產(chǎn)、安全和設(shè)備管理等部門負(fù)責(zé)組織每月至少一次檢查，及時消除安全隱患;對由于個人原因?qū)е碌馁Y產(chǎn)價值流失，可根據(jù)固定資產(chǎn)管理辦法，對其個人要求索賠。

　　財務(wù)風(fēng)險：未按規(guī)定組織資產(chǎn)清查，盤盈(虧)事項處理與報批不及時，造成賬實不符。

　　解決辦法：

　　公司財務(wù)部門會同固定資產(chǎn)實物管理部門、使用單位每年至少組織一次固定資產(chǎn)清查工作，并共同負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)實物清點，填寫盤點表，并與實物賬卡、財務(wù)賬表核對。包括清查土地、房屋的權(quán)屬證明等，確定資產(chǎn)歸屬。固定資產(chǎn)的使用單位、實物管理部門、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核清查結(jié)果。

　　3.6.3資產(chǎn)管理軟件中是如何解決這些問題的?

　　固定資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)使用效率,使資產(chǎn)保值增值，便于公司各部門作區(qū)分和控管;加強公司資產(chǎn)管理與核算，防止公司資產(chǎn)流失。

　　資產(chǎn)管理主要包含以下幾個模塊：

　　3.6.3.1資產(chǎn)申請

　　需求部門對要購買的資產(chǎn)進行發(fā)起資產(chǎn)申請，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對資產(chǎn)是否批復(fù)購買、批復(fù)購買數(shù)量進行把控。資產(chǎn)申請單如下圖：

　　3.6.3.2資產(chǎn)檢驗

　　依據(jù)資產(chǎn)申請單中的資產(chǎn)，對照已到貨的實物進行檢驗，根據(jù)檢驗情況進行上報，對于不合格的資產(chǎn)進行標(biāo)注，并說明檢驗結(jié)果，反饋給采購人員。資產(chǎn)檢驗如下圖：

　　3.6.3.3資產(chǎn)入庫

　　需求部門資產(chǎn)管理員，對檢驗完畢的資產(chǎn)進行入庫，并生成資產(chǎn)卡片。(可將入庫單與報銷做關(guān)聯(lián)，生成報銷單)，資產(chǎn)入庫單如下圖:

　　3.6.3.4資產(chǎn)庫

　　資產(chǎn)庫分為，總公司庫和部門庫(或分公司庫)，可根據(jù)職責(zé)對相應(yīng)的資產(chǎn)進行管理，并對資產(chǎn)按照類別進行分類，方便對資產(chǎn)的統(tǒng)計與管理。資產(chǎn)庫如下圖：

　　3.6.3.5資產(chǎn)卡片

　　對所有已入庫的資產(chǎn)生成資產(chǎn)卡片，卡片內(nèi)包含資產(chǎn)的編號、名稱、型號、請購單號、采購員等一系列與資產(chǎn)相關(guān)的信息，資產(chǎn)管理員可通過資產(chǎn)卡片，來對資產(chǎn)進行盤點，及資產(chǎn)情況的跟蹤。資產(chǎn)卡片如下圖：

　　3.6.3.6資產(chǎn)出庫

　　資產(chǎn)管理員對庫內(nèi)(部門庫或者公司庫)空閑資產(chǎn)進行出庫給相關(guān)人員進行使用，并更新資產(chǎn)卡片的信息(使用部門、使用人、責(zé)任人等)，同時生成一條臺賬。

　　3.6.3.7資產(chǎn)轉(zhuǎn)移

　　為了讓資產(chǎn)充分進行利用，可對資產(chǎn)進行轉(zhuǎn)移，一般由公司固定資產(chǎn)管理員，根據(jù)需求部門的要求，對其他部門中閑置或者公司庫中閑置的資產(chǎn)進行轉(zhuǎn)移。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移如下圖：

　　3.6.3.8資產(chǎn)維修

　　對損壞的、待維修的資產(chǎn)維修，并根據(jù)資產(chǎn)情況(保修期內(nèi)、保修期外)，發(fā)起資產(chǎn)維修單;維修完資產(chǎn)后并擬制維修報告，同時通知財務(wù)部，維修人員可依據(jù)資產(chǎn)維修報告對其進行報銷。

