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免費進銷存管理軟件方案的前提——如何提煉信息化需求

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來源:  北京軟件開發(fā)公司

 

      企業(yè)在信息化發(fā)展程度的高低認識越來越清晰，免費進銷存管理系統(tǒng)的應用在現在開來對企業(yè)、尤其是制造型企業(yè)都有著重大的影響，但隨之免費進銷存管理系統(tǒng)實施失敗的報道也是層出不群，企業(yè)在花費高額資金后選購的系統(tǒng)軟件，未能達到原先的預期效果，對企業(yè)提供商都是不小的損失。

 

       筆者僅根據以前負責做過的多個免費進銷存管理系統(tǒng)項目經驗，介紹一下“企業(yè)是如何在免費進銷存管理系統(tǒng)項目中提煉自身的管理問題和業(yè)務需求的”。孫子曰：知己知彼，百戰(zhàn)不殆。企業(yè)提煉需求的過程，實際上也就是認清企業(yè)自身存在的優(yōu)勢和不足，做到“知己”的過程。
       企業(yè)如果在實施免費進銷存管理系統(tǒng)項目之初就將本身的需求和問題整理清楚，才能夠提出有針對性的核心問題和明確可行的要求，才會在免費進銷存管理系統(tǒng)方案設計過程中想辦法解決這些問題，為后面的免費進銷存管理系統(tǒng)成功應用打好基礎。與其說是選型的過程，不如說是提煉需求和完善需求的過程。
       在當前不斷變化的市場環(huán)境下，每個企業(yè)都存在來自各方面的問題，如：銷售員因為無法及時的了解到產品庫存的數量，而無法快速而準確的實現對客戶的承諾；即使接到了定單可是僅僅因為某個重要的原料部件供應不及時，造成了生產的延遲，推遲了交貨期，在強調快速響應客戶并滿足客戶需要的市場下，這些都嚴重影響了企業(yè)的信譽。還有如：根據經驗制定的生產計劃，總是因為簽訂的最新定單而不斷的在變化，采購，倉庫和生產等部門每天忙的團團轉全總還是不能按時完成生產任務；原材料有的在倉庫中積壓，有的快到生產了才發(fā)現短缺等等。問題是許許多多，紛繁復雜，如何將這些問題歸集起來，如何確認瓶頸問題，如何提煉成企業(yè)的需求呢？
    企業(yè)存在的問題和需求雖然有許許多多，但是仔細分析一下這些需求和問題后，會發(fā)現所有的這些需求和問題不外乎可以分成三個層面：

    *企業(yè)正常業(yè)務流程層面存在的問題和需求，稱為常規(guī)業(yè)務管理需求；
    *企業(yè)管理中影響最大，最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問題，稱為核心管理需求；
    *企業(yè)各部門作業(yè)過程中需要多個部門配合協(xié)調的協(xié)作問題，稱作協(xié)調管理需求。

        在業(yè)務層面出現的需求和問題，大多是各部門正常的業(yè)務流轉的一些需求，這些需求整理起來比較容易，而且在一般的免費進銷存管理系統(tǒng)軟件中都可以滿足，這里值得注意的是：企業(yè)本身的需求是自身個性需求與行業(yè)共性需求的交匯。每個企業(yè)都已按照自己行業(yè)內的一些規(guī)范制定了許多的制度，而且有許多業(yè)務的流程與行業(yè)內的許多公司相似，同時每個企業(yè)因為所處的地域和環(huán)境不一樣，發(fā)展的歷史不一樣，所造就的企業(yè)文化是不一樣，這就產生了企業(yè)的個性需求。比如：A制藥廠原先屬于集團下的一個車間，現發(fā)展成為一個獨立的企業(yè)，并且在某開發(fā)區(qū)內新建了廠房，購置了先進的生產和檢測設備，躍然成為一個嶄新的工廠，這就是他自身的歷史。A制藥廠作為一個制藥企業(yè)，必須通過GMP認證，并且按照GMP的要求制定采購流程，質量檢驗流程，產品出庫流程，手機庫存管理軟件和銷售管理等，這既是國家藥監(jiān)局對制藥行業(yè)的要求，也是行業(yè)內的規(guī)范和制度。A藥廠的免費進銷存管理系統(tǒng)項目經理在咨詢顧問的指導下，仔細分析了企業(yè)自身的特點后，做出了既有行業(yè)共性和自身個性的管理需求分析報告。比如：A藥廠在原材料采購的流程需求分析中就重點考慮了兩點：1、A制藥廠原先屬于集團下的一個車間，采購是集團統(tǒng)一做的，現在需要對供應商，供應商的供貨情況，供應商的信譽等進行管理；2、GMP規(guī)定中對于原材料的質量要求非常嚴格，堅決杜絕不合格的材料進入車間。在分析需求的基礎上.   

