教學(xué)檔案管理軟件的相關(guān)介紹

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        一、主要特點(diǎn)：

　　1、檔案門類齊全

　　軟件遵循國(guó)家檔案局分類原則，已按各類檔案的特點(diǎn)建立了文書檔案、科技檔案、照片檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案等，用戶根據(jù)自己的需要增加新的檔案類型。

　　2、標(biāo)準(zhǔn)化程度高

　　符合國(guó)家檔案管理規(guī)范和電子檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，適合各行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、通用化程序高

　　參照檔案案卷構(gòu)成和國(guó)家檔案升級(jí)對(duì)計(jì)算機(jī)管理的統(tǒng)一要求，支持檔案目錄、全文管理。普遍適用于各級(jí)、各類檔案管理部門。

　　4、符合檔案流程

　　將文件、科技材料、資料處理過程的中間環(huán)節(jié)、相關(guān)信息及處理結(jié)果管理起來，確保檔案、文件材料收集/積累的完整，利于檔案的整理、編研工作的開展，便于日后檔案的查詢利用。

　　5、檔案全文管理

　　軟件不僅僅提供了管理檔案目錄、摘要，而且將檔案的原件納入到檔案管理中，不但可以對(duì)檔案原件的管理，同時(shí)可對(duì)其OCR識(shí)別。提供從信息檢索、目錄查詢、摘要查詢到由目錄、摘要信息直接瀏覽檔案原件，并且可對(duì)原件的某些信息進(jìn)行提取。

　　6、多種組卷方式

　　各行業(yè)、各地區(qū)及不同專業(yè)的科技文件、文書文件形成過程都有它自身的規(guī)律，組卷方式存在著一定的區(qū)別，綜合檔案管理系統(tǒng)靈活的組卷方式完全能滿足這種需求。它提供可按一定的原則進(jìn)行的自動(dòng)組卷，多點(diǎn)組卷，年度跨庫(kù)組卷，一份文件的多重組卷，各種檔案輔助組卷等方式。

　　7、系統(tǒng)的自定義

　　系統(tǒng)提供檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)符合檔案管理的要求，但同時(shí)提供了庫(kù)結(jié)構(gòu)、屏幕輸入界面和報(bào)表格式的自由定義功能;與行業(yè)合作，可開發(fā)更具行業(yè)特色的軟件，滿足行業(yè)檔案管理的特殊需要。

　　8、良好的數(shù)據(jù)接口

　　支持多種流行的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以把不同檔案所整理的數(shù)據(jù)(檔案信息)轉(zhuǎn)換到當(dāng)前的系統(tǒng)，這樣避免了用戶的重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)系統(tǒng)還為用戶提供了一個(gè)通用的轉(zhuǎn)換接口，可以在不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。存儲(chǔ)格式多：可存儲(chǔ)、管理和瀏覽多達(dá)100多種存儲(chǔ)格式的各類文件資料，例如：圖紙文件、CAD文件、彩色圖像文件、WORD格式文件、文本文件等。

　　9、網(wǎng)上實(shí)時(shí)瀏覽

　　可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)時(shí)瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。

　　10、支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

　　采用流行的B/S結(jié)構(gòu)，運(yùn)行于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可與企業(yè)網(wǎng)和Internet網(wǎng)相聯(lián)，提供WWW方式的瀏覽服務(wù)。

　　二、技術(shù)優(yōu)勢(shì)：

　　1、靈活的定制功能

　　用戶在使用軟件前，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行客戶化定制(表結(jié)構(gòu)，表間關(guān)系，數(shù)據(jù)間關(guān)系和用戶報(bào)表)最終形成符合用戶實(shí)際需求的應(yīng)用系統(tǒng)。

　　2、規(guī)范的檔案流程

　　根據(jù)國(guó)家檔案局所制定的檔案工作條例，結(jié)合眾多客戶需求，形成規(guī)范的檔案操作流程(如檔案的收集、檔案的整理、檔案的利用、檔案的統(tǒng)計(jì)等)。

　　3、合面的檔案管理

　　許多軟件系統(tǒng)會(huì)包含檔案管理模塊(如OA、項(xiàng)目管理)等，但都是單一的檔案管理(如OA只涉及文書檔案，項(xiàng)目管理只涉及科檔管理)。而我們提供的檔案管理軟件是一個(gè)綜合性檔案管理軟件，包括國(guó)家規(guī)定的十大類檔案類型，如文書檔案、科技檔案、基建檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，同時(shí)檔案類型可根據(jù)用戶需要自行增減。

　　4、開放的軟件結(jié)構(gòu)

　　軟件提供多種數(shù)據(jù)交換工具，可將歷史數(shù)據(jù)或其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。

　　5、穩(wěn)定的軟件產(chǎn)品

　　軟件產(chǎn)品經(jīng)過長(zhǎng)達(dá)10年開發(fā)和更新，日趨穩(wěn)定，同時(shí)全國(guó)700多個(gè)用戶單位不斷提供修改意見，極大提高產(chǎn)品的易用性。

　　三、軟件的作用：

　　1、檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力

　　檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理如果實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。具體表現(xiàn)為：

　　2、數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用

　　數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。各種報(bào)表可以自動(dòng)打印：數(shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表;可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息：檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，這項(xiàng)工作由計(jì)算機(jī)處理，可以極大的提高管理人員的效率。