企業(yè)制造業(yè)erp項(xiàng)目選型過程指導(dǎo)

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       第一階段：前期內(nèi)部準(zhǔn)備階段

       第1步：成立選型項(xiàng)目組

       企業(yè)制造業(yè)erp選型是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而不是一次簡(jiǎn)單地采購決策。企業(yè)首先應(yīng)成立一個(gè)選型項(xiàng)目組，該項(xiàng)目組應(yīng)包括主管HR副總、HR部門主管、IT部門主管等直接相關(guān)管理人員，同時(shí)建議企業(yè)最好爭(zhēng)取總經(jīng)理作為選型項(xiàng)目組組長(zhǎng)。成立項(xiàng)目組的意義至關(guān)重大，它不僅增加了項(xiàng)目選型決策的準(zhǔn)確性、科學(xué)性，而且有助于在選型過程中獲得企業(yè)各級(jí)管理人員及關(guān)鍵用戶的支持，同時(shí)也有利于前期就在企業(yè)內(nèi)部形成良好的項(xiàng)目氛圍?？梢哉f，制造業(yè)erp項(xiàng)目的成敗是從這一步開始決定的。

       第2步：確定項(xiàng)目目標(biāo)

       綜觀成功實(shí)施應(yīng)用制造業(yè)erp的企業(yè)，無一不在項(xiàng)目前期就確定了明確、務(wù)實(shí)的目標(biāo)。確定項(xiàng)目目標(biāo)，是項(xiàng)目組成立之后的首要任務(wù)。很多企業(yè)只是知道自己要上 制造業(yè)erp，但并不清楚上制造業(yè)erp的目標(biāo)，或者對(duì)項(xiàng)目抱有太高的預(yù)期，一開始就要全公司、全模塊實(shí)施制造業(yè)erp，這樣是很危險(xiǎn)的做法，輕則達(dá)不到自己的預(yù)期，嚴(yán)重的將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目最終失敗，做成爛尾項(xiàng)目。因此，制定一個(gè)明確、務(wù)實(shí)的目標(biāo)是項(xiàng)目成敗的先決條件。在確定制造業(yè)erp項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)時(shí)，既要避免貪大求全，也要避免盲目追趕潮流。

       在制定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，項(xiàng)目組需要回答以下兩個(gè)問題：

       1、制造業(yè)erp系統(tǒng)如何與企業(yè)現(xiàn)有IT系統(tǒng)進(jìn)行整合？

       2、需要通過制造業(yè)erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)哪些業(yè)務(wù)功能？這些功能分別需要在什么階段實(shí)現(xiàn)？

       第3步：確定項(xiàng)目建設(shè)模式

       一般來講，制造業(yè)erp項(xiàng)目的建設(shè)模式主要有四種：

       1、企業(yè)自行開發(fā)，需要企業(yè)信息部門有強(qiáng)大的IT技術(shù)能力和對(duì)企業(yè)HR業(yè)務(wù)的深刻理解能力。

        2、委托軟件廠商定制開發(fā)，這種模式最能符合企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，但由于無法攤薄成本，導(dǎo)致開發(fā)成本很高，同時(shí)定制開發(fā)將會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)缺乏良好的開放性和可擴(kuò)展性，對(duì)后期升級(jí)維護(hù)帶來極大困難。

       3、購買軟件廠商的模塊化軟件，并進(jìn)行安裝應(yīng)用，這種模式的短期成本最低，但由于模塊化軟件的先天性缺陷，不利于企業(yè)根據(jù)自身需求進(jìn)行應(yīng)用擴(kuò)展，若企業(yè)管理模式發(fā)生大的變革很可能需要重新更換系統(tǒng)，這將帶來更高的長(zhǎng)期成本。

