超市防損：超市稽核控制

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稽核控制

一、 收貨稽核

收貨稽核員工作職責(zé)
1、對(duì)物流收貨單據(jù)進(jìn)行稽核。具體包括：出庫(kù)單、訂單復(fù)印件、訂單交接表、訂單驗(yàn)收單、定貨驗(yàn)收單交接表、入庫(kù)單、出庫(kù)單等。
A、每一筆訂單收貨是否按規(guī)定填制單據(jù)，如有積壓或事后補(bǔ)制應(yīng)查明原因。
B、檢查物流收貨部單據(jù)無(wú)有遺漏，錯(cuò)誤以及各項(xiàng)數(shù)字的計(jì)算是否正確。
C、應(yīng)加蓋的公章編號(hào)等手續(xù)是否齊備，有關(guān)人員簽字是否齊全。
D、各種單據(jù)收貨編號(hào)是否連貫，有無(wú)重編，缺號(hào)現(xiàn)象，裝訂是否完備。
E、各種單據(jù)的保存方法及放置地點(diǎn)是否完善，是否已登或匯總。
2、對(duì)防損部收貨驗(yàn)收單據(jù)的匯總進(jìn)行稽核，檢查本部門(mén)收貨驗(yàn)收與物流收貨部單據(jù)是否一致，如有不符，應(yīng)查明原因。
3、 電腦系統(tǒng)中錄入的內(nèi)容進(jìn)行核查。
A、電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與單據(jù)匯總表進(jìn)行核對(duì)，每日錄入的數(shù)據(jù)，是否與需錄入的單據(jù)一致。
B、對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)，與電腦系統(tǒng)進(jìn)行盤(pán)查。
C、監(jiān)督各收貨口是否建立嚴(yán)格驗(yàn)收收貨制度。

二、 采購(gòu)稽核

防損部采購(gòu)稽核員職責(zé)
1、崗位說(shuō)明
具備條件：（1）具備采購(gòu)知識(shí)；（2）具有現(xiàn)場(chǎng)判斷分析能力；（3）具有計(jì)算機(jī)操作能力，大專以上學(xué)歷；（4）較強(qiáng)的防損意識(shí)。
編制：采購(gòu)稽核員編制屬于防損部，報(bào)告上級(jí)為防損主管，級(jí)別為副主管，由防損部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。
2、工作職責(zé)：
（1） 新品采購(gòu)階段和供應(yīng)洽談
A、與采購(gòu)員聯(lián)系，掌握需引進(jìn)商品的供應(yīng)商資料，解釋公司有關(guān)防損規(guī)定，對(duì)供應(yīng)商作防損方面的要求，簽字反賄賂協(xié)議。
B、參與談判組與供應(yīng)商的洽談。
C、掌握供應(yīng)商的資料
D、審核供應(yīng)商所報(bào)的供貨價(jià)及交易條件，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查及與其他超市比較。
E、審核采購(gòu)員與供應(yīng)商洽談關(guān)系是否正常
F、提交審核報(bào)告，交部門(mén)經(jīng)理
3、日常工作：
A、供應(yīng)商訪談
經(jīng)常性訪談供應(yīng)商，了解進(jìn)貨價(jià)格，結(jié)帳情況及采購(gòu)的關(guān)系，收集供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)員的看法。
B、稽核商品
設(shè)立單品的銷售數(shù)量，庫(kù)存，結(jié)款金額的PH值即在電腦數(shù)據(jù)中設(shè)立防損商品數(shù)據(jù)，進(jìn)行追蹤，分析差異，進(jìn)行市調(diào)，并查明原因，從而了解該商品的進(jìn)貨渠道是否正常。
C、法律控制
依法制定保障公司與供應(yīng)商正常關(guān)系的防損規(guī)定，并向供應(yīng)商解釋宣傳，對(duì)供應(yīng)商派駐我公司工作的業(yè)務(wù)員促銷員進(jìn)行防損培訓(xùn)與審查，并對(duì)違規(guī)人員（包括內(nèi)部采購(gòu)人員）進(jìn)行處理。
D定期報(bào)告與審計(jì)制度
對(duì)重點(diǎn)商品品項(xiàng)的供應(yīng)商和其商品進(jìn)價(jià)，銷售，庫(kù)存，結(jié)帳及合同執(zhí)行等情況進(jìn)行審計(jì)，定期報(bào)告。
4、工作意義
（1） 防損稽核人員參與采購(gòu)部工作，由于是分屬兩個(gè)部門(mén)，具有相對(duì)獨(dú)立性，加強(qiáng)監(jiān)督，形成良好的監(jiān)督體制，達(dá)到對(duì)采購(gòu)全程的監(jiān)控。
（2） 稽核員相對(duì)獨(dú)立的工作條件有利于供應(yīng)商投訴，反映情況，也有利于采購(gòu)人員反映情況。
（3） 對(duì)供應(yīng)商采購(gòu)都起到一定的震懾防范作用，保證采購(gòu)工作的正常進(jìn)行。

