楚燕：看清協(xié)同辦公

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摘要：2001年，“協(xié)同”這個有些拗口的詞匯對于我們來說還很陌生。2005年，有關“協(xié)同”的字眼開始頻頻出現(xiàn)于我們眼端，顯山露水之勢洶涌而來，業(yè)界甚至出現(xiàn)如此怪圈：只要攀上“協(xié)同”，軟件就能大賣。作為協(xié)同軟件最基礎、最成熟的應用，“協(xié)同辦公”日漸成為了眾多廠商的新寵，其應用方案日新月異。熙熙攘攘的協(xié)同市場 2001年，“協(xié)同”這個有些拗口的詞匯對于我們來說還很陌生。2005年，有關“協(xié)同”的字眼開始頻頻出現(xiàn)于我們眼端，顯山露水之勢洶涌而來，業(yè)界甚至出現(xiàn)如此怪圈：只要攀上“協(xié)同”，軟件就能大賣。
 
作為協(xié)同軟件最基礎、最成熟的應用，“協(xié)同辦公”日漸成為了眾多廠商的新寵，其應用方案日新月異。熙熙攘攘的協(xié)同市場在煥發(fā)著光彩的同時也充斥著魚目混珠的現(xiàn)象。于是，在一邊看得云里霧里的我們不禁發(fā)問：“協(xié)同辦公是誰？”、“協(xié)同辦公為什么誕生？”、“誰在支持協(xié)同辦公？”“協(xié)同辦公不足在哪里？”、“協(xié)同辦公將取代誰？”。
 
