文檔管理系統(tǒng)有哪些使用功能?

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 　　現(xiàn)在提倡無紙化辦公，所以大部分的企業(yè)都在用各種類型的電子文檔來辦公，雖然電子文檔使用起來方便且不占據(jù)辦公空間，但是如果沒有好的文檔管理系統(tǒng)來進行管理，公司同樣也會受到損失。那么性能可靠的文檔管理系統(tǒng)應(yīng)該擁有哪些方面的使用功能呢?

　　一、泛普軟件—文檔管理系統(tǒng)有哪些使用功能?

　　1、易展示易搜索

　　使用文檔管理系統(tǒng)進行文檔管理，添加的內(nèi)容最終會展示成為網(wǎng)頁的樣式方便查閱(通過站點權(quán)限配置可自由控制訪問人群)，在搜索上文檔管理系統(tǒng)提供了全局檢索和結(jié)果高亮的功能，幫助用戶快速找尋文檔資料。

　　2、數(shù)據(jù)備份

　　文檔管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)采用了雙重密鑰加密存儲確保數(shù)據(jù)安全，同時文檔發(fā)布可歷史永久保存確保永不丟失、完整的操作日志方便團隊與個人危險操作有跡可循。每一步編輯都實時保存云端，不用擔心數(shù)據(jù)丟失，并且還支持多種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)出和備份。

　　3、信息整合

　　先進的技術(shù)文件管理系統(tǒng)能將各個業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)部門整合在一起，將稅務(wù)、地址、客戶信函、供貨商等資料集中在一處，一鍵就能產(chǎn)生需要的報表，這是一種高端技術(shù)的強大優(yōu)勢。

　　二、企業(yè)使用數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)的必要性

　　企業(yè)對于文檔的管理是非常重要的工作，如果一些文檔內(nèi)容得不到妥善的保存，一旦出現(xiàn)信息泄露也會造成很嚴重的損失。另外對于文檔如果規(guī)劃不完整或者無法做到正確的細分，到時候進行查閱時也是很不方便的，很有可能還會因為太多文件而導(dǎo)致誤刪。這樣的問題都是在企業(yè)內(nèi)部不應(yīng)該出現(xiàn)的，如果文檔實在是太多了，可以借助于相應(yīng)的管理系統(tǒng)。

　　文檔管理系統(tǒng)就是能夠?qū)靖鞣N的行政文書以及電子類的文檔進行綜合性管理的一種工具，這樣的軟件既能夠?qū)ζ髽I(yè)的文檔管理中所出現(xiàn)的弊端進行規(guī)范化的修正之外，還能夠簡化企業(yè)對于文檔管理的相關(guān)流程，提高了管理的效率。一般企業(yè)傳統(tǒng)的管理方式是一個人工來進行整理和歸檔，這樣的操作其實存在著很多的弊端，使用文檔管理系統(tǒng)就可以解決問題了。

　　綜上所述，企業(yè)可以選擇使用文檔管理系統(tǒng)，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把企業(yè)的所有文檔錄入到一個系統(tǒng)之中，通過現(xiàn)代化的方式來進行儲存，能夠?qū)ξ臋n起到科學管理的效果。