采購(gòu)稽核員工作流程

采購(gòu)稽核員給供應(yīng)商介紹防損政策

簽定反賄賂協(xié)議書(shū)

第一階段 查看《超市報(bào)價(jià)單》及《供應(yīng)商狀況一覽表》

《供應(yīng)商洽談情況登記表》（采購(gòu)提供）

填寫(xiě)《稽核談話記錄表》
《反賄賂協(xié)議簽定登記匯總表》
根據(jù)第一階段情況確定重點(diǎn)供應(yīng)商：

與重點(diǎn)供應(yīng)商洽談

填寫(xiě)：《稽核談話記錄表》 第二階段
《重點(diǎn)供應(yīng)商登記匯總表》
根據(jù)市場(chǎng)情況填寫(xiě)：
《重點(diǎn)供應(yīng)商稽核市調(diào)匯總表》
《重點(diǎn)供應(yīng)商商品經(jīng)營(yíng)審批單》《重點(diǎn)供應(yīng)商促銷商品審核表》

稽核員根據(jù)合同員提供情況提出審核意見(jiàn)填寫(xiě)：
《超市購(gòu)（代）銷協(xié)議審批單》 第三階段

報(bào)防損部經(jīng)理

超市供應(yīng)商洽談情況登記表（3）

供應(yīng)商名稱：
序號(hào) 洽談內(nèi)容 洽談情況
1 銷售分析 1.
2.
3.
2 利潤(rùn)回顧 1.
2.
3.
3 促銷活動(dòng) 1.
2.
3.
4 供貨情況 1.
2.
3.
5 送貨 1.
2.
3.
6 價(jià)格分析 1.
2.
3.
7 付款方式 1.
2.
3.
8 關(guān)于新品 1.
2.
3.
9 市場(chǎng)信息 1.
2.
3.
10 季節(jié)性銷售計(jì)劃 1.
2.
3.
11 同行競(jìng)爭(zhēng)情況 1.
2.
3.
12 其他 1.
2.
3.

防損部稽核談話記錄表（4） 隨表附件

廠商名稱： 電話：
廠商地址： 聯(lián)系人：
介紹防損政策 防損的介紹
反賄賂的規(guī)定
反賄賂的處理 資信證件 1）營(yíng)業(yè)執(zhí)照（ ）2）稅務(wù)登記證（ ）3）衛(wèi)生許可證（ ）4）商品質(zhì)量認(rèn)可（ ）5）質(zhì)量抽檢報(bào)告（ ）6）進(jìn)疆許可證（ ）7）安全許可證（ ）8）商品注冊(cè)證（ ）9）代理（經(jīng)銷）授權(quán)證明（ ）10）外資企業(yè)注冊(cè)證明（ ）
其他：

