OA干貨:協(xié)同化辦公的七大優(yōu)勢

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       前幾年，OA軟件領(lǐng)域經(jīng)常被業(yè)內(nèi)人士提及的“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”等名詞時下出現(xiàn)的頻率少了很多，的確，互聯(lián)網(wǎng)科技的融入讓協(xié)同OA的概念越來越成熟。不過，面對OA軟件的轉(zhuǎn)型，許多企業(yè)用戶對協(xié)同OA所帶來的改變還不是十分清晰，超過三成的企業(yè)用戶認(rèn)為OA系統(tǒng)產(chǎn)品功能同質(zhì)化，然而從當(dāng)前整個OA市場上所了解的信息告訴我們：其實不然。

       應(yīng)該來講，發(fā)展相對成熟的企業(yè)是最早感受到OA軟件為工作帶來效率和動力體驗的，但是，據(jù)業(yè)內(nèi)人士表示，還有很多企業(yè)認(rèn)為OA系統(tǒng)產(chǎn)品僅是幫助企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的工具，并沒有意識到協(xié)同化辦公的優(yōu)勢在哪里？針對這一點，記者通過對市場上常用的各大OA品牌與OA廠商進(jìn)行調(diào)查，得出七大優(yōu)勢的總結(jié)：

       門戶空間的擴(kuò)大

       一般而言，傳統(tǒng)OA產(chǎn)品在功能上很少涉及到空間的操作，它僅是一個提供工作管理的平臺。而協(xié)同OA產(chǎn)品可以支持用戶自定義的人事空間、財務(wù)空間、銷售空間、項目空間等各類功能操作，甚至可以支持嵌入其他外部頁面的技術(shù)。“這樣一來，其實是打破了傳統(tǒng)OA軟件僅限于簡單流的弊端?！?/p>

       溝通交流的拓展

       協(xié)同化OA不限于簡單流，而是搭建出一個多人溝通、共享、協(xié)同辦公一起的平臺。在這樣的平臺下，是通過一定的流程設(shè)置來實現(xiàn)的。協(xié)同OA是一個全面支持企業(yè)日常辦公的行政、人事、資源信息、客戶應(yīng)用等各類模塊集成的智慧平臺，如可以讓企業(yè)用戶進(jìn)行各類審批流程自定義、審批表單自定義、支持固定流程、自由流程、以及自動根據(jù)條件判斷流程走向，像流程中的加簽、減簽、會簽等都可以自由支配。對此，業(yè)內(nèi)人士稱，傳統(tǒng)OA一定程度上僅限于內(nèi)部溝通，但是留檔麻煩、追溯困難、工作交辦難以跟蹤等弊端一直存在，這樣的溝通交流在協(xié)同OA中是有質(zhì)的改變的。

       組織管理的延伸

       事實上，協(xié)同OA做到了門戶空間的擴(kuò)大和溝通交流的拓展后，是對組織管理的延伸。在協(xié)同OA軟件的應(yīng)用中，企業(yè)用戶可以進(jìn)行跨單位、跨部門的寫作，同時支持各單位獨(dú)立的管理系統(tǒng)、用戶創(chuàng)建群組等，這樣在集團(tuán)組織架構(gòu)方面給予了很大的可操作空間。

       工作目標(biāo)的促進(jìn)

       一定程度上，并不是說協(xié)同OA由于自身的協(xié)同性提高工作效率才促進(jìn)工作目標(biāo)的實現(xiàn)，而是在協(xié)同OA的平臺，企業(yè)用戶可以進(jìn)行制定工作目標(biāo)、分配工作任務(wù)并且反饋工作進(jìn)度以及情況，查看任務(wù)進(jìn)度等操作，在這樣細(xì)節(jié)性的實質(zhì)應(yīng)用中來促進(jìn)工作目標(biāo)的快速實現(xiàn)。因此，協(xié)同OA在這一點上相比傳統(tǒng)OA來說，是最受用戶認(rèn)可的。

       文化建設(shè)的拉動

       拉動企業(yè)文化建設(shè)是OA軟件廠商們應(yīng)該在設(shè)計研發(fā)中考慮的元素，功能上促進(jìn)企業(yè)的基礎(chǔ)文化建設(shè)，這對于用戶的整體應(yīng)用效果都具有“點石成金”的作用?！白屑?xì)想想，如果企業(yè)通過OA軟件的應(yīng)用，形成了適合自身發(fā)展的操作習(xí)慣，其實也是一種企業(yè)文化體系的形成，這時OA軟件的基礎(chǔ)作用是關(guān)鍵的。”的確，在協(xié)同OA軟件的功能上，用戶可以通過系統(tǒng)建立企業(yè)文化墻、向單位發(fā)起新聞、公告或內(nèi)部調(diào)查論壇等自身需要的文化應(yīng)用，操作順利的話很快會有一套成型的文化建設(shè)體系。

       信息知識管理的完善

       對于OA軟件的應(yīng)用來說，信息的傳遞多數(shù)是非結(jié)構(gòu)化的，需要以WORD、EXCEL、圖片等文檔資料為主的載體。但是，傳統(tǒng)OA軟件只能保證信息產(chǎn)地的完整性，卻不能直接提取應(yīng)用，更不能進(jìn)行統(tǒng)計和分析。而協(xié)同OA軟件不同，它具有強(qiáng)大的應(yīng)用功能，可以輕松自定義各種類型的表單和報表格式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總分析，生成各種報表和視圖，為領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐。

       審批流程的控制

       不可否認(rèn)，企業(yè)工作中審批流程是整個發(fā)展中的重點，而今當(dāng)下企業(yè)業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門與部門，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性，這時更需要注重避免在審批流程中的失誤。而協(xié)同OA恰恰可以有效控制審批流程的節(jié)奏，提供一個開放的業(yè)務(wù)建模工具，意味著你可以用這個工作流引擎去搭建各項業(yè)務(wù)管理流程，實現(xiàn)辦公流程和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一管理和持續(xù)優(yōu)化。

       結(jié)語：通過對協(xié)同OA七大優(yōu)勢的分析可以看出，企業(yè)用戶在應(yīng)用OA軟件時不能主觀的認(rèn)為其僅是一個應(yīng)用工具，應(yīng)該學(xué)會從眾挖掘出它在工作中能夠發(fā)揮出的優(yōu)勢，讓其成為實實在在的管理體系，發(fā)揮更大的作用。

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