企業(yè)信息化OA的發(fā)展與解析

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      企業(yè)信息化已不再是一個(gè)陌生詞，隨著企業(yè)信息化的建設(shè)，各大信息化軟件相應(yīng)的得到了發(fā)展。目前OA系統(tǒng)已經(jīng)成為每個(gè)企業(yè)信息化初期選擇并投入建設(shè)的基本系統(tǒng)，所謂OA，即辦公自動(dòng)化(Office Automation)，是辦公工作處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成。達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。

　　一、OA與企業(yè)信息化發(fā)展

　　OA并不是一個(gè)固定的概念，企業(yè)在發(fā)展的不同階段對(duì)于信息化的需求是不同的，而OA正是隨企業(yè)的信息化需求、隨時(shí)代的發(fā)展而不斷變化的，企業(yè)的OA項(xiàng)目建設(shè)，就是雙方契和的一個(gè)過程。

　　1、企業(yè)信息化發(fā)展階段

　　企業(yè)的信息化可以分為如下四個(gè)階段：

　　第一階段：業(yè)務(wù)操作電子化。電子化即將日常手工事務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器工作的過程;關(guān)注個(gè)體的工作行為，可以提高個(gè)體的工作效率。該階段以財(cái)務(wù)電算化、生產(chǎn)制造自動(dòng)化等為代表。

　　第二階段：業(yè)務(wù)流程信息化。信息化即通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結(jié)合IT優(yōu)勢(shì)周化業(yè)務(wù)流程;關(guān)注整個(gè)組織的流程，提升組織的效率。該階段廣泛開展流程梳理和信息化建設(shè)。例如服裝erp、CRM、SCM、BOSS系統(tǒng)建設(shè)等。

　　第三階段：業(yè)務(wù)管理知識(shí)化。知識(shí)化即讓合適的角色在合適的時(shí)間合適的場(chǎng)景獲取合適的知識(shí)和資源。系統(tǒng)推動(dòng)企業(yè)管理生態(tài)的建立，對(duì)環(huán)境的變化作出靈活的反應(yīng)，業(yè)務(wù)流程持續(xù)改善，全面提升執(zhí)行力。獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)力。該階段強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)的真正結(jié)合。以KM、協(xié)同、門戶等為代表。

　　第四階段：業(yè)務(wù)決策智能化。智能化即在企業(yè)的已有知識(shí)的基礎(chǔ)之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識(shí)，用于業(yè)務(wù)決策、日常管理等，形成自組織、自學(xué)習(xí)、自進(jìn)化的企業(yè)管理體制。該階段中，人工智能、專家系統(tǒng)的思想將應(yīng)用在企業(yè)管理領(lǐng)域中。

　　2、OA系統(tǒng)發(fā)展階段

　　OA的發(fā)展其實(shí)是一個(gè)不斷求新求變的過程，縱觀OA的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。不同的信息化發(fā)展階段也對(duì)應(yīng)著不同的OA發(fā)展階段：

　　第一階段：文件型OA(1980-1999年)初步的辦公自動(dòng)化實(shí)際上從單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotusl-2-3等軟件。當(dāng)時(shí)許多人把OA稱為“無紙化辦公”。

　　第二階段：流程性O(shè)A(2000-2006年)該階段從最初的關(guān)注個(gè)體、以辦公文件，檔案管理為核心的文件型OA逐漸發(fā)展到目前正在成為應(yīng)用主流的流程性O(shè)A。

　　第三階段：知識(shí)型0A(2006-2010年)隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得辦公自動(dòng)化雜志一件事情可能就是登陸OA系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA儼然成為一個(gè)日常工作的基礎(chǔ)平臺(tái)，企業(yè)已經(jīng)不可離開它了。隨著客戶需求的不斷發(fā)展，OA也逐步融合“知識(shí)管理”思想，整合組織內(nèi)的信息和資源發(fā)展，發(fā)展為“知識(shí)型OA”。

　　第四階段：智能型0A(2010年)隨著組織流程的周化和改進(jìn)、知識(shí)的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終OA系統(tǒng)將會(huì)脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向，該階段OA更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。

