基于校共享庫模式的學(xué)生工作管理信息化研究與構(gòu)建<span>——以南京農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生工作管理信息化建設(shè)為例<

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　　學(xué)生工作管理是高校學(xué)工處（或?qū)W生工作部）管理工作的主要內(nèi)容。長期以來，由于其工作性質(zhì)的特殊性，在信息化方面的建設(shè)大大落后于學(xué)生教學(xué)管理。近年來，隨著對(duì)學(xué)生工作管理的制度化、規(guī)范化和程序化等創(chuàng)新體制的提出，建設(shè)與其相輔相成的信息化系統(tǒng)也成了創(chuàng)新工作中必不可少的環(huán)節(jié)。
　　一、學(xué)生工作管理信息化內(nèi)涵
　　學(xué)生工作管理信息化的內(nèi)涵有廣義和狹義之分。就廣義而言，它應(yīng)包括一個(gè)大學(xué)生從招生入校開始到畢業(yè)離校整個(gè)大學(xué)生活中全過程資料的完備管理。^[1]但結(jié)合實(shí)際工作，在狹義層面上說，它主要包含學(xué)生信息及班級(jí)建設(shè)管理、招生管理、迎新管理、學(xué)生宿舍管理、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)管理、學(xué)生資助管理、學(xué)生思想教育管理、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)管理、學(xué)生心理健康管理、就業(yè)管理、離校管理等10多個(gè)方面的信息化，涉及學(xué)生在校期間除學(xué)習(xí)以外的各個(gè)方面的管理工作。從形式上來說，學(xué)生工作管理信息化是指學(xué)工信息系統(tǒng)的建設(shè)。
　　信息化是為管理工作服務(wù)的。針對(duì)學(xué)生工作管理上的特殊性，其信息化也具有一些明顯的特征：（1）數(shù)據(jù)的互通共享。學(xué)生工作管理信息化是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分。學(xué)生在校期間的許多重要數(shù)據(jù)（如：課程成績、個(gè)人消費(fèi)數(shù)據(jù)等），可能保留在學(xué)校其他部門的系統(tǒng)中（如：教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）。各個(gè)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)能否實(shí)現(xiàn)順利交流與轉(zhuǎn)換成為信息化建設(shè)成功與否的一個(gè)關(guān)鍵要素。（2）業(yè)務(wù)的流程化。與學(xué)生工作管理中的規(guī)范化和程序化要求相適應(yīng)，信息系統(tǒng)里的許多業(yè)務(wù)也需要流程化。從學(xué)生發(fā)起一項(xiàng)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)開始，在整個(gè)過程中，不同身份的對(duì)象（輔導(dǎo)員、副書記、學(xué)工部門等）在該學(xué)生的相關(guān)數(shù)據(jù)支持下進(jìn)行權(quán)限審批，最終完成業(yè)務(wù)流程。（3）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的便捷性。信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫經(jīng)過多年的數(shù)據(jù)沉淀后，形成數(shù)據(jù)倉庫。有了數(shù)據(jù)，為統(tǒng)計(jì)工作和業(yè)務(wù)模型分析工作的開展打下了基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析后的結(jié)果可為管理部門或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)層決策和實(shí)施科學(xué)管理提供依據(jù)。
　　二、學(xué)生工作管理信息化應(yīng)用中遇到的問題
　　按目前我國高校中的行政職能劃分體制，學(xué)生管理工作屬于學(xué)工處（或?qū)W生工作部）的職責(zé)范疇，其信息化進(jìn)程往往不一定與學(xué)生教學(xué)管理（教務(wù)處的管理內(nèi)容）、學(xué)生消費(fèi)管理（財(cái)務(wù)處）、學(xué)生圖書資料借閱管理（圖書館）等信息化同步。因此，如果沒有從學(xué)校整體發(fā)展的高度來規(guī)劃信息的共享和溝通方式，加上各單位或部門行政權(quán)限的限制，將導(dǎo)致學(xué)生工作管理信息化處于一種“孤島”狀態(tài)。當(dāng)遇到某項(xiàng)業(yè)務(wù)需要外部數(shù)據(jù)的時(shí)候，只能采取“劃船”模式來解決。以南京農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)工處為例，在每年評(píng)選學(xué)生獎(jiǎng)、助學(xué)金時(shí)，需要向教務(wù)處索取學(xué)生上一學(xué)年的課程成績及學(xué)籍異動(dòng)情況的Excel表，再通過手工方式導(dǎo)入學(xué)工系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中使用。這種獲取數(shù)據(jù)的“劃船”模式效率低、數(shù)據(jù)無法共享，并且存在有可能人為修改數(shù)據(jù)等管理上的漏洞以及數(shù)據(jù)手工導(dǎo)入可能出現(xiàn)差錯(cuò)等問題。更為嚴(yán)重的是，在這種“孤島”狀態(tài)環(huán)境里要開展迎新或離校這類管理，“劃船”模式已顯得無能為力。因?yàn)橛禄螂x校管理需要在短時(shí)間（1-2天）內(nèi)完成成千上萬學(xué)生的注冊(cè)登記或查驗(yàn)核對(duì)工作，需要多部門信息的協(xié)同管理，對(duì)信息的完整性、準(zhǔn)確性要求很高，任何環(huán)節(jié)上的信息差錯(cuò)，都會(huì)造成業(yè)務(wù)流程堵塞。