走進“協(xié)同辦公”
大連D公司的業(yè)務經(jīng)理小陳到昆明出差，得知當?shù)乩贤瑢W小劉他們公司正要上一個重大項目，而這一項目正是小陳公司的業(yè)務強項。
機不可失，十萬火急！對方的項目第二天就要開標了，小陳覺得還是值得爭取一下的，于是好說歹說，讓小劉在當天下午幫忙安排一個與這個項目相關人員的會議。
眼看離下午的會就幾個小時了，小陳趕緊忙了起來。先打電話向在海南度假的公司王總作了個簡單的匯報。按照王總的指示，小陳打開了隨身的筆記本電腦，啟動競開協(xié)同之星（GK-Star）軟件，并接上了互聯(lián)網(wǎng)，使用GK-Star的網(wǎng)絡會議功能立即安排了一個網(wǎng)絡會議，把遠在大連的幾位同事邀請了進來，簡單介紹了項目情況，王總明確要立項，并指定了由技術、市場、商務等幾個部門的員工組成了項目小組，立即投入工作。
會后，小陳立即利用GK-Star建立了一個“協(xié)作區(qū)”，并向這個項目小組的所有成員，連同王總等領導都發(fā)出了協(xié)作區(qū)邀請。項目成員通過GK-Star收到并接受邀請后，便可以自由進出協(xié)作區(qū)，閱讀、更新相關的文檔、日程、聯(lián)系人名片等信息，還可以隨時留言，使用BBS、白板等工具進行討論，如果大家都在的話，也可以就地舉行網(wǎng)絡會議。這相當于為這個項目建立了一個專用的虛擬辦公室，可以隨時隨地按需建立，隨時進行配置，并且，所有成員無論是從屬于哪一個部門、哪一家企業(yè)、在哪一個地方、使用什么樣的網(wǎng)絡，都可以隨時進入，而不必擔心信息安全的問題，真正做到“天涯若比鄰”。
協(xié)作區(qū)建完，小陳通過GK-Star里面的電子郵件系統(tǒng)，把小劉傳來的有關項目資料放到了協(xié)作區(qū)的相應的共享文檔目錄里。隨后，在BBS里講述了自己對該項目的分析。差不多同時，遠在大連的同事也開始了工作，在協(xié)作區(qū)里，小陳很快看到了相應參考資料、應用方案模板、競爭對手資料等，也看到了王總新的指示，小陳利用GK-Star的即時通訊功能與相關的同事進行了交流。
中午時分，項目方案的第一稿在協(xié)作區(qū)里出現(xiàn)，看來大連同事們的工作效率是很高的。小陳用GK-Star的短信功能通知了王總后，王總也連上線了，王總大概是在沙灘上開的機呢，因為他說現(xiàn)在使用的是GPRS無線網(wǎng)，網(wǎng)速比較慢，不能直接使用GK-Star的網(wǎng)絡電話功能了，需要的話，讓小陳用GK-Star的PC-Phone給他的手機打電話。王總看完了方案初稿后，提出了了修改意見，討論之后，大連同事立即進入第二稿的修改工作。
下午，小陳單槍匹馬會見小劉的公司一干人等。小陳打開電腦并連網(wǎng)，通過GK-Star軟件查看協(xié)作區(qū)里新版本方案。
會議洽談涉及技術、產(chǎn)品、市場、實施、競爭對手、商務等多個方面，大連成了小陳這邊的大后方，負責隨時收集相關的資料，并通過協(xié)作區(qū)及時傳給了小陳，有些問題，小陳也通過即時通訊功能與王總進行了的溝通，而王總則通過VoIP功能完全參與了整個會議。對方的表情從開始的好奇、驚訝、滿意到興奮，一個小時后會議在愉快的氛圍中結束了。
小陳回到旅館后，王總決定由大家作一個會議總結，并對項目方案進行第三稿的修改。這時，小劉給小陳來了電話。小劉說今天神了，我們領導萬萬沒有想到你們的工作效率這么高，原來以為不可能的事情，你們做到了。領導說，就憑這個效率，對和你們合作就有信心。
王總得知消息非常高興，表揚了小陳的敬業(yè)精神，“協(xié)同辦公帶來了千萬大單的入門證?！?BR> 
歷史變革記錄
20世紀90年代，Lotus公司推出了Notes系統(tǒng)，這是第一個商用化的協(xié)同軟件平臺。
隨后，Microsoft推出了Exchange系統(tǒng)，正式進入群件軟件市場。
1997年，Lotus Notes的發(fā)明人創(chuàng)辦Groove網(wǎng)絡公司，推翻了Notes所使用的中央服務器的模式，完全基于互聯(lián)網(wǎng)技術，推出第一個商用的P2P工作平臺并逐步向“虛擬辦公軟件”轉變。
1999年，協(xié)同商務的基本思想最早是由Gartner Group提出。
2001年，北京點擊科技有限公司在北京成立，次年8月，正式宣布進軍協(xié)同軟件市場，并于2002年12月推出其基于混合對等網(wǎng)絡技術的協(xié)同軟件平臺：競開協(xié)同之星（GK-Star）。
 2003年，Oracle公司宣布推出其基于數(shù)據(jù)庫體系的協(xié)同軟件套件（OCS）；
2004年6月，IBM公司宣布其Workplace客戶端技術，宣布了其有別于Lotus Notes的全新的協(xié)同軟件平臺；
2005年初，Microsoft宣布全面收購Groove公司，同時聘請其創(chuàng)始人Ray OzzIE為其CTO；
截止2005年7月，國內(nèi)各種協(xié)同軟件廠商已達500余家，有10余種相對成熟。
 
它們是誰
協(xié)同辦公是協(xié)同軟件最基礎、最成熟的應用，是軟件、與通訊技術結合的產(chǎn)物。與傳統(tǒng)的ERP、CRM等企業(yè)管理軟件相比，協(xié)同辦公強調(diào)企業(yè)中人的管理和事務的管理，強調(diào)以人為中心，管理相關的數(shù)據(jù)庫、文檔、各類信息與各項活動；與傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)相比，協(xié)同辦公支持全面的移動應用，支持跨組織、跨系統(tǒng)、跨網(wǎng)絡、跨地區(qū)的應用，強調(diào)管理的靈活性、通用性與柔性管理。
協(xié)同辦公平臺包含三大核心平臺：企業(yè)溝通平臺、團隊協(xié)作平臺和應用支持平臺。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)之間有效、實時的溝通，并以團隊協(xié)作為核心，提供通用的、隨需應變的管理平臺，成為一站式的協(xié)同辦公環(huán)境，從而全面提高企業(yè)的實時管理能力、動態(tài)應變能力和開放延伸能力。
 
