計量管理系統(tǒng)辦公系統(tǒng)完善電子文件信息的全面管理

第一階段，電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計、安筏、調(diào)試階段．在這一階段，主要完成電子文件操作平臺的生產(chǎn)．這一階段對電子文件運動是至關(guān)重要的因為它提供了與電子文件生命周期中每一個具體運動環(huán)節(jié)栩?qū)?yīng)的功能并且妥保障電子文件能夠穩(wěn)定地依賴于管理系統(tǒng)而存在，完成價值形態(tài)的轉(zhuǎn)化在設(shè)計時．應(yīng)充分分析內(nèi)部信息漉的走向．選取適當?shù)膬?nèi)、外部環(huán)境及技術(shù)指標．同時為對電文件選抒合理的時機進行收集并使有檔案價值的文件被保存下來．電文件管理系統(tǒng)還應(yīng)具有確定電子文件的歸檔范圍、判定保存價值、確定采集時間和方式等功能系統(tǒng)的安全性問題更是系統(tǒng)設(shè)計階段耍尤其注意的．當程序設(shè)計完畢，管理信息系統(tǒng)形成井嵌人系統(tǒng)后，應(yīng)選取適當?shù)撵〒?jù)加以測試．確保功能完備、合理、正確無誤后才能正式投人使用。 第二階段．電子文件孕育形成階段．電子文件管理信息系統(tǒng)設(shè)計完畢并嵌入系統(tǒng)后隨著人們社會實踐活動的進行．制作者將活動或事務(wù)記錄。該系統(tǒng)之中電子文件便通過事先設(shè)定好的辦文程序應(yīng)運瞰坐了此時的文件其雛形對其形成者雨j言已經(jīng)具備第一價位叫再經(jīng)過審核、簽署生效進而具備了現(xiàn)行效用． 第三階段，電子文件現(xiàn)實使用價段．該階段是文件-被用作指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具或者從一般意義上說-為完成其內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)或達剄其為之而形成的目標發(fā)揮作用的階段．此時的文件具有現(xiàn)行效用對于文件形成者所具有的利用價值即第一價值最強．使用頻率最商因而受到改動的可能性也最大．針對這一特點在電子文件的這一運動階段．管理上應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部同將文件傳輔到檔案窒出檔案窒對各種針對文件的操作進行監(jiān)督、控翻以保證電子文件的原始性． 第四階段電子文件的暫時保管階段．電子文件運動列這一階段其第一價位逐漸消失．第二價位逐漸增強，因此這是一個中問階段．文件完成形成者規(guī)定的任紓或經(jīng)過完整的處理程序后．其中一部分文件失去保存價值被刪除另一部分文件仍有利用價值則保存下來進入存階 段該階段有相當致量的文件在同上公布以舅足社會上其他稠用者的需求．第五階段電子文件永久保存階段．經(jīng)過暫存階段大部分電子文件失去繼續(xù)保存價值而被翻除只有少致電子文件被永久保存起來。