　　3.6.3.9資產(chǎn)報廢

　　對于使用時間已滿使用年限的，折舊已計提完畢且喪失使用價值等的固定資產(chǎn)進行報廢。

　　3.6.3.10資產(chǎn)索賠

　　對于丟失、個人損壞等原因?qū)е沦Y產(chǎn)失去原價值時，公司可根據(jù)相關(guān)的檢驗情況，對其個人要求進行索賠，防止因個人損壞導(dǎo)致資產(chǎn)價值流失和公司經(jīng)營損失。資產(chǎn)賠償單如下圖：

　　3.6.3.11資產(chǎn)折舊

　　根據(jù)用戶折舊要求，對庫中資產(chǎn)進行折舊，其中包括：購入原值、使用年限、已使用月份、折舊率、預(yù)計凈殘值、凈值等，保留記錄和及時更新資產(chǎn)信息，保證財務(wù)數(shù)據(jù)與實物數(shù)據(jù)相符。資產(chǎn)折舊單如下圖：

　　3.6.3.12資產(chǎn)盤點

　　公司財務(wù)部門會同固定資產(chǎn)實物管理部門、使用單位每年至少組織一次固定資產(chǎn)清查工作，并共同負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)實物清點，填寫清查表，并與實物賬卡、財務(wù)賬表核對，并根據(jù)部門盤點情況，匯總公司資產(chǎn)情況。資產(chǎn)盤點如下圖：

　　3.6.3.13資產(chǎn)臺賬

　　對資產(chǎn)從入庫到出庫的所有數(shù)據(jù)進行匯總，生成臺賬，供資產(chǎn)管理員進行查看。

　　3.6.3.14資產(chǎn)維護

　　對資產(chǎn)類別、資產(chǎn)、涉及的職能部門編碼進行維護。

　　3.7綜合辦公平臺

　　3.7.1辦公用品

　　3.7.1.1辦公用品管理范圍

　　辦公用品，指人們在日常工作中所使用的輔助用品，辦公用品主要被應(yīng)用于企業(yè)單位。

　　辦公用品分類：

　　固定資產(chǎn)類辦公用品。如：傳真機、復(fù)印機、電腦、打印機、碎紙機、汽車等。

　　非消耗性辦公用品。如：辦公桌、辦公椅、計算器、電話機、打孔機、剪刀、紙刀、白板、文件夾、文件柜等。

　　消耗性辦公用品。如：筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復(fù)寫紙、釘書釘、回形針、筆芯、公司印刷品、墨盒、復(fù)印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、回形針、大頭針等。

　　3.7.1.2辦公用品過程中可能存在的問題?

　　對公司管理來說，辦公用品管理一般有以下幾類問題：

　　辦公用品需求量大，所有的購置單，入庫單，出庫單中每件物品的基本信息都由用戶手動填寫，相關(guān)人員的工作量比較大，可能出現(xiàn)輸入錯誤，計算錯誤等，加大錯誤出現(xiàn)的機率。

　　解決辦法：

　　需要采購的物品信息從辦公用品信息庫中選取，填寫申請數(shù)量自動計算出單類物品總金額，以及同張申請單中所有物品總金額。

　　數(shù)據(jù)量大，查詢歷史數(shù)據(jù)不方便。

　　解決辦法:

　　根據(jù)公司用戶日常習(xí)慣，用系統(tǒng)實現(xiàn)多條件查詢數(shù)據(jù)。

　　辦公用品大多屬于小而雜的物品，手工記錄容易造成人為丟失或者重復(fù)領(lǐng)用等事情發(fā)生。

　　解決辦法：

　　數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保存之后，只要用戶不進行手動刪除，數(shù)據(jù)一直都存在于系統(tǒng)當(dāng)中。