它們?yōu)槭裁炊Q生
協(xié)同辦公結合了移動辦公、遠程辦公、虛擬團隊、延伸型企業(yè)、實時企業(yè)、企業(yè)應用門戶、人本管理、柔性管理等應用技術與管理概念，適應現(xiàn)代敏捷企業(yè)以快制慢、隨需應變的要求，可快速整合企業(yè)內(nèi)外的資源，使企業(yè)獲得互動、整體的效益，提高交易效率、降低交易成本。也為協(xié)同辦公的使用者獲得全新的工作體驗。
具體來說，協(xié)同辦公能夠為用戶帶來以下幾個方面的價值：
1、加強實時能力，實現(xiàn)信息快速傳達、反饋溝通和實時化的管理，適應市場需求，快速變化。
2、提高延伸能力，使企業(yè)從單一的、封閉的內(nèi)部管理體系，延伸到跨企業(yè)、跨行業(yè)、跨地區(qū)的行業(yè)聯(lián)盟。
3、與傳統(tǒng)的ERP、CRM、OA等“剛性管理”工具與方法相配合，實現(xiàn)團隊協(xié)作。
4、可以不受辦公室界限的約束，實現(xiàn)完全的安全、高效的移動辦公、遠程辦公。
 
誰在背后支持它們
互聯(lián)網(wǎng)基礎設施，包括各種無線、有線、寬帶、窄帶互聯(lián)網(wǎng)，以及企業(yè)VPN、專線等等；
電信與通訊設施，包括普通電話網(wǎng)、手機（語音以及SMS、MMS、3G、GPRS、CDMA等）；
電腦硬件技術，包括移動技術（Intel迅馳）、手持設備等等
 
它們的不足
1、要實現(xiàn)協(xié)同軟件所要求的完全移動性，需要隨時隨地高效安全地互聯(lián)?，F(xiàn)有網(wǎng)絡包含內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)、寬帶網(wǎng)、窄帶網(wǎng)、有線網(wǎng)、無線網(wǎng)等網(wǎng)絡類型，涉及網(wǎng)絡安全性、連通性、穩(wěn)定性、防火墻設置等問題，實現(xiàn)完全移動性將遇到困難，將影響協(xié)同的效果。目前點擊科技等企業(yè)采用全新軟件技術建立虛擬互聯(lián)網(wǎng)體系，在很大程度上解決這一問題，已取得一定效果，但還需要進一步的改進。
2、跨組織、跨系統(tǒng)、跨應用是協(xié)同軟件的最重要價值之一。傳統(tǒng)的“客戶端連接應用服務器”的模式難以做到這一點。Web Service以及“反轉Client / Server結構”是全新的技術，可以實現(xiàn)不同組織、不同系統(tǒng)、不同應用間的互聯(lián)互通，這一技術也在發(fā)展與成熟之中。特別是在協(xié)同理念、技術與產(chǎn)品并不成熟的情況下，實現(xiàn)不同產(chǎn)品間互聯(lián)互通，將會是重大挑戰(zhàn)。
3、
 
1、技術仍在發(fā)展與不斷成熟之中。
2、產(chǎn)品、技術和應用還沒有統(tǒng)一。
3、商業(yè)模式仍待創(chuàng)新
它們將取代誰
將取代傳統(tǒng)的工作和管理模式，如減少了出差、普通電話交流，集中式的項目管理等等；
將取代一些傳統(tǒng)的專業(yè)設備與服務，如專業(yè)的視頻會議系統(tǒng)等。