房地產(chǎn)合同管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀是什么

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 　　對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)合同管理可以對(duì)房地產(chǎn)的各個(gè)工程項(xiàng)目進(jìn)行有效管理。又可以對(duì)房地產(chǎn)的其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的運(yùn)作進(jìn)行有效管理。在房地產(chǎn)企業(yè)中，合同管理與財(cái)務(wù)管理緊密相連，是財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)重要組成部分，所以加強(qiáng)合同管理就是加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。

　　一、合同管理現(xiàn)狀

　　1、合同海量

　　合同數(shù)量成百上千，以前可能分布在采購(gòu)、成本和財(cái)務(wù)系統(tǒng)里，金額從幾千甚至上億不等。合同的模板各式各樣，合同標(biāo)的和主要要素分布在海量合同里，都需要財(cái)務(wù)人員一一提取，然后納入管理合同類型除了一般合同外，還有戓略合同、設(shè)計(jì)營(yíng)銷合同、補(bǔ)充協(xié)議、變更補(bǔ)充協(xié)議、備案合同、零星采購(gòu)合同等，每種合同的要素約束和審核流程有差異。為了保證工程項(xiàng)目的快速運(yùn)轉(zhuǎn)，最大程度滿足合同支付的人性化，又不破壞管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，每種合同付款審批方式和付款方式也有差異合同執(zhí)行完成后，相關(guān)材料、記錄信息都需要及時(shí)歸檔備查，傳統(tǒng)的方法需要耗費(fèi)大量的人力、物力，結(jié)果還會(huì)可能出錯(cuò)。房地產(chǎn)行業(yè)的項(xiàng)目合同周期長(zhǎng)，一年以上是普遍情況，涉及人員眾多，監(jiān)督困難，大資金管理風(fēng)險(xiǎn)，人工制定報(bào)表費(fèi)時(shí)費(fèi)力，數(shù)據(jù)采集難度大，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性沒(méi)有保障。

　　2、變更頻繁

　　房地產(chǎn)工程項(xiàng)目本身具有極高的復(fù)雜性，變更是家常便飯，有由上至下的設(shè)計(jì)變更，還有由下至上的現(xiàn)場(chǎng)變更，這些變更甚至還會(huì)影響的不同的供應(yīng)商和不同的關(guān)聯(lián)合同，這些變更直接關(guān)系到公司財(cái)務(wù)支出和成本預(yù)算。變更的類型不同，管理流程也有很大差異，有時(shí)候甚至隨著公司管理的變化，變更的控制流程需要及時(shí)轉(zhuǎn)變現(xiàn)場(chǎng)簽證單和工程變更指令單都需要有一個(gè)統(tǒng)一的、便捷的打印格式下發(fā)的工程變更指令單和工程變更單需要實(shí)況準(zhǔn)確地反應(yīng)到主合同中，方便直接動(dòng)態(tài)跟蹤合同的變更情況。

　　3、付款繁雜

　　合同經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)人員、管理人員如果不能準(zhǔn)確掌控收付款狀況，帳、款不對(duì)的出現(xiàn)是必然。付款會(huì)牽涉到付款的帳套、付款方式、無(wú)合同付款、付款審批的結(jié)果、付款的疊加、 水電費(fèi)用、工程罰款、工程壓款、付款發(fā)票等一系列影響額度的要素。不財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、行政審批流程等上下游系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一致性問(wèn)題，要達(dá)成按質(zhì)按量的付款是一件非常困難的事。付款流程需要一個(gè)可以直接跟蹤到財(cái)務(wù)和上級(jí)管理層的審批情況，以便可以有計(jì)劃執(zhí) 行付款活動(dòng)。付款方式需要一個(gè)方便快捷的方式，以解決堆積的應(yīng)付款項(xiàng)。

　　二、問(wèn)題解決

　　1、為了管理常用合同要素信息，只要求填寫關(guān)鍵要素信息，所有填寫窗口都設(shè)置了人性化的提示信息，同時(shí)合同分類、合同類型、乙方單位等常用信息都可以關(guān)聯(lián)選擇，簡(jiǎn)單易用;

　　2、系統(tǒng)調(diào)用了行政流程系統(tǒng)的過(guò)程信息，使合同發(fā)起人可以在本系統(tǒng)中隨時(shí)追蹤到相關(guān)審批結(jié)果信息及反饋信息;

　　3、系統(tǒng)提供了合同信息的歸檔管理，記載所有合同的全生命周期，還提供了多種查詢方式，使用本系統(tǒng)后保證了所有合同及付款信息的持久性和查閱的便利性;

　　4、系統(tǒng)跟蹤記載了每一個(gè)工程的變更，包括：變更原因、詳情、記錄編號(hào)、圖紙編號(hào)、變更確定內(nèi)容、圖紙、變更時(shí)間、關(guān)聯(lián)指令單、產(chǎn)生的費(fèi)用和成本等，最終變更所有信息會(huì)反饋到主合同指導(dǎo)付款行為;

　　5、系統(tǒng)中每一個(gè)主合同都詳細(xì)記載了合同的付款信息包括付款次數(shù)、累計(jì)付款、水電費(fèi)、罰款、索賠等一系列付款信息，能夠明明白記錄跟蹤每一筆發(fā)生的款項(xiàng)及待付賬款;