IT部門　少花錢多辦事十四法則

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眼下也許正是向公司表明如何利用開源軟件、虛擬化、云計算或軟件即服務(wù)（SaaS）節(jié)省資金的大好時機(jī)。被逼到懸崖邊緣的高層管理人員可能樂于接受這種想法。簡而言之，眼下是IT顯示其真正價值的時候。

數(shù)據(jù)管理服務(wù)提供商DataMotion公司的首席運營官Patti Dock說: “IT人員在今年應(yīng)當(dāng)鼓起勇氣、采取行動，表明IT如何能夠提高業(yè)務(wù)效率。”

下面這14個方法可以幫IT部門少花錢、卻獲得同樣或更好的效果——同時在這過程中對員工沒有不利影響。

1白紙黑字明確項目

想少做事，第一步就是弄清楚IT部門的實際負(fù)擔(dān)。換句話說，查清楚維持系統(tǒng)正常運行所需要的全部資源。

企業(yè)管理集團(tuán)（Enterprise Management Group）多年來專門為面臨困境的IT部門排憂解難，該公司的CEO Jim Smith說: “這項工作做起來比說起來要難?！?/P>

作為一家服務(wù)公司，Smith所在公司需要接手大企業(yè)內(nèi)部的IT運營工作，幫助每個經(jīng)理管理好員工在來年的工作時間。然后，Smith會把結(jié)果交給管理班子。項目清單中的項目數(shù)量總是很多，人手總是不足。管理人員只好公開討論資助哪些項目、砍掉哪些項目。

Smith表示，他領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊經(jīng)常在不到三個月的時間里把每家企業(yè)的IT預(yù)算削減10%到20%?！拔覀儙椭蠹艺J(rèn)清一點: IT并不是不可捉摸的東西。一旦業(yè)務(wù)部門理解了IT，他們再也不會事后對IT說三道四了，因為做出決策的是業(yè)務(wù)部門自己?！?/P>

2 側(cè)重于短期見效項目

多年來，IT經(jīng)理學(xué)會了戰(zhàn)略思考、長遠(yuǎn)規(guī)劃。福賽思解決方案集團(tuán)（Forsythe Solutions Group）的IT戰(zhàn)略主管Joe Wolke表示，但對許多企業(yè)來說，未來就是眼前。

他說: “如果IT部門今年的任務(wù)是減少開支，那么三五年后才能獲得豐厚回報的項目毫無意義。”

如果手頭上的某個復(fù)雜項目前后歷時多年，就應(yīng)當(dāng)分成多個部分，找出短期回報最大的部分，然后先實施這些部分。世界變化太快了，別把賭注壓在可能永遠(yuǎn)都無法獲得的長期回報上。他說: “一定要務(wù)實。從長遠(yuǎn)來看，對項目進(jìn)行局部優(yōu)化可能存在風(fēng)險，但如果擔(dān)心公司無法長期經(jīng)營下去，做出這個選擇實乃明智之舉?！?/P>

3 降低服務(wù)級別

面對業(yè)務(wù)部門提出的技術(shù)要求時，許多IT部門根本不會拒絕。結(jié)果是，內(nèi)部維護(hù)和服務(wù)協(xié)議的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了維持業(yè)務(wù)運行的要求。

Wolke說: “許多公司把錢花在了高出預(yù)期目標(biāo)的維護(hù)上。如果問客戶他們想要什么級別的服務(wù)，他們總會說‘7×24’（每周七天、每天24小時）。你要與客戶一起坐下來，問問‘如果該系統(tǒng)星期天凌晨2點出故障，真需要有人過來解決嗎？還是可以等到星期一上午7點再解決？’”

Technisource管理服務(wù)公司的總經(jīng)理John Baschab建議IT經(jīng)理在與業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員會談時，帶上一份服務(wù)清單，每項服務(wù)都要注明成本和使用量方面的統(tǒng)計數(shù)字。

