企業(yè)文檔為什么要數(shù)字化管理?

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 　　對(duì)企業(yè)來說使用的軟件是非常多的，文檔管理系統(tǒng)在文件管理方面是非常不錯(cuò)的，可以對(duì)多個(gè)文檔進(jìn)行管理，而且在使用的時(shí)候搜索也非常的簡(jiǎn)單，可以根據(jù)不同的內(nèi)容進(jìn)行分類，儲(chǔ)存非常的方便。對(duì)企業(yè)來說，一款合適的文檔管理系統(tǒng)真的非常的重要，可以幫助企業(yè)加強(qiáng)管理，方便管理。

　　一、泛普軟件—企業(yè)文檔為什么要數(shù)字化管理?

　　1、權(quán)限控制

　　為了避免其他無關(guān)人員對(duì)電子文檔進(jìn)行誤操作，文檔管理系統(tǒng)開發(fā)了權(quán)限控制功能，不僅可以針對(duì)不同的個(gè)人用戶還能針對(duì)不同的崗位以及部門，每個(gè)人都有自己的賬號(hào)和權(quán)限范圍并能在自己的權(quán)限范圍之內(nèi)對(duì)電子文檔進(jìn)行瀏覽、編輯、打印以及下載和刪除。

　　2、全文索引

　　隨著企業(yè)的發(fā)展需要保存的電子文檔將會(huì)越來越多，要想依靠人工方式在海量文檔中找到所需文件無異于大海撈針。文檔管理系統(tǒng)中的索引功能不僅能夠支持大家對(duì)Office以及PDF等類型的文件進(jìn)行索引，打開文檔之后還能在文檔內(nèi)進(jìn)行索引從而方便自己查找到需要的文件資料。

　　3、操作統(tǒng)計(jì)

　　為了防范機(jī)密文件的泄露，文檔管理系統(tǒng)設(shè)置了操作統(tǒng)計(jì)功能。也就是說，每一份電子文檔在進(jìn)行存儲(chǔ)、編輯、調(diào)閱等操作時(shí)，操作用戶及其時(shí)間和操作時(shí)長都會(huì)被文檔管理系統(tǒng)記錄在案，管理人員可以通過操作統(tǒng)計(jì)功能來了解文檔資料的實(shí)況和歷史操作記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文檔有異就可以及時(shí)找到責(zé)任人。

　　二、文檔管理系統(tǒng)怎么管理?

　　1、文檔管理系統(tǒng)對(duì)文檔會(huì)分類進(jìn)行管理，尤其是不同的內(nèi)容會(huì)放置在一起，這樣在查詢的時(shí)候也會(huì)更加的方便，不過面對(duì)文檔的查閱和搜索一定要特別的方便，這樣才能夠在使用的時(shí)候更加規(guī)范，畢竟這么多文檔放在一起想要查詢也并不容易，所以規(guī)范化的儲(chǔ)存是非常的重要，尤其是不同的音，視頻資料可以分類進(jìn)行存放。

　　2、文檔管理系統(tǒng)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：文件存儲(chǔ)集中、備份集中、管理集中和使用集中。文檔管理系統(tǒng)在企業(yè)中的運(yùn)用很廣泛，合理得運(yùn)用文檔管理系統(tǒng)可以給企業(yè)節(jié)約很大的成本，并且方便了企業(yè)用戶的使用。

　　總之，文檔管理系統(tǒng)是一種有利于文檔安全保存的系統(tǒng)，如果企業(yè)需要使用那么就要先去了解文檔管理系統(tǒng)什么品牌好，通過質(zhì)量好服務(wù)好的系統(tǒng)來妥善管理各種不同類型的電子文檔。