　　用戶只需要按照出庫申請單中的用品信息進行領(lǐng)取即可，領(lǐng)取完之后的用品不能再進行領(lǐng)取，系統(tǒng)將自動在用戶進行申領(lǐng)物品選取的時候?qū)⒁呀?jīng)領(lǐng)取物品的屏蔽掉，用戶無法選擇。

　　辦公用品屬于比較雜的商品，由于廠家和型號不同，也是屬于不同的商品，但是實質(zhì)上這不同的商品對用戶使用上不造成任何影響。

　　解決辦法：

　　生成辦公用品物資基本信息庫，對辦公用品進行高效，統(tǒng)一采購。用戶在進行辦公用品申購的時，只能從物資信息庫中去獲取物品。

　　3.7.1.3辦公用品管理軟件中是如何解決這些問題的?

　　辦公用品管理，使公司的辦公用品得到合理、有效的利用，控制費用開支，避免浪費，規(guī)范公司辦公用品的采購與使用。

　　辦公用品管理主要包含以下幾個模塊：

　　3.7.1.3.1采購申請

　　需求部門對要購買的辦公用品進行發(fā)起采購申請，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人對采購申請進行簽字和確認(rèn)。采購申請單如下圖：

　　3.7.1.3.2物品入庫

　　對已經(jīng)采購到貨的物品進行入庫登記操作。入庫登記單如下圖：

　　3.7.1.3.3領(lǐng)用申請

　　申領(lǐng)人對已經(jīng)采購到貨的物品提交出庫領(lǐng)用申請操作。出庫領(lǐng)用申請單如下圖：

　　3.7.1.3.4物品統(tǒng)計

　　物品統(tǒng)計主要實現(xiàn)對每個部門某個時間段或者所有部門某個時間段進行物品領(lǐng)用的數(shù)量的統(tǒng)計功能。統(tǒng)計表單如下圖所示：

　　3.7.1.3.5物品類型維護

　　物品類型維護主要包括物品物品類型，維護人，所屬部門，維護時間字段。物品類型維護表單如下圖所示：

　　3.7.1.3.1.6物品計量單位維護

　　物品計量單位維護主要包括物品物品計量單位，維護人，所屬部門，維護時間字段。物品計量單位維護表單如下圖所示：

　　3.7.1.3.1.7物品基本信息維護

　　物品的基本信息維護，相當(dāng)于辦公用品資源庫和庫存庫，辦公用品管理員在此進行辦公用品的維護動作。

　　這里所維護的辦公用品的基本信息主要包括物品類別、名稱、型號、單位、供應(yīng)商、庫存等字段。物品基本信息維護表單如下圖所示：

　　3.7.2公章管理

　　主要使公司用印得到規(guī)范性，做到每一次用印可追述性，同時更方便快捷地對每次用印進行查詢。

　　內(nèi)容：

　　用印單的填寫、印章管理員的審批意見、印章的審批結(jié)果。

　　用章的查詢可以知道用章人和用章時間。

　　3.7.3車輛管理

　　3.7.3.1車輛管理范圍

　　隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，汽車已經(jīng)成為人們不可缺少的交通工具。對于擁有大量車輛的機關(guān)單位企業(yè)來說，車輛管理系統(tǒng)成為日常事務(wù)種的意向重要工作。如何讓管理人員及時了解每一輛車的情況，提高車輛的使用效率減少費用支出，就成為單位需要解決的一個難題。管理車輛的運營、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理，企業(yè)每臺汽車的使用狀況，帶動企業(yè)竟如車輛管理信息化，科學(xué)化、同時也可以節(jié)省人力、物力、財力、提高工作效率，使企業(yè)車輛管理更加科學(xué)、更加規(guī)范。

　　3.7.3.2車輛管理過程中可能存在的問題?

　　對公司車輛管理來說，一般有以下幾類問題：

　　企業(yè)車輛調(diào)度困難，許多車輛閑置和使用情況不清楚。

　　對車輛的用車記錄、保險、維修、事故、司機的管理困難，無法即時查看了解車輛具體情況。

　　缺乏對駕駛?cè)藛T的有效的監(jiān)管機制。

　　3.7.3.3車輛管理軟件中是如何解決這些問題的?

