13個最常見的ERP錯誤及解決方案

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   對于CIO們來說，企業(yè)資源計劃系統(tǒng)（ERP）需要企業(yè)投入大量的資金、人力和時間去建設(shè)，其中每一部分都需要上千乃至上萬美元的投入，而部署時間常常需要耗費數(shù)百個工時。盡管成功的ERP能夠幫助企業(yè)梳理工作流程、削減成本，但是一個規(guī)劃與部署不合理的ERP則會導(dǎo)致公司成本上升、生產(chǎn)效率降低。那么CIO們，你們部署的ERP是否是成功的呢？
    為了幫助CIO們確認ERP部署是否成功，或最大限度地減少部署中潛在的問題，美國著名的CIO.com網(wǎng)站對多名ERP專家（IT執(zhí)行官、顧問和ERP廠商）進行了調(diào)查。調(diào)查要求這些受訪者列出公司最常犯的ERP部署錯誤，以及如何避免或解決這些錯誤。以下就是調(diào)查中13個最常見的ERP錯誤以及解決方案。
    錯誤一，規(guī)劃不合理。Sage公司中間市場ERP 產(chǎn)品生產(chǎn)管理副總裁Erik Kaas稱：“如果你希望你的ERP項目能夠取得成功，那么合理的規(guī)劃就非常有必要。你不能放任你的ERP隨意建設(shè)。”
    ERP軟件與市場解決方案提供商VAI公司的首席信息官Kevin Beasley對此表示認同。他稱：“許多公司在對ERP軟件評估之前，并沒有提前進行規(guī)劃。這常常會導(dǎo)致后面的混亂。因為，沒有進行前期規(guī)劃的企業(yè)無法充分了解企業(yè)內(nèi)部的需求，更不能將ERP的功效發(fā)揮最大。”
    為了解決這一問題，CIO們應(yīng)當(dāng)在選擇進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版之前，對公司的各項流程和策略進行一次內(nèi)部梳理。此外，Beasley還建議可以將企業(yè)不同部門的用戶集合起來組成一個ERP評估團隊。CIO們?nèi)绻阏J為企業(yè)自身沒有能力對ERP進行恰當(dāng)?shù)脑u估，那么可以考慮聘請經(jīng)驗豐富的第三方或中立廠商做顧問。他們對于你所從事的行業(yè)ERP部署有著相當(dāng)豐富的經(jīng)驗。
    錯誤二，對ERP廠商沒有進行正確的審核。幫助客戶提升使用性能的Casemore & Co 公司總裁Shawn Casemore稱：“我的許多客戶，僅僅聽了ERP廠商銷售團隊的宣傳就決定購買其產(chǎn)品了。然而，一旦完成了部署，他們很驚詫地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能受到限制、效率低下，并且會對現(xiàn)有的企業(yè)內(nèi)部最佳流程產(chǎn)生負面影響。”他給出的建議是：要一直尋找參照物。他稱：“要求廠商提供至少與他們合作過的三家公司的名稱，問廠商他們的業(yè)務(wù)范圍包含哪些行業(yè)，他們能夠與哪些公司聯(lián)系并討論軟件的部署問題。然后再與他們討論軟件功能、性能和面臨的挑戰(zhàn)。如果廠商沒有（或沒能）提供三家公司的名稱，那么就不要選擇他們，除非你想成為他們的一只小白鼠。”
    錯誤三，不理解或不使用進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版的核心功能。業(yè)務(wù)咨詢與技術(shù)解決方案公司MorganFranklin 總經(jīng)理John Hoebler稱：“我們每年針對ERP調(diào)查中，僅有46%的受訪者稱他們對自己使用的進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版的功能有著深刻的理解?？紤]到有數(shù)百萬家公司正在對他們的進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版進行投資，這一結(jié)果讓我們感到非常震驚。不清楚系統(tǒng)的功能，公司就無法讓業(yè)務(wù)程序自動化，也無法更快完善系統(tǒng)功能，更談不上利用ERP來實現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。而系統(tǒng)升級、功能增加、維護等成本也將更盲目、更高，ERP部署在這種條件下是不可能取得成功的。”
    為了解決這一問題，Hoebler建議CIO們可以創(chuàng)建一個列有ERP所有功能的總清單，并追蹤其使用情況，定期的對列表進行評估以確定哪些功能正在被使用，哪些功能最為核心。他稱：“這些功能目錄能夠用于培訓(xùn)新員工，編寫測試腳本，對審核、報告等需求也能提供幫助。”
    錯誤四，低估了所需要的時間與資源。e2b teknologies公司營銷總監(jiān)James Mallory認為：“所有的公司基本上都低估了部署新進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版所需要的時間與資源。那么如何計算一名有經(jīng)驗的部署者所必須的系統(tǒng)建設(shè)時間？例如，軟件的成本為20000美元，那么在一名合格顧問的幫助下，其將耗費200個工時或五周時間進行部署。如果你打算在沒有專業(yè)人員的幫助下自己進行部署，那么所需要的時間將會翻倍。”此外，Mallory還強調(diào)了企業(yè)指派一名專業(yè)的項目經(jīng)理進行系統(tǒng)建設(shè)的重要性。
    錯誤五，沒有挑選最合適的人員進行ERP部署。Beasley稱：“很多時候，在ERP部署的開始階段，公司就沒有挑選到合適的人員參與部署。ERP是公司建設(shè)的最大IT項目之一。因此，如果在決策中沒有各個部門相關(guān)的使用者參與，那么難免將來的使用中會出現(xiàn)錯誤，規(guī)劃也會不周全。”例如，許多公司關(guān)注如何得到各部門主管們的重視，而不是在公司的各個部門中挑選出關(guān)鍵的參與者。除了IT部門外，還應(yīng)當(dāng)有來自財務(wù)、運營、制造、采購和倉庫等部門直接參與人員加入其中。這樣做的好處是：從一開始，雇員就能夠積極從事ERP部署，將資金用到企業(yè)各個部門最需要的地方。
