高校檔案綜合管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

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　　一、高校檔案信息化建設(shè)的情況
　　高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是高校的一筆寶貴財富。^[1]
　　信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了現(xiàn)代化的途徑和手段。為此，教育部、國家檔案局在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出，要“促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”，“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，“加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。
　　國外高校檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。例如，哈佛大學(xué)檔案館實現(xiàn)了檔案自動采集、數(shù)字化保存和網(wǎng)絡(luò)化共享。在哈佛大學(xué)檔案館網(wǎng)站中，資料內(nèi)容豐富，更新及時；為了滿足不同層次用戶的需求，同時提供一次文獻(xiàn)、二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等文獻(xiàn)資料，^[2]網(wǎng)站還提供了強(qiáng)大的檢索功能，并且與Google等互聯(lián)網(wǎng)檢索工具相融合；為社會提供更好的服務(wù)，采用了RSS為用戶提供定制管理。
　　二、高校檔案信息化建設(shè)中的問題
　　我國高校檔案的信息化工作取得了很大進(jìn)展。但仍存在一些亟待解決的問題：
　?。?）檔案信息化工作的重視程度不夠。在數(shù)字化校園的建設(shè)中，校園網(wǎng)的建設(shè)是基礎(chǔ)，教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、數(shù)字化圖書館系統(tǒng)等的建設(shè)往往被優(yōu)先考慮，并很受重視。而檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)由于受眾面相對較小，在高校中的重視程度不足。因而在人員配備、硬件建設(shè)、軟件開發(fā)上投入相對來說不足。
　?。?）檔案信息管理工作的實施條件還不完善。^[3]高校檔案信息化建設(shè)需要完善的軟硬件設(shè)施和相關(guān)人員。在硬件設(shè)施方面，主要有計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲器及其他必備的組件，尤其是需要生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)；軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序等。目前，高校檔案機(jī)構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，影響了信息資源的開發(fā)利用。
　?。?）檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)利用不足。檔案信息化建設(shè)的根本目的是方便、快捷地為用戶提供及時、準(zhǔn)確、有效的信息?？v觀國外的檔案數(shù)字化建設(shè)，其網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是信息資源的價值體現(xiàn)。而我國高校的檔案網(wǎng)站多是檔案管理部門的介紹和目錄檢索，服務(wù)大眾功能較弱，資源利用不足。
　　三、檔案信息管理系統(tǒng)分析
　　1.系統(tǒng)的需求
　　檔案管理系統(tǒng)的需求總體看來包括檔案整理和檔案利用兩大方面，有以下幾點主要需求。
　?。?）整理編目
　　編寫各類目錄是檔案管理人員的主要工作之一，檔案管理信息化的最初需求就是打印編目。通過檔案管理信息系統(tǒng)，可以自動產(chǎn)生檔案目錄，并打印規(guī)范統(tǒng)一的編目。
　?。?）數(shù)據(jù)查詢利用
　　為了能夠在網(wǎng)上方便地查詢案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄，瀏覽電子版卷內(nèi)檔案文件，查詢檔案文件的借閱情況，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供室藏電子檔案的文檔、圖形圖像、語音資源、視頻資源的檢查閱覽等服務(wù)。并可以通過高級檢索、簡單檢索等方式，進(jìn)行檔案的查看、訂閱，同時實現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程查詢功能。
　　（3）檔案整理組卷
　　根據(jù)檔案管理的若干標(biāo)準(zhǔn)，完成檔案的整理組卷，最終實現(xiàn)檔案有條理的分類整理存放。
　　（4）文件歸檔管理
　　檔案記錄著有價值的信息，如果檔案丟失、損毀，將是單位的重要損失。利用計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理系統(tǒng)可以完成各基層單位的及時歸檔，解決檔案丟失問題。
　?。?）電子文件管理
　　電子文件管理是現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)非常重要的一個功能?，F(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以保存電子文件、聲像電子檔案，同時可以掃描原紙質(zhì)檔案，形成電子文件，并對這些文件進(jìn)行全文檢索。
　　2.業(yè)務(wù)流程分析
　　檔案管理工作主要由檔案征集、整理、編目、歸檔、保管、利用以及相應(yīng)的監(jiān)督管理工作組成。
　　（1）檔案歸檔業(yè)務(wù)流程
　　歸檔單位和個人將整理的資料送交兼職檔案管理人員，經(jīng)初步整理和檢查，合格的送交檔案室，檔案管理員審核并提出修改建議，修改后組卷歸檔。由檔案管理員移交到保管人員。由于業(yè)務(wù)需求，文件資料來源分為兩部分，一部分為實時提交電子文件，由兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)錄入，提交審核；另一部分為大量的紙質(zhì)文件檔案，檔案整理后，提交檔案室，同時由數(shù)字化人員負(fù)責(zé)數(shù)字轉(zhuǎn)化工作。業(yè)務(wù)流程如圖1所示。
　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　圖1　檔案歸檔工作業(yè)務(wù)流程

　　（2）檔案利用業(yè)務(wù)流程
　　檔案歸檔后，由檔案保管員負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)、利用工作。其中，利用工作主要包括檔案借閱、檢索和復(fù)印。不涉密檔案，部門和人員可以憑借相關(guān)證明到檔案室借閱檔案、復(fù)印資料，并登記；兼職檔案管理人員可以直接借閱。涉密檔案必須由兼職檔案管理人員提出，經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。