淺析企業(yè)預(yù)算管控與費(fèi)用報(bào)銷的管理價(jià)值

很多企業(yè)在快速發(fā)展階段都面臨著預(yù)算管控及費(fèi)用報(bào)銷的問題，優(yōu)異的市場環(huán)境能夠給企業(yè)帶來足夠的利潤，從而忽視及掩蓋了粗放式管理的弊端。然而，在當(dāng)前各種成本增高、市場低迷的大環(huán)境下，這個(gè)弊端就會(huì)被放大甚至影響到企業(yè)的生死，所以精細(xì)化管理模式勢(shì)在必行。而對(duì)預(yù)算及費(fèi)用進(jìn)行管控是見效較快的一個(gè)途徑，也往往是大多數(shù)企業(yè)向精細(xì)化管理邁出的第一步。

業(yè)務(wù)管理軟件免費(fèi) IT解決方案團(tuán)隊(duì)在給世界五百強(qiáng)的企業(yè)億德公司(化名)做預(yù)算管控與費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目時(shí)，在調(diào)研階段經(jīng)常會(huì)聽到這樣的話：

“通過Excel這種預(yù)算管控方式還是屬于事后管控，我一直強(qiáng)調(diào)，應(yīng)該從事務(wù)發(fā)生時(shí)就對(duì)其合理性進(jìn)行判斷，從根源上實(shí)現(xiàn)事前管控的效果!” ——某高層

“公司員工每月有超過 200 次的國內(nèi)和國外的出差，如何及時(shí)將差旅的業(yè)務(wù)管理與差旅費(fèi)用管控加以有效地結(jié)合?如何更有效地計(jì)算其差旅補(bǔ)助、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、貨幣兌換等問題?” ——某財(cái)務(wù)經(jīng)理

“我每天的正常工作本來就很忙了，加上還有很多同事不時(shí)地詢問預(yù)算或者費(fèi)用情況，加班變成了家常便飯，可即便是這樣，其他部門還是經(jīng)常對(duì)我們的服務(wù)感到不滿意!”——某財(cái)務(wù)人員

“報(bào)銷以及差旅等事務(wù)審批規(guī)則復(fù)雜，需要不同的部門進(jìn)行協(xié)同和信息交流，對(duì)我來說，浪費(fèi)了大量時(shí)間去了解以及去做這些非增值性工作。”——某員工

億德公司的這些現(xiàn)象其實(shí)非常具有代表性，很多企業(yè)都會(huì)遇到類似這樣的問題，其原因在于：

1.缺乏針對(duì)預(yù)算信息管理的手段或工具，導(dǎo)致預(yù)算總在事后管控(如活動(dòng)結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)并無預(yù)算)，讓預(yù)算本身實(shí)行的價(jià)值大打折扣。

2.非增值性、重復(fù)性工作較多(如計(jì)算補(bǔ)貼、核對(duì)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、幣種匯率轉(zhuǎn)換等)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員很難分心為企業(yè)理財(cái)。

3.缺乏統(tǒng)計(jì)工具對(duì)成本進(jìn)行多維度的核算(如無法對(duì)一個(gè)客戶/項(xiàng)目的投入進(jìn)行成本核算)。

業(yè)務(wù)管理軟件免費(fèi)認(rèn)為，應(yīng)該從三個(gè)方面入手來解決億德公司的問題：

1. 預(yù)算信息系統(tǒng)化。

2. 差旅管理閉環(huán)化。

3.數(shù)據(jù)計(jì)算電子化。

預(yù)算信息系統(tǒng)化

通過相應(yīng)信息化系統(tǒng)對(duì)預(yù)算進(jìn)行管理，其中包含預(yù)算編制、預(yù)算變更、執(zhí)行監(jiān)控。當(dāng)員工在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)候，系統(tǒng)可以即時(shí)顯示目前剩余預(yù)算，超出預(yù)算即不允許提交;對(duì)審批人來說，可以直接對(duì)目前預(yù)算的執(zhí)行情況有所了解。

差旅管理閉環(huán)化

將出差申請(qǐng)、出差反饋、差旅費(fèi)用報(bào)銷等流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并通過信息化軟件固化下來，用來達(dá)到對(duì)差旅費(fèi)用管理的目的，使得出差合理，差旅費(fèi)用發(fā)生的背景能夠有據(jù)可查。

所謂的“關(guān)聯(lián)”，指的是將出差申請(qǐng)、出差反饋、差旅報(bào)銷三條流程按順序進(jìn)行強(qiáng)制性匹配。進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，首先需要提交出差的反饋或者報(bào)告;提交出差的反饋或者報(bào)告時(shí)，首先需要領(lǐng)導(dǎo)審批通過的出差申請(qǐng)單;