    錯誤六，沒有設(shè)置員工任務(wù)處理的優(yōu)先權(quán)。Realization 公司副總裁、項目管理專家Yoav Ziv稱：“在部署進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版時，員工在降低延遲、提高完成時間方面能夠做的最重要的一件事是減少多任務(wù)處理。”他認為：“當(dāng)處理多個任務(wù)和頻繁切換設(shè)備時，員工的工作速度非常慢。”因此，創(chuàng)建一個優(yōu)先權(quán)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是CIO們的當(dāng)務(wù)之急。他稱：“優(yōu)先權(quán)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)不僅僅顯示何時做什么任務(wù)，而且還應(yīng)當(dāng)向管理員提供急需他們解決的問題。ERP部署經(jīng)理需要部署一個嚴格的問題鑒別程序以能夠立即顯示并解決問題。”
    錯誤七，在培訓(xùn)和變革管理方面沒有進行投資。Kaas解釋稱：“缺乏適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)是進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版建設(shè)后最常見的問題。由于員工不理解新系統(tǒng)，因此還會導(dǎo)致員工憎恨新系統(tǒng)。確保在新系統(tǒng)投入使用之前，員工能夠適應(yīng)新系統(tǒng)的工作流程，可幫助你的ERP項目取得成功。”重點關(guān)注甲骨文JD Edwards產(chǎn)品的ERP專家、GSI首席執(zhí)行官Kevin Herrig稱：“CIO們?nèi)绻贿M行培訓(xùn)，不經(jīng)常與使用者進行溝通，那么最終你得到的只是一款價格昂貴的Excel軟件。”
    錯誤八，低估了精確數(shù)據(jù)的重要性。CIO們，你的進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版是否僅僅在有數(shù)據(jù)時才會發(fā)揮作用？文件管理與工作流解決方案提供商iDatix 公司專業(yè)服務(wù)總監(jiān)Martin Levesque稱：“如果你希望你的ERP部署能夠取得成功。從建設(shè)開始，必須要在適當(dāng)?shù)奈恢?，放置適當(dāng)?shù)某绦蛟O(shè)計和程序參數(shù)，以最大限度的降低出現(xiàn)錯誤的可能性。”
    錯誤九，設(shè)定ERP部署目標(biāo)的主次。網(wǎng)站開發(fā)公司NetFoliage的軟件架構(gòu)師Akan Iza稱：“無論進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版多么強大、靈活性多高，它們都無法理解企業(yè)所有的商業(yè)邏輯。在ERP部署中最常犯的一個錯誤是ERP被設(shè)定為僅運行一項業(yè)務(wù)。”他指出：“為了避免這一代價昂貴的錯誤，公司應(yīng)當(dāng)重視ERP部署，以優(yōu)化價值鏈、追蹤成本為主要目標(biāo)。其它情況都應(yīng)當(dāng)是次要的目標(biāo)。”
    錯誤十，停用陳舊、廢棄的應(yīng)用。埃森哲公司應(yīng)用現(xiàn)代化與優(yōu)化負責(zé)人Picciotto 稱：“如果公司在進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版部署期間，沒有積極的停運陳舊的系統(tǒng)，那么最終新系統(tǒng)將會被陳舊的系統(tǒng)拖后腿。陳舊的系統(tǒng)需要企業(yè)花錢運維、花錢對硬件和系統(tǒng)進行升級、花錢與核心的進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版安裝接口。”而部署進銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版軟件網(wǎng)絡(luò)版的初衷是為了合理化工作流程，降低成本和減少浪費。
    錯誤十一，沒有主動的負載測試環(huán)境。Herrig稱：“通過少數(shù)幾個測試用戶，根本無法看到ERP部署所產(chǎn)生的真正效果。為了能夠看到部署后的真實效果，以及避免出現(xiàn)損失慘重的意外宕機事故，CIO們必須要模擬用戶負載。”
    錯誤十二，忽視了第三方維護服務(wù)的備份方案。IT投入管理與咨詢公司NPI首席執(zhí)行官Jon Winsett稱：“盡管許多公司能夠從第三方提供商那里獲得相同水平的服務(wù)維護服務(wù)，但是許多公司還是堅持選擇收費高昂的原廠維護。公司在維護方面可以嘗試所有的選擇，包括可與之直接協(xié)作并提供服務(wù)的混合支持提供商，以及獨立于廠商合作項目之外的提供商。第三方支持備份方案可以很輕松地將維護成本降低30%至50%。”
    錯誤十三，沒有制定維護策略。SAP 美國公司北美與拉美地區(qū)副總裁Marco Valencia稱：“不進行系統(tǒng)預(yù)防性維護的企業(yè)，無法充分發(fā)揮其ERP成本的優(yōu)勢。如果不進行維護，他們的系統(tǒng)（在技術(shù)層面上）將隨著他們的業(yè)務(wù)程序一起很快被淘汰。”此外，他指出：“重要的是保持ERP核心應(yīng)用一直處于最新狀態(tài)，通過正確的方法解決系統(tǒng)潛在的風(fēng)險，以及在安裝技術(shù)方面需要不斷改良。這樣在運行升級包時，用戶的體驗才能受到最低程度的影響。”