他補(bǔ)充說: “你可以這么講‘建議取消周末和深夜支持服務(wù)，因為花費很大，每個小時只能受理四個客戶電話?！绻阕寣Ψ接袡C(jī)會自行選擇，就極有可能洽談成功。”

Wolke表示，對內(nèi)部服務(wù)有合理預(yù)期也能讓IT人員少折騰: “要求員工每周七天、每天24小時維護(hù)系統(tǒng)，而且走到哪里都要帶著手機(jī)，IT操作人員會被折騰壞?！?/P>

4 最大限度地利用存儲

數(shù)據(jù)需求在與日俱增，恐怕也沒必要現(xiàn)在購買更多的存儲資源，特別是在幾年后才能獲得投資回報的情況下。

存儲軟件開發(fā)商APTARE的CEO Richard Clark強(qiáng)調(diào)，大多數(shù)企業(yè)只用了存儲資源中30%到45%——而且數(shù)量眾多的存儲資源沒有被收回來。他說: “精明的企業(yè)會非常善于分析，了解實際上有多少存儲資源可以使用。而不是只了解分配多少存儲資源。這就能大幅節(jié)省成本支出?！?/P>

IT成本優(yōu)化解決方案提供商Apptio的CEO Sunny Gupta表示，另一個措施就是清除無用數(shù)據(jù)。

他說: “誰都知道這么做，但真做起來很難，因為這牽涉到不同部門。要讓員工查遍所有網(wǎng)絡(luò)存儲或應(yīng)用存儲系統(tǒng)，把不再需要的數(shù)據(jù)扔掉或歸檔。存儲成本高昂——管理1GB數(shù)據(jù)需要7到12美元，而且每年在以30%到50%的速度增長。從每個員工那里收回數(shù)GB的存儲空間就能節(jié)省20萬美元或更多?！?/P>

5 采用開源軟件

誰都知道采用開源軟件的好處，也知道面臨的風(fēng)險。為Java應(yīng)用開發(fā)開源集群產(chǎn)品的Terracotta公司的CEO Amit Pandey表示，開源軟件已在企業(yè)環(huán)境方面取得了長足發(fā)展。

Pandey說: “現(xiàn)在有一些非常好的開源產(chǎn)品可以替代Weblogic等整體式JEE應(yīng)用服務(wù)器。Spring、Jetty和Tomcat等輕型組件不但可以節(jié)省前期成本，還大大減少了開發(fā)工作。與之相似的是，如果MySQL等開源數(shù)據(jù)庫結(jié)合高性能的內(nèi)存數(shù)據(jù)管理解決方案，就能取代價格昂貴的數(shù)據(jù)庫，從而大幅節(jié)省許可費和日常支持成本?！?/P>

比方說，商業(yè)建筑公司Balfour Beatty需要把JD Edwards Enterprise One和AutoDesk Constructware應(yīng)用軟件集成到新的erp系統(tǒng)中時，它就借助了一款名為Jitterbit的開源集成解決方案。

Balfour Beatty公司的CIO Kasey Bevans說: “Jitterbit的解決方案提供了與競爭解決方案同樣可靠的架構(gòu)，總體擁有成本卻低得多。除了集成到ERP外，我們還能夠直接使用Jitterbit，不需要太多培訓(xùn)，就能讓銀行交易過程實現(xiàn)自動化?！?/P>

Solstice Consulting公司的執(zhí)行合伙人Schwan表示，使用開源軟件取決于幾個因素，包括法規(guī)遵從和安全要求以及對該軟件的支持有多廣泛。

Schwan說: “能夠指望哪個開源軟件通常要看背后支持的社區(qū)規(guī)模有多大、討論和活躍度如何、新版本或新特性多久能出現(xiàn)，開源社區(qū)投入得越多，投資該開源軟件就越安全。”

