資深OA從業(yè)者的心得優(yōu)秀的協(xié)同產(chǎn)品!

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現(xiàn)在很多企業(yè)都在進(jìn)行信息化建設(shè)，尤其是這兩年新興的管理概念“協(xié)同”系統(tǒng)，其原因在于協(xié)同系統(tǒng)可“管”可“放”，管則規(guī)范高較、放則靈活可控。較為適合我國高速發(fā)展、多變的企業(yè)管理模式。

但是很多企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，由于可參考的內(nèi)容較少，因此企業(yè)本身也不明確信息化管理手段如何去建立。即使在同行業(yè)企業(yè)中，已經(jīng)信息化步驟較早的那些單位，也僅僅是以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的信息化系統(tǒng)；這種信息化系統(tǒng)的最顯著特征在于，管理軟件是以業(yè)務(wù)為主，為滿足一項(xiàng)業(yè)務(wù)或多項(xiàng)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)為目標(biāo)。

這種現(xiàn)象在中國的企業(yè)是占絕大多數(shù)的。其產(chǎn)生的原因在我個(gè)人認(rèn)為，還是在仿照國外的管理，老外用“ERP”啊，什么SAPORACLE世界500強(qiáng)的企業(yè)都在用，我們要向人家學(xué)習(xí)啊。其實(shí)絕大多數(shù)國內(nèi)企業(yè)都沒有思考，老外為什么這么管？我們?yōu)槭裁床荒苓@么管？

中國企業(yè)與國外的企業(yè)在管理上最大的區(qū)別在于“崗位”與“權(quán)限”，在中國“一枝筆”的現(xiàn)象是普遍的，這種現(xiàn)象導(dǎo)致有“職位”有“級別”但是卻無“權(quán)限”。因此出現(xiàn)了，無人敢負(fù)責(zé)、只能等請示的現(xiàn)象，最終所有的事情推給了我們的“一枝筆”。

國外的企業(yè)，“崗位”與“權(quán)限”的對應(yīng)關(guān)系是非常明確的，每個(gè)崗位都有自己的權(quán)限范圍，可以行使自己的權(quán)限，并且職業(yè)化程度較深，都可以對自己行使的權(quán)利進(jìn)行負(fù)責(zé)，由上至下的整體考核模式，使國外企業(yè)在管理上異常高效，可快速響應(yīng)。當(dāng)然這種模式也有其弊---不靈活。

國外的管理模式，可參考不可復(fù)制，是中國企業(yè)共同的認(rèn)識(shí)。那么為什么信息化管理的模式還要仿照國外的管理呢。財(cái)務(wù)、人力資源、供應(yīng)商管理、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈等這個(gè)軟件系統(tǒng)建立了不少，有效果嗎？答案一定是有，各業(yè)務(wù)單元都方便了，數(shù)據(jù)電子化了，“一枝筆”們關(guān)心數(shù)據(jù)相應(yīng)更及時(shí)了，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)量減輕了。。。。。

可是，管理提升了嗎？

“一枝筆”們最關(guān)心什么？錢：就是現(xiàn)金流、應(yīng)收款；人：人均單產(chǎn)、崗位考核與技能的完善。物：不是企業(yè)中的固定資產(chǎn)，而是采購“單價(jià)”；企業(yè)管理混亂，亂在哪？效率低下，權(quán)責(zé)不清，事務(wù)后知后覺，有指示無反饋，想進(jìn)行優(yōu)化無從下手；前者，ERP解決，后者協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）解決。前者想管好，就必須有完善而完整的業(yè)務(wù)管理體系與考核制度跟上。其實(shí)在信息建設(shè)的步驟上，我更傾向先上OA后上ERP這個(gè)理論，原因如下：

1、OA目標(biāo)清晰：審批流程、工作指示流程、事務(wù)結(jié)果反饋、流程梳理與流程績效、數(shù)據(jù)信息門戶（涉及集成）。好建立目標(biāo)容易完成。

2、整體效率提升快：使用范圍涉及全體人員，大家都可以通過OA進(jìn)行信息化的工作，整個(gè)企業(yè)效率會(huì)有很大提升。而且大家容易適應(yīng)，便于后期的ERP建立。

3、涉及的工作內(nèi)容廣：錢的審批、制度與機(jī)制的制定、落地、報(bào)表的反饋、事務(wù)的跟蹤，都可以在OA系統(tǒng)中體現(xiàn)，其實(shí)，OA系統(tǒng)是真正給“一枝筆”用的系統(tǒng)。

綜上所述，是我支持信息化OA為第一步的關(guān)點(diǎn)。至于OA的管理價(jià)值，我認(rèn)為有五大點(diǎn)：制度的執(zhí)行與落地、事務(wù)的授權(quán)與反饋、輔助企業(yè)與員工的文化傳遞、企業(yè)信息門戶（通過OA做異系統(tǒng)集成）、工作痕跡與工作維度立體統(tǒng)計(jì)?？梢哉fOA就是大管家，它不做專業(yè)具體的工作，但是需要通過它，把所以的業(yè)務(wù)單元進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)與結(jié)果呈現(xiàn)。其它協(xié)調(diào)與反饋是重中之重。我想這也是“OA”升級為“協(xié)同軟件”的由來吧。

協(xié)同軟件應(yīng)該是什么樣呢？其理論五花八門，概念層出不窮；每個(gè)軟件廠商的管理理論都不一樣，這種現(xiàn)象反映出協(xié)同軟件市場的不成熟，有待建立標(biāo)準(zhǔn)。協(xié)同軟件定位在組織行為管理范疇之內(nèi)，但是組織行為管理與業(yè)務(wù)的交叉度過深，因此我們在進(jìn)行協(xié)同產(chǎn)品選型時(shí)，容易受外在因素影響，尤其是業(yè)務(wù)單元的影響。那么我們選型協(xié)同軟件時(shí)應(yīng)該考慮哪些關(guān)鍵特點(diǎn)呢：

1、管理目標(biāo)的明確性

提高效率，事務(wù)授權(quán)的全過程以及結(jié)果的反饋與呈現(xiàn)；流程類制度的執(zhí)行與落地；碎片時(shí)間的最大化利用。

2、信息門戶特性

沒有一款系統(tǒng)向協(xié)同系統(tǒng)這樣，涉及組織內(nèi)的所有人員，而且涉及的人越多，越能反應(yīng)整體效率的提升。因此這款產(chǎn)品，應(yīng)該具備強(qiáng)大的信息門戶特點(diǎn)，可以將其它的軟件系統(tǒng)進(jìn)行集成，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的工作入口，并進(jìn)行多維度展現(xiàn)。

如果說財(cái)務(wù)軟件可以進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反饋、生產(chǎn)系統(tǒng)可以對生產(chǎn)情況進(jìn)行全過程數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，那么協(xié)同軟件也應(yīng)該能夠統(tǒng)計(jì)出組織內(nèi)的流程效率情況，人員工作情況，事務(wù)積壓情況等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果，因?yàn)檫@種數(shù)據(jù)是管理層對管理模式調(diào)整的重要依據(jù)。

一個(gè)好的協(xié)同軟件，其工作流的特點(diǎn)一定要完善、完整。過于剛性的流程容易成為變向的“ERP”系統(tǒng)，一定要即可強(qiáng)制又可靈活，兩種流程形式滿足組織內(nèi)各種情況的應(yīng)用；同時(shí)要充分考慮流程與流程之間的繼承關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)大業(yè)務(wù)流程之前的聯(lián)系。如：出差計(jì)劃與差旅報(bào)銷之前的關(guān)系。

來源：中關(guān)村在線