　　集中管理企業(yè)車輛，通過信息化的手段，收集車輛使用的信息，實現(xiàn)車輛管理的即時分析，從而實現(xiàn)完善的車輛調(diào)度。同時根據(jù)車輛的使用情況了解駕駛?cè)藛T的出勤情況，并保證有效的人員監(jiān)管。

　　車輛管理主要包含以下幾個模塊：

　　3.7.3.3.1人員信息

　　車管部門根據(jù)車輛配備的駕駛?cè)藛T，把人員信息錄入到系統(tǒng)中。人員信息表單如下圖：

　　3.7.3.3.2車輛清單

　　車管部門根據(jù)企業(yè)的車輛，錄入企業(yè)所有的車輛信息。并選擇車輛的型號，車牌號碼、準(zhǔn)承人員等相關(guān)信息。在車輛信息下嗨關(guān)聯(lián)了車輛的用車記錄，驗車記錄，保險記錄等。車輛清單如下圖：

　　3.7.3.3.3用車記錄

　　車管部門能及時錄入、查看使用車輛和使用車輛的部門及人員情況，用車記錄單如下圖;

　　3.7.3.3.4驗車記錄

　　車管部門對需要驗車的車輛進行基本信息的錄入，如責(zé)任司、車號等相關(guān)信息，驗車記錄如下圖：

　　3.7.3.3.5保險記錄

　　車管部門對每次車輛的保險進行登記，保留車輛的保險記錄，記錄車輛的每次保險時間，并到期提醒車輛保險到期的功能;

　　3.7.3.3.6維修保養(yǎng)

　　車管部門根據(jù)需要維修保養(yǎng)的車輛，進行車輛的車型、車號、顏色及行駛總里程的信息的錄入。維修保養(yǎng)如下圖：

　　3.7.3.3.7輪胎更換記錄

　　車管部門需要根據(jù)車輛輪胎的磨損情況，適時更換輪胎，可以對車輛的車號、車型及需要更換輪胎的位置進行信息記錄，輪胎更換記錄如下圖：

　　3.7.3.3.8事故、違章記錄

　　車管部門可以及時了解的違章情況，需要錄入車號、司機、時間、扣分等相關(guān)信息。事故、違章記錄如下圖：

　　3.7.3.3.9人員停駛記錄單

　　車管部門把停駛的駕駛?cè)藛T記錄下來，填寫表單中的停駛?cè)藛T名稱、停駛時間、停駛原因，具體表單如下圖：

　　3.7.3.3.10考勤信息查詢

　　3.7.3.3.11限號維護

　　車管部門根據(jù)一段時間內(nèi)的車輛限號內(nèi)容進行維護，內(nèi)容包含周一至周五，以及特殊日期不限號，這樣車管部門在進行車輛調(diào)動的時候可以判斷那些車輛是可以調(diào)用的，那些車輛限號等;如國慶節(jié)、五一勞動節(jié)等：具體維護表單如下：

　　3.7.3.3.12油卡維護

　　車管部門根據(jù)油卡發(fā)放，及時錄入發(fā)放相關(guān)信息。油卡維護如下圖：

　　3.7.3問卷調(diào)查

　　問卷調(diào)查是一種數(shù)據(jù)收集手段。我們可根據(jù)問卷調(diào)查反饋的結(jié)果，統(tǒng)計分析得出相應(yīng)結(jié)論。

　　3.8財務(wù)管理平臺

　　3.8.1資金成本管理

　　成本管理是企業(yè)在競爭中取勝的關(guān)鍵戰(zhàn)略之一，成本控制是所有企業(yè)都必須面對的一個重要管理課題。企業(yè)無論采取何種改革、激勵措施都代替不了強化成本管理、降低成本這一工作，它是企業(yè)成功最重要的方面之一。有效的成本控制管理是每個企業(yè)都必須重視的問題，抓住它就可以帶動全局。

　　3.8.2什么是成本控制?

