泛普軟件OA系統(tǒng)中的文檔中心功能模塊

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 文檔管理是OA系統(tǒng)中的一個(gè)老牌功能，在20年前OA系統(tǒng)的鼻祖——第一代Notes系統(tǒng)中，文檔管理就是一項(xiàng)主要功能。
20年后，文檔管理的應(yīng)用理念和功能都有了長(zhǎng)足的發(fā)展，更加全面、細(xì)致和智能。在泛普軟件等優(yōu)秀的OA系統(tǒng)中，還體現(xiàn)了知識(shí)管理的應(yīng)用思想。

但坦白的說(shuō)，這種知識(shí)管理的應(yīng)用只是知識(shí)管理體系中的一小部分，主要體現(xiàn)在對(duì)以文檔為載體的顯性知識(shí)的管理，實(shí)現(xiàn)各種知識(shí)文檔的集中保存、共享、檢索、更新。話又說(shuō)回來(lái)，能把這一點(diǎn)做好的企業(yè)就已經(jīng)很不錯(cuò)、很不錯(cuò)了。

在泛普軟件OA系統(tǒng)中，文檔管理是一個(gè)綜合性的模塊，它包括了知識(shí)管理、下載中心、電子期刊、規(guī)章制度、網(wǎng)絡(luò)硬盤、報(bào)表中心等幾項(xiàng)功能，它們的用法總體上比較相似，只是側(cè)重點(diǎn)不同，用戶可以靈活使用。

泛普軟件OA系統(tǒng)中的文檔中心功能模塊

這些模塊中的文檔有兩種來(lái)源，一種是單獨(dú)上傳的各種文檔，包括電子文檔和掃描件，以及各種圖片或視頻等資料；另一種是將OA系統(tǒng)中的重要表單、通知、公告等信息直接轉(zhuǎn)存到這里，以方便日后使用。

在OA系統(tǒng)中進(jìn)行文檔管理，有兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，一是能否保證安全，二是如何有效利用。

關(guān)于安全性，優(yōu)秀的OA系統(tǒng)都能夠?qū)ξ臋n的管理和使用權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格、細(xì)致的控制，比如在泛普軟件OA系統(tǒng)中，可以設(shè)置每個(gè)文件夾和文件的修改、刪除、更新、訪問(wèn)、下載等權(quán)限，沒(méi)有權(quán)限的用戶是無(wú)法進(jìn)行相關(guān)操作，或則訪問(wèn)相關(guān)文檔的。另外，該系統(tǒng)還提供了日志查詢功能，可以跟蹤每個(gè)文檔的訪問(wèn)和修改記錄。

對(duì)于如何有效的利用文檔，泛普軟件OA系統(tǒng)從技術(shù)角度提供了支持。它允許用戶自由設(shè)置多種類型的細(xì)分目錄，讓相關(guān)人員可以快速找到有用的文檔。同時(shí)，還提供了全文檢索功能，不僅能夠通過(guò)文件的標(biāo)題進(jìn)行查詢，還可以直接搜索文檔的內(nèi)容，按查詢關(guān)鍵字進(jìn)行內(nèi)容比對(duì)，找到需要的文檔。

另外，泛普軟件OA系統(tǒng)還提供了提醒功能，當(dāng)文檔有新增或修改的時(shí)候，可以自動(dòng)給相關(guān)人員發(fā)送消息提醒，以便及時(shí)了解。用戶可以將文檔管理的模塊放在OA系統(tǒng)的首頁(yè)，這樣使用各種文檔就非常方便了。

提到文檔管理，可能很多人會(huì)想到ISO中的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系?，F(xiàn)在優(yōu)秀OA系統(tǒng)中的文檔管理功能，也體現(xiàn)了ISO文件管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

比如對(duì)于企業(yè)多變的文檔信息，多人員操作同一文檔時(shí)，通常很難控制和管理修改記錄，修改過(guò)程中出問(wèn)題很難查找。泛普軟件在OA系統(tǒng)中提供了版本控制的功能，能夠自動(dòng)記錄所有文檔的修改時(shí)間、修改人以及各歷史版本信息，以方便后續(xù)的問(wèn)題處理，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)ISO文檔化提供了強(qiáng)有力的工具。

最后需要說(shuō)明的是，無(wú)論是文檔管理，還是知識(shí)管理，在應(yīng)用實(shí)踐中最大的障礙都不是缺乏有效的管理工具，而是缺乏有效管理制度，以及強(qiáng)有力的執(zhí)行。OA系統(tǒng)中提供了簡(jiǎn)潔實(shí)用的文檔管理工具，能否用好，關(guān)鍵還在于企業(yè)在制度以及執(zhí)行方面的因素。