6 考慮使用翻新的硬件

資本預(yù)算比以往任何時候都來得緊張，因此對數(shù)據(jù)中心全面改造可以等一等。但I(xiàn)T部門照樣可以用翻新或二手設(shè)備，無需花很多錢就能增加功能和容量。

經(jīng)銷二手網(wǎng)絡(luò)硬件的全球分銷商Vibrant Technologies公司副總裁Corey Donovan說: “更新服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)耗時很長，更不用說耗資巨大了。所以，越來越多的IT經(jīng)理在最大限度地利用現(xiàn)有硬件，而不是進(jìn)行全面升級。對內(nèi)存、硬盤和CPU等零部件的需求遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了對完整系統(tǒng)的需求。我們的客戶在最大限度地利用已安裝硬件，并從二手市場購買這些零部件，節(jié)省了至少50%的費用?！?/P>

Technisource公司的Baschab表示，如果翻新舊系統(tǒng)不是辦法，那就去買倒閉企業(yè)的技術(shù)資產(chǎn)，也許能最大限度地利用IT資金。Baschab說: “清算人很想賣掉資產(chǎn)，這些二手設(shè)備的市場競爭不是很激烈?？梢猿么藱C(jī)會淘到一些非常劃算的設(shè)備?！?/P>

7 有選擇使用虛擬化技術(shù)

福賽思解決方案集團(tuán)的Wolke表示，即使對數(shù)據(jù)中心的一部分進(jìn)行虛擬化，也能節(jié)省機(jī)架空間、電源及冷卻、維護(hù)和災(zāi)難恢復(fù)等方面的費用，還能提高靈活性。不過他也提醒，不是什么都可以虛擬化的。

Wolke說: “要是資產(chǎn)沒有到折舊年限，或者折舊年限延長、避免了資本費用，虛擬化不會削減硬件成本。”快到生命周期末期的服務(wù)器最適合虛擬化了。

但Apptio公司的Gupta提醒，別指望通過采用虛擬化來迅速解決預(yù)算問題。他說: “試圖采用虛擬環(huán)境不是最容易的事情。前期投資會更多，而且在較長時間后才能獲得回報。公司可能在頭兩年要投入更多的時間和精力來處理人員和服務(wù)器問題、軟件許可證以及虛擬環(huán)境的管理。但如果作為中長期戰(zhàn)略來部署，虛擬化可以為客戶省錢。

8 清除陳舊的應(yīng)用程序

Apptio公司的Gupta強(qiáng)調(diào)，預(yù)算緊張反而為清理無力支持的冗余或遺留應(yīng)用程序提供了一個機(jī)會。

Gupta對竭力削減成本的IT經(jīng)理的第一個忠告就是“找出不再使用或者很少使用，但是仍占用基礎(chǔ)架構(gòu)、支持人員、許可費和管理費用的應(yīng)用程序。把它們清除掉，收回許可費，并從預(yù)算中劃掉。”

福賽思解決方案集團(tuán)的Wolke補(bǔ)充說: “合理化精簡應(yīng)用程序向來是難題。公司有多少個不同的工資或客戶關(guān)系管理系統(tǒng)？實際上很少有系統(tǒng)被清除。但目前這樣的經(jīng)濟(jì)環(huán)境往往促使業(yè)務(wù)主管們果斷行動，表示‘不管喜不喜歡該應(yīng)用程序，都得清除掉?！巯抡每梢酝Ｓ冒嘿F硬件、騰出數(shù)據(jù)中心的場地，不必要求公司內(nèi)部擁有某些技能?！?/P>

主機(jī)托管和應(yīng)用管理提供商NaviSite的首席營銷官Rathin Sinha表示，現(xiàn)在是清除還在付費、但其實沒人在用的應(yīng)用軟件的時候了。

9 積極采用云計算

云計算只需要少許成本，就能提供功能完備的數(shù)據(jù)中心具有的優(yōu)點。但與虛擬化一樣，云計算也并不是適合所有的應(yīng)用或者對法規(guī)遵從或安全要求很高的企業(yè)的。