　　成本控制是指運用以成本會計為主的各種方法，預(yù)定成本限額，按限額開支成本費用，以實際成本和成本限額比較，衡量經(jīng)營活動的業(yè)績和效果，以提高工作效率，實現(xiàn)乃至超過預(yù)期的成本限額。

　　3.8.3資金成本管理如何通過軟件實現(xiàn)管理?

　　3.8.3.1款項申請

　　3.8.3.1.1 借款申請

　　借款審批單的審批事項以借款信息的準(zhǔn)確性進行核準(zhǔn)。

　　3.8.3.2費用支付

　　費用支付分為兩大類：合同費用支付和其他費用支付;

　　3.8.3.2.1合同費用支付

　　合同費用支付，根據(jù)已批的支付合同，選擇相應(yīng)需要支付的已批合同進行款項性質(zhì)的支付，選擇支付的方式和支付的款項性質(zhì)，根據(jù)支付金額的不同，走相應(yīng)的支付流程。

　　3.8.3.2.2其他費用支付

　　其他費用支付：根據(jù)企業(yè)的支付規(guī)定，在沒有合同的情況下，有需要發(fā)生企業(yè)費用支付時，即走其他費用支付審批單。

　　3.8.3.3費用報銷

　　費用報銷：管理費用報銷、項目費用報銷、差旅費用報銷，不同的費用報銷。最終都會形成報銷的費用歸集，按所屬分公司、部門、人員、費用性質(zhì)進行歸集和統(tǒng)計。

　　3.8.3.3.1管理費用報銷

　　管理費用報銷：日常費用的報銷，同時考慮是否有借款，如有借款考慮沖銷借款再走報銷。

　　3.8.3.3.2項目費用報銷

　　項目費用報銷：考慮項目歸集的問題，根據(jù)項目的情況做項目費用的歸集和處理，同時兼顧項目成本控制和項目風(fēng)險把控。

　　3.8.3.3.3差旅費用報銷

　　差旅費用報銷：根據(jù)職級的不同、差旅費用的發(fā)生標(biāo)準(zhǔn)不同、報銷依據(jù)不同、根據(jù)企業(yè)的管理辦法，設(shè)定差旅費用的報銷流程和風(fēng)險控制。

　　3.8.3.4財務(wù)信息維護

　　根據(jù)表單的控制需要設(shè)定相應(yīng)的信息維護字段。用于企業(yè)的財務(wù)信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

　　3.8.3.4.7 資金來源類型維護

　　第三、系統(tǒng)集成整合平臺

　　建立信息整合平臺，通過企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的分析，企業(yè)內(nèi)部的辦公平臺系統(tǒng)、媒體資源系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)等進行數(shù)據(jù)的整合，實現(xiàn)企業(yè)整體的數(shù)據(jù)串聯(lián)和貫通，解決企業(yè)信息孤單的問題。

　　對于外圍系統(tǒng)的整合，我們主要通過二個，一個是通過流程，規(guī)范軟件之間的數(shù)據(jù)傳遞(輸入、輸出)，第二個是直接通過項目管理平臺，進行數(shù)據(jù)的歸集、分類和展現(xiàn)。

　　對于業(yè)務(wù)流程，我們以用友U8為例，通過報銷申請流程后，U8的臨時數(shù)據(jù)庫就會生成一條報銷申請完成后，需要處理的報銷單。

　　單擊制單以后，在財務(wù)軟件中會自動形成分錄和記賬憑證。

　　最終就省去了財務(wù)部門在費用申請系統(tǒng)里面導(dǎo)出數(shù)據(jù)，在重新在財務(wù)里面二次錄入的工作量。如果站在管理的角度，則避免了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的風(fēng)險發(fā)生。

　　在申請記錄中，也會有制單狀態(tài)的變化，這樣完成財務(wù)與業(yè)務(wù)過程的同步。

　　第四、便捷系統(tǒng)維護平臺

　　組織機構(gòu)

　　兼容所有瀏覽器;

　　部門，人員維護更加方便快捷，如：刪除，遷移，添加等;

