企業(yè)費用管理解決方案

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二十世紀九十年代以來，隨著我國集團公司的形成和發(fā)展，企業(yè)的財務(wù)預算管理能力逐步發(fā)展起來，中石油、中石化、中外運等若干個成功案例也逐漸涌現(xiàn)出來。但是，現(xiàn)階段絕大部分企業(yè)預算仍然主要為手工的線下操作模式，并未在執(zhí)行過程中得到有效的監(jiān)控。在國內(nèi)外市場競爭日趨激烈的經(jīng)濟形勢下，開源節(jié)流并且優(yōu)化配置企業(yè)的有限資源，以合理投入獲取最大利益產(chǎn)出，促進戰(zhàn)略目標如期達成，方能保障企業(yè)快速發(fā)展。

傳統(tǒng)費用管理及預算控制過程存在的問題

傳統(tǒng)的預算管控會因為各種人為因素造成公司財務(wù)制度無法得到有效執(zhí)行，同時，在預算執(zhí)行過程中，常常出現(xiàn)費用發(fā)生超出預算的情況。另外，由于傳統(tǒng)財務(wù)工作多表現(xiàn)為基礎(chǔ)勞動密集型的工作，大量重復工作導致財務(wù)人員總是人浮于事，嚴重影響工作效率。

1.企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)無法及時獲取和共享

通常企業(yè)內(nèi)與財務(wù)相關(guān)的軟件僅僅在有限的人員內(nèi)使用，并未得到實時更新及共享，使得企業(yè)管理層無法及時獲取相關(guān)經(jīng)營數(shù)據(jù)。由于財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)的時間差，常常導致費用發(fā)生一段時間后，待財務(wù)做賬時，才發(fā)現(xiàn)預算已經(jīng)嚴重超支。

在企業(yè)領(lǐng)導審核費用的過程中，并未有實時的預算執(zhí)行情況數(shù)據(jù)提供審批支持，也是導致預算控制力不強的原因。

2.企業(yè)財務(wù)制度形同虛設(shè)。

企業(yè)財務(wù)制度體現(xiàn)在兩方面，一種為日常財務(wù)管理制度，主要表現(xiàn)為差旅、福利相關(guān)方面；另一種與日常運營相關(guān)，為預算管理制度，主要表現(xiàn)為公司預算執(zhí)行監(jiān)控以及項目預算的管控方面；由于制度都是紙面上的文字，在費用審核過程中受人為操作影響較大，常常導致不符合財務(wù)制度的費用被審批。

3.手工作業(yè)效率低下，出錯率高。

傳統(tǒng)財務(wù)工作范疇有很多在進行重復的工作，比如憑證的處理，報銷支付等，浪費大量人力處理基礎(chǔ)工作。

在傳統(tǒng)費用管理及預算控制過程中，還會出現(xiàn)很多問題影響企業(yè)日常工作，見表1。

如何提升企業(yè)費用管理及預算控制能力

由于企業(yè)費用管理及預算控制能力是企業(yè)管理能力提升的重點，企業(yè)對各業(yè)務(wù)部門日常財務(wù)管控都可以從合理的費用支出和財務(wù)預算過程控制開始?；谝陨蠁栴}的存在，不難發(fā)現(xiàn)問題的核心是由于企業(yè)內(nèi)信息孤立、經(jīng)營數(shù)據(jù)未得到及時更新及共享所致。由此看來，一套穩(wěn)定、開放、安全的信息系統(tǒng)是解決以上問題的關(guān)鍵所在。

會計信息化對企業(yè)費用管理及預算控制工作的支撐

企業(yè)費用管理及預算控制系統(tǒng)的建設(shè)前提是基于Internet的系統(tǒng)，讓員工在任意地點都可以進行費用報銷、隨時監(jiān)控報銷過程；讓領(lǐng)導隨時隨地可以審批，在審批過程中及時對預算執(zhí)行過程進行審批輔助支持，并監(jiān)控費用開支是否符合公司財務(wù)制度；能夠自動生成記賬憑證，并與網(wǎng)銀實時同步，減少財務(wù)手工操作帶來錯誤并降低財務(wù)支付風險，見圖1。

1.系統(tǒng)建設(shè)原則。

由于該系統(tǒng)中包含企業(yè)日常經(jīng)營數(shù)據(jù)，于是對系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性提出了較高要求。保證企業(yè)在各種環(huán)境下的數(shù)據(jù)準確率，以及突發(fā)情況下的數(shù)據(jù)還原機制。安全性方面需要通過登錄安全驗證以及數(shù)據(jù)安全性做雙重保護。

同時，由于避免信息孤島的存在，通常情況下需要與企業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，也會涉及與企業(yè)外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸，比如網(wǎng)銀等。因此，對系統(tǒng)的開放性有較高的要求。

2.費用管理及預算控制。

預算編制、審核、變更。

系統(tǒng)提供預算編制功能，作為預算控制的基礎(chǔ)依據(jù)，同時需要滿足企業(yè)預算執(zhí)行過程常常碰到的問題，比如滾動預算、彈性預算等；預算審核過程中經(jīng)常出現(xiàn)多個審批人由于不同意見反復修改的問題以及歷史數(shù)據(jù)參考的要求，可以通過線上與線下結(jié)合的方式共同完成。

費用報銷申請及控制。

報銷發(fā)起節(jié)點是財務(wù)制度控制的源頭，此時需要細化費用類型，并結(jié)合不同的費用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核辦法進行控制，某些固定費用類型只允許在預算內(nèi)申請，某些費用類型可分為預算內(nèi)和預算外的費用審核流程。

為了方便員工報銷，在報銷申請時，可提供信用卡刷卡記錄導入接口，同時可降低相關(guān)違規(guī)費用風險。

費用審核及控制。

在審核過程中，系統(tǒng)需要給領(lǐng)導審批提示，比如：是否超過當前人員報銷標準？是否違反財務(wù)制度？是否超當期預算等等；同樣，預算控制方式也與不同中心的考核方式不同而不同。在超預算審批時，能夠?qū)崿F(xiàn)實時預警，告知審批人相關(guān)風險。

財務(wù)核算。

在財務(wù)核算階段作為輔助核算工具，提供自動化憑證處理，并及時與網(wǎng)銀進行支付數(shù)據(jù)傳輸，大大減少財務(wù)手工工作量。

3.經(jīng)營決策分析。

在費用管理及預算控制系統(tǒng)中，企業(yè)核心人員需要知道預算執(zhí)行情況、費用發(fā)生分析等。

預算執(zhí)行情況：顯示各中心的年度總預算、期間預算、已執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行中數(shù)據(jù)、剩余預算等；

費用發(fā)生分析：顯示各中心當期以及歷史發(fā)生費用總和及明細，可按照個人、費用類型、項目等不同維護進行統(tǒng)計分析；

費用管理及預算控制系統(tǒng)給企業(yè)帶來的價值

縱觀世界上處于競爭優(yōu)勢的大公司，都把信息技術(shù)作為推進體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的重要手段，在提升企業(yè)管理水平、優(yōu)化管理流程、提高生產(chǎn)效率等方面，取得了明顯效果和經(jīng)濟價值。在保證投入的基礎(chǔ)上，國外大型公司在信息化建設(shè)的過程中，重點考慮數(shù)據(jù)實時與準確控制、會計信息系統(tǒng)集成與數(shù)據(jù)統(tǒng)一、公司組織與流程優(yōu)化的結(jié)合，這些方面的綜合實施保證了會計信息化建設(shè)效果的充分發(fā)揮。