數(shù)據(jù)計(jì)算電子化

將手動(dòng)工作量的內(nèi)容通過信息化手段實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算可以替代之前很多的手工工作量，大大提高工作效率。

億德公司之前的費(fèi)用報(bào)銷過程中，有很多內(nèi)容是需要人工去手動(dòng)計(jì)算，比如一些住宿標(biāo)準(zhǔn)、差旅補(bǔ)貼、貨幣轉(zhuǎn)換(員工出差填報(bào)外幣后，國內(nèi)的出納需要使用本位幣進(jìn)行支付)等。

企業(yè)進(jìn)行預(yù)算與費(fèi)用管控項(xiàng)目的實(shí)施，可以實(shí)現(xiàn)兩個(gè)方面的價(jià)值體現(xiàn)：

1. 對(duì)人力成本的節(jié)約。

2. 對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避。

人力成本的節(jié)約

通過預(yù)算與費(fèi)用管控，可以將億德公司中大量的人工進(jìn)行的事務(wù)性工作替代下來，節(jié)省了大量的人力成本。

億德公司每月需要處理1600-1700張報(bào)銷單，信息化系統(tǒng)上線后，在每張單據(jù)的處理時(shí)間上可以節(jié)省19分鐘，一個(gè)月可以節(jié)約522.5個(gè)工時(shí)。

之前億德公司的財(cái)務(wù)經(jīng)理需要根據(jù)不同的維度進(jìn)行成本的計(jì)算，手工計(jì)算的方式不論是效率還是精準(zhǔn)度都不夠理想。而解決方案上線后，匯總報(bào)銷及支付的數(shù)據(jù)、每個(gè)項(xiàng)目/部門/客戶等各個(gè)維度制作不同的報(bào)表等工作都可以通過系統(tǒng)直接將所需的報(bào)表統(tǒng)計(jì)出來，每個(gè)月可節(jié)省40-50個(gè)小時(shí)的制作報(bào)表時(shí)間。

對(duì)于普通員工而言，該解決方案也有價(jià)值，主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：1. 之前報(bào)銷需要排隊(duì)等待領(lǐng)導(dǎo)簽字，時(shí)間浪費(fèi)較為嚴(yán)重;2. 員工不了解報(bào)銷進(jìn)度，不時(shí)會(huì)打電話給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行詢問，雙方都浪費(fèi)時(shí)間。

針對(duì)第一點(diǎn)，企業(yè)可以通過電子化的流程從根本上將傳統(tǒng)手工方式進(jìn)行改革和優(yōu)化。而針對(duì)第二點(diǎn)，員工可以通過系統(tǒng)的自助查詢平臺(tái)進(jìn)行查詢。

解決方案實(shí)施后，普通報(bào)銷人員對(duì)每張單據(jù)的處理時(shí)間(含排隊(duì)等審批、傳統(tǒng)查詢)節(jié)省17分鐘，一個(gè)月可以節(jié)約467.5個(gè)工時(shí)，見表1

表1 人力成本的節(jié)省統(tǒng)計(jì)

注1：人力成本節(jié)省計(jì)算公式：節(jié)省的時(shí)間(月)乘以員工的綜合人力成本

注2：以每工作日8個(gè)工時(shí)，每月22個(gè)工作日，每年12月計(jì)算時(shí)間

注3：假設(shè)平均人力成本為8000元/人/月

對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避

該解決方案除了節(jié)省人力成本之外，更多地是通過對(duì)報(bào)銷、差旅等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范化的管理，從而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)：

1. 超出公司的標(biāo)準(zhǔn)/預(yù)算額度后，系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)控制，規(guī)避人為操作風(fēng)險(xiǎn);

2. 通過與差旅等業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)合，在事前進(jìn)行預(yù)算管控，以便更好地進(jìn)行管控;

3. 玻璃缸效應(yīng)，規(guī)范化透明化報(bào)銷流程，減少人為操作風(fēng)險(xiǎn);

4. 補(bǔ)貼、單據(jù)金額自動(dòng)計(jì)算，規(guī)避人為計(jì)算錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn);

5. 為未來的預(yù)算管控提供信息化支撐。

億德公司之前每月處理的報(bào)銷金額為200萬元，實(shí)施了信息化系統(tǒng)之后的半年內(nèi)，每月處理的報(bào)銷金額反而降低至185萬左右(業(yè)務(wù)在增長)。該系統(tǒng)每月為公司規(guī)避了15萬左右的不合理報(bào)銷，將報(bào)銷總額下降了7.5%。