        4、購買軟件廠商的平臺(tái)化軟件，由軟件廠商的實(shí)施顧問根據(jù)客戶需求進(jìn)行客戶化配置。這種模式最大的好處是企業(yè)可以根據(jù)自身應(yīng)用需求，對(duì)平臺(tái)化軟件的各個(gè)應(yīng)用組件進(jìn)行靈活的配置，就像搭積木一樣。如果企業(yè)具備一定的開發(fā)能力，還可以很方便地在平臺(tái)上進(jìn)行二次開發(fā)。同時(shí)，平臺(tái)化軟件還提供了良好的開發(fā)性和可擴(kuò)展性，大大降低了企業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)成本。

       第4步：確定項(xiàng)目預(yù)算

        在確定建設(shè)模式之后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)牽頭編制項(xiàng)目預(yù)算，并爭(zhēng)取獲得高層支持，以確定預(yù)算，這是項(xiàng)目成功的重要保障。

       企業(yè)在編制項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，應(yīng)考慮企業(yè)以往IT系統(tǒng)投資的慣例，并參考市場(chǎng)上制造業(yè)erp項(xiàng)目建設(shè)的通行辦法，并對(duì)企業(yè)應(yīng)用范圍、應(yīng)用深度有大致的了解，這樣才能編制一個(gè)相對(duì)合理的預(yù)算。我們假設(shè)企業(yè)決定采用購買軟件廠商成熟產(chǎn)品的建設(shè)模式（這也是最普遍的），在編制預(yù)算時(shí)，業(yè)內(nèi)通行的做法是分為三部分預(yù)算：軟件許可費(fèi)、實(shí)施及二次開發(fā)費(fèi)、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境建設(shè)費(fèi)。

        軟件許可費(fèi)是企業(yè)為制造業(yè)erp系統(tǒng)所必需支付的許可使用費(fèi)；實(shí)施費(fèi)主要是企業(yè)為系統(tǒng)的客戶化配置、系統(tǒng)培訓(xùn)所支付的費(fèi)用，如果需要做二次開發(fā)的，還應(yīng)將二次開發(fā)費(fèi)單獨(dú)列出；系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境費(fèi)是企業(yè)為運(yùn)行制造業(yè)erp系統(tǒng)所必需建設(shè)的軟硬件環(huán)境的投資，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件及相應(yīng)的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及帶寬等投資。

       第5步：制定需求說明書

       在明確項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)和預(yù)算之后，項(xiàng)目經(jīng)理需要組織項(xiàng)目組成員編寫需求說明書，主要包括三方面的需求：

       1、業(yè)務(wù)需求，即企業(yè)在制造業(yè)erp業(yè)務(wù)方面的需求，如人事、薪酬、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效等等，這部分需求一般由人力資源部經(jīng)理組織各職能人員編寫；

       2、IT需求，即對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)、軟硬件環(huán)境及應(yīng)用集成等方面的需求，這部分需求一般由信息部門主管編寫；

       3、招標(biāo)商務(wù)需求，即對(duì)軟件廠商資質(zhì)、報(bào)價(jià)等方面的要求，這部分需求一般由項(xiàng)目經(jīng)理或企業(yè)采購部門主管編寫。

       需求說明書是企業(yè)在正式招標(biāo)之前必需制定的，它是軟件廠商制定解決方案的重要依據(jù)，也是評(píng)判競(jìng)標(biāo)供應(yīng)商是否符合企業(yè)要求的重要依據(jù)。在編寫需求說明書時(shí)，應(yīng)主要包括以下內(nèi)容：1、企業(yè)情況概述和HR管理現(xiàn)狀；2、項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)、實(shí)施范圍、需要支持的員工數(shù)量和需要支持的用戶數(shù)量；3、功能需求描述和性能要求；4、現(xiàn)有l(wèi)T基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境描述和技術(shù)要求；5、項(xiàng)目進(jìn)度要求；6、對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)要求（如軟件許可費(fèi)、實(shí)施及二次開發(fā)費(fèi)等）；7、供應(yīng)商已實(shí)施過的典型客戶名單（其中1－2家可供參觀）。