談話
記錄

對(duì)反賄賂協(xié)議的看法

列為重點(diǎn)供應(yīng)商的原因
備注

采購(gòu)員： 記錄人：

防損部稽核員： 防損主管： 防損經(jīng)理：

編號(hào)：1
反賄賂協(xié)議書(shū)編號(hào)：

三、 營(yíng)運(yùn)稽核

營(yíng)運(yùn)稽核員職責(zé)
1、檢查庫(kù)房三級(jí)帳、檢查收貨記錄，如有問(wèn)題出現(xiàn)及時(shí)解決。
2、對(duì)于精品區(qū)高檔商品柜臺(tái)，全面檢查核對(duì)柜臺(tái)帳，檢查交接記錄，對(duì)于無(wú)柜臺(tái)帳，無(wú)交接記錄，應(yīng)交樓面主管處理。
3、對(duì)于滯銷商品的審核，應(yīng)著重對(duì)不合理，未經(jīng)審核的貨品進(jìn)行審查。
4、對(duì)聯(lián)營(yíng)區(qū)進(jìn)行聯(lián)營(yíng)商進(jìn)行稽核，對(duì)未履行協(xié)議的，與采購(gòu)及樓面各部門(mén)經(jīng)理溝通進(jìn)行解決處理，減少公司損失。
5、對(duì)生鮮商品的報(bào)損進(jìn)行稽核，報(bào)損是否嚴(yán)格按報(bào)損要求及程序進(jìn)行。
6、對(duì)營(yíng)運(yùn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，通過(guò)防損部門(mén)與營(yíng)運(yùn)機(jī)構(gòu)中的監(jiān)督機(jī)構(gòu)協(xié)作，減少營(yíng)運(yùn)中出現(xiàn)的損耗。

四、單據(jù)稽核
對(duì)賣場(chǎng)內(nèi)使用的單據(jù)進(jìn)行的防損稽核

五、收銀稽核

收銀（財(cái)務(wù)）稽核員工作職責(zé)
1、對(duì)收銀單據(jù)進(jìn)行稽核，檢查各單據(jù)是否完整，是否與電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息一致。包括：每日營(yíng)業(yè)報(bào)表、提高記錄表、每日營(yíng)業(yè)結(jié)算明細(xì)表、營(yíng)業(yè)總結(jié)算，如有退、換貨，還應(yīng)有作廢帳帳單和作廢帳單記錄表。
2、參與對(duì)收銀人員的抽查，包括以下內(nèi)容：定收金額與應(yīng)收金額是否相符；折扣總金額與折扣記錄單的記錄金額是否相符；檢查收銀機(jī)內(nèi)各向密碼機(jī)程序是否有更動(dòng)，檢查每個(gè)收銀臺(tái)的必備物品是否齊全。
3、清點(diǎn)金庫(kù)內(nèi)所有現(xiàn)金及準(zhǔn)現(xiàn)金的總金額與金庫(kù)現(xiàn)金收支登錄的總金額是否相符。
A、檢查庫(kù)存現(xiàn)金貨或隨到隨查，如在營(yíng)業(yè)時(shí)間之前，應(yīng)根據(jù)前一日庫(kù)存中所載今日庫(kù)存數(shù)目查點(diǎn)，如在營(yíng)業(yè)時(shí)間之后，應(yīng)根據(jù)當(dāng)日現(xiàn)金薄中今日庫(kù)存數(shù)目存款，銀行存款查點(diǎn)，如在營(yíng)業(yè)時(shí)間之內(nèi)應(yīng)根據(jù)前一日現(xiàn)金薄中今日庫(kù)存數(shù)目加減本日收支檢查點(diǎn)。支票簽發(fā)金額與銀行存款卡是否相符，空白未使用支票是否齊全，作廢部分有無(wú)辦理注銷的。
B、現(xiàn)金是否存放庫(kù)內(nèi)，如有令存他處者，應(yīng)立即查明原因。
C、托收未到期票據(jù)等有關(guān)庫(kù)存財(cái)物，應(yīng)同時(shí)檢查并必須對(duì)有關(guān)帳表、憑證單據(jù)。
4、檢查前臺(tái)中間收款與后臺(tái)金庫(kù)收支是否相符，以及每次執(zhí)行中間收款作業(yè)時(shí)是否如實(shí)填寫(xiě)表單，檢查相關(guān)主管對(duì)現(xiàn)金收支的處理是否誠(chéng)實(shí)。