　　通過設(shè)置來進行控制是否與Lotus Domino 進行關(guān)聯(lián);

　　可以通過Excel 快速進行人員導(dǎo)入功能;

　　服務(wù)器參數(shù)配置界面

　　部門管理界面

　　權(quán)限管理

　　兼容所有瀏覽器;

　　權(quán)限分配更細(xì)分化，提高頁面展現(xiàn)速度，提高分配速度;

　　添加版塊類型，使管理展現(xiàn)變得更方便、直觀;

　　權(quán)限分配界面

　　流程管理

　　支持PC，iPhone，iPad，Andoid系統(tǒng)終端設(shè)備的閱讀與審批;

　　路由方式增加了條件直連，此功能與上一版本的條件選擇功能類似。條件選擇變?yōu)楫?dāng)滿足條件時也可以作為下一環(huán)節(jié)的選擇項;

　　處理人中“按公式”可以由開發(fā)人員隨意維護、拓展，大大增加了審批人的靈活性;

　　每個環(huán)節(jié)，文檔的4種狀態(tài)都可以綁定不同的JavaScript事件，提高了流程拓展性，靈活性。4狀態(tài)分別為：文檔打開前，文檔打開后，文檔提交前，文檔保存前;

　　支持各個環(huán)節(jié)的按鈕名稱，圖標(biāo)，觸發(fā)事件，排列方式進行隨意定義;

　　流程支持泳道圖顯示，流程可以很清晰以職能進行劃分;

　　支持唯一選擇，條件選擇，條件直連三種路由狀態(tài)并存，更好支持復(fù)雜的業(yè)務(wù)模式;

　　優(yōu)化了流程處理，業(yè)務(wù)處理都由客戶端來計算，服務(wù)器端只需進行保存。這樣就充分利用了客戶端的性能，降低了服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，經(jīng)統(tǒng)計性能至少降低10%，流程越多優(yōu)勢越明顯;

　　自定義字段控制表單，無需編寫代碼，僅需在頁面上配置;

　　定義審批延期時間，避免流程卡在某些環(huán)節(jié)無法流轉(zhuǎn);

　　流程自動關(guān)聯(lián)，在一個文件審批流轉(zhuǎn)過程中或結(jié)束后自動激活另外一個流程;

　　網(wǎng)頁電子簽章

　　將審批人的手寫簽名會電子印章錄入到系統(tǒng)中，在審批環(huán)節(jié)添加到頁面的簽名處，增加文件的有效性，電子簽章和用戶綁定，安全方便。

　　郵件系統(tǒng)功能

　　支持多瀏覽器;

　　界面簡潔大氣;

　　支持多套風(fēng)格頁面;

　　支持群組維護;

　　支持文件夾類別的隨意添加刪除;

　　增加了星標(biāo)功能，可以更好的管理重要郵件;

　　發(fā)送郵件界面更加清爽，人員選擇快捷，無需彈出選擇人員框;

　　支持一個月后，刪除郵件可自動刪除;

　　整體頁面都采用了Div，Ajax設(shè)計，并且整個郵件庫的大小僅600KB大小，降低了庫的容量，提高了頁面展現(xiàn)速度;

　　五、系統(tǒng)運行環(huán)境安全

　　安全要素

　　信息安全理念突出地表現(xiàn)在三個方面--安全策略、管理和技術(shù)。

　　安全策略--包括各種策略、法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等，是信息安全的最核心問題，是整個信息安全建設(shè)的依據(jù);

　　安全管理--主要是人員、組織和流程的管理，是實現(xiàn)信息安全的落實手段;

　　安全技術(shù)--包含工具、產(chǎn)品和服務(wù)等，是實現(xiàn)信息安全的有力保證。

　　根據(jù)上述三個方面，我們的信息安全完全解決方案不僅僅包含各種安全產(chǎn)品和技術(shù)，更重要的就是要建立一個一致的信息安全體系，也就是建立安全策略體系、安全管理體系和安全技術(shù)體系。