　　從以上對(duì)企業(yè)信息發(fā)展階段以及OA系統(tǒng)發(fā)展階段的描述來看。目前在我們山東省農(nóng)村信用社的信息化發(fā)展處于第二階段的初期，已經(jīng)開始信息化建設(shè)的梳理及規(guī)劃，已經(jīng)有了整合優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的需求;OA系統(tǒng)的建設(shè)正處于第二階段，即流程性O(shè)A，以公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)為核心，實(shí)現(xiàn)了信息發(fā)布、電子公文審批流轉(zhuǎn)、電子郵件、文檔管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理等眾多實(shí)用的功能。并且覆蓋到了全省各級(jí)單位，取得了一定的效果。將信息化發(fā)展階段以及OA項(xiàng)目建設(shè)階段明確之后。我們就可以明確下一步OA的建設(shè)如何契和山東省農(nóng)村信用社的信息化發(fā)展需要。從而有目的、有層次地推進(jìn)企業(yè)的信息化建設(shè)。目前主要應(yīng)用已覆蓋全省農(nóng)村信用社四級(jí)機(jī)構(gòu)，正深刻地改變著各級(jí)機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的辦公或業(yè)務(wù)處理模式。在較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，山東農(nóng)信內(nèi)部都將以公文為核心，將公文各項(xiàng)應(yīng)用推廣到省聯(lián)社、辦事處(市聯(lián)社)、縣級(jí)聯(lián)社、基層信用社四級(jí)單位，在此過程中逐步規(guī)范公文審批及業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)流程，并逐步擴(kuò)展周邊應(yīng)用。

　　就目前應(yīng)用效果來看。電子郵件應(yīng)用上線兩年多。全省郵件發(fā)送量數(shù)百萬封。已成為全省農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)間、員工間一條不可或缺的交流渠道：電子公文的審批流轉(zhuǎn)和電子化傳輸手段極大地提高了公文處理效率，有效節(jié)約了辦公資源;各級(jí)信息門戶網(wǎng)站信息更新及時(shí)，起到了很好的宣傳作用，有力促進(jìn)了機(jī)構(gòu)間的信息交流和知識(shí)共享，為全省農(nóng)村信用社爭(zhēng)創(chuàng)一流金融機(jī)構(gòu)、構(gòu)建節(jié)約型企業(yè)起到了重要的作用。

　　二、OA的發(fā)展趨勢(shì)

　　山東省農(nóng)村信用社OA系統(tǒng)正處于流程性O(shè)A的階段，根據(jù)目前山東農(nóng)信的整體系統(tǒng)部署情況及下一步應(yīng)用需求，結(jié)合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)目前的發(fā)展趨勢(shì)，我們總結(jié)出如下幾點(diǎn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展的方向：

　　1、產(chǎn)品化與行業(yè)化

　　產(chǎn)品化和行業(yè)化是軟件廠家隨市場(chǎng)的發(fā)展而采取的主動(dòng)性行為，對(duì)于廠家來說，為了充分滿足企業(yè)信息化的需求。并且提高效率節(jié)省成本，使自己的產(chǎn)品擁有更多的競(jìng)爭(zhēng)力。肯定會(huì)讓自己的產(chǎn)品更加“產(chǎn)品化”以及“行業(yè)化”，迎合企業(yè)的需求，企業(yè)OA軟件選型時(shí)也會(huì)充分考慮到產(chǎn)品的產(chǎn)品化及專業(yè)化等因素。

　　2、門戶化

　　就山東農(nóng)信目前內(nèi)部各系統(tǒng)來看。OA、信息發(fā)布系統(tǒng)、經(jīng)營決策等等管理系統(tǒng)。由于建設(shè)時(shí)間跨度較長(zhǎng)。沒有統(tǒng)一的平臺(tái)，導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)信息無法溝通及整合，成為一個(gè)個(gè)的信息孤島，在擴(kuò)展新的應(yīng)用時(shí)，無法利用原用的資源，造成系統(tǒng)資源及人力物力的浪費(fèi)。并且各個(gè)系統(tǒng)的前臺(tái)表現(xiàn)形式不同，用戶應(yīng)用起來也較為繁瑣。急需一個(gè)平臺(tái)來進(jìn)行信息的整合和規(guī)范，而企業(yè)門戶正是為解決這些問題產(chǎn)生的。