六、團(tuán)購(gòu)稽核

防損部為您服務(wù)
尊敬的客戶：在團(tuán)購(gòu)業(yè)務(wù)中，往往會(huì)因?yàn)榫唧w的經(jīng)辦人員個(gè)人行為及個(gè)人利益，損害客戶的利益，甚至影響到我公司與團(tuán)購(gòu)客戶關(guān)系的發(fā)展。為了保障客戶的合法利益，杜絕各種形式的商業(yè)賄賂，抵制私下交易，發(fā)展良好健康的合作伙伴關(guān)系，我公司防損部為你提供服務(wù)。

一、“綠色通道”
對(duì)團(tuán)購(gòu)客戶，防損部將為您開(kāi)辟全程的“綠色通道”。為您保駕護(hù)航。其特點(diǎn)有：
1、專門(mén)的定單通道：您只需將定單交我公司團(tuán)購(gòu)部，防損部會(huì)派專人和團(tuán)購(gòu)部一起填寫(xiě)預(yù)售單，在樓面為您備貨，辦完相關(guān)定貨手續(xù)。
2、專門(mén)的結(jié)款通道：我們?cè)谑浙y部調(diào)協(xié)團(tuán)購(gòu)客戶貴賓室，為您準(zhǔn)備安全舒適的結(jié)款環(huán)境，迅速處理大額的現(xiàn)金交易，支票，轉(zhuǎn)帳等業(yè)務(wù)。并有相關(guān)的電腦資料查詢，作到準(zhǔn)確無(wú)誤。
3、專門(mén)的備貨出貨通道：根據(jù)你的定單，我部將配合團(tuán)購(gòu)部在您指定的時(shí)間內(nèi)將貨備齊。在您驗(yàn)收完畢后，將通過(guò)專門(mén)的送貨碼頭，為您裝車，送到您指定的地點(diǎn)。

二、有效的財(cái)務(wù)稽核
1、專用帳戶：團(tuán)購(gòu)部將為團(tuán)購(gòu)客戶設(shè)立專用帳戶，以此確保團(tuán)購(gòu)客戶帳務(wù)準(zhǔn)確，清晰。
2、帳務(wù)體系的監(jiān)督：防損部將對(duì)團(tuán)購(gòu)部的財(cái)務(wù)給予全程的監(jiān)控，對(duì)每一筆銷售水單與電腦系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，確保價(jià)格的準(zhǔn)確。同時(shí)將客戶的來(lái)往帳戶予以審計(jì)，與財(cái)務(wù)溝通，防止漏洞的出現(xiàn)。保障團(tuán)購(gòu)客戶及我公司的整體利益。

三、法律控制
1、為堵塞私下交易，防損部將制定保障公司與團(tuán)購(gòu)客戶正常關(guān)系的防損規(guī)定，并對(duì)經(jīng)辦人員宣傳解釋。
2、在確定購(gòu)買(mǎi)意向后，我部將和您簽定反賄賂協(xié)議，并要求我公司和經(jīng)辦人員共同遵守。
3、對(duì)我部違規(guī)操作人員將進(jìn)行嚴(yán)肅處理；對(duì)發(fā)生違規(guī)情況客戶工作人員，我們將及時(shí)向您反映。

四、回訪制度
為及時(shí)反饋業(yè)務(wù)信息情況，收集客戶需要及對(duì)公司的看法，防損部實(shí)行定期回訪制度。
1、防損員定期登門(mén)將客戶的銷售明細(xì)單，返利情況、費(fèi)用支出等匯總，反饋給客戶，并與客戶核對(duì)。
2、及時(shí)提供商場(chǎng)對(duì)團(tuán)購(gòu)客戶銷售的反利及獎(jiǎng)勵(lì)信息。
3、提供下一期商品銷售快迅、資料，解釋我公司的促銷活動(dòng)。
4、收集客戶對(duì)我公司商品情況及服務(wù)情況的反映
五、團(tuán)購(gòu)部團(tuán)購(gòu)工作流程圖（見(jiàn)附表三）

結(jié)束語(yǔ)
防損部將盡力采取措施，為您提供良好舒適的購(gòu)物環(huán)境，抵制團(tuán)購(gòu)活動(dòng)中的腐敗現(xiàn)象，保證您買(mǎi)得放心，用得放心。并在其中建立我們之間健康的商業(yè)合作之路！