       第二階段：供應(yīng)商招標(biāo)階段

       第1步：篩選供應(yīng)商，并邀請(qǐng)投標(biāo)

       企業(yè)在正式招標(biāo)之前，需要對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，以確保邀請(qǐng)到盡可能符合企業(yè)需求的供應(yīng)商參加投標(biāo)。一般項(xiàng)目經(jīng)理可以通過咨詢其他已實(shí)施制造業(yè)erp系統(tǒng)的同行進(jìn)行了解，也可以通過Internet進(jìn)行信息搜集。為了避免過度招標(biāo)、惡性價(jià)格戰(zhàn)等帶來的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)一般應(yīng)將邀請(qǐng)的供應(yīng)商控制在3－5家。

       確定邀請(qǐng)的供應(yīng)商名單及聯(lián)系方式后，項(xiàng)目經(jīng)理就可向供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請(qǐng)函。在供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)邀請(qǐng)函作出正式應(yīng)答之后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)組織項(xiàng)目組成員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，發(fā)放項(xiàng)目需求說明書，并針對(duì)方案提交時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間、評(píng)標(biāo)辦法等向供應(yīng)商提出明確要求，以確保供應(yīng)商能提供最適合企業(yè)實(shí)際需求的解決方案。

       第2步：系統(tǒng)演示

       系統(tǒng)演示的目的在于讓項(xiàng)目組成員對(duì)供應(yīng)商所提供的系統(tǒng)進(jìn)行直觀的了解，并對(duì)其適用性進(jìn)行初步評(píng)估。在演示過程中，項(xiàng)目組成員可就不清楚的問題與供應(yīng)商代表進(jìn)行直接溝通，但一般不用在這一階段過于關(guān)注每一個(gè)功能細(xì)節(jié)。同時(shí)，在演示和溝通過程中，項(xiàng)目組也可以對(duì)供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行初步的了解和評(píng)估。

       第3步：項(xiàng)目方案建議書評(píng)估

       企業(yè)在正式開標(biāo)之前，需要制定一個(gè)針對(duì)參選供應(yīng)商項(xiàng)目方案建議書的評(píng)分表。該表針對(duì)前期項(xiàng)目需求說明書中的關(guān)鍵需求設(shè)定評(píng)估指標(biāo)，并根據(jù)各個(gè)指標(biāo)的重要程度分配不同的權(quán)重。在此階段，企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)架構(gòu)、功能適用性、可擴(kuò)展性等進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)估，而不是一味地強(qiáng)調(diào)價(jià)格。有些企業(yè)認(rèn)為價(jià)格越低越好，將項(xiàng)目?jī)r(jià)格壓到很低，在這種情況下，供應(yīng)商考慮到自身成本的因素，往往派駐實(shí)施經(jīng)驗(yàn)不夠、水平較低的實(shí)施顧問，在實(shí)施、服務(wù)質(zhì)量等方面也大打折扣，最終給項(xiàng)目帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。

       項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)組織項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目方案建議書進(jìn)行認(rèn)真評(píng)估，并在評(píng)估過程中與供應(yīng)商保持密切的溝通，遇到不清楚的問題及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商弄清楚。項(xiàng)目組完成評(píng)估后，應(yīng)討論確定進(jìn)入下一輪的供應(yīng)商，并安排方案展示、典型客戶參觀的日程。同時(shí)，無論供應(yīng)商是否獲得進(jìn)入下一輪競(jìng)標(biāo)資格，項(xiàng)目組都應(yīng)正式通知供應(yīng)商，并對(duì)參加競(jìng)標(biāo)但未入選的供應(yīng)商表示感謝。