Gupta說: “利用云計算可以節(jié)省成本，但這種觀點也不是絕對的。如果是一家金融服務(wù)公司或《財富》100強(qiáng)公司，就要認(rèn)真考慮云計算的數(shù)據(jù)安全性、可靠性和可用性?！?/P>

Ian Knox是提供基于云的虛擬實驗室的Skytap公司的產(chǎn)品管理主管。他建議，如果真決定要遷移到云，應(yīng)當(dāng)從未得到充分利用、成本很高的IT環(huán)境入手?！跋駪?yīng)用開發(fā)和測試環(huán)境這些動態(tài)環(huán)境非常適合遷移到云，因為很容易根據(jù)需要來增加或減少容量和費用。”

Solstice Consulting公司的Schwan表示，公司使用云計算來模擬客戶環(huán)境以便測試軟件，而成本只有傳統(tǒng)解決方案的一小部分。

他說: “過去，我們得購置服務(wù)器，還要把客戶軟件裝在服務(wù)器上?，F(xiàn)在可以通過GoDaddy服務(wù)來啟動虛擬機(jī)，每月費用不到40美元; 或者通過亞馬遜的EC2服務(wù)，使用功能全面的微軟SQL Server，每小時的費用還不到1美元?，F(xiàn)在人們絕對可以充分利用這樣的服務(wù)，只有需要時才付費?！?/P>

他補(bǔ)充說: “花旗銀行或星巴克會在兩三年內(nèi)扔掉企業(yè)基礎(chǔ)架構(gòu)、遷移到云嗎？恐怕不會。但是我確實認(rèn)為，這些大企業(yè)開始通過測試環(huán)境投資于云計算?！?/P>

10 別忘了SaaS

與云計算一樣，使用軟件即服務(wù)（SaaS）取代企業(yè)應(yīng)用軟件可以減少固定成本，提高靈活性。

但Apptio公司的Gupta表示，SaaS通常更適用于還沒有在應(yīng)用軟件（如SaaS提供商提供的那些應(yīng)用軟件）上投入大筆基礎(chǔ)設(shè)施投資的小企業(yè)。

他問道: “如果公司在關(guān)注一類新的應(yīng)用軟件，又沒有這方面的人員或?qū)ｉL，既然可以用可變的成本結(jié)構(gòu)，為什么要用固定成本結(jié)構(gòu)來構(gòu)建內(nèi)部開發(fā)小組呢？用SaaS縮減開支要容易得多?！?/P>

Schwan強(qiáng)調(diào)，有些SaaS應(yīng)用軟件（如客戶關(guān)系管理和銷售隊伍自動化）比另一些應(yīng)用軟件來得成熟。他建議IT經(jīng)理不妨從集成度很好的SaaS應(yīng)用軟件入手，那樣他們就能熟悉這種環(huán)境。

11 縮短開發(fā)周期

敏捷開發(fā)生命周期管理方案提供商Rally Software公司的首席技術(shù)官Ryan Martens表示，敏捷開發(fā)等快速軟件開發(fā)方法可以花更少的成本和人力、更快見效。

他說: “與采用瀑布方法的傳統(tǒng)項目相比，敏捷軟件開發(fā)方法加強(qiáng)了合作，提高了工作效率，加快了產(chǎn)品上市速度，而且更符合總體業(yè)務(wù)要求?！?/P>

敏捷開發(fā)避開了項目里程碑和長遠(yuǎn)規(guī)劃，主張每天與業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員碰面，致力于每個月都要拿出可以交付的產(chǎn)品。Rally Software公司委托QSM Associates進(jìn)行的一項調(diào)查顯示，在軟件缺陷數(shù)量相同的情況下，使用敏捷方法的小組交付軟件的時間縮短了37%。