聯(lián)系人：防損部團(tuán)購(gòu)稽核組

七、行政稽核

行政稽核
一、行政稽核目的
通過(guò)對(duì)總務(wù)交出進(jìn)行稽核，防止公司資產(chǎn)的外流和浪費(fèi)，杜絕商業(yè)賄賂。
二、行政稽核實(shí)施人員
行政稽核員：
三、稽核范圍：
行政稽核員對(duì)總務(wù)1、一次性支出2000元以上；2、簽定合同或長(zhǎng)期供貨的重點(diǎn)廠家；3、其它需稽核的事項(xiàng)。
四、業(yè)務(wù)要求：
（一）總務(wù)部需提交的資料
1、每月25號(hào)前提交下一月的采購(gòu)計(jì)劃
2、在采購(gòu)計(jì)劃中列出符合稽核范圍的供貨廠家及廠家基本資料
3、所購(gòu)物品的規(guī)格及所需的價(jià)值
4、同類供應(yīng)商的資料2—3家
（二）需填寫(xiě)的表格
1、《供應(yīng)商狀況一覽表》
2、《采購(gòu)審批表》
3、總務(wù)采購(gòu)所填的表格

行政稽核員工作職責(zé)
1、對(duì)各崗位行政人員的考勤進(jìn)行監(jiān)督。
2、對(duì)行政庫(kù)房進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)高價(jià)值資產(chǎn)數(shù)量，對(duì)于各行政人員的超額開(kāi)支、對(duì)于各行政人員的辦公用品損壞、外流等予以追究。
A、各項(xiàng)費(fèi)用與物品領(lǐng)用是否已依規(guī)定呈核準(zhǔn)許核銷
B、在部門(mén)的費(fèi)用，是否在預(yù)算范圍之內(nèi)或核準(zhǔn)范圍之內(nèi)檢支，是否有浪費(fèi)或業(yè)務(wù)上無(wú)需的開(kāi)支，各項(xiàng)費(fèi)用的列支是否按照規(guī)定辦理。
C、各種單據(jù)是否齊全及手續(xù)是否完備
2、審核各行政人員是否有超越職權(quán)或利用職務(wù)之便，違反公司制度，為自己或他人謀利益的行為。
A、對(duì)于控告、檢舉、舉報(bào)行政人員利用職權(quán)或超越職權(quán)，違反公司規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)受理，并展開(kāi)調(diào)查，如發(fā)現(xiàn)其中觸犯了刑律的，應(yīng)報(bào)公安機(jī)關(guān)或檢查機(jī)關(guān)；
B、對(duì)于核查屬實(shí)的，應(yīng)向防損主管核防損經(jīng)理提交審核報(bào)告；
3、對(duì)于公司的各種設(shè)備的運(yùn)行，調(diào)配和維修保養(yǎng)（技術(shù)工人）進(jìn)行監(jiān)督，防止人為的損壞。
4、對(duì)工程招標(biāo)階段：
A、參與招標(biāo)過(guò)程，與工程部進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，掌握投標(biāo)單位資料，解釋有關(guān)防損規(guī)定，對(duì)供應(yīng)商作防損方面的要求，簽定反賄賂協(xié)議。
B、審核投標(biāo)單位的投標(biāo)條件；
C、審核工程部相關(guān)人員與投標(biāo)單位關(guān)系是否正常
D、提交審核報(bào)告，交部門(mén)經(jīng)理
5、對(duì)于工程驗(yàn)收階段：審核驗(yàn)收人員與承建單位的關(guān)系是否正常。
6、對(duì)于工程結(jié)款階段：參與對(duì)承建單位的結(jié)款，對(duì)每一筆款項(xiàng)認(rèn)真與電腦系統(tǒng)核對(duì)，確保價(jià)格的準(zhǔn)備，同時(shí)，持本公司與承建單位之間的來(lái)往帳戶予以審計(jì)。
八、工程稽核
防損部稽核員對(duì)工程的招標(biāo)，實(shí)施所進(jìn)行的稽核監(jiān)督工作。