   還如：對于倉庫中的庫存原料每經過6個月就要進行質量復檢；倉庫中需要進行貨位的管理，并可以清晰的查到貨位的狀態(tài)分布情況等。

          企業(yè)可以在管理咨詢公司的咨詢顧問幫助下找出企業(yè)管理的問題中哪些是合理的哪些是不合理的，哪些是客觀存在的哪些是可以主觀改變，哪些是理性的哪些是非理性的，哪些是主動提出的哪些是被動發(fā)現的，但是對于企業(yè)管理的各種問題，只有企業(yè)自己最了解也最清楚。對于一個正常運作的企業(yè)來說，所謂的瓶徑問題主要是哪些力量最薄弱的環(huán)節(jié)，最能影響到生產和運作的效率，可能這類的問題并不是很多，而且分析到后面會發(fā)現原來最薄弱的瓶頸主要集中在幾個重要的點上，找到了這幾個點也就發(fā)現了企業(yè)管理的瓶頸問題和需求。比如：B涂料廠經過了幾年的運作，企業(yè)高層也有了一定運營經驗，但是市場環(huán)境在不斷的變化，競爭越來越激烈，而且客戶要求定制的訂單逐漸增多，而且客戶的要求也在不斷的提高，原先客戶下達訂單后十天內交貨就可以了，現在有的客戶提出要五天內交貨，這就要求企業(yè)生產的效率必須提高一倍，才能縮短一半的天數完成客戶的要求。企業(yè)在分析了生產的各個環(huán)節(jié)后發(fā)現影響生產效率的瓶頸問題主要是：配色周期的問題。因為配色工作是人工完成的，主要靠配色工人的經驗來做，不同的客戶對于色彩的要求是在不一樣的，這樣就可能帶來許多主觀方面的差異，從而影響到生產的效率。認識到這點后，企業(yè)就會把這一點最為企業(yè)最關心的配色問題作為瓶頸問題提出來。
        企業(yè)部門之間的協(xié)作和配合，引起了企業(yè)作業(yè)層面的許多問題，這里面有些問題是通過免費進銷存管理系統(tǒng)的實施可以避免的，有些并不是免費進銷存管理系統(tǒng)軟件中所能解決的，而是協(xié)同運作的管理問題。從我們的經驗來看，企業(yè)針對某個工序的規(guī)范都較為齊全，但工序之間的協(xié)調和部門之間的協(xié)調容易產生瓶頸，協(xié)調的內容、規(guī)范、手段、時間要求、對責任人的獎懲細則才是重點內容，“再規(guī)范的流程也會扯皮”就是這個原因，而且難以確認責任，這與崗位的責任、績效密切相關。企業(yè)中的免費進銷存管理系統(tǒng)小組成員應該在充分理解免費進銷存管理系統(tǒng)管理思想的基礎上，對于這些協(xié)作問題做一個分類歸集。比如在前面A公司的原材料采購流程中，大家也可以看出，如果采購部，倉庫，QA，QC和財務部協(xié)作過程中出現推諉和扯皮的情況，就會影響到原材料的采購周期，甚至可能影響到生產的需要。
        以上介紹了企業(yè)需求提煉的三個層面，在企業(yè)提煉需求的過程中一定要避免以下兩個誤區(qū)：
        誤區(qū)一：忽視了行業(yè)性的特殊需求。行業(yè)與行業(yè)之間是有很大差異的，比如制藥和機械制造兩個行業(yè)就有這不同的生產流程和管理方式，企業(yè)在做需求分析的過程中一定對自己所處的行業(yè)，本行業(yè)的特點有著較深的認識，也就是提煉的需求要帶有行業(yè)的特色。
        誤區(qū)二：過分強調企業(yè)自身的個性化需求。免費進銷存管理系統(tǒng)畢竟是融入了先進管理思想的企業(yè)管理工具，在過分的強調個性的基礎上提煉出的需求，僅僅考慮滿足現在，沒有一定的前瞻性，結果就是會發(fā)現沒有一套免費進銷存管理系統(tǒng)軟件適合自己，只好找人定制開發(fā)，等開發(fā)完成并在企業(yè)中應用后，因為外部條件的變化而發(fā)現原來的流程不合理，需要作改變，可是因為是定制的產品，由于種種原因無法升級，而商品化的免費進銷存管理系統(tǒng)軟件就不存在這方面的問題了。
    只有善于發(fā)現問題，才能解決問題。企業(yè)只有深層次多層面提煉需求，將所有的管理和運作上的問題和需求分析并整理清楚，才能在信息化應用過程中少走彎路，使制定的免費進銷存管理系統(tǒng)解決方案更加合理，為免費進銷存管理系統(tǒng)項目的成功實施奠定基礎。在這個階段，專業(yè)咨詢公司的作用很關鍵，因為如何正確思考是一個都明白卻都容易忽略的問題！

 

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發(fā)布：2007-04-20 11:45    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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