       第4步：參觀典型用戶

       傾聽供應(yīng)商典型用戶的心聲非常重要，他們將為企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施提供重要參考意見，同時(shí)也可以對(duì)供應(yīng)商以往實(shí)施的項(xiàng)目情況進(jìn)行了解。在參觀典型用戶之前，項(xiàng)目組應(yīng)事先準(zhǔn)備好需要了解的問題清單，以便做到確保參觀的有效性。準(zhǔn)備的問題包括典型用戶的制造業(yè)erp系統(tǒng)應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實(shí)施階段、系統(tǒng)應(yīng)用情況、系統(tǒng)對(duì)需求變化的適應(yīng)性、服務(wù)質(zhì)量，以及對(duì)該供應(yīng)商的綜合評(píng)價(jià)等。典型用戶的意見固然重要，但項(xiàng)目組也應(yīng)該對(duì)這些意見進(jìn)行客觀評(píng)估，以確保評(píng)估過程盡可能公正、公平。

       有的企業(yè)還希望參觀供應(yīng)商，以進(jìn)一步評(píng)估供應(yīng)商地綜合實(shí)力，并就一些不清楚問題作進(jìn)一步溝通。

       第5步：方案調(diào)整溝通及價(jià)格談判

       一般來講，項(xiàng)目組通過一系列地選型工作，會(huì)對(duì)原來的項(xiàng)目需求進(jìn)行調(diào)整，有的甚至和當(dāng)初需求差異較大，這樣就要求供應(yīng)商對(duì)解決方案進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整。

       最后，作為選擇供應(yīng)商的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，價(jià)格談判也是這一階段的重點(diǎn)工作。對(duì)于價(jià)格，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身預(yù)算，并參考前期項(xiàng)目需求的變化，設(shè)定一個(gè)合理的價(jià)格區(qū)間。只要在此區(qū)間之內(nèi)的報(bào)價(jià)，都應(yīng)認(rèn)為是合理報(bào)價(jià)。項(xiàng)目組在此階段最容易進(jìn)入的誤區(qū)是進(jìn)入低價(jià)陷阱，首先項(xiàng)目組本身將低價(jià)作為選擇供應(yīng)商的首要指標(biāo)，這樣就會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商互相殺價(jià)，進(jìn)入惡性價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)的怪圈。要知道，大部分供應(yīng)商都會(huì)采用降低實(shí)施和服務(wù)質(zhì)量的辦法來應(yīng)對(duì)過低的價(jià)格，部分遵守市場(chǎng)規(guī)則的供應(yīng)商甚至?xí)苯舆x擇退出價(jià)格戰(zhàn)。因此，過度降價(jià)必然會(huì)帶來項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，這是項(xiàng)目組需要重點(diǎn)權(quán)衡的地方。

       第6步：最終確定供應(yīng)商，并簽訂合同

       在做完上述工作之后，我們相信項(xiàng)目組成員已經(jīng)對(duì)各個(gè)入選供應(yīng)商都有了清晰的評(píng)估結(jié)果。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)趁熱打鐵，及時(shí)組織召開會(huì)議討論確定供應(yīng)商，一般到這個(gè)階段，結(jié)果已經(jīng)非常明確。

       在內(nèi)部確定供應(yīng)商之后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并就合同條款進(jìn)行溝通，包括對(duì)系統(tǒng)上線時(shí)間、產(chǎn)品功能模塊、項(xiàng)目?jī)r(jià)格、付款條件及違約責(zé)任等方面的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)簽訂合同這一環(huán)節(jié)重點(diǎn)控制，因?yàn)檫@是對(duì)雙方權(quán)責(zé)的明確，也是雙方合作的最重要依據(jù)。

       最后，項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)向未能最終中標(biāo)的供應(yīng)商解釋其落選原因，并對(duì)其在前期所做的大量工作表示感謝。

       以上就是制造業(yè)erp選型的一些關(guān)鍵步驟，但并非每個(gè)企業(yè)都要完全照此執(zhí)行，在實(shí)際選型過程中可以靈活運(yùn)用。特別需要指出的是，選擇一個(gè)良好的供應(yīng)商只是項(xiàng)目成功的保障，要想項(xiàng)目獲得最終成功，還需要項(xiàng)目組和供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)在合作過程中不斷溝通、磨合、實(shí)踐。