Technisource公司的Baschab表示，但快速開發(fā)也有其不足，尤其是在受到嚴(yán)格管制的行業(yè)。要不要采用敏捷方法取決于涉及的風(fēng)險和要求遵從的法規(guī)。

他強(qiáng)調(diào): “有些公司比較適合使用敏捷開發(fā)。首先確保符合法規(guī)遵從的所有要求。我不希望像美國宇航局或金融服務(wù)公司這樣的機(jī)構(gòu)用它。”

12 防止郵件上癮

讓員工提高工作效率的一個方法就是讓他們盡量少用電子郵件。據(jù)Osterman Research公司聲稱，單單為了管理電子郵件，每個辦公室職員平均每年要花掉847個小時，占了40%多的工作時間。

提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件來跟蹤問題和缺陷的AdminiTrack公司總裁Krishen Kota表示，問題不只在于員工在浪費太多時間，還在于用郵件處理不該處理的任務(wù)。

Kota說: “許多員工通過電子郵件參與小組討論，然后試圖通過郵件、而不是使用集中式系統(tǒng)來跟蹤任務(wù)。結(jié)果就是，郵件發(fā)來發(fā)去，越來越混亂，工作效率也越來越低。這就像好多人發(fā)出來的一大堆乒乓球在多個表面上飛快地彈來彈去?！?/P>

他表示，一種比較好的方法是采用面對面討論或者電話會議的形式，以便更有效地管理每個人的時間: “影響工作效率的溝通總是避免不了的，不過在溝通之前想一想哪種溝通方法更有效，就能夠大幅提高工作效率。”

13 用免費服務(wù)獎勵員工

如果還沒有回頭聯(lián)系主要的供應(yīng)商、洽談更優(yōu)惠的交易，現(xiàn)在無疑是大好時機(jī)。Technisource公司的Baschab表示，就算供應(yīng)商已給了公司最大優(yōu)惠，還是可以提供不用它花錢的一些東西，比如額外培訓(xùn)、邀請參加重大活動的名額，甚至免費咨詢服務(wù)。

他說: “如果供應(yīng)商已經(jīng)在為10個人開培訓(xùn)課程，加一個人也不會讓對方破費太多。供應(yīng)商可能在贊助某次活動或大會，一些多出來的通行證可以給部門主管，可以轉(zhuǎn)手把通行證送給員工; 他們會心懷感激: 因為即使在這么困難的時期，公司還是愿意在他們身上投資。

同時，咨詢公司可能有一些專家在隨時待命，他們在等任務(wù)派來時，可以為公司的內(nèi)部項目提供咨詢。問一下現(xiàn)在能不能利用他們的專長，等公司經(jīng)濟(jì)條件寬裕了再補(bǔ)償。

14 變相提高員工待遇

如果今年沒有加薪，就要想辦法降低員工每天來上班的成本。Baschab強(qiáng)調(diào): “降低員工的因公開銷其效果相當(dāng)于變相給他們加薪?！?/P>

比方說，允許穿便裝上班可以減少員工的干洗費，而遠(yuǎn)程辦公可以為員工節(jié)省燃油費或通行費。Baschab強(qiáng)調(diào)，如果需要一些面對面的交流，思科網(wǎng)真會議（TelePresence Meeting）解決方案等應(yīng)用軟件或者甚至Skype 4.0和網(wǎng)絡(luò)攝像頭都可以讓在家辦公的員工“步入會議室”。

DataMotion公司的Patti Dock補(bǔ)充說，遠(yuǎn)程辦公不但比較環(huán)保一點，還能提高工作效率。

Dock引用“綠色地球”組織的統(tǒng)計數(shù)字時強(qiáng)調(diào): “美國員工每年花在交通高峰期間上下班途中的時間平均為47個小時。所有員工加起來，每年浪費在路上的時間多達(dá)37億個小時，燃油也多達(dá)230億加侖。公司需要積極行動起來，實施讓員工可以遠(yuǎn)程、安全、更省錢地工作的高效技術(shù)。”