中小企業(yè)如何用好進銷存軟件

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1、目的

      企業(yè)使用軟件目的就是管好“貨”管好“錢”。準確的庫存管理，進行快速的銷售統計，把應收應付、費用等財務賬管好，提高公司的效率。

2、問題

在選擇使用軟件前，大部分客戶都懷著比較高的期望，希望軟件能將和公司相關的經營數據都管理得井井有條。然而，在實際使用中，往往有部分客戶使用效果并沒有達到想象中的要求：數據不準確、錄入錯誤、操作流程麻煩等等，不僅沒提高公司效率，反而實際效率降低了。為什么出現這種情況呢？為什么其他一些公司是用得又十分順暢呢？是不是軟件不適合？那么中小企業(yè)又如何用好進銷存管理軟件呢？

根據我們多年來做管理軟件以及客戶實施的經驗，以上出現的問題，也是時而有之的，也屬正?，F象。其實用好管理軟件也是多方面的因素：軟件是否選擇好、使用者是否熟悉操作、使用軟件做賬是否隨意不規(guī)范、是不是操之過急等等，下面我們將來分析這個問題，分享我們的一些實戰(zhàn)經驗，供廣大中小企業(yè)進行參考。

3、如何選擇軟件

第一階段，如何選擇好進銷存軟件

軟件選擇得好壞，直接關系企業(yè)軟件應用的成敗；進銷存管理軟件主要著重管理幾方面：采購、銷售、庫存、應收應付、費用、報表統計。

     從大方向上說，如果企業(yè)所需的是進銷存軟件，而實際卻選擇標準的財務軟件（會計記賬軟件），那么使用起來很難達到所需的效果，同時使用者也覺得困難。

從細節(jié)上來說，進銷存軟件在市面上有很多，品牌也多；軟件是否穩(wěn)定、售后是否好、功能是否能達到、口碑是正面等等。

更重要的是只選對的，不一定選貴的或大品牌的。首先，軟件技術已經發(fā)展10多年，技術成熟，大品牌和小品牌所使用的技術相差無幾，當然軟件不可能不存在問題，要看該軟件是否積極更新升級。大品牌注重的是功能全面，覆蓋面廣，這也導致很多企業(yè)用起來就覺得功能是有，但管不到位的情況非常多，小品牌的軟件往往會比較注重用戶的使用細節(jié)及實際操作。所以建議用戶在使用進銷存前最好進行試用一下，比對軟件功能是否跟自已的業(yè)務流程和管理模式一樣，當然細節(jié)上達不到，也可以讓軟件公司進行簡單的二次開發(fā)，這樣更能達到最好的效果。

4、使用開始步驟

軟件使用期初非常重要，如果開頭搞錯了，將會直接影響后期使用；正式使用軟件前，需要整理一下幾個重要的資料，結合泛普進銷存軟件為例：

1）商品信息整理及錄入，需要值得提出的是，商品分類很關鍵，分類是為了后管理統計能準確、清晰、明了展現數據。不要為了錄入方便，一開始亂七八糟分類，有些軟件是不支持修改分類的，一旦分錯類別，就無法修改了，不過輕松掌柜非常方便修改類別，但開始建賬前也要把類別整理好。

2）客戶和供應商資料整理及錄入，和商品信息一樣需要整理好分類。

3）期初庫存盤點錄入，正式使用軟件前，需把當時的商品庫存數量及成本錄入（如果是新公司，可以不錄入期初庫存）。成本和數量都需要錄入，若只錄入數量，不錄入成本，后期軟件統計出來的毛利就不正確了，所以期初錄入商品的成本盡量要準確，當然如果只管理數量，不管理金額，那就不需要錄入成本了。

4）期初往來應收、應付、預收、預付。要想往來賬清晰，期初往來賬是非常重要的，一定要做到清晰，準確，很多企業(yè)用軟件前不注重這方面，導致后面往來對賬不準確。

5）期初現金銀行、固定資產、債務等等。 為更好做好企業(yè)全面準確的現金流，資產等管理，這方面也是非常必要的。

5）如果要進行高級一些管理，比如費用管理：差旅費、工資費用、房租費用、運費等，那還需要在會計科目里面設置，如果不需要此步驟可省略。

以上步驟處理完后，就可開賬正式使用了。正式使用就很簡單了，進銷存軟件最主要的流程就兩個：采購入庫、銷售出庫。只需要把這兩個步驟做完，庫存將會自動增加減少、銷售統計、毛利、采購統計、應收應付也隨之自動出來。

5、總結

    企業(yè)要用好進銷存，首先要清晰自己的需求，了解軟件的實際功能，進行軟件試用。系統運行前準備，期初資料錄入準備。泛普在中小企業(yè)管理軟件實施中有相當豐富的經驗，歡迎廣大用戶或同行進行咨詢了解！