淺談中小學辦公管理系統(tǒng)實施策略？

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 　　辦公管理系統(tǒng)又稱辦公自動化，是指辦公人員利用現(xiàn)代科學技術的最新成果，使用先進的辦公設備，實現(xiàn)辦公活動的科學化和自動化。實施辦公自動化可以最大限度地提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，改善辦公條件，減少或避免各種差錯和弊病，縮短辦公處理周期，用科學的管理方法，借助于各種先進技術，提高管理和決策水平。

　　2017年9月，我所在的學校安裝了校園辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)為泛普辦公管理系統(tǒng)，由區(qū)教育局統(tǒng)一部署安裝，區(qū)內(nèi)多數(shù)中小學開始使用該系統(tǒng)。各校的校園辦公系統(tǒng)應用推廣基本是按“三步曲”進行的：第一步是由區(qū)教育局組織各校的系統(tǒng)管理員進行了技術培訓;第二步是由各校系統(tǒng)管理員做好校系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)導入，設計個性化主頁、工作流程等;第三步各校開展教師辦公系統(tǒng)應用全員培訓。各校系統(tǒng)陸續(xù)投入使用半年多來，使用情況并不樂觀。原以為，各?；緦崿F(xiàn)了人手一機辦公，推出辦公系統(tǒng)是是應學校之需。在完成“三步曲”的應用推廣措施后，這些學校對于上級部門提供的辦公系統(tǒng)似乎并不熱情，平臺的使用并沒有對學校的傳統(tǒng)辦公形成沖擊，遠沒有達到當初預想的效果，如無紙化辦公、辦公事務實現(xiàn)網(wǎng)上流程等。

　　究其原因，我認為有這么兩點：

　　一、加強隊伍建設培訓，是辦公系統(tǒng)實施的關鍵。

　　辦公系統(tǒng)應用推廣要實現(xiàn)的效果是學校管理人員積極通過平臺發(fā)布信息，與教師進行信息交流和反饋，教師形成了通過平臺瀏覽信息的習慣，平臺成為學校無紙化辦公的有效工具。辦公系統(tǒng)的應用是面向全體教師的，這支隊伍的信息化水平，直接影響著平臺的應用成效。平臺的應用的障礙主要來自于兩方面：

　　1、心理方面。對于傳統(tǒng)辦公形式的依戀，對于新技術的畏難。

　　2、行動方面。人的惰性所致，習慣于使用既有的模式。如果個人信息化水平明顯偏低，比如打字很生疏，除了上網(wǎng)瀏覽信息其它啥都不會，其對平臺的使用掌握就會難度大一點。這種心理和行動方面的障礙是相互關聯(lián)的，信息化水平低，對平臺的技術掌握沒有信心，其心理上對平臺使用的抵觸情緒就更強。所以，我們對全體教師隊伍的建設培訓要從心理和行動兩方面進行。在技術培訓過程中，一方面要強調(diào)平臺的應用優(yōu)勢和簡單易用，從心理上消除管理人員和教師的畏難情緒，另一方面，要加強技術培訓。對于年齡偏大、技術上有困難的管理人員，要開開“小灶”，進行個別輔導。只有技術上掌握了，才能更好的消除其心理上的抵觸情緒，真正地接受辦公平臺。

　　二、加強運行監(jiān)督，促進辦公系統(tǒng)正常運行。

　　在辦公系統(tǒng)使用之初，要讓各部門的管理人員和全體教師逐漸習慣于平臺的使用，實施一定的監(jiān)督考核措施是必不可少的。

　　1、技術考核比應用培訓更有效。筆者所在學校校在對管理人員和全體教師進行技術培訓之后，均舉行了相應的考核?？己藘?nèi)容包括：一是瀏覽指定的信息，二是發(fā)布一條通知信息(針對管理人員)，三是發(fā)一封內(nèi)部郵件，四使用一次工作流程。通過這樣的考核一方面了解全體教師對平臺的使用掌握情況，另一方面讓教師在考核的過程中體驗了平臺的功能特點和優(yōu)勢。

　　2、應用過程中的考評。定期對平臺的應用數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。一是對各部門發(fā)布的信息數(shù)量進行統(tǒng)計，二是對教師瀏覽信息的情況進行統(tǒng)計，三是通過文印室了解紙質(zhì)文件的印制情況。以上統(tǒng)計數(shù)據(jù)由校長室定期予以公布。對于積極參與平臺應用的部門和個人應予以表彰。筆者所在學校還在每學年的信息化建設表彰會了，設置了針對辦公應用的專項表彰。