　　OA的門戶化是指將OA打造成一種企業(yè)級(jí)跨應(yīng)用跨部門運(yùn)作的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)，可以聯(lián)結(jié)并整合企業(yè)各類信息系統(tǒng)和信息資源，可以聯(lián)結(jié)企業(yè)各個(gè)崗位上的各個(gè)工作人員，在企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似“門戶”的技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使得服裝erp、CRM、PDC等系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能通過門戶在管理支撐系統(tǒng)中展現(xiàn)出來，以提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù)，各種綜合技術(shù)的引用使辦公人員可以處理更為廣泛的業(yè)務(wù)和辦公信息。并使經(jīng)營業(yè)務(wù)與辦公事務(wù)互相融合。

　　3、知識(shí)化

　　在一個(gè)組織內(nèi)。唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識(shí)和它的人員。知識(shí)正在成為推進(jìn)企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的源動(dòng)力。知識(shí)不同于傳統(tǒng)的資產(chǎn)。它更多的以“無形”的形式存在，例如人的經(jīng)驗(yàn)、心得，人所掌握的技能等，而無形的知識(shí)卻是無價(jià)的，知識(shí)管理就是要用科學(xué)的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng)新這些知識(shí)，從而在企業(yè)組織中成為管理運(yùn)營的智慧資本。給企業(yè)帶來價(jià)值。

　　所謂OA的知識(shí)化，就是OA與知識(shí)管理相結(jié)合，具體是將知識(shí)管理的思想融入來日常的辦公協(xié)同平臺(tái)軟件中去。同時(shí)整合進(jìn)以團(tuán)隊(duì)協(xié)作和項(xiàng)目管理為目標(biāo)的溝通協(xié)作軟件工具，包括各種通信軟件，如騰訊QQ、即時(shí)通信、VOIP等;實(shí)時(shí)會(huì)議包括電話會(huì)議、視頻會(huì)議等;群組協(xié)作如工作流管理、群件、網(wǎng)絡(luò)化項(xiàng)目管理;聯(lián)系人管理以及相關(guān)的信息安全產(chǎn)品如信息加密、身份認(rèn)證等。

　　事實(shí)上，知識(shí)管理正是新一代的OA區(qū)別于傳統(tǒng)OA的應(yīng)用之一。在傳統(tǒng)OA中，企業(yè)的所有動(dòng)作都是圍繞著具體的事務(wù)來進(jìn)行的，而OA的目的也在于幫助企業(yè)擺脫部分手工工作，在一定程度上提升業(yè)務(wù)效率。

　　三、總結(jié)

　　上述幾個(gè)OA的發(fā)展方向也同時(shí)是山東農(nóng)信OA的發(fā)展需求。相信在未來的一段時(shí)間內(nèi)，逐步將OA系統(tǒng)門戶化、平臺(tái)化，從而將內(nèi)部的各個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，建立起一個(gè)內(nèi)部的柔性平臺(tái)。對(duì)于今后業(yè)務(wù)和應(yīng)用的擴(kuò)展打下良好的基礎(chǔ)。而在目前的OA系統(tǒng)中整合知識(shí)管理的思想，促進(jìn)信用社內(nèi)部知識(shí)從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng)新，再到獲得，加快不斷循環(huán)往復(fù)的過程;知識(shí)通過這樣的循環(huán)，知識(shí)本身得到不斷的積累，知識(shí)量不斷擴(kuò)大。從而對(duì)山東農(nóng)信產(chǎn)生越來越強(qiáng)的影響力。而且OA將可以圍繞整個(gè)的知識(shí)管理過程拓展和深化其應(yīng)用，提供內(nèi)容管理、知識(shí)檢索、知識(shí)推送、知識(shí)創(chuàng)建、知識(shí)激勵(lì)、知識(shí)分析等一系列的工具，同時(shí)將知識(shí)管理從狹隘的文檔管理擴(kuò)展到企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)管理和運(yùn)作環(huán)節(jié)中，并與其緊密的融合在一起，從而有效的提升各級(jí)組織和員工的學(xué)習(xí)及工作能力。將山東省農(nóng)村信用社的信息化發(fā)展推向一個(gè)更高的階段!