　　網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計

　　企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與Internet之間使用防火墻進行嚴(yán)密隔離，防火墻可以關(guān)閉除80端口外的所有網(wǎng)絡(luò)端口，從根本上防止來自網(wǎng)絡(luò)外部的非法入侵;

　　應(yīng)用服務(wù)器安裝在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，避免了非法程序的攻擊;

　　交換數(shù)據(jù)庫和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫均位于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，避免了外部程序的直接訪問;

　　可以方便地擴展到基于HTTPS的安全訪問模式，對訪問全程中的數(shù)據(jù)進行加密保護。

　　四、信息化建設(shè)的方法與步驟

　　從上軟件目的出發(fā)，還是希望軟件可以更好的解決部門中內(nèi)部的問題，但不同軟件解決的問題程度與企業(yè)的結(jié)合度還是存在偏差，當(dāng)建設(shè)過程中出現(xiàn)“水土不服”的情況發(fā)生時，不僅會對整個使用效果大大折扣，有時更會出現(xiàn)把整個系統(tǒng)推倒重來，造成建設(shè)成本增加。

　　泛普軟件軟件作為信息化廠商，深刻理解沒有高標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范和體系，就沒有一個好的信息化系統(tǒng);沒有一流的信息系統(tǒng)規(guī)劃與咨詢團隊，也就沒有一個信息化系統(tǒng)清晰的建設(shè)目標(biāo)。所以泛普軟件公司通過從以下四個步驟把制度與軟件整合，達(dá)到管理落地。

　　管理一體化

　　管理一體化，我們強調(diào)的是一體化制度管理, 通過一體化的制度梳理，將分散在各種部門制度、會議紀(jì)要和約定俗成的規(guī)則中的辦事方法，用一個統(tǒng)一的制度流程來描述，規(guī)范業(yè)務(wù)過程、明細(xì)崗位職責(zé)，加強整體項目的管理過程，實現(xiàn)項目中風(fēng)險可控。

　　制度流程化

　　制度流程化，是我們對制度執(zhí)行的分解過程，通過制度流程化的分解，分解后出每個制度的執(zhí)行步驟，這樣在信息化系統(tǒng)的管理平臺中，讓每個員工都可以按照規(guī)范的流程和統(tǒng)一的步驟執(zhí)行。

　　內(nèi)容表示化

　　內(nèi)容表示化，是把管理制度具象化成應(yīng)用表格，是制度內(nèi)容的具象體現(xiàn)。通過表示化的梳理，我們把每個字段項的填報標(biāo)準(zhǔn)、職責(zé)、權(quán)限固化到系統(tǒng)中，當(dāng)表格中的字段項超出了我們規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)就會進行提示，或當(dāng)必填字段沒有填寫時，系統(tǒng)也會進行預(yù)警和提醒。

　　落地信息化

　　落地信息化，是把我們前面梳理的標(biāo)準(zhǔn)的制度與體系，通過信息化軟件把企業(yè)制度落地，屏蔽人為的操作因素，通過信息化的落地實現(xiàn)：

　　我們會把企業(yè)中孤立的軟件進行串聯(lián)和整合;

　　我們會按照公司規(guī)范的管理制度，進行相應(yīng)空缺軟件的規(guī)劃;

　　如果當(dāng)前的軟件已經(jīng)無法滿足我們的管理要求，我們按照最新的管理制度重新設(shè)計和修改，從而達(dá)到我們統(tǒng)一管理、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一表格，統(tǒng)一的操作系統(tǒng)。

　　最終我們依據(jù)先進的泛普軟件-OA辦公系統(tǒng)管理思想和體系，以流程化的手段，把管理、制度、流程落地，讓績效考核有了數(shù)據(jù)的依據(jù)和審核標(biāo)準(zhǔn)，把業(yè)務(wù)操作數(shù)據(jù)與個人績效掛鉤，同時在系統(tǒng)會提示每一個違規(guī)的業(yè)務(wù)操作，用系統(tǒng)進行風(fēng)險控制與提醒，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。使系統(tǒng)的設(shè)計思想、管理力度與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要求